Política de privacidad y cookies

1. Introducción

El objetivo de esta política es presentar las normas relativas a la protección de datos personales, en calidad de responsable y encargado del tratamiento, que Cegid y sus filiales (en lo sucesivo, «Cegid») se comprometen a cumplir en todo el tratamiento de datos personales contemplado en esta política. Estas normas se aplican, en particular, en virtud del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016 (Reglamento General de Protección de Datos, en adelante «RGPD»), relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos, y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE.

Este documento está sujeto a modificaciones, en particular cuando sea necesario para cumplir con las obligaciones de la legislación sobre protección de datos personales. Por lo tanto, le animamos a visitar nuestra página dedicada a este tema con regularidad: https://www.cegid.com/fr/politique-de-confidentialite/

Los conceptos relativos a la protección de datos personales utilizados en este documento tienen el mismo significado que el que les otorga el RGPD.

2. Cumplimiento de los principios generales sobre la protección de datos personales

Cuando Cegid actúa como responsable del tratamiento

Cegid garantiza que los datos personales:

• tratados de forma lícita, leal y transparente;
• se recogen para fines determinados, explícitos y legítimos, y no se tratan posteriormente de forma incompatible con dichos fines;
• adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario en relación con los fines para los que se tratan;
• exactos y, en caso necesario, actualizados;
• se conservan durante un período no superior al necesario en relación con los fines para los que se tratan;
• tratados de manera que se garantice su seguridad adecuada, incluida la protección contra el tratamiento no autorizado o ilícito y contra la pérdida, la destrucción o el daño accidentales, mediante medidas técnicas u organizativas adecuadas a los riesgos.

Cuando Cegid actúa como encargado del tratamiento

Cegid garantiza el cumplimiento de las obligaciones establecidas en el acuerdo de tratamiento de datos.

3. Finalidad y bases legales del tratamiento de datos personales

Para sus fines internos, Cegid recopila datos personales con el fin de:

• gestionar los contactos con clientes y clientes potenciales (enviar información de marketing, información sobre productos o noticias del Grupo, profundizar y responder a las necesidades de los clientes o clientes potenciales, elaborar estadísticas, etc.);
• gestión de sus contratos comerciales (gestión de pedidos, facturación, cobro, etc.);
• gestión del personal de Cegid, la contratación y las carreras profesionales (evaluación y contacto con candidatos, etc.);
• crear y administrar cuentas de usuario;
• prestar y gestionar los servicios contratados por sus clientes (por ejemplo, gestión de tickets y registro de llamadas de asistencia).

En función de estas diferentes finalidades, Cegid se asegura de que se cumpla una de las siguientes condiciones:

• se ha recabado el consentimiento de la persona física para uno o varios fines específicos;
• el tratamiento es necesario para la ejecución de un contrato en el que la persona física es parte o para la aplicación de medidas precontractuales adoptadas a petición de dicha persona física;
• el tratamiento es necesario para el cumplimiento de una obligación legal a la que está sujeta Cegid;
• el tratamiento es necesario para los fines de los intereses legítimos perseguidos por Cegid, salvo que prevalezcan los intereses o los derechos y libertades fundamentales de la persona física afectada.

Los fines no detallados en esta sección se detallan en la información específica que se facilita a los interesados en el momento de la recogida de los datos personales.

4. Seguridad y notificación de violaciones de datos

Cegid aplica las medidas técnicas y organizativas adecuadas para garantizar un nivel de seguridad adaptado a los riesgos.

Cegid cuenta con certificaciones (entre ellas la ISO 27001) para su Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información, destinado a la prestación de un servicio que permite el alojamiento de aplicaciones que contienen datos facilitados por los clientes en un entorno en la nube.

Dentro de sus respectivos ámbitos de aplicación, estas certificaciones garantizan la implementación de una política de seguridad certificada que se aplica a los procesos y flujos de trabajo de Cegid a lo largo de toda la vida útil del servicio SaaS prestado al cliente.

En términos más generales, los empleados de Cegid están sujetos a un reglamento informático anexo al reglamento interno para garantizar un nivel adecuado de seguridad.

De conformidad con los artículos 33 y 34 del RGPD, cualquier violación de datos se notificará:

• cuando Cegid actúe como responsable del tratamiento, a la autoridad de control francesa (CNIL) y, si fuera necesario, a las personas físicas afectadas por dicha violación;
• cuando Cegid actúe como encargado del tratamiento, a sus clientes afectados por dicha violación de los términos del contrato entre Cegid y sus clientes.

