Cuenta de pérdidas y ganancias. ¿Cómo realizarla?

¿Cuál es la estructura de la cuenta de pérdidas y ganancias?

Es posible que ya te hayas dado cuenta que hay distintas formas de presentarla. Sin embargo, existe para cada cuenta de pérdidas y ganancias un modelo tipificado y estructurado. Así, si ese es tu caso, en cada una de ellas habrás comprobado como aparecen diferentes datos.

De este modo, podemos afirmar que la cuenta de pérdidas y ganancias abreviada es la más común. No obstante, la mayoría de ellas sigue una estructura muy similar a la que vamos a mostrarte a continuación. En ella, se repasan diferentes conceptos que permiten calcular los beneficios o pérdidas.

Ingresos de explotación o ingresos operativos

En este apartado, se engloban todos los apuntes relacionados con la actividad diaria de la empresa. En las cuentas de balance y de resultado, esta información siempre debe estar presente. Por tanto, has de incorporar las ventas netas, es decir, los ingresos que hayas generado vendiendo productos o servicios de tu negocio.

Eso sí, de forma previsa, tienes que descontar de esta cantidad las devoluciones que hayan tenido lugar durante el periodo y todos los descuentos que hayas aplicado a los clientes.

Por otra parte, existe otro apartado, llamado Otros ingresos de explotación, donde se incorporan aquellos relacionados con la actividad principal de la empresa, pero que no proceden de las ventas de productos o servicios. A modo de ejemplo, algunos de los más habituales son las subvenciones destinadas a la actividad del negocio o las comisiones. Si vas a realizar una cuenta de pérdidas y ganancias abreviada puedes unificar toda esta información.

Coste de las ventas

Como es lógico, la producción de los bienes comercializados o de los servicios prestados tiene un coste. Nos referimos a la mano de obra, las materias primas, etc. Esos costes directos del proceso se incluyen dentro de este apartado.

También, merece la pena que mencionemos un concepto que debe aparecer en la cuenta de pérdidas y ganancias: el margen bruto. Para calcularlo, solo tienes que hacer la siguiente operación:

Margen bruto = Ingresos de explotación – Coste de las ventas

Este indicador mide la eficiencia operativa de la empresa. Aunque cada sector es diferente, queremos que tengas en cuenta una referencia que sabemos que te ayudará. Así, siempre que el margen bruto sea superior a la media de tu competencia, estarás en el buen camino. Si sucede lo contrario, tendrás que hacer una mejor gestión de los costes o lograr incrementar tus ingresos.

Gastos de explotación o gastos operativos

Al igual que sucedía en el primer punto, en este apartado, solo se incluyen costes relacionados directamente con la actividad que realiza la empresa. En las cuentas de balance y de resultado, tienes que incorporar los salarios y los seguros sociales del personal. Ten en cuenta que los beneficios e incentivos de los trabajadores se consideran gastos de personal y se incluyen en esta categoría. Lo mismo sucede con otros gastos de explotación. Es el caso de los suministros, el alquiler de las instalaciones, servicios profesionales como la asesoría o el departamento legal, mantenimiento, etc.

Dentro de los gastos de explotación, es necesario introducir la amortización de tus activos. Cada año, estos se irán depreciando en una cantidad. Toma en consideración que la Agencia Tributaria establece el máximo de esta amortización. Sin embargo, puedes fijar porcentajes inferiores si crees que su vida útil será superior a la estipulada por Hacienda.

Por último, no te olvides de las provisiones. En este campo, se engloban los importes reflejados en tu contabilidad para cubrir posibles pérdidas o las deudas incobrables de tus clientes. En la cuenta de pérdidas y ganancias abreviada, toda esta información aparece resumida. No obstante, es posible mostrarla en otros estados financieros, como la cuenta de resultados.

Así, cuando los gastos de explotación se restan del margen bruto, obtienes lo que se conoce como resultado de explotación o EBIT (Earnings Before Interest and Taxes). Se trata de un indicador, que también debe aparecer en la cuenta de pérdidas y ganancias. Se utiliza para evaluar la rentabilidad antes de tener en cuenta intereses financieros e impuestos. Para calcularlo, se usa esta fórmula:

EBIT = Ingresos de explotación – Coste de las ventas – Gastos de explotación

Ingresos y gastos financieros

Las empresas, más allá de su actividad principal, tienen costes que deben asumir y, en ocasiones, también generan ingresos. En cualquier caso, unos y otros debes reflejarlos en este apartado de las cuentas de balance y de resultado.

Entre los ingresos principales, se encuentran los intereses de depósitos que tenga el negocio. También figuran los dividendos procedentes de participaciones de la sociedad en otras compañías o los importes obtenidos al vender activos empresariales.

Dentro del apartado de gastos, es imperativo reflejar todos los intereses abonados por los préstamos y cualquier otro tipo de deuda empresarial. Asimismo, aquí se contabilizan, entre otras cosas, las comisiones bancarias.

Cuando se restan los gastos financiaros a los ingresos financieros se obtiene lo que se conoce como resultado financiero. Su fórmula es muy sencilla:

Resultado financiero = Ingresos financieros – Gastos financieros

Resultado antes de impuestos

Este indicador tiene una gran importancia, ya que sobre él se aplican posteriormente los impuestos empresariales. Para calcularlo, solo hay que seguir la siguiente fórmula:

Resultado antes de impuestos = Resultado de explotación + Resultado financiero

Impuesto sobre los beneficios

Una vez que obtienes el importe anterior, y siempre que este tenga un resultado positivo, debe tributar bajo el porcentaje que corresponda a tu negocio. Este tributo, generalmente, se ha de abonar a lo largo del mes de julio tras el cierre del ejercicio anterior. Varía en función de la facturación o la antigüedad de la sociedad. Normalmente, durante los dos primeros años se aplica un gravamen de un 15 % y, pasado ese período, el tipo general del 25 %.

