Gestión financiera
Contabilización de subvenciones: guía contable para empresas, asesorías y entidades sin ánimo de lucro
Publicado el 22 septiembre 2025
Modificado el 24 septiembre 2025
En la actualidad y en nuestro país, las subvenciones representan una fuente esencial de financiación para empresas, asesorías y entidades sin ánimo de lucro. Ya sean públicas o privadas, a fondo perdido o reintegrables, las subvenciones para autónomos, empresas u ONG permiten cubrir gastos operativos, financiar inversiones o sostener proyectos de interés social. Sin embargo, contabilizar subvenciones no siempre es sencillo y plantea numerosas dudas tanto en el ámbito mercantil como en el tercer sector.
En este artículo -dirigido a empresas, asesorías contables, autónomos y entidades sin ánimo de lucro que gestionan subvenciones- aprenderás cómo contabilizar subvenciones de acuerdo con el Plan General de Contabilidad (PGC), qué son desde el punto de vista contable, así como la diferencia entre subvenciones de capital, de explotación y reintegrables.
¿Qué cuentas contables se utilizan para contabilizar subvenciones?
El Plan General de Contabilidad (PGC) español establece un marco claro para contabilizar subvenciones. Así, según sea el tipo de subvención, se utilizarán unas cuentas u otras. Las principales cuentas contables asociadas son las siguientes.
Subvenciones de capital
Las subvenciones de capital son aquellas que se conceden para financiar la adquisición, construcción o mejora de activos o elementos de inmovilizado no corrientes. No se imputan directamente a la cuenta de resultados, sino que se reconocen en el patrimonio neto. De esta forma, se trasladan al resultado del ejercicio conforme se amortiza el activo al que están vinculadas.
Las dos principales cuentas utilizadas son:
- Cuenta 130: Subvenciones oficiales de capital. Tal vez sea la cuenta contable de subvención más utilizada. Se emplea para registrar subvenciones concedidas por organismos públicos para financiar inversiones a largo plazo. Es una cuenta de patrimonio neto, y se considera un ingreso diferido. A medida que el inmovilizado que financia se va amortizando, la parte proporcional de la subvención se transfiere a resultados a través de la cuenta 746. Esta es la cuenta de subvenciones, donaciones y legados de capital transferidos al resultado del ejercicio.
- Cuenta 131: Donaciones y legados de capital. No es una cuenta contable de subvención propiamente dicha. Se usa principalmente en el sector de las fundaciones, ONG o asociaciones sin ánimo de lucro cuando se reciben donaciones o legados. Estos se pueden recibir en metálico o en especie y se destinan para financiar inversiones o dotaciones patrimoniales. Es otra cuenta del patrimonio neto. Al igual que en la cuenta 130, el ingreso se traslada progresivamente al resultado del ejercicio conforme se va amortizando el activo financiado o se cumplen las condiciones del donante.
Subvenciones a la explotación
Las subvenciones a la explotación son ayudas recibidas para compensar gastos corrientes, pérdidas o costes operativos de una empresa o entidad. No están destinadas a financiar activos no corrientes, como sucede con las subvenciones de capital. Por el contrario, se incorporan directamente al resultado del ejercicio como ingreso ordinario.
Estas ayudas proceden tanto de administraciones públicas como de entidades privadas o personas físicas y las cuentas más comprometidas al contabilizar las subvenciones son:
- Cuenta 740: Subvenciones, donaciones y legados a la explotación incorporados al resultado del ejercicio. Es una cuenta contable de subvención específica. Recoge el importe de las subvenciones, donaciones o legados que ya han sido reconocidos como ingreso en el ejercicio. En consecuencia, refleja la parte que ya se ha devengado como ingreso durante el año, independientemente de cuándo se haya cobrado. La cuenta 740 es una cuenta de ingresos y se muestra en la cuenta de pérdidas y ganancias como ingreso de explotación.
- Cuenta 746: Subvenciones a la explotación. Es otra cuenta contable de subvención, en esta ocasión, cuando se trata de explotación. Se utiliza para transferir subvenciones para autónomos, empresas o entidades previamente registradas como ingreso diferido o pasivo al resultado del ejercicio. En otras palabras, es la cuenta de traspaso cuando la subvención a la explotación se imputa poco a poco. Por ejemplo, se usa en ejercicios plurianuales o si la ayuda financia varios costes a lo largo del tiempo. Es también una cuenta de ingreso y se diferencia de la cuenta 740 porque esta última se utiliza para registrar directamente el ingreso si se reconoce todo en el mismo ejercicio. En cambio, la cuenta 746 solo se usa si el ingreso se difiere y se imputa de un modo progresivo.
Subvenciones reintegrables
Las subvenciones reintegrables son aquellas en las que la concesión está condicionada al cumplimiento de ciertos requisitos. Estos pueden ser la creación de empleo, alcanzar determinados resultados o mantener una inversión durante un periodo de tiempo. Mientras no se cumplan esas condiciones, la entidad no puede considerarlas como un ingreso consolidado, ya que existe la posibilidad de que deban ser devueltas.