5. Derechos de las personas físicas

Cuando Cegid actúa como responsable del tratamiento

En virtud de lo dispuesto en los artículos 15 y 22 del RGPD, las personas físicas tienen derecho a:

• acceder a los datos personales que les conciernen y que son tratados por Cegid;
• solicitar la rectificación, supresión o limitación del tratamiento de sus datos personales realizado por Cegid;
• en determinadas condiciones, oponerse al tratamiento de sus datos personales;
• solicitar la portabilidad de los datos personales;
• cuando el consentimiento sea la base jurídica del tratamiento, retirar dicho consentimiento;
• definir directrices relativas al destino de sus datos personales en caso de fallecimiento (en aplicación de la Ley n.º 78-17, de 6 de enero de 1978, relativa a la informática, los archivos y las libertades).

Las solicitudes relacionadas con estos derechos pueden realizarse rellenando el formulario disponible en la siguiente página: https://www.cegid.com/fr/privacy-policy/

Cegid se reserva el derecho a solicitar aclaraciones sobre cualquier solicitud y a verificar la identidad del solicitante.

También existe un método para darse de baja en nuestras comunicaciones de marketing por correo electrónico.

En cualquier caso, Cegid recomienda ponerse en contacto con la CNIL para obtener más información sobre la normativa relativa a la protección de datos personales, los derechos de las personas físicas y la posibilidad de presentar una reclamación ante esta autoridad: https://www.cnil.fr/

Cuando Cegid actúa como encargado del tratamiento

En caso de que Cegid reciba una solicitud de una persona física afectada por el tratamiento de sus datos personales en el marco de la ejecución del contrato entre Cegid y su cliente, Cegid comunicará dicha solicitud a su cliente lo antes posible tras su recepción y, teniendo en cuenta la naturaleza del tratamiento y en las condiciones establecidas en el contrato, prestará asistencia a su cliente, mediante las medidas técnicas y organizativas adecuadas, en la mayor medida posible, para que este pueda cumplir con su obligación de atender dichas solicitudes.

El cliente seguirá siendo responsable de la respuesta que se dé a la persona física afectada.

6. Información para las personas físicas

Cuando Cegid actúa como responsable del tratamiento

Cegid se compromete a facilitar a las personas físicas afectadas, en la medida de lo posible e independientemente del tratamiento realizado, al menos la siguiente información:

• los datos de contacto del responsable del tratamiento y de su delegado de protección de datos;
• los fines del tratamiento y su base jurídica;
• los destinatarios;
• las transferencias fuera de la UE, si procede;
• el plazo de conservación;
• la posibilidad de solicitar el ejercicio de los derechos que puedan ejercerse en virtud de la normativa aplicable;
• el derecho a presentar una reclamación ante la autoridad de control (en particular, la CNIL).

Cuando Cegid actúa como encargado del tratamiento

La responsabilidad de informar a las personas físicas recae en el responsable del tratamiento.

En las condiciones establecidas en el contrato, Cegid proporciona a sus clientes que actúan como responsables del tratamiento toda la información útil que les permita cumplir con esta obligación.

7. Transferencias fuera de la Unión Europea

Los datos recopilados pueden ser tratados fuera de la Unión Europea. Por lo tanto, de conformidad con la legislación en materia de protección de datos, Cegid tiene prohibido transferir datos personales sin establecer las herramientas adecuadas para supervisar dichas transferencias, de conformidad con el artículo 46 del RGPD, salvo:

• de la Unión Europea, o
• del Espacio Económico Europeo, o
• países reconocidos por la Comisión Europea como poseedores de un nivel adecuado de seguridad.

En concreto, Cegid puede recurrir a su filial Cegid Atlas en Marruecos para las tareas de procesamiento relacionadas con:

– Recuperaciones,

– los medios técnicos para garantizar el soporte de sus soluciones,

– el desarrollo de funcionalidades.

En el marco de las relaciones comerciales, también pueden realizarse transferencias de datos entre Cegid Francia y sus filiales en Canadá, Estados Unidos y China.

Estas transferencias se basan en las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea.

8. Los destinatarios de los datos

Cegid podrá compartir datos personales con terceros únicamente en las condiciones establecidas en el presente documento y/o en el contrato aplicable.

