Cómo elaborar y auditar informes contables en asesorías: errores, KPIs y plantillas profesionales

¿Qué información deben incluir los informes contables en una asesoría?

Los informes contables bien estructurados son mucho más que una recopilación de datos financieros. De hecho, deben ofrecer una visión clara, completa y estratégica de la situación económica de la empresa o cliente. En el ámbito de las asesorías, un informe de contabilidad puede variar en formato y detalle según el perfil del cliente, el tipo de actividad y las necesidades específicas. Sin embargo, ciertos elementos son imprescindibles.

Balance general o de situación

Incluye activos, pasivos y patrimonio neto. Es fundamental para conocer la salud financiera del negocio en un momento determinado.

Cuenta de pérdidas y ganancias (PyG)

También conocida como estado o cuenta de resultados, detalla los ingresos, gastos y beneficios o pérdidas obtenidos en un periodo contable. Permite evaluar la rentabilidad.

Estado de flujos de efectivo

Muestra cómo se generan y utilizan los recursos dinerarios en efectivo de la empresa. Ayuda a entender la liquidez y la solvencia.

Análisis contables de ratios financieras

Para hacer estos análisis contables, se utilizan ciertos indicadores o KPI contables. Estos permiten evaluar la eficiencia operativa, la rentabilidad, la liquidez y el endeudamiento. Ejemplos de estos indicadores contables son: la ratio de liquidez, ROE, ROA, etc.

Notas explicativas o comentarios del asesor

Este apartado es clave para interpretar los datos y dar contexto. Incluye observaciones sobre tendencias, desviaciones, previsiones o cambios normativos.

Comparativas interanuales o con presupuestos

Permiten ver la evolución del negocio y detectar desviaciones frente a lo planificado o respecto al año anterior.

Anexos o documentación de soporte

Pueden añadirse registros auxiliares, extractos bancarios, detalles contables o informes de auditoría parcial.

Una buena práctica es incluir un resumen ejecutivo al inicio que destaque los puntos clave. De este modo, ayudas a los clientes con poca formación financiera.

¿Qué errores contables son más comunes y cómo evitarlos?

En la práctica diaria de una asesoría, ciertos errores contables se repiten con frecuencia y pueden tener consecuencias graves tanto fiscales como en la toma de decisiones. Una revisión metódica y el uso de checklist de cierre contable ayudan a evitar la mayoría de los siguientes errores.

Errores de registro o clasificación

Consiste en incluir partidas de ingresos o de gastos en cuentas incorrectas. Es uno de los errores más frecuentes y puede alterar balances y cuentas de resultados de forma significativa.

La solución es utilizar un plan contable bien definido, personalizado para cada cliente y, además, llevar a cabo verificaciones periódicas por parte del equipo contable.

Duplicación de asientos

Ocurre cuando una misma operación se registra más de una vez en los libros contables. Sus consecuencias pueden ser importantes: inflación de gastos o ingresos, errores de cálculo en el IVA, problemas de tesorería, etc.

La solución pasa por instalar un software contable avanzado, establecer flujos de trabajo claros, control de accesos, usar numeraciones correlativas y únicas o revisar informes periódicos de duplicados.

No conciliar cuentas bancarias

La falta de conciliación causa descuadres entre la contabilidad y los saldos reales depositados en los bancos, y afecta al estado de liquidez.

Una buena rutina consistente en efectuar conciliaciones bancarias mensuales es una buena solución. También puedes automatizar estos procesos con el software adecuado.

Errores en el IVA o en la retención de impuestos

Una mala gestión del IVA soportado o repercutido o errores en las retenciones de IRPF a trabajadores o proveedores puede acarrear sanciones.

Una de las soluciones es fortalecer la formación continua del personal contable en materia fiscal. También te ayudará usar plantillas específicas para cada tipo de operación tributaria.

Inadecuada periodicidad

Consiste en registrar ingresos o gastos fuera del periodo contable al que corresponden. Lógicamente, este tipo de acciones distorsiona los resultados.

Para contrarrestarlo, aplica correctamente el principio de devengo. Este principio establece que los ingresos y gastos deben registrarse en el momento en el que se producen, al margen de cuándo se cobren o se paguen. También puedes utilizar listas de comprobación en el momento del cierre del ejercicio.

No revisar los saldos de cuentas contables inusuales

Es común dejar saldos abiertos en cuentas de transitorias o no regularizadas, como cuentas puente o de caja.

Lo solucionas si estableces revisiones mensuales de las cuentas contables más propensas a errores.

¿Qué indicadores contables o KPI se deben analizar en los informes contables?

Los KPI contables son métricas que permiten evaluar el desempeño económico de un negocio. En una asesoría, conocer y presentar estos indicadores en los informes contables es vital para que los clientes comprendan la evolución de su empresa.

