Cómo gestionar las vacaciones de los empleados

Gestionar las vacaciones de los trabajadores de una empresa puede resultar complicado. Sin embargo, con la organización adecuada este proceso no tiene por qué suponer una bajada de rendimiento en la producción. A lo largo de este artículo vamos a dar respuesta a una duda muy habitual sobre cómo gestionar las vacaciones de los empleados.

Y para ello vamos a ofrecerte algunas estrategias para que las vacaciones, y también las ausencias al puesto de trabajo, no se conviertan en un problema. Además, te daremos algunos consejos prácticos, muy útiles para el día a día, y profundizaremos sobre la mejor forma de llevar a cabo este trabajo de gestión con herramientas especializadas.

Por qué es tan importante realizar una gestión adecuada de las vacaciones

Durante el siglo XX los trabajadores de todo el mundo comenzaron a disfrutar de periodos de descanso más allá de los festivos y fines de semana. Y eso puso en jaque la administración de muchas compañías. No en vano, resultaba difícil mantener la producción cuando faltaba parte de la plantilla, y muchas veces no se podía asumir el sobrecoste de contratar personal temporalmente. Y aquí fue cuando comenzó la gestión de vacaciones en las empresas.

Muchas de ellas, sobre todo en el sector industrial, optaban por cerrar durante un mes entero. En España, agosto solía convertirse en un mes casi perdido por completo en este sector. Aunque algunas empresas siguen utilizando esta práctica, hay formas mucho más eficientes para la gestión de las vacaciones de los trabajadores. Y es fundamental prestar atención a este aspecto, ya que ayuda a mantener la facturación de forma homogénea a lo largo de todo el ejercicio y también evita que en algún momento no haya personal suficiente para cubrir todas las necesidades operativas.

Pero, además, una gestión de vacaciones de los empleados, si se realiza correctamente, también ayuda a evitar conflictos internos, puesto que al contar con un sistema claro y transparente se minimizan las disputas por fechas de descanso o turnos. Y muchos estudios demuestran que fomentar un reparto equitativo de los días libres ayuda a la retención del talento y a disponer de trabajadores más satisfechos.

Estrategias para gestionar las vacaciones en cualquier negocio

A continuación, vamos a ver cómo gestionar las vacaciones de los empleados, haciendo un repaso a algunos métodos que pueden hacer más fácil esta tarea:

Planificación anticipada

Planificar con antelación es clave para evitar sorpresas de última hora. Para ello, es muy interesante contar con un calendario compartido. Al utilizar una herramienta digital que permita a todos los empleados ver quién estará de vacaciones en cada momento, se pueden identificar solapamientos y planificar más adecuadamente los descansos de todo el personal.

También es fundamental fijar una fecha límite en la gestión de los días de vacaciones. Para ello, es necesario establecer plazos claros, de 15, 30 o 60 días, para la presentación de solicitudes. Esto permite al equipo de recursos humanos o al responsable de la planificación anticipar la disponibilidad y coordinar tareas con el tiempo suficiente para evitar imprevistos.

Por desgracia, hay fechas de alta demanda en las que una compañía no puede permitirse prescindir de gran parte de su personal. Para evitar estos momentos críticos en los que la ausencia de personal podría afectar significativamente las operaciones de la empresa, es crucial limitar la recepción de solicitudes durante la gestión de las vacaciones en las empresas. Eso sí, es recomendable que todo el personal esté al tanto de esas fechas, de modo que no se sientan heridos con la decisión.

