Excedencia: tipos, requisitos y cómo gestionarlas

Qué tipos de excedencia pueden solicitarse

¿Puedo pedir una excedencia? Los responsables de recursos humanos tienen que escuchar a menudo esta pregunta. Así que vamos a darte una respuesta. En España, el Estatuto de los Trabajadores, en su artículo 46, establece los principios básicos de todos los tipos de excedencia laboral, y los divide en varios tipos. Vamos a hablar de todos ellos con detenimiento.

La excedencia laboral voluntaria

Este es el tipo de excedencia laboral más habitual, y todos los trabajadores, siempre que su antigüedad en la empresa sea superior a doce meses, pueden solicitar la excedencia. La suspensión del contrato puede tener una duración de entre cuatro meses y cinco años. Eso sí, si no es la primera vez que un trabajador disfruta de ella en la empresa, al menos tendrá que haber un periodo de cuatro años desde el final de la anterior y el principio de la nueva.

Más allá de los requisitos para pedir una excedencia, esta es una de las más empleadas por varias razones. En primer lugar, no es necesario hacer ninguna justificación para obtener la suspensión. Pero, además, una vez que concluya el periodo de excedencia laboral, se obtiene lo que se conoce como reincorporación preferente. Así, en el momento en el que se produzca una vacante igual o de características similares al puesto que se ocupaba, siempre se debe permitir la reincorporación del trabajador en lugar de buscar otro candidato.

Eso sí, sea cual sea el puesto que se asigne debe cumplir tres requisitos indispensables: el sueldo no puede ser inferior, y el horario y el centro de trabajo tienen que seguir siendo los mismos. Salvo que se produzca un acuerdo con el empleado para aceptar otras condiciones.

Esto es algo fundamental, ya que si se hace un cambio sustancial en las condiciones de trabajo, el empleado podría solicitar a la empresa la extinción del contrato. Y esta extinción conllevaría una indemnización de 20 días por año trabajado.

Pero no todo es positivo para el empleado. Desde el momento en el que se concede la excedencia laboral voluntaria, no solo se pierde el salario y la cotización. También se congela la antigüedad, de forma que en el momento de la reincorporación esta tomará como punto de partida el momento en el que se suspendió la relación laboral.

Hay otros tipos de excedencia voluntaria, que vamos a ver a continuación.

Excedencia para el cuidado de hijos

La conciliación debe ser un pilar básico en cualquier compañía, y por ello cada vez se ofrecen más facilidades a los trabajadores para pasar tiempo con sus hijos. Esta suspensión temporal nació para dar respuesta a la demanda de muchas familias en las que tras el permiso de maternidad o paternidad se veían obligados a llevar a sus hijos a la guardería, lo que la ha convertido en uno de los tipos de excedencia más populares. Y es que, desde el momento del nacimiento, y hasta que el niño cumpla tres años, se puede solicitar esta excedencia en cualquier momento y con una duración máxima de tres años.

Además, siempre que la duración haya sido menor o igual a un año, se reserva la plaza. Es decir, que la empresa no puede negarse a reincorporar al empleado. Este plazo se extiende a 15 meses en el caso de que el trabajador forme parte de una familia numerosa general, o a 18 si pertenece a una especial.

¿Y qué ocurre si nace otro hijo en ese periodo? En ese caso, habrá que esperar a que finalice la excedencia para solicitar otra excedencia.

Excedencia laboral para el cuidado de familiares

Este es otro de los tipos de excedencia voluntaria. Y es muy similar a la anterior, y en este caso la duración máxima es de dos años. Puede emplearse para cuidar al cónyuge o a la pareja de hecho, así como a cualquier familiar hasta segundo grado de consanguinidad. Además, tanto en esta excedencia como en la de cuidado de hijos se computa el tiempo de excedencia como antigüedad. Y, durante el periodo de vigencia, también se puede acudir a cursos de formación. Es uno de los tipos de excedencia laboral menos solicitados, pero muchas familias, sobre todo las que deben cuidar a sus ascendientes, pueden aprovecharla para suspender la relación laboral temporalmente sin solicitar una baja voluntaria.

Excedencia forzosa

La excedencia forzosa se produce cuando el trabajador tiene que ocupar un cargo público.

No existe un límite de duración para la excedencia forzosa. Esta durará el tiempo que el empleado continúe ocupando el cargo público. Además, a diferencia de la excedencia voluntaria, el puesto de trabajo está asegurado a su vuelta.

Para su reincorporación, es necesario avisar previamente a la empresa con un mes de antelación. Al tratarse de una suspensión temporal forzosa, el tiempo que dure se contará como días trabajados para el cómputo de la antigüedad.

Excedencia pactada

Este tipo de suspensión no está reflejada en el Estatuto de los Trabajadores. Sin embargo, siempre que mediante un acuerdo privado la empresa y el trabajador la firmen, se puede realizar. En estos casos, aspectos como la antigüedad o la reserva de plaza pueden negociarse. Aunque, lo más habitual, es que la organización deba hacer concesiones favorables, ya que estas excedencias suelen ofrecerse en momentos en los que la carga de trabajo disminuye o la situación económica del negocio no es favorable. Ofreciendo un periodo de excedencia se evita hacer frente a un despido en ese momento y se puede volver a contar con el trabajador más adelante.