Beneficio neto

Este concepto siempre aparece al final de la cuenta de pérdidas y ganancias. En este último apartado, se anota el resultado final del ejercicio. Para ello, se suman los ingresos operativos y no operativos y a esa cantidad se le restan todos los gastos e impuestos. Ya imaginarás que el balance de la cuenta de pérdidas y ganancias es fundamental para conocer aspectos importantes de tu negocio, como verás a continuación

¿Cómo elaborar e interpretar la cuenta de pérdidas y ganancias?

Antes de comenzar a elaborar la cuenta de PyG, la primera tarea que debes realizar es recopilar toda la información relevante. En el apartado anterior, ya has visto toda la que era necesaria para obtener la visión global de tu negocio. Una vez tienes listos todos los datos, llega el momento de clasificarlos en cada una de las categorías. Cuanto más específico seas en este punto, menos riesgo de errores habrá en el resultado final.

Tras clasificar todos los gastos e ingresos en su lugar, calcula los totales de cada una de las categorías. Es posible que este trabajo ya lo hayas hecho previamente para calcular otros estados financieros. En ese caso, será suficiente con que lo traslades a la cuenta de PyG. Si sigues las fórmulas que te hemos dejado en el primer apartado, serás capaz de calcular el margen bruto, el resultado operativo, el de explotación y el resultado antes de impuestos con facilidad.

Tampoco supone un gran problema aplicar los gravámenes correspondientes al IS. Únicamente, debes asegurarte de cuál es el tipo impositivo que corresponde a tu pyme y aplicarlo sobre el resultado antes de impuestos. Por último, al restar el tributo a ese resultado, obtienes el beneficio neto que también te hemos ayudado a calcular.

Sin embargo, el momento más importante llega a la hora de interpretar los resultados obtenidos en el balance de la cuenta de pérdidas y ganancias. La información que te proporciona el estado de pérdidas y ganancias es muy valiosa. Te sirve para conocer tu rentabilidad, identificar dónde estás soportando más gastos y buscar áreas de mejora con el fin de obtener números más adecuados en ejercicios posteriores.

Realizar la cuenta de PyG puede ser mucho más eficiente si utilizas un ERP

Los sistemas ERP se han convertido en imprescindibles para muchas pymes y no es por casualidad. Sus funciones dotan a estas soluciones de una gran capacidad para gestionar la contabilidad de las empresas. Y, entre los múltiples informes financieros que te facilitan, el estado de PyG es uno de los más utilizados. Por tanto, al unificar todos los procesos de tu negocio bajo una única plataforma, consigues aprovechar todas sus ventajas.

Automatización de procesos

Para realizar correctamente la cuenta de pérdidas y ganancias, la recopilación de los datos es uno de los trabajos más complicados para las empresas. Y es que te obliga a destinar una gran cantidad de recursos para hacerlo y, al efectuarla a mano, es susceptible de que cometas un error humano al trasladar la información. Sin embargo, con un ERP, todo este proceso se lleva a cabo de forma autónoma. Todos los datos se clasifican al introducirlos en el sistema por primera vez y pueden extraerse directamente. Esto te ayuda a ahorrar una gran cantidad de tiempo y minimiza el riesgo de que se produzca un fallo durante la importación a la cuenta de PyG.

Integración de todas las áreas de la empresa

Como ya te hemos explicado, estos sistemas unifican bajo una misma plataforma los diferentes departamentos de tu negocio. De esta manera, no solo se recopila información sobre los ingresos o gastos de explotación. Aspectos tan relevantes como los recursos humanos, la situación financiera o el pago de impuestos también se integran en la herramienta. Por esta razón, obtienes una visión global de la salud financiera real de tu empresa sin necesidad de recurrir a otros programas.

Análisis en tiempo real

Si algo que ha cambiado para siempre el funcionamiento de las aplicaciones digitales, es el desarrollo de los servicios en la nube. Esto permite que tu ERP trabaje siempre con datos actualizados en tiempo real. De esta forma, te da en todo momento la imagen en directo de lo que está sucediendo en tu negocio. Cualquier transacción queda reflejada, gracias a la monitorización continua de las cuentas bancarias del negocio.

Por su parte, la conciliación bancaria se realiza en segundo plano y no tienes que hacerla manualmente. Así, cuando llegue la hora de realizar el estado de pérdidas y ganancias, estarás seguro de que esta refleja la realidad en ese momento exacto. Y, para acabar, la toma de decisiones basada en esa información te resultará más sencilla y reducirás el riesgo de equivocarte.

Cumple con la legislación vigente

Presentar la cuenta de pérdidas y ganancias es obligatorio para las sociedades. La gran mayoría de pymes deben presentarla cada año junto a otros estados financieros. No obstante y, con frecuencia, se confunden el balance de situación y la cuenta de pérdidas y ganancias, aunque, al inicio de este artículo, ya te mostramos que no tienen nada que ver. Por este motivo, contar con una herramienta que se encuentra siempre actualizada y se adapta a la legislación en vigor es un valor añadido para tu empresa.

La cuenta de pérdidas y ganancias es una herramienta muy útil que, además, es obligatoria para muchas empresas. Ahora ya sabes qué información debe reflejarse en ella y también cómo tienes que hacerla. Por otro lado, con la ayuda de un programa ERP, esta tarea te resultará mucho más sencilla.

En Cegid, ponemos a tu disposición un programa ERP inteligente. Impulsado por la IA, serás capaz de obtener tu cuenta de PyG en tan solo unos pocos clics. No sigas haciendo esta tarea de forma manual y contacta con nuestro equipo para que te proporcionemos la solución que necesita tu negocio.