Proveedor de servicios

Cegid podrá compartir datos personales con terceros que presten un servicio, en particular en los siguientes casos:

• en nombre de Cegid en el marco de la ejecución del contrato con el cliente (alojamiento, consultoría, subencargado del tratamiento, etc.) en las condiciones establecidas en el mismo;
• para apoyar a Cegid en la ejecución de las condiciones financieras y administrativas del contrato (cobro, facturación, etc.);
• para la elaboración de comunicaciones de marketing en nombre de Cegid;
• para apoyar el desarrollo de nuevos productos o servicios

Socios de distribución y/o ventas

Cegid ha desarrollado una red de socios (distribuidores, editores, etc.) para varias de sus ofertas con el fin de facilitar el suministro y el desarrollo de sus productos.

En función de la oferta que interese al contacto o que pueda interesarle, es posible que Cegid tenga que compartir los datos de contacto de este contacto con un socio pertinente.

Filiales y partes interesadas de Cegid

Cegid puede compartir datos personales con las empresas del Grupo Cegid o con sus accionistas para los fines mencionados en esta política.

Autoridades públicas

En algunos casos, Cegid puede verse obligada a compartir datos personales en el marco de una solicitud de una autoridad pública, una citación judicial o cualquier requerimiento legal de conformidad con la legislación aplicable.

En tal caso, Cegid facilitará los datos necesarios para responder a dicha solicitud, en particular cuando Cegid considere de buena fe que dicho intercambio es necesario para proteger sus derechos, garantizar su seguridad o la de terceros, investigar casos de fraude o cumplir un requisito legal.

Para obtener más información sobre los destinatarios, póngase en contacto con nosotros en[email protected] .

9. Colaboración de Cegid con sus clientes y con la autoridad de control

De conformidad con el artículo 28 del RGPD y en cumplimiento de sus compromisos contractuales, Cegid se compromete a cooperar con sus clientes para ayudarles a cumplir con sus obligaciones.

En general, Cegid se compromete a cooperar con la autoridad de control francesa (CNIL) cuando sea necesario y a tener en cuenta sus recomendaciones.

10. Privacidad desde el diseño en productos y servicios

Cuando Cegid tiene previsto desarrollar un nuevo servicio o una nueva oferta, Cegid, en su calidad de editor, introduce los principios de protección de datos personales («privacidad desde el diseño») desde el inicio de dicho proyecto y, de este modo, ayuda a los clientes de Cegid a cumplir los requisitos de la normativa aplicable mediante funcionalidades y medios específicos.

11. Sensibilización del personal de Cegid

Todos los nuevos empleados de Cegid deben seguir un programa de sensibilización sobre la protección de datos personales.

En términos más generales, Cegid se esfuerza por ofrecer a todos sus empleados una formación periódica sobre los retos que plantea la protección de datos personales.

Se pueden llevar a cabo actividades de sensibilización o formación más específicas para los empleados que deben tratar datos personales de forma habitual.

 12. Gobernanza de la protección de datos personales

Con el fin de gestionar la protección de datos personales, Cegid ha establecido un sistema de gobernanza específico.

Se ha designado a un responsable de la protección de datos (DPO) ante la CNIL. Este último gestiona dicha gobernanza.

 13. Registros de tratamiento

De conformidad con el artículo 30 del RGPD, Cegid mantiene dos registros de tratamiento de datos personales:

• un registro que describe los tratamientos realizados en su calidad de responsable del tratamiento;
• un registro que describe los tratamientos realizados por cuenta y bajo las instrucciones de sus clientes responsables del tratamiento.

Estos registros se ponen a disposición de la CNIL previa solicitud.

14. Política contractual

Cegid ha tenido en cuenta las nuevas obligaciones contractuales obligatorias previstas en el artículo 28 del RGPD en todos los contratos afectados.

Por lo tanto, se han introducido cláusulas contractuales específicas sobre protección de datos y conformes a la normativa aplicable en:

• los contratos con los clientes (Términos y condiciones);
• los contratos entre Cegid y sus propios encargados del tratamiento.

15. Contacto

Si tiene alguna pregunta sobre esta política o desea ponerse en contacto con nuestro responsable de protección de datos, puede enviar su solicitud a la siguiente dirección de correo electrónico: [email protected]

Con el fin de prestar el servicio contratado y gestionar su relación comercial, Cegid SAS, responsable del tratamiento, con domicilio social en 52 quai Paul Sedallian, 69009 Lyon (Francia), recopila y trata los siguientes datos personales: apellidos, nombre, dirección de correo electrónico, número de teléfono, cargo, empresa y formación realizada.

Estos datos se tratan con el fin de gestionar la relación comercial y prestar el servicio o producto contratado y