Conciliación bancaria ¿Qué es? ¿Cómo se puede mejorar?

Las principales dificultades de la conciliación bancaria y ejemplos

Aunque se trata de una tarea esencial, existen varias complicaciones que debes tener en cuenta para intentar soslayarlas. Algunas de ellas son las siguientes.

Los errores humanos

Cuando se confía exclusivamente en los apuntes manuales, es bastante común que se produzcan discrepancias entre los asientos anotados y la cifra real que se refleja en la cuenta bancaria. Estos errores tienen orígenes muy diversos. Algunos son tan simples como una fecha mal anotada o un concepto equivocado. Sin embargo, si se producen discrepancias en la cifra de los pagos, las consecuencias pueden ser mucho peores para la empresa. La presencia de errores, si no se resuelve a tiempo, causa alteraciones en los estados financieros de la empresa y te obliga a emplear una gran cantidad de tiempo para encontrar su origen.

Pérdida de la documentación

De hecho, incluso, cuando todos los datos están bien anotados, es posible que te encuentres con otros problemas que ralenticen la conciliación bancaria de tus clientes. Uno de los más frecuentes es la falta de alguna documentación importante. Esto es mucho más usual cuando se cuenta con un registro en papel. Piensa que, aunque es obligatorio conservar los documentos durante cuatro años, no siempre se sabe dónde han ido a parar. Sobre todo, cuando se cuenta con una gran cantidad de ellos.

Transacciones que todavía no se han realizado

Los últimos movimientos del libro diario suelen ser los que más problemas provocan al hacer la conciliación. En ocasiones, los compradores realizan pagos que tardan un par de días en reflejarse y, si se ha hecho el apunte correspondiente tras recibir la confirmación, es posible que se produzcan discrepancias.

Lo mismo sucede cuando se emite un cheque a un proveedor y este todavía no ha acudido al banco a cobrarlo. Por suerte, este tipo de problemas se resuelven por sí solos al cabo de unos pocos días.

Operaciones no autorizadas

Algunas transferencias que se reflejan en la cuenta bancaria y, además, no tienen ningún registro contable asociado. Esto es algo que no debe suceder en una conciliación bancaria hecha de forma rigurosa, pero puede darse algún caso de forma esporádica. Las causas de esta circunstancia son muy variadas.

Lo más normal es que se produzca por la recepción de algún recibo del que no se tenía constancia. Por otro lado, existe la posibilidad de recibir un embargo del sector público o por comisiones o intereses del banco. Otra casuística que no debes descartar es la posibilidad de un fraude. Y es que cada vez es más común que se domicilien en cuentas empresariales recibos de terceras personas.

En la mayoría de ocasiones, el propio banco avisa de estos sucesos, pero no siempre es así. Por fortuna, la legislación protege a las empresas de este tipo de eventos. Y es que cualquier recibo para el que no se ha dado autorización o en el que no aparecen todos los datos del negocio, se puede devolver durante los 13 meses siguientes. Este margen suele ser más que suficiente para darte cuenta de lo sucedido.

Fluctuaciones en los tipos de cambio

Por desgracia, estas situaciones son muy ordinarias cuando la empresa trabaja con diferentes monedas. Cuando se realizan transacciones en dólares, francos suizos o cualquier otra moneda diferente del euro es usual que se produzcan discrepancias entre el registro contable y el bancario.

La razón es muy simple. Las monedas cotizan de forma permanente en los mercados y, por tanto, sus costes cambian con el paso del tiempo. En ocasiones, estas modificaciones en el tipo beneficiarán a tus clientes y, en otras, ocurrirá lo contrario. Eso sí, en cualquiera de estos casos, como el registro bancario es inamovible, deberás rectificar la contabilidad. Te explicamos cómo realizarlo.

Al efectuar una operación en una moneda distinta del euro, tienes que hacer una anotación en el libro diario. Cuando se trata de una venta, esta deberá asociarse a la cuenta 4304 (Clientes, moneda extranjera). Lo contrario sucede con las compras, que se asocian a la 4004 (Proveedores, moneda extranjera). Sin embargo, para solucionar el problema en la conciliación producido por el tipo de cambio, deberás esperar al final del ejercicio.

En ese momento, si el cómputo global de diferencias sale a favor de tu cliente, tendrás que colocar en el haber la cuenta 768 (Diferencias positivas de cambio). Si, por el contrario, la empresa ha salido perjudicada, deberás utilizar la cuenta 668 (Diferencias negativas de cambio).

La relevancia de una conciliación bancaria eficaz para las asesorías

Cuando un cliente confía en un despacho profesional para realizar la conciliación de sus cuentas, lo hace para ahorrar tiempo y recursos. No obstante, también está depositando una gran confianza en tu asesoría, puesto que si algo sale mal, su empresa puede verse comprometida. Por tanto, la importancia de la conciliación bancaria es algo que debes tener en consideración. Te argumentamos las razones de por qué este trabajo es fundamental.

