¿Cómo afecta Verifactu a las empresas?

Qué cambia con Verifactu para mi empresa

Cambios en la forma de emitir y registrar facturas

Uno de los principales cambios que introduce Verifactu es la forma en que las facturas se emiten, validan y registran. Hasta ahora, el proceso era interno: la empresa emitía una factura, la almacenaba y la declaraba posteriormente. Con Verifactu, el procedimiento pasa a ser inmediato, verificable y con control cruzado.

A partir de su implantación, cada factura incluirá nuevos campos obligatorios que permiten su trazabilidad y autenticidad:

• Identificador único: cada factura se asocia a un código irrepetible que garantiza su integridad.
• Código QR oficial: facilita su verificación por parte del receptor y de la Agencia Tributaria.
• Firma digital o hash criptográfico: asegura que no ha sido modificada tras su emisión.
• Registro de eventos: cualquier alteración, anulación o rectificación debe quedar documentada.

Además, el sistema permite dos modalidades de funcionamiento:

• Envío automático al sistema Verifactu, en el momento de la emisión, para su validación y registro.
• Envío manual diferido, donde la factura se genera internamente y se comunica más tarde, pero bajo las mismas condiciones técnicas [Verifactu NO].

Esto implica que las empresas deberán revisar su flujo de trabajo: desde la creación del documento hasta su almacenamiento, todo el proceso debe cumplir los criterios de integridad y trazabilidad. Quizás parezca una carga mayor de trabajo pero una vez implantado, todo es más fácil, rápido y sobre todo, seguro.

Cambios en los procesos internos de contabilidad y control

La aplicación de Verifactu afecta al formato de las facturas pero va mucho más allá. Los procedimientos internos de control contable y auditoría también van a sufrir cambios y mejoras muy visibles. A partir de su entrada en vigor, las empresas estarán obligadas a mantener un registro íntegro, inalterable y accesible de todas las facturas emitidas.

Esto supone una modernización profunda en los siguientes aspectos:

• Gestión de libros contables: los datos de facturación deberán coincidir exactamente con los registros generados por el software homologado, lo que reduce el riesgo de descuadres o inconsistencias en las declaraciones.
• Control de errores y trazabilidad interna: cualquier modificación posterior a la emisión (por ejemplo, una factura rectificativa) quedará vinculada a la factura original mediante un código de referencia.
• Auditorías más rápidas y transparentes: al disponer de un sistema automatizado, las revisiones fiscales o internas podrán realizarse con mayor agilidad, reduciendo la carga administrativa.

En la práctica, esto obligará a muchas empresas a redefinir sus flujos de validación interna. Los responsables de facturación, administración y contabilidad deberán coordinarse para asegurar que cada documento cumple con las condiciones técnicas exigidas y que no se generen duplicidades o lagunas de registro.

Además, el registro inalterable será una de las grandes novedades: ya no será posible eliminar facturas sin dejar rastro. Esto mejora la seguridad jurídica de las empresas, evita bastante el fraude fiscal (que es positivo para todos) pero también exige mayor rigor en la emisión y revisión inicial de los documentos.

Adaptación tecnológica: nuevos requisitos para los programas de facturación

Sin duda alguna, el cambio más tangible que trae Verifactu es tecnológico pero en lugar de temerle, hay que verlo como una oportunidad muy potente. A partir de su entrada en vigor, todos los programas de facturación deberán cumplir con los requisitos técnicos establecidos por la Agencia Tributaria, entre ellos:

• Garantizar la integridad e inalterabilidad de los datos, impidiendo la manipulación posterior.
• Registrar automáticamente los metadatos (fecha, hora, identificador único y hash de verificación).
• Permitir la generación del código QR y la firma digital.
• Ofrecer trazabilidad completa de los registros contables.
• Estar certificados mediante una declaración responsable ante Hacienda.

Los programas que no cumplan estas condiciones —como Word, Excel o software antiguos— quedarán obsoletos y no podrán seguir utilizándose legalmente para emitir facturas. Aunque técnicamente podrían generar documentos, estos no serían válidos a efectos tributarios ni admisibles ante una inspección.

Esto obliga a todas las empresas, incluso las más pequeñas, a migrar a un software homologado. La buenísima noticia es que existen opciones accesibles y gratuitas que ya cumplen con Verifactu como Contasimple by Cegid, permitiendo emitir facturas digitales legales sin inversiones iniciales.

En definitiva, la adaptación tecnológica no es un simple requisito técnico: es el paso necesario hacia una contabilidad moderna, automatizada y protegida frente a sanciones.

Verifactu y la transformación digital de las empresas

Más allá de su dimensión legal, Verifactu representa una oportunidad real para acelerar la digitalización empresarial. Su implantación no solo busca un mayor control fiscal, sino también impulsar la eficiencia y la transparencia en la gestión contable.

El contexto actual en el que nos movemos, la factura electrónica ya es obligatoria en muchos países de la Unión Europea y además, Verifactu coloca a las empresas españolas en el camino hacia una facturación electrónica total, conectada, estandarizada y más segura. Un paso más para nuestra propia evolución tecnológica e internacionalización.

