Cómo gestionar las facturas impagadas

¿Qué es una factura impagada?

Aunque hablar de impago puede resultar excesivo en algunos casos, lo cierto es que, en contabilidad, debes tratar todas las facturas pendientes de esta forma. Se trata de productos o servicios que, aunque se han entregado o realizado a los clientes, estos todavía no lo han abonado tras su vencimiento. Como es lógico, una factura impagada supone un problema para la empresa emisora, ya que afecta directamente al flujo de caja y a su estabilidad financiera. Sin embargo, hay muchas razones por las que los clientes dejan sin abonar una factura y no todas ellas deben preocuparte por igual.

La razón más frecuente es que la solvencia de tu cliente se encuentre comprometida. En ese caso, tratará de alargar al máximo el plazo para pagar tu factura hasta conseguir los fondos para ello.

Otra de las situaciones se produce cuando no está de acuerdo con la calidad de los productos o del servicio que has facturado. Si se da esa circunstancia, tendrás que negociar con él para saber qué ha ocurrido y cómo solucionarlo.

Por otro lado, tampoco puedes descartar que se produzca un error administrativo. Fallos en los importes de la factura, en el número de cuenta proporcionado o en el correo electrónico al que se la has enviado pueden hacer que el dinero nunca llegue a tu cuenta. No obstante, en estos casos, reclamar la factura te resultará sencillo.

 ¿Cómo debes contabilizar estas facturas?

Es importante que tengas en cuenta que el cobro de facturas pendientes es un derecho para tu empresa. En tu libro diario, deberás anotar estas operaciones de distinta forma en función de la situación real al reclamar la factura. Así, todas las operaciones que formalices mediante factura tienen que anotarse en un asiento similar a este ejemplo. En él, se venden mercaderías por valor de 1000 euros al tipo general de IVA:

Debe: Clientes (430) — 1210 euros.

Haber: Venta de mercaderías (700) / Prestaciones de servicios (705) — 1000 euros.

Hacienda Pública, IVA Repercutido (477) — 210 euros

Una vez que la reclamación de facturas impagadas tiene éxito y se abona, ya sea por cuenta bancaria, al contado o mediante otros métodos alternativos, hay que hacer un nuevo asiento:

Debe: Bancos c/c (572)/Caja (570) — 1210 euros.

Haber: Clientes (430) — 1210 euros.

Sin embargo, cuando la gestión de impagos no prospera, es fundamental ser honesto a la hora de contabilizarlo. Una vez que se valoran las posibilidades y se determina que es complicado que la operación se complete, existe una opción en el Plan General Contable que es la cuenta de Clientes de dudoso cobro (436). En ese caso, la anotación en el libro diario sería la siguiente:

Clientes de dudoso cobro (436) — 1210 euros.

Haber: Clientes (430) — 1210 euros.

Muestra la realidad de tu contabilidad

Con el fin de evitar que estas facturas sigan apareciendo en el activo corriente como un derecho, se debe hacer una provisión mediante una anotación adicional:

Debe: Pérdidas por deterioro de créditos comerciales (694) — 1210 euros.

Haber: Deterioro de valor de créditos por operaciones comerciales (490) — 1210 euros.

Si, en el futuro, el cliente hace efectivo el pago, has de volver a anotarlo de la siguiente forma:

Debe: Bancos, c/c (572) — 1210 euros

Deterioro de valor de créditos por operaciones comerciales (490) — 1210 euros.

Haber: Clientes de dudoso cobro (436) — 1210 euros.

Pérdidas por deterioro de créditos comerciales (694) — 1210 euros.

Una última opción se produce cuando comprobamos que la deuda nunca se cobrará, ya sea porque el cliente lo ha confirmado o porque la quiebra de la empresa lo hace imposible. En ese caso, hay otro apunte que debes realizar:

Debe: Pérdidas de créditos comerciales incobrables (650) — 1210 euros.

Deterioro de valor de créditos por operaciones comerciales (490) — 1210 euros.

Haber: Clientes de dudoso cobro (436) — 1210 euros.