Por eso, estas subvenciones para autónomos, entidades sin ánimo de lucro o empresas se contabilizan inicialmente como pasivos o deudas, no como subvenciones definitivas. Las cuentas que intervienen son:
- Cuenta 172: Deudas a largo plazo transformables en subvenciones. Se utiliza para registrar subvenciones reintegrables, que deben mantenerse como pasivo hasta que se confirme su no devolución. Esto es así cuando el plazo estimado de cumplimiento es superior a un año. Si se cumplen los requisitos, pasa a ser una de las subvenciones no reintegrables y se traspasa a la cuenta 130. En el caso, de que financie gastos corrientes, pasará a la cuenta 740 o 746.
- Cuenta 520: Acreedores por subvenciones concedidas a corto plazo. Se emplea cuando la subvención reintegrable se estima que será cancelada o revisada a corto plazo, o bien, cuando la entidad está a punto de cumplir las condiciones. Se usa como paso intermedio entre la cuenta 172 y la reclasificación al resultado o, directamente, al ingreso si se cumplen las condiciones en el mismo ejercicio.
Ingresos fiscales asociados si los hubiera
En general, no hay que declarar el IVA de subvenciones, salvo cuando están directamente vinculadas al precio de bienes o servicios. En esos casos, sí deben considerarse como contraprestación y, por tanto, se repercute IVA, igual que en una venta normal.
Cuando se da esa situación, se utilizan las siguientes cuentas fiscales:
- Cuenta 472: Hacienda Pública, IVA soportado.
- Cuenta 477: Hacienda Pública, IVA repercutido.
La cuenta 4708 o las devoluciones de impuestos
La cuenta 4708 registra los importes que una empresa, autónomo o entidad ha solicitado a Hacienda como devolución de impuestos y que están pendientes de cobro. En otras palabras, refleja derechos de cobro frente a la Agencia Tributaria por devoluciones fiscales.
Se utiliza principalmente en estos casos:
- Devolución de IVA de subvenciones cuando el saldo del IVA soportado supera al repercutido.
- Devoluciones de retenciones practicadas en exceso.
- Compensación o devolución de pagos indebidos o excesivos.
- Las solicitudes de devolución derivadas de rectificaciones de autoliquidaciones también utilizan la cuenta 4708.
Devolución de la subvención
Se utiliza la misma cuenta con signo contrario o una cuenta de pasivo si la devolución implica un nuevo pago.
¿Cómo se contabiliza una subvención a fondo perdido?
Las subvenciones a fondo perdido, también conocidas como subvenciones no reintegrables, no conllevan una obligación de devolución siempre que se cumplan los requisitos estipulados por el organismo que las concede.
Además, la contabilización de la subvención a fondo perdido variará según su naturaleza.
Subvenciones a la explotación
Las subvenciones a la explotación se otorgan para compensar gastos o pérdidas del ejercicio o para asegurar una rentabilidad mínima. Los asientos contables de estas subvenciones a fondo perdido serían:
Al inicio o al recibirla:
Debe: (572) Bancos XXXX €
Haber: (130) Subvenciones de capital XXXX €
Al imputarla al resultado del ejercicio:
Debe: (130) Subvenciones de capital XXXX €
Haber: (746) Subvenciones de explotación XXXX €
Subvenciones de capital
Las subvenciones de capital sirven para financiar la adquisición de inmovilizado. En este caso, las subvenciones a fondo perdido no se reconocen directamente como ingreso. Para hacer la contabilidad de las subvenciones de capital, primero se registra como un pasivo (130) y después se va imputando como ingreso a medida que se amortiza el activo relacionado.
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¿En qué momento se debe hacer la contabilización de una subvención concedida?
Uno de los errores más comunes es contabilizar subvenciones en el momento equivocado. Y es que muchos tienden a hacerlo cuando se cobra. Sin embargo, desde el punto de vista contable, debe hacerse en el momento si se da una de estas tres situaciones:
- Existe una concesión firme por parte del ente público o privado.
- Es razonablemente seguro que se va a cobrar.
- Se han cumplido las condiciones necesarias para recibirla. Esto es especialmente relevante con las subvenciones a fondo perdido.
Por tanto, al contabilizar subvenciones se aplica el principio de devengo y hay que registrarlas en el ejercicio en el que se adquiere el derecho económico, aunque el cobro efectivo se produzca en un ejercicio posterior.
¿Cuál es la diferencia entre subvención de capital y de explotación?