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Buenas prácticas en la gestión de excedencias

La correcta gestión de las excedencias ayudará a los profesionales de recursos humanos a hacer su trabajo de forma más ágil y eficaz. Pero, además, resulta vital para cumplir con la legislación vigente. Ya que, si se deniega su excedencia a un empleado que tenía derecho a ella, se podría escalar el problema a instancias judiciales, algo que podría tener consecuencias económicas y legales para la compañía.

Vamos a dar algunos consejos para garantizar que todo el proceso se lleva a cabo de manera adecuada.

Creación de un manual de excedencias

En este texto será necesario incluir información que detalle cómo debe realizarse todo el proceso de solicitud, los requisitos para pedir la excedencia, así como los plazos, derechos y obligaciones que conlleva para cada parte. De esa forma, se estandarizará la gestión y se evitarán malentendidos con los trabajadores.

Planificación de los recursos humanos

Antes de aprobar cualquier solicitud, es crucial evaluar el impacto que tendrá en la producción. También será necesario buscar soluciones, sobre todo en trabajadores críticos cuyo trabajo no puede ser redistribuido fácilmente: nuevas incorporaciones, formación, etc.

Si la excedencia va a ser larga, puede ser buena idea pensar en un plan de sustitución que garantice la estabilidad a largo plazo.

Y, por último, en el momento de la solicitud de reincorporación, habrá que realizar el procedimiento opuesto. Si su plaza no se encuentra vacante, la empresa deberá ofrecerle una similar cuando sea posible, y será necesario diseñar protocolos de reincorporación que permitan evaluar el rendimiento y que proporcionen píldoras y pequeños cursos de reciclaje que faciliten que cada trabajador aporte todo su potencial.

Comunicación eficaz

Establecer canales de comunicación abiertos y transparentes es una de las vías más rápidas para solucionar los problemas y notificar cualquier cambio de situación. Tanto los directivos como los empleados pueden utilizarlos para gestionar sus excedencias directamente con los responsables de recursos humanos sin necesidad de acudir presencialmente a su oficina. Algo que hace más rápido el proceso. Además, estos canales también son muy útiles a la hora de obtener feedback y para ofrecer información útil y actualizada a los trabajadores que se encuentran en excedencia. De esa forma, será más fácil su reincorporación.

Uso de la tecnología

Las herramientas digitales son la mejor opción cuando se trata de estructurar cuadrantes o reajustar horarios. Los empleados en excedencia dejarán un hueco que será necesario cubrir con otros compañeros o con nuevas incorporaciones, y hay programas, como Cegid Visualtime, que pueden centralizar todo ese trabajo para evitar errores.

¿Se debe entregar un finiquito cuando se concede una excedencia?

Esta es una duda muy habitual, ya que, al paralizarse la relación laboral, es posible que el empleado espere recibir una indemnización. Sin embargo, puesto que el vínculo sigue activo, aunque se haya suspendido temporalmente, no se deben generar indemnizaciones por despido. Lo que sí debe hacerse es liquidar todos los derechos pendientes de cobro por parte del empleado. Es decir, el salario del mes en curso, y el del mes anterior si todavía no se había liquidado, y las pagas extra que se hayan generado hasta ese momento. Cuando la excedencia es larga, además, se suele hacer el pago de los días de vacaciones que no se han disfrutado.

¿El trabajador tendrá derecho a desempleo?

El requisito fundamental para que cualquier empleado pueda acceder a una prestación por desempleo es que la relación laboral haya concluido. Sin embargo, como hemos explicado, en las excedencias lo que sucede es que esta se paraliza, pero no se extingue. Por tanto, ante la duda sobre el derecho al desempleo, siempre se debe explicar al trabajador que no podrá percibir ninguna prestación, ya que su relación con la empresa continúa existiendo, aunque esta no genere su salario ni tampoco cotice durante el tiempo que dura la excedencia.

¿Tiene el solicitante derecho a entrar en otra empresa?

Durante la duración de la excedencia, puesto que se produce una pausa en la relación laboral, no hay ningún impedimento para que el trabajador se presente como candidato para otros puestos. Sin embargo, sí se le puede exigir buena fe, de manera que evite trabajar en compañías de la competencia o en las que lleve a cabo un trabajo similar al actual.

Si se demostrase que durante la excedencia ha habido competencia desleal trabajando para la competencia, la compañía podría despedirle sin derecho a indemnización por ello.

La excedencia laboral reconoce el derecho de los empleados a suspender su contrato de forma temporal debido a sus circunstancias personales. No obstante, las compañías también deben asegurarse de que se cumplen los requisitos para pedir la excedencia. Con una gestión adecuada se pueden evitar problemas con los solicitantes de la excedencia laboral voluntaria y para ello nada mejor que disponer de las herramientas adecuadas.

Cegid Visualtime es una aplicación que ayuda a los responsables de RR. HH. a gestionar el tiempo de trabajo de cada empleado y puede facilitarte la gestión de las excedencias, las vacaciones o las bajas laborales, sobre todo cuando llegue el momento de hacer el cuadrante mensual. No esperes más y automatiza cuanto antes este trabajo. Contáctanos y te ofreceremos una solución a tu medida.