Nueva norma UNE: qué son y cómo afectan a las asesorías

¿Qué es la Norma UNE 420001?

Al igual que está ocurriendo en otros mercados, las asesorías, gestorías y despachos profesionales no pueden vivir ajenos a factores cada día más relevantes, como la globalización y la digitalización. Esto ha obligado a muchos negocios a implementar cambios importantes en su gestión y en su forma de trabajar. Además, la elevada competencia también ha hecho que la necesidad de satisfacer a unos clientes cada día más exigentes sea máxima.

Para conseguir generar confianza la transparencia y la calidad del servicio son claves, y precisamente aquí es donde surge la necesidad de crear una norma UNE que de respuesta a esos desafíos. Proporcionando un estándar que garantice la excelencia de cada negocio.

La norma UNE para asesorías y despachos profesionales:

La Norma UNE 420001:2024 Servicio de asesoramiento y gestión empresarial prestado por asesorías, gestorías y despachos profesionales, es el nombre completo de esta normativa. Y parte de una iniciativa creada por diversas asociaciones del sector que veían la necesidad de crear un estándar de calidad mínimo que aportase mayor homogeneidad y rigor a todas las empresas de este sector.

Ahora que hemos visto qué es la Norma UNE 420001 vamos a profundizar más en ella. ¿Cómo se ha creado? Para el desarrollo de esta norma se ha tenido en cuenta la opinión de expertos del sector. Además, todo el texto ha sido creado por la Asociación Española de Normalización (UNE) en colaboración con AECEM, la Asociación Española de Consultores de Empresa. Esto ha supuesto un impulso significativo a la certificación UNE, ya que los profesionales que ven en esta Norma UNE la oportunidad para unificar de una vez por todas los procesos y la forma de trabajar de las asesorías.

Características y componentes de la norma UNE para asesorías

La Norma UNE 420001 se presenta como un documento integral que establece una serie de directrices y requisitos en diferentes ámbitos. Vamos a hacer un repaso a algunos de los más relevantes:

Gestión de procesos internos

• La norma define procedimientos claros para la organización y gestión interna de las asesorías, incluyendo:
• Estandarización de procesos. La creación de protocolos y manuales de actuación que aseguren la coherencia en el servicio.
• Documentación y registro. La implementación de sistemas de archivo y control que faciliten el seguimiento y la auditoría de cada proceso.

Intrusismo laboral

Otra de las grandes preocupaciones de los profesionales del sector es el intrusismo. Las redes sociales han disparado el número de asesores que no cuentan con ningún tipo de experiencia ni formación. Y también las ciudades se están llenando de este tipo de negocios. La legislación española no establece unos criterios claros, y esta certificación ha llegado para poner fin a este problema. Todas las empresas que se adhieran a ella tendrán que contar con unos requisitos mínimos.

Además, la formación es otro de los pilares fundamentales, ya que para mantener el estándar de calidad la normativa UNE promueve la formación continua. De manera que los profesionales permanezcan actualizados en todo momento y sean conscientes de cualquier cambio en la legislación.

Cumplimiento normativo y calidad del servicio

La norma hace hincapié en la importancia de cumplir en todo momento con la legislación vigente asegurando que todos los procesos se ajustan a lo que dice la normativa fiscal, laboral y de protección de datos.

Los beneficios de implantar las Normas UNE para asesorías

La adopción de este estándar desarrollado por la Asociación Española de Normalización (UNE) ofrece ventajas tanto a las empresas como a sus clientes, destacándose entre ellas:

Ventaja competitiva y reputacional

Contar con una certificación UNE proporciona a las asesorías un sello de garantía que mejora su imagen corporativa y las posiciona favorablemente frente a la competencia.

Optimización de procesos

El método de trabajo de cada asesoría puede ser distinto, y eso no va a cambiar con la llegada de la norma 420001. Sin embargo, lo que sí se busca con esta normativa UNE es estandarizar todos los procesos internos. Algo que tiene un impacto muy positivo en la eficiencia operativa de las asesorías. Además, evita que tengan que duplicarse los esfuerzos y minimiza el riesgo de que se produzcan errores.

Mayor satisfacción de los clientes

Los sistemas de control de calidad que se deben integrar para cumplir con esta certificación son también un pilar fundamental para ofrecer un valor añadido a cada cliente. La relación con estos se fortalecerá con el tiempo, ya que percibirán una atención más profesional, transparente y comprometida con la excelencia.

Fomento de la innovación

El proceso de certificación y mejora continua invita a las asesorías a adoptar nuevas tecnologías y metodologías, lo que les permite adaptarse de forma ágil a las tendencias del mercado.

Proceso de implementación y certificación de la norma UNE para asesorías

Implementar la normativa UNE 420001 implica una serie de pasos estructurados que aseguran la correcta integración del estándar en la organización:

Comprar las normas UNE

El texto completo de esta norma tiene un total de 64 páginas. Y en él se abordan todos los temas fundamentales sobre los que es necesario incidir si se quiere obtener finalmente la certificación. Pero para acceder al texto primero hay que adquirirlo. El precio, actualmente, es de 105 euros.