La clave está en seleccionar las más relevantes según el sector del cliente y su tamaño. A continuación, los principales KPI financieros que se deben incluir.

Liquidez corriente

Indica la capacidad de una empresa para hacer frente a sus obligaciones a corto plazo.

Liquidez corriente = Activo corriente / Pasivo corriente

Ratio de endeudamiento

Evalúa el grado de dependencia de la financiación externa.

Ratio de endeudamiento = (Pasivo total / Activo total) x 100

Rentabilidad sobre el patrimonio (ROE)

Mide la rentabilidad que obtiene el propietario o accionista.

ROE = Resultado neto / Patrimonio neto

Rentabilidad económica (ROA)

Determina la eficacia de la empresa en generar beneficios con sus activos.

ROA = Resultado neto / Total activos

Margen bruto y margen neto

Analizan la eficiencia comercial y la rentabilidad final del negocio.

Margen bruto = (Ventas – Coste de ventas) / Ventas

Margen neto = Beneficio neto / Ventas

Punto de equilibrio

Es el nivel de ingresos en el que los costes totales se igualan con los ingresos sin generar beneficios ni pérdidas.

Ciclo de conversión de efectivo

Mide el tiempo que tarda la empresa en convertir sus inversiones en inventario en efectivo mediante las ventas.

¿Cómo auditar correctamente los informes contables internos?

Las auditorías contables de informes financieros no son solo obligatorios para las grandes empresas, sino una práctica recomendable en toda asesoría que quiera ofrecer rigor, transparencia y confianza a sus clientes.

Lo ideal es usar listas de verificación y software de auditorías contables, ya que facilitan enormemente el proceso. Además, conviene establecer una periodicidad fija, ya sea mensual o trimestral, con el fin de garantizar la calidad continua de los informes contables. A continuación, describimos los pasos esenciales para auditar informes contables de manera efectiva.

Definición del alcance de las auditorías contables

Se trata de determinar si se auditarán todos los informes contables o solo una parte. Por ejemplo, cuentas de resultados trimestrales o determinados saldos.

Revisión de los procedimientos contables

Consiste en verificar que se apliquen correctamente los principios contables, las políticas internas y la normativa fiscal vigente.

Comprobación de documentos de apoyo

Es la revisión de facturas, extractos bancarios, nóminas, contratos y otros documentos que respalden los asientos contables.

Conciliaciones y análisis contables

En este caso, se trata de conciliar saldos contables con bancos, cuentas a cobrar y pagar, y comprobar que no existan cuentas con saldos incoherentes.

Revisión de ajustes contables

En esta fase, se realiza un análisis de los estados contables. Así, se efectúa la evaluación de provisiones, amortizaciones, deterioros y periodicidades para verificar su adecuación y coherencia.

Revisión cruzada con otras áreas

Es la comparación de los datos contables con la información laboral y fiscal, esto es, se coteja con las declaraciones de IVA, IRPF, impuesto de sociedades.

Informe de una auditoría interna

Para finalizar el análisis de los estados contables, se elabora un documento con hallazgos, incidencias, recomendaciones y un resumen ejecutivo para dirección.

¿Cómo presentar informes contables de forma clara a los clientes?

Uno de los mayores desafíos en una asesoría contable no es solo elaborar cualquier informe de contabilidad correctamente, sino comunicarlo de forma comprensible al cliente. La razón es que muchos empresarios no tienen formación contable. En consecuencia, la presentación debe ser accesible, visual y centrada en lo esencial.

Queremos finalizar este artículo efectuando algunas recomendaciones para una presentación efectiva y óptima de un informe de contabilidad.

Incluir un resumen ejecutivo

No es necesario que escribas mucho. De hecho, con una o dos páginas es suficiente para explicar los puntos clave. Estos son: beneficios, evolución, problemas detectados, recomendaciones y KPI destacados.

Usar gráficos e infografías

Visualizar la información en una ojeada facilita la comprensión. Por tanto, si pones gráficos de barras, líneas o circulares, permitirás que tu cliente vea tendencias y comparativas rápidamente.

Evitar tecnicismos excesivos

En ocasiones, no adaptamos el lenguaje a las personas que nos van a leer y, en esta ocasión, es imprescindible que sea claro, sin jerga contable innecesaria. Si es necesario emplear términos técnicos, es mejor incluir un pequeño glosario o una breve explicación.

Comparativas y alertas visuales

Es conveniente indicar con colores o iconos si un KPI ha mejorado, empeorado o está dentro de lo esperado. Esto ayuda a captar la atención y facilita la interpretación.

Adaptar el informe al perfil del cliente

No es lo mismo presentar un informe a un autónomo que a una pyme con equipo financiero. Por tanto, es necesario personalizar el enfoque para cada cliente.