Comunicación efectiva y políticas de transparencia

Definir de manera adecuada la política de vacaciones es algo vital para la gestión de vacaciones de los empleados. Todos los trabajadores deben conocer cuáles son sus derechos y obligaciones, teniendo en cuenta aspectos como:

• Normas de prioridad. Hay que decidir si se va a dar prioridad a algunos empleados (teniendo en cuenta factores como la antigüedad, el rendimiento, etc.) en la asignación de vacaciones.
• Cuáles serán los criterios de aprobación. Hay que comunicar de manera clara los criterios que se van a usar a la hora de aprobar o denegar una solicitud. Así, se evitan interpretaciones subjetivas y posibles conflictos dentro de la plantilla.
• Flexibilidad y adaptabilidad. Aunque es importante tener reglas claras, también se debe mantener cierto margen de flexibilidad para atender situaciones excepcionales o cambios imprevistos por fuerza mayor.

Coordinación entre los diferentes departamentos

El trabajo de la gestión de las vacaciones de los empleados no es solo una responsabilidad de los responsables de Recursos Humanos. Al contrario, para lograr los mejores resultados, los responsables de cada área de la empresa deben implicarse.

Para ello es recomendable tener reuniones de planificación para la gestión de vacaciones en las empresas. En ellas hay que revisar el calendario de los próximos meses para ajustar en cada momento las solicitudes de vacaciones a la carga de trabajo prevista. Por ejemplo, en una empresa que fabrica turrones y mantecados, es probable que el primer trimestre tenga una carga de trabajo muy baja en el departamento de producción. Por tanto, las vacaciones de los empleados de esa área no se verán limitadas. Por el contrario, puesto que se trata de un periodo en el que hay que cerrar el ejercicio y presentar una gran cantidad de documentación, el departamento de contabilidad no podrá permitirse perder a ningún trabajador durante algunas semanas.

Pero aunque todo se planifique a la perfección, es imposible prever siempre qué va a suceder en el futuro. Y por eso también es importante unificar criterios a la hora de desarrollar planes de contingencia ante imprevistos en la gestión de los días de vacaciones. Vamos a seguir con el ejemplo anterior. Imaginemos que la empresa de turrones y mantecados ya ha realizado la producción de todo el año para el final del tercer trimestre y muchos de los trabajadores han solicitado descansar a lo largo del mes de noviembre. Sin embargo, uno de sus productos se ha hecho muy popular y sus existencias se han agotado. Por tanto, es necesario un plan para poder incrementar rápidamente la producción antes del final de la temporada. Para lograrlo habrá que buscar trabajadores que sustituyan a los fijos y redistribuir algunos turnos.

La gestión de las ausencias

Ya hemos explicado cómo gestionar las vacaciones de los empleados. Pero este no es el único aspecto que hay que valorar para evitar que la operatividad se vea perjudicada. Y es que hay otro mucho más peligroso, debido a su imprevisibilidad: las ausencias. Y es que estas pueden tener un impacto significativo. Pero, al igual que sucede con las vacaciones, hay estrategias que se pueden poner en marcha:

Protocolos de comunicación

Cada vez que se produce una ausencia imprevista hay que contar con un protocolo que garantice una comunicación rápida y efectiva entre todos los actores involucrados. Pero el primer paso es que el propio trabajador se comunique con la empresa. Para ello, se debe informar a todos los empleados de los medios disponibles: un teléfono concreto, un correo electrónico o un mensaje a un contacto de WhatsApp. Lo mejor es que, sea cual sea el medio elegido, se use exclusivamente con ese fin. Además, aunque hay que respetar la confidencialidad de cada empleado, siempre que sea posible se le debe pedir que indique la duración prevista de la ausencia, de forma que la empresa pueda planificar mejor los siguientes pasos.

Por último, una vez que se confirma que el trabajador no acudirá a su puesto, hay que actualizar el calendario de la empresa y notificar a cada responsable afectado para que tome las medidas necesarias.

Planes de contingencia y redistribución de las tareas

La gestión de vacaciones y ausencias tienen muchos puntos en común. Y es que también es fundamental realizar planes de contingencia en la gestión de ausencias. Ante ausencias imprevistas, contar con un plan de contingencia es esencial. Lo primero que debe hacerse a la hora de diseñar uno es identificar qué empleados pueden cubrir funciones críticas cuando falte algún miembro de su equipo. De ese modo, cada vez que algo suceda no habrá que perder tiempo en tomar una decisión. La redistribución de tareas debe ser rápida y eficiente.

