¿Qué es el formato BC3?

Qué es el formato BC3

Este formato, también conocido como FIEBDC (Formato de Intercambio Estándar de Bases de Datos de la Construcción) se ha desarrollado, precisamente, para hacer más sencillo el trasvase de información en los proyectos de construcción. Y es algo especialmente útil cuando se deben integrar diferentes plataformas para que trabajen de manera conjunta. Puesto que en la mayoría de las obras intervienen diferentes equipos técnicos, es bastante común que se produzcan estas situaciones.

Disponer de un formato que funcione bajo diferentes softwares es vital para no tener que duplicar el trabajo y para que los diferentes equipos puedan trabajar coordinados. Por norma general, se utiliza para crear presupuestos, cronogramas o modificaciones en los proyectos. Y garantiza que cada uno de los actores involucrados disponen en todo momento de acceso a datos precisos y en tiempo real.

Para qué se utiliza el BC3

La cuestión sobre ¿para qué se utiliza el BC3? es una de las más repetidas entre todos los profesionales que oyen hablar por primera vez de él. Y lo cierto es que los ficheros BC3 se pueden usar para una amplia variedad de propósitos, aunque uno de los más habituales es para la creación de presupuestos de obra. Estos archivos se pueden compartir con los clientes sin necesidad de exportarlos, ya que programas de hojas de cálculo como Microsoft Excel son capaces de leerlos con extensiones que pueden descargar sus usuarios.

Los almacenes de construcción también usan cada vez más estos archivos para crear sus catálogos digitales. Y es que, como pueden actualizarse en tiempo real, cualquier modificación en el precio de los productos queda reflejada en el software ERP de sus clientes de manera automática. Esto, a su vez, es muy útil al crear presupuestos o al hacer estimaciones de costes de un proyecto, ya que siempre mostrarán el precio real.

También debemos destacar que cada vez más fabricantes de productos de obra emplean este formato para crear bases de datos sobre sus materiales. Por tanto, las empresas de construcción pueden aprovechar estos archivos para conocer mejor las especificaciones y características de estos productos.

Por qué se ha consolidado el formato BC3 como el estándar en el sector de la construcción

Ahora que ya hemos visto qué es el formato BC3, vamos a descubrir por qué se ha convertido en el estándar del sector. Este formato, desde su adopción en Cegid Sigrid, nuestro sistema ERP líder en el sector de la construcción, es utilizado por la gran mayoría de compañías de este mercado. Y lo han elegido principalmente por tres razones:

Ventajas frente a otros métodos de intercambio de datos

Comparado con métodos tradicionales y formatos propietarios, el BC3 ofrece algunos beneficios cruciales para las empresas:

• Estandarización. Esta es probablemente la palabra más repetida en esta guía, y es por una buena razón. Las compañías necesitan contar con uniformidad a la hora de intercambiar información, algo que reduce el riesgo de que se produzcan fallos al importar o exportar datos y permite que varios equipos trabajen de manera conjunta.
• Compatibilidad. Puesto que este formato ha sido diseñado para integrarse en distintas aplicaciones, la transmisión de los datos se hace siempre sin necesidad de modificar el formato. Algo que evita que se corrompan los ficheros o que se dañen los datos almacenados.
• Adaptabilidad. Se trata de un formato tremendamente versátil. Y es que permite incorporar nuevos parámetros sin poner en riesgo la estructura de datos ya existente.

Cómo contribuye a la optimización de la gestión de proyectos

En el día a día de las compañías del sector la eficiencia en la gestión es fundamental, ya que permite agilizar las fases posteriores de los proyectos. Pero ¿cómo ayuda este formato a lograrla?

Integración con los programas de gestión

En primer lugar, gracias a su capacidad para integrarse con programas de gestión como Cegid Sigrid, este formato es capaz de facilitar la planificación, el seguimiento y el control de obra para que estos se realicen de manera centralizada, evitando así la dispersión de la información y reduciendo el riesgo de errores.

Pero ¿cómo funciona el BC3 en el día a día de una empresa? Los gestores de obra pueden acceder a datos en tiempo real, ajustar cronogramas y prever desviaciones antes de que se conviertan en problemas mayores. Esto se traduce en una mayor capacidad de respuesta y en la posibilidad de tomar decisiones basadas en información actualizada y confiable.