Verifactu como impulso hacia la facturación electrónica total

Otro de las dimensiones de este cambio es visible comprobando que Verifactu y la Ley Crea y Crece (Ley 18/2022) avanzan en la misma dirección: la obligatoriedad de la factura electrónica y la digitalización completa del proceso de facturación. Ambas normas se complementan para crear un sistema en el que todos los documentos fiscales se generen, firmen, transmitan y almacenen en formato digital.

Gracias a esta integración, las empresas podrán:

• Reducir el tiempo dedicado a tareas administrativas.
• Automatizar la comunicación con clientes y proveedores.
• Evitar errores manuales en cálculos, numeraciones o plazos.
• Cumplir con la normativa europea sobre interoperabilidad fiscal.

En definitiva, Verifactu acelera una transición que ya era inevitable: la del papel y la hoja de cálculo a la facturación digital estructurada, trazable y verificable.

Beneficios indirectos para las empresas

Aunque Verifactu nace con una finalidad fiscal buscando perseguir y evitar el fraude, sus beneficios empresariales son evidentes. La digitalización forzada de los procesos de facturación trae consigo una cadena de ventajas colaterales que repercuten directamente en la productividad y la rentabilidad:

• Eficiencia y ahorro de tiempo: automatizar el envío, registro y archivo de facturas libera recursos administrativos.
• Orden contable y coherencia de datos: todas las operaciones quedan sincronizadas en tiempo real, evitando errores entre departamentos.
• Transparencia ante auditorías y organismos públicos: los registros certificados facilitan cualquier revisión.
• Mejor toma de decisiones financieras: disponer de datos actualizados permite prever tesorería, gastos e ingresos de manera más precisa.

Además, las empresas que ya operan digitalmente tendrán ventaja competitiva: podrán adaptarse antes y con menor coste al nuevo marco legal.

Ejemplos prácticos de impacto positivo

Hay escenarios muy diversos de empresas que ya han instalado y están facturando bajo Verifactu. Los resultados son muy positivos y notables y para muestra, un botón. Un ejemplo claro lo encontramos en las pymes del sector servicios. Muchas ya utilizan programas en la nube que permiten registrar facturas automáticamente, generar modelos tributarios y guardar los documentos sin intervención manual. Estas empresas afirman haber reducido hasta un 70 % el tiempo dedicado a tareas administrativas y eliminado errores recurrentes en la numeración o los cálculos del IVA.

Otro caso típico son las asesorías fiscales que gestionan la contabilidad de varios clientes. Gracias a los sistemas compatibles con Verifactu, ahora pueden recibir, validar y contabilizar facturas en tiempo real, sin esperas ni duplicados.

En conjunto, Verifactu no solo representa una obligación legal, sino una oportunidad de modernización estructural: las empresas que se adapten pronto no solo cumplirán con la ley, sino que ganarán en eficiencia, control y competitividad frente a las que sigan ancladas en métodos tradicionales.

Cómo prepararse para cumplir con Verifactu

Es muy importante tener en cuenta que el paso hacia Verifactu no se limita a instalar un nuevo software: requiere una preparación integral del sistema de facturación, los procesos internos y el equipo humano. Adaptarse a tiempo es la clave para evitar errores, sanciones o improvisaciones de última hora.
Cumplir con la Ley 11/2021 Antifraude y los requisitos del sistema Verifactu implica revisar cómo emites, registras y conservas tus facturas, pero también cómo fluye la información dentro de tu empresa. Es fundamental conocer y detallar los pasos más prácticos para evaluar tu punto de partida, adaptar tus herramientas y realizar una transición sin errores.

Evaluar el punto de partida de tu empresa

Lo mejor es empezar por el principio o poner los mejores cimientos para levantar el edificio. Antes de implementar Verifactu, lo esencial es analizar la situación actual de tu negocio. Cada empresa parte de un nivel distinto de digitalización, y conocerlo te permitirá planificar mejor la adaptación.

Para hacerlo, conviene revisar tres aspectos esenciales:

• Sistemas de facturación actuales: ¿usas hojas de cálculo, plantillas en Word o un programa en la nube? Los formatos no estructurados (como Excel o PDF editables) no serán válidos con Verifactu.
• Procesos manuales: identifica si todavía realizas cálculos o registros contables de forma manual. Esto aumentará el riesgo de errores cuando el sistema exija trazabilidad total.
• Flujo de información contable: revisa cómo se almacenan las facturas, quién las emite, cómo se numeran y qué controles de revisión existen.

Una evaluación inicial te ayudará a determinar si puedes actualizar tu software actual o si necesitas migrar a una solución homologada. En esta fase también conviene designar a una persona responsable del proceso —un perfil administrativo o contable— que coordine los cambios y mantenga el contacto con el proveedor del programa.

Pasos para adaptar tu sistema de facturación

Una vez identificados los puntos débiles de tu sistema de facturación, llega el momento de ajustar los sistemas a las exigencias técnicas de Verifactu.
Si te preguntas cómo hacer una factura con Verifactu, el proceso es muy similar al habitual, pero con algunos elementos nuevos que la Agencia Tributaria exige para garantizar su validez: un identificador único, un código QR verificable y una firma digital que aseguran la trazabilidad y la autenticidad de cada documento.