Precisión de los informes financieros

La conciliación bancaria es la única forma de garantizar que todos los registros contables de los clientes son precisos y se encuentran al día. De lo contrario, no podrías generar informes financieros fiables. Además, como ya te hemos explicado, los errores en las anotaciones suelen ser bastante habituales. Por ello, con tu trabajo, ofrecerás soluciones a problemas que podrían tener graves consecuencias.

Cumplimiento de la legislación vigente

De hecho, una de las grandes preocupaciones de todas las empresas cuando deciden trabajar con una asesoría es la gestión de los pagos fiscales. Retenciones, impuesto de sociedades, IVA 0 IRPF son algunas de las obligaciones a las que debe enfrentarse cualquier negocio diariamente. Por esta razón, es trascendental que lo hagan con la garantía de que los datos son correctos. En este sentido, la conciliación bancaria te ayudará a ofrecer tranquilidad a tus clientes a la hora de abonar todos los importes pendientes a Hacienda y a la Seguridad Social.

Imagen de marca

Cualquier empresa de servicios profesionales se beneficia por contar con una buena opinión de sus clientes. En las asesorías, esto no es muy diferente. Lograr que un cliente deposite su confianza en ti para la gestión y conciliación de sus cuentas es un paso importante. Llevar a cabo la tarea de forma correcta os ayudará a reforzar la relación y demuestra tu capacidad profesional. Atesorar clientes satisfechos te ayudará a crecer como negocio e incrementará tu reputación. Además, gracias a las buenas referencias es muy probable que logres nuevos clientes que quieran confiarte sus finanzas.

Base para tomar mejores decisiones

Si tus clientes te piden recomendaciones o análisis sobre su situación, podrás ofrecerles datos correctos y de mayor valor. A la hora de proporcionarles consejos estratégicos, la conciliación bancaria te da una buena base sobre la que tomar decisiones informadas sobre aspectos muy variados. Entre ellos, destacamos la financiación, las inversiones o el flujo de efectivo.

Control del flujo de caja

Precisamente, sobre el flujo de efectivo, se pueden extraer importantes consideraciones cuando se realiza la conciliación. Al hacerla de forma regular, descubres las posibles vulnerabilidades que tienen tus clientes. Y, en caso de que sea necesario, puedes tomar medidas rápidas para planificar las finanzas del cliente y evitar que tenga problemas de liquidez en el futuro.

¿Cómo debes realizar la conciliación bancaria?

¿Sabes cómo hacer una conciliación bancaria? Cuando la tarea se lleva a cabo de forma manual, lo primero que debe hacerse es recopilar los saldos de las diferentes cuentas bancarias de tu cliente. A continuación, revisa los movimientos producidos desde la última comprobación. Una vez dispongas de esta información, llega el momento más delicado del proceso, ya que debes compararlos con los registros del libro diario. Esta es la parte más importante del trabajo en una conciliación bancaria manual.

En ese momento, lo más normal es que comiences a encontrar discrepancias: transacciones que no se han abonado, fechas erróneas, etc. Para corregir estos errores, lo que debes hacer es modificar los registros contables para que queden de acuerdo a lo reflejado en las cuentas bancarias.

Por supuesto, antes de terminar, es muy recomendable que compruebes que los saldos finales de ambas coincidan, así te asegurarás de que todas las alteraciones han quedado resueltas. Como ves, para hacer una conciliación bancaria paso a paso lo más importante es permanecer concentrado para evitar cometer errores como los que te hemos mostrado antes.

Mejora la conciliación bancaria con una solución automatizada

El proceso de la conciliación bancaria es mucho más sencillo cuando lo realizas con la ayuda de la tecnología. Las herramientas digitales se han convertido en los grandes aliados de las asesorías a la hora de llevar a cabo la conciliación bancaria. Y es que al automatizar este proceso, se reduce drásticamente el riesgo de que se produzca un error humano. Además, supone un importante ahorro de tiempo, ya que mientras todo esté en orden, no tendrás que intervenir manualmente más que para realizar algunas comprobaciones.

El software de conciliación bancaria, por norma general, se aloja en la nube y se actualiza en tiempo real. Con este fin, accede a la información bancaria varias veces al día y compara esos datos con los registrados. De esa forma, siempre se encuentran todas las transacciones anotadas.

Otra funcionalidad muy útil relacionada con la conciliación es la que te permite extraer informes financieros. A través de ellos, puedes comprobar de un vistazo todos los pagos pendientes a los proveedores y todas las facturas que los clientes todavía no han abonado.

Ya has visto la conciliación bancaria con ejemplos. También te hemos mostrado las razones principales por las que no suelen cuadrar los asientos contables con los registros bancarios. Con la ayuda de un software especializado no tendrás problemas a la hora de llevar a cabo esta tarea tan importante para cualquier asesoría.

En Cegid disponemos de un software ERP especializado para asesorías y despachos que te ayudará a cuadrar las cuentas de todos tus clientes con el mínimo esfuerzo. Ponte en contacto con nosotros y descubre todo lo que podemos ofrecerte para facilitarte la conciliación bancaria.