Esta distinción es clave para contabilizar subvenciones de un modo correcto. Las vemos en el siguiente cuadro:
Tipo de subvención |
Finalidad |
Imputación contable |
Cuenta principal |
|---|---|---|---|
De capital |
Financiar activos no corrientes |
Ingreso diferido que se va liberando con la amortización del activo |
130 |
De explotación |
Compensar gastos, pérdidas o costes operativos |
Ingreso corriente del ejercicio |
746 o 740 |
¿Cómo se registra una subvención reintegrable?
Las subvenciones reintegrables son aquellas que, dependiendo del cumplimiento de ciertas condiciones, pueden ser transformadas en no reintegrables o definitivas, o bien, exigirse su devolución total o parcial.
A la hora de contabilizar estas subvenciones, se registran como pasivo y solo se reclasifican como ingreso cuando el cumplimiento de condiciones las convierte en no reintegrables. Vemos cómo serían los asientos contables de estas subvenciones:
Asiento contable inicial:
Debe: (572) Bancos XXXX €
Haber: (172) Deudas transformables en subvenciones XXXX €
Una vez que se confirma que no se tendrá que devolver:
Debe: (172) Deudas transformables en subvenciones XXXX €
Haber: (130) Subvenciones de capital XXXX €
¿Las subvenciones están sujetas a IVA?
Generalmente, las subvenciones privadas o públicas no están sujetas a IVA, ya que no se considera que exista una entrega de bienes o prestación de servicios a cambio.
Sin embargo, hay excepciones importantes:
- Si la subvención está vinculada directamente al precio de una operación, por ejemplo, para reducir el precio de venta al consumidor, sí estaría sujeta a IVA.
En estos casos, debe considerarse como un ingreso más de la actividad y se repercutirá el IVA correspondiente.
- En entidades parcialmente exentas, como algunas fundaciones, la subvención puede influir en el cálculo del prorrateo de IVA deducible.
Es aconsejable analizar cada caso con el departamento fiscal o una asesoría especializada, ya que una incorrecta interpretación puede tener consecuencias tributarias importantes.
¿Qué ocurre si se devuelve una subvención ya concedida?
La devolución de subvenciones públicas o privadas puede producirse por múltiples motivos: incumplimiento de condiciones, errores administrativos, duplicidades o renuncias voluntarias.
Para llevar a cabo una buena contabilidad de subvenciones, deben revertirse los asientos que originaron su registro. La forma más clara de hacerlo es con un asiento contrario al original, reflejando así su salida del patrimonio neto o cuenta de explotación. Lo vemos con un ejemplo.
El asiento contable de la reversión de la subvención sería:
Debe: (130) Subvenciones oficiales de capital XXXX €
Haber: (572) Bancos XXXX €
Si ya se había imputado parcialmente a resultados, debe ajustarse también la cuenta 746 o la correspondiente al ingreso ya reconocido.
En algunos casos, es recomendable crear una cuenta específica de «Devolución de subvenciones» para una mejor trazabilidad.
¿Es diferente la contabilización de subvenciones en una ONG?
Aunque las normas contables aplicables a entidades sin ánimo de lucro tienen algunas particularidades, la lógica general de contabilidad de subvenciones es similar a la de las empresas. Eso sí, hay algunos matices:
- El Plan General de Contabilidad adaptado a las entidades sin ánimo de lucro establece cuentas específicas como:
- 131. Donaciones y legados de capital
- 132. Subvenciones oficiales de capital recibidas
- 740. Subvenciones, donaciones y legados a la explotación
- Mayor uso de cuentas específicas de patrimonio neto, ya que, en muchas ONG, las subvenciones públicas y privadas se integran como fondos propios mientras se aplican a su fin.
- Mayor importancia del destino final. Así, en el caso de subvenciones condicionadas, la ONG debe justificar ante terceros el uso concreto de los fondos. Por lo tanto, suele requerir un control presupuestario y contable detallado.
- Con frecuencia, la contabilidad se realiza por proyectos o actividades. En consecuencia, muchas subvenciones públicas y privadas se registran y monitorizan dentro de proyectos individualizados, no tanto en la contabilidad general.
- Obligación de presentar memorias económicas y justificación de gastos. La información contable debe estar alineada con los informes técnicos y financieros que exigen las entidades que proporcionan las subvenciones públicas o las subvenciones privadas.
Por tanto, aunque las cuentas contables son similares, el enfoque y la forma de presentación pueden variar significativamente en el tercer sector.
Contabilizar subvenciones exige un conocimiento preciso del tipo de ayuda recibida, del momento adecuado para su registro y de las cuentas contables que deben utilizarse según el Plan General de Contabilidad. Una gestión contable rigurosa de las subvenciones para autónomos, empresas o entidades sin ánimo de lucro garantiza la transparencia, el cumplimiento legal y una correcta planificación financiera. Atender a las diferencias entre la contabilidad de subvenciones de capital, de explotación y reintegrables, así como a las particularidades del tratamiento fiscal o de las devoluciones, es clave para evitar errores y optimizar su aprovechamiento.
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