Reversión del deterioro de créditos por operaciones comerciales (794) — 1210 euros.

¿Cómo debes reclamar las facturas impagadas?

El procedimiento de cobro para recuperar el importe de tu factura es un trámite delicado y, posiblemente, incómodo. Sin embargo, debes tener claro que tienes todo el derecho a recibir ese dinero. Por tanto, es fundamental que te muestres amable, pero también firme con la empresa que ha dejado la deuda pendiente. De hecho, lo más recomendable es que inicies la gestión realizando un recordatorio amistoso para el cobro de facturas pendientes. Este debe hacerse poco tiempo después de su vencimiento. Si, tras enviar un correo electrónico, no recibes respuesta del cliente, puedes optar por hacerle una llamada telefónica.

Es posible que, tras este primer acercamiento para la reclamación de facturas impagadas, no recibas respuesta. En este caso, debes escalar la situación enviando una nueva notificación, acompañada de un duplicado de la factura por escrito. Cabe la probabilidad de que desees incluir un texto indicando las consecuencias de no abonar la factura. Si aun así no recibes el importe correspondiente, has de enviar un burofax en el que tu abogado solicite formalmente el pago. Además, incluye los intereses de demora por los atrasos, así como otros gastos adicionales que te haya generado la operación.

Si el problema radica en la falta de liquidez del cliente, es aconsejable negociar con él una mayor flexibilidad en el pago. De esta forma, acordáis conjuntamente un plan de pagos realista para que recuperes una parte o la totalidad de la deuda. Lo más probable es que el cliente tampoco quiera deberte el dinero. No obstante, si todo esto fracasa, no te quedará otro remedio que contratar una empresa de recuperación de deuda o servicios de recobro.

Otra opción es acudir a la vía judicial. Mediante un juicio monitorio, se resuelven estos procedimientos en un plazo inferior a los cuatro meses tras denunciar la factura impagada. No obstante, si el cliente se declara en concurso, no te quedará más remedio que presentarte como acreedor y esperar a que el administrador concursal liquide la empresa. Es posible que, con la venta de los activos, recuperes la factura pendiente.

¿Se puede recuperar el IVA de una factura impagada?

Ya has visto cómo reclamar las facturas impagadas, pero algo bien diferente es recuperar el IVA. Cabe recordar que la recaudación de este impuesto se lleva a cabo por Hacienda cada trimestre y debes llevar a cabo una autoliquidación en la que incluyas todas las facturas que has emitido y recibido durante ese periodo. Por tanto, si la gestión de impagos se alarga más allá de la finalización del trimestre, es muy probable que debas abonar un impuesto que no has podido recaudar.

Recuperar el impuesto no es nada fácil. Lo primero que deberás hacer es declarar la factura como incobrable y seguir para ello los asientos contables que te hemos mostrado. Durante los seis meses siguientes, tendrás que emitir una nueva factura que rectifique la anterior y deberás enviarla al cliente. En el plazo máximo de un mes tras este trámite, habrás de solicitar a la Agencia Tributaria la devolución del IVA a través de la sede electrónica. Además, presentarás la documentación requerida que, en el caso de una pyme, es la factura rectificativa y la reclamación de facturas impagadas en el juzgado.

Una vez recibas el dinero, todavía te quedará un último trámite: anotar la devolución del IVA en tu contabilidad. Para ello, es importante tener en cuenta que lo que la Agencia Tributaria hace no es una devolución ordinaria. En los trimestres, cuando Hacienda debe devolver dinero a tu empresa, se emplea la cuenta Hacienda Pública deudora por IVA (4700). Sin embargo, en este caso, la rectificación del impuesto se trata de un modo especial.

Por suerte, en el Plan General Contable se contemplan todas estas situaciones excepcionales y, por ello, se creó la cuenta (639): Ajustes positivos de la imposición incorrecta. Te mostramos cómo quedaría en el ejemplo de la transacción que hemos visto en este artículo:

Debe: Hacienda Pública, IVA repercutido — 210 euros.

Haber: Ajustes positivos de la imposición incorrecta — 210 euros.