Mejora en el control de los costes en los proyectos 

En este campo, los ficheros BC3 también resultan muy útiles:  

Mayor precisión en la creación de presupuestos  

El formato FIEBDC permite detallar cada partida del presupuesto con un alto nivel de precisión. Al estructurar la información de forma clara y uniforme, se reducen las ambigüedades y se facilita la elaboración de estimaciones realistas y detalladas. Esto es crucial para prevenir los sobrecostes y para establecer controles financieros efectivos desde el inicio del proyecto. 

Seguimiento de las desviaciones 

Pero no siempre las cosas salen según lo planeado. Aunque en estos casos este formato también es de gran ayuda. Además de facilitar la creación de presupuestos precisos, BC3 ofrece mecanismos para el seguimiento continuo de las desviaciones en los costes. Los responsables financieros pueden detectar estas desviaciones en tiempo real, lo que hace posible tomar decisiones más rápidamente, de forma que se puedan poner en marcha medidas correctivas de una forma más ágil y efectiva. Esta capacidad para monitorizar y ajustar los presupuestos es una de las principales razones por las que el formato se ha ganado la confianza de gran parte de las empresas en el campo de la construcción. 

Los beneficios del BC3 en la interoperabilidad entre herramientas

Como ya hemos dicho, una de las mayores virtudes de este formato es su capacidad para trabajar de manera nativa en múltiples herramientas. Vamos a profundizar sobre ello.

Compatibilidad con diferentes programas

¿Cómo funciona el BC3 cuando se utilizan varias plataformas? La interoperabilidad es uno de los pilares de los archivos BC3. Su diseño abierto y estandarizado garantiza que la información pueda ser compartida sin que se pierda ninguna información entre diferentes programas y sistemas. Esta compatibilidad es fundamental para proyectos complejos donde intervienen múltiples equipos y herramientas digitales, y asegura que cada fase del proyecto se completa sin interrupciones ni inconsistencias en los datos.

Prevención de la pérdida de información

Al utilizar un formato común y estandarizado, se minimiza el riesgo de pérdida o distorsión de datos a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Los diferentes equipos pueden trabajar con la certeza de que la información intercambiada mantiene su integridad en todo momento, lo que reduce la duplicación de esfuerzos y previene errores que podrían afectar de forma negativa al resultado final de la obra.

¿Cuál es su impacto en la trazabilidad de los proyectos?

Si te has preguntado alguna vez cómo usar el formato BC3 para este seguimiento, presta atención a este punto. Una de las grandes ventajas del formato FIEBDC es su capacidad para mantener un historial completo y detallado de todas las modificaciones y versiones de presupuestos y documentos de la obra. Esto no solo facilita el seguimiento de cambios a lo largo del proyecto, sino que también aporta una capa adicional de transparencia y control. La trazabilidad se traduce en una mejor capacidad para rendir cuentas y en la posibilidad de auditar y revisar cada etapa del proyecto, lo que es fundamental para la calidad y la seguridad en la construcción.

Qué ventajas aporta para la productividad de la empresa

Los archivos BC3 son fundamentales para que puedan automatizarse muchas de las tareas repetitivas de la gestión empresarial. Al usarlo en combinación con un ERP como Cegid Sigrid ya no será necesario llevar a cabo muchos de los procesos manuales en el día a día de la compañía. Esto permite que los equipos destinen su tiempo a trabajos mucho más interesantes desde el punto de vista estratégico, lo que ayudará a generar más valor en el negocio.

A fin de cuentas, introducir manualmente cada dato es una tarea que lleva tiempo, y no solo lastra la gestión de los recursos. Además, es susceptible de que se cometan fallos al teclear la información. Algo que obliga, posteriormente, a perder todavía más tiempo verificando y corrigiendo esos datos.

Minimización de la duplicación de tareas y fallos en la gestión de obra

Pero la productividad de la empresa no solo aumenta por la automatización de tareas. Cuando se trabaja con varios programas, algo que muchas veces no se puede evitar, sobre todo en proyectos de gran envergadura, hay algo más a tener en cuenta: la duplicidad de tareas. Volver a incorporar datos que ya están presentes en otro programa es un lastre que las empresas no pueden permitirse.

Por desgracia, cuando se trabaja con formatos propietarios, muchas veces, no queda otro remedio. Algo que obliga a destinar más recursos de los necesarios a trabajos administrativos y de gestión. Por el contrario, al contar con BC3, la exportación de datos se puede llevar a cabo de una forma muy sencilla, ya que ni siquiera es necesaria intervención de los empleados. Muchas veces, ambos programas pueden acceder al mismo fichero y trabajar con él de manera simultánea. Esto hace que la gestión de las obras sea mucho más fluida y eficiente.