Según el borrador del Real Decreto de desarrollo de la Ley 11/2021 (fuente: Agencia Tributaria – VeriFactu), estos son los pasos clave:

1. Comprobar que tu software esté homologado o pueda serlo.
El programa de facturación debe cumplir los requisitos de integridad, inalterabilidad y trazabilidad, e incluir la generación de código QR y firma digital como en el caso de Contasimple by Cegid.

2. Confirmar que tu software ha presentado la declaración responsable del software.
Es el documento que acredita ante Hacienda que tu herramienta cumple con los estándares de Verifactu. Sin este trámite, el sistema no se considera adaptado legalmente.

3. Actualizar el sistema y sincronizar los datos históricos.
Si vienes de otro programa o de un método manual, debes importar tus registros de facturas previas para mantener la coherencia contable.

4. Formar al personal administrativo y contable.
Es fundamental que el equipo entienda cómo emitir facturas bajo Verifactu, cómo verificar el código QR y cómo almacenar los archivos en formato estructurado (Facturae o XML).

5. Establecer un calendario de pruebas y revisión.No esperes a la fecha oficial: configura el sistema con antelación, emite facturas de prueba y revisa la correcta transmisión de datos al entorno de la Agencia Tributaria.
Adaptar tu empresa a Verifactu no tiene por qué ser un proceso complejo si se planifica con tiempo y se cuenta con las herramientas clave necesarias. La clave es convertir el cumplimiento legal en un salto hacia la eficiencia digital.

Buenas prácticas para una transición sin errores

Que sea fácil depende de ti. La adaptación a Verifactu puede desarrollarse de forma ordenada si se aplican algunas buenas prácticas preventivas. Estas son las más recomendadas por expertos en fiscalidad y transformación digital:

• Realiza pruebas antes de emitir facturas reales. Si tu programa te lo permiteY así verifica que los QR se generen correctamente y que las facturas mantengan su integridad.
• Controla las numeraciones. No mezcles series antiguas con nuevas. Crea una serie específica para las facturas Verifactu, de modo que el registro sea limpio y auditable.
• Valida la comunicación con Hacienda. Si optas por el envío automático, revisa los logs de conexión y los mensajes de confirmación. Si es manual, lleva un control de fechas y comprobantes de envío.
• Haz copias de seguridad periódicas. Aunque el sistema guarde los datos en la nube, conservar una copia local o externa garantiza continuidad ante incidencias.
• Actualiza la documentación interna. Manuales, procedimientos y guías del equipo deben reflejar los nuevos pasos de emisión y conservación de facturas.

Aplicar estas prácticas te permitirá evitar errores costosos y demostrar cumplimiento proactivo ante cualquier auditoría o inspección.

Gestorías y asesorías

Las gestorías y asesorías contables serán actores clave en la transición hacia Verifactu. Su papel pasará de ser meramente correctivo a una función preventiva y de supervisión digital.

Algunas de las cosas que deberían hacer las asesorías para aprovechar la llegada de Verifactu:

• Asegurarse de que los programas de sus clientes estén homologados.
• Ofrecer una herramienta sencilla a los que no cuenten con un SIF
• Aprovechar para conectar la facturación de sus clientes a su ERP para mejorar procesos.
• Supervisar la coherencia entre los datos registrados y los modelos tributarios presentados.
• Asesorar en la formación del personal administrativo.

A cambio, podrán ofrecer un servicio de mayor valor añadido, con información en tiempo real y control automatizado de la facturación de sus clientes. En definitiva, Verifactu impulsa también el papel de las asesorías.

Errores comunes al adaptarse a Verifactu y cómo evitarlos

Si algo ha quedado claro es que el proceso de adaptación a Verifactu es inevitablemente técnico, y en ese camino muchas empresas pueden cometer errores que comprometen su cumplimiento. Anticiparse a ellos es esencial para evitar incidencias o sanciones.

Estos son los más habituales —y cómo prevenirlos—:

• No adaptar el software a tiempo. Esperar al último momento puede dejar a la empresa sin capacidad de facturar legalmente. La recomendación es migrar o actualizar el programa con al menos seis meses de margen.
• Seguir usando formatos no estructurados. Las facturas generadas en Word o Excel no cumplen los requisitos de integridad ni trazabilidad. Solo los archivos estructurados (XML o Facturae) serán válidos.
• No comunicar las facturas al sistema Verifactu correctamente. Si optas por el envío manual, cada comunicación debe quedar registrada con fecha y acuse de recibo. Los fallos en el envío podrían derivar en multas.
• No conservar los registros de envío. Hacienda exigirá conservar los ficheros originales y los comprobantes de transmisión durante un mínimo de cuatro años.
• No formar al equipo administrativo o contable. El error humano sigue siendo el mayor riesgo. Capacitar al personal en el uso del software, la lectura del QR y la gestión de rectificativas es clave.

Evitar estos errores no solo garantiza el cumplimiento de la ley, sino que también fortalece la transparencia y la eficiencia operativa de la empresa.