Diagnóstico inicial

El siguiente paso consiste en llevar a cabo una auditoría interna para evaluar el estado actual de los procesos, identificar carencias y definir un plan de acción personalizado. Este diagnóstico permite:

• Establecer el nivel de madurez de la asesoría.
• Identificar las áreas críticas que requieren mejoras.
• Planificar la formación y adaptación del personal.

Planificación y formación

Cuando ya se ha realizado todo lo anterior, llega el momento de ponerse manos a la obra. Para tener éxito en la tarea hay que crear un plan de implementación, en el que se creen manuales, protocolos y procedimientos internos para cumplir con los requisitos de las normas UNE. Pero también hay que formar a los empleados para que sigan al pie de la letra cada una de las directrices. Estos programas de formación serán de gran ayuda en el futuro y garantizarán que se logre la excelencia en todas las áreas.

Integración de procesos y sistemas de control

Cuando los trabajadores ya han sido formados hay que pasar por otro punto clave: la integración de los nuevos procesos. Hay que tener en cuenta que estas Normas UNE cambian para siempre la forma de trabajar, y eso es algo que necesitará un periodo de adaptación. Por tanto, cuanto antes se inicie este trabajo, más rápido se logrará la certificación. Para evaluar el éxito de los nuevos procesos es necesario hacer evaluaciones periódicas que aseguren que se cumple la conformidad con el estándar.

Auditoría externa y certificación

Una vez implementados los cambios, un certificador externo va a realizar una auditoría para verificar el cumplimiento de la Norma UNE 420001:2024. La certificación se otorga tras:

• La evaluación de la documentación y los procesos implementados.
• La comprobación de la eficacia de las medidas adoptadas.

Retos y oportunidades al implantar estas normas

La implantación de esta norma puede hacer que afloren algunos desafíos dentro de las asesorías, pero también es una ocasión única para crecer.

Los principales desafíos

El choque generacional entre los profesionales con una gran trayectoria a sus espaldas y los recién llegados puede ser importante. En los últimos años se han vivido cambios sustanciales que han cambiado para siempre el modo de trabajar en los despachos profesionales y esta certificación llega, precisamente, para garantizar que esos cambios se producen en todos los negocios que la adopten. Esto puede producir una resistencia al cambio por parte de algunos empleados, sobre todo en quienes todavía utilizan métodos tradicionales.

También es importante destacar la inversión inicial. Más allá del coste de la certificación, formar a los empleados y adaptar los sistemas puede resultar costoso a corto plazo.

Oportunidades

Pero lo cierto es que todo ello merece la pena. La certificación puede convertirse en una mejora competitiva respecto a otros negocios similares y puede ayudarte a fidelizar clientes. Además, al implantar la norma, se fomenta una cultura de calidad que tendrá un impacto directo en el compromiso y la motivación de todos los miembros de la asesoría. Y la mejora de los procesos internos, junto a la adopción de nuevas tecnologías, facilitará la adaptación a los futuros cambios del mercado.

Impacto en el mercado y proyecciones de futuro

La introducción de la Norma UNE 420001 está generando un impacto positivo en el sector de asesorías. Se espera que, a mediano y largo plazo, la certificación:

• Eleve el nivel global del servicio. La homogeneización de procesos y la apuesta por la calidad se traducirán en un servicio más profesional y confiable.
• Inspire la innovación. Las empresas certificadas se verán impulsadas a incorporar nuevas tecnologías y a desarrollar metodologías que respondan a las demandas de un mercado en constante evolución.

Normas UNE, EN, ISO ¿cuáles son sus diferencias?

• Las siglas superiores tan solo hacen referencia a la agencia que se encarga de llevar a cabo la normalización, y también a su ámbito de actuación.
• En el caso de las Normas ISO, tienen validez en todo el mundo, y son creadas por la Organización Internacional de Estandarización, International Organization for Standarization, en inglés.
• Las Normas EN son de ámbito europeo, y son las siglas de Normas Europeas. Están desarrolladas por el Comité Europeo de Estandarización.
• Por último, como ya hemos mencionado antes, es la Asociación Española de Normalización la que crea las Normas UNE, cuya validez está limitada solamente a España.

¿Son las Normas UNE obligatorias?

La adopción de cualquiera de las normas creadas por la Asociación Española de Normalización (UNE) no es obligatoria. Pero eso no exime de que el Gobierno o cualquier otra Administración pueda exigir parcial o totalmente que se cumpla el articulado si lo integra dentro de alguno de los reglamentos de su competencia en el futuro. No obstante, como hemos visto, resulta muy recomendable contar con esta certificación UNE en las asesorías y despachos profesionales.

La creación de la Norma UNE 420001 ha cambiado para siempre este sector. Esta certificación ofrece importantes beneficios a todas las asesorías que han decidido confiar en este nuevo modelo de trabajo y también garantiza a los clientes que estos despachos prestan un servicio de calidad. La Asociación Española de Normalización ha creado un texto muy completo y en el que se abordan los principales retos más relevantes para los profesionales. Ahora depende de ti dar el paso y adaptarte a la normativa UNE.

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