Pero hay más alternativas. En España, el absentismo laboral, en los últimos años, ha sido de alrededor de un 7 %. Por tanto, es posible sobredimensionar las plantillas teniendo en cuenta estas cifras, de modo que la producción siempre permanezca a niveles adecuados. No obstante, no todas las épocas del año tienen los mismos porcentajes y es posible apreciar lo que se conoce en estadística como dientes de sierra. Durante el invierno el absentismo es ligeramente más alto, mientras que en verano los niveles disminuyen. Por otro lado, esto también da una oportunidad para mejorar la producción durante las vacaciones, ya que es precisamente en esos momentos cuando más solicitudes se realizan, por lo que ambas cosas pueden equilibrar la balanza.

De todos modos, cada empresa es única y es necesario analizar los niveles de ausencia de cada una antes de tomar una decisión de este calado. Pero, a modo de ejemplo, si en una empresa hay 200 empleados y se tiene un 7 % de absentismo, para regular la plantilla habría que disponer, al menos, de 14 trabajadores adicionales para cubrir las ausencias.

Registro y análisis de las ausencias

Para poder llevar a cabo el último de los consejos que hemos ofrecido sobre la gestión de vacaciones y ausencias es fundamental llevar un control exhaustivo sobre todas las que se produzcan. Para ello, la mejor solución es la tecnología. Existen herramientas que permiten registrar cada una de las ausencias de los empleados, ya sean planificadas o imprevistas, y que generan informes para visualizar mejor los datos recopilados.

Cegid Visualtime: la mejor opción para la gestión de las vacaciones

En Cegid sabemos lo importante que es mantener la productividad en las empresas al realizar la gestión de los días de vacaciones. Por eso hemos desarrollado Cegid Visualtime, una herramienta especializada en la gestión del tiempo muy polivalente. Con Cegid Visualtime es posible administrar todas las ausencias, ya sean justificadas o no, y también planificar las vacaciones de todos los trabajadores. Todo ello mediante una interfaz visual y muy fácil de utilizar, lo que minimiza la curva de aprendizaje.

Pero eso no es todo. Para hacer más fácil el trámite de solicitud de las vacaciones, la aplicación dispone de un formulario para ello. De esa forma, cada empleado podrá llevar a cabo todo el proceso de manera autónoma. Y mediante flujos de trabajo automatizados se pueden aprobar sin necesidad de ningún proceso manual. Todo ello pone a Cegid Visualtime a la vanguardia de la gestión de vacaciones de los empleados, y sus funcionalidades no terminan aquí.

Este software también resulta muy interesante para cumplir la nueva normativa del registro horario digital. En tan solo unos clics cada empleado puede marcar sus entradas, salidas o pausas en su jornada laboral. Y toda esta información se vuelca inmediatamente en el servidor de la empresa.

Gestionar las vacaciones de los empleados y las ausencias de una forma eficaz es clave para evitar problemas y pérdidas de producción en cualquier compañía. A lo largo de estas líneas hemos dado respuesta a la duda de cómo gestionar las vacaciones de los empleados. Y hemos mostrado que con una buena planificación, combinada con una comunicación clara, el uso de la tecnología y la implementación de protocolos de contingencia, no solo se garantiza la continuidad operativa, sino que también se refuerza el compromiso y el bienestar del equipo.

En Cegid queremos ponerte fácil este trabajo. Y por eso hemos creado Cegid Visualtime, un software único que te permitirá controlar la jornada de cada trabajador, administrar sus ausencias y tramitar cada solicitud de vacaciones. Todo ello de manera digital, sin trámites adicionales y de un modo rápido e intuitivo. ¿Todavía no has probado esta herramienta? Ponte en contacto con nosotros y lleva la planificación de tu calendario al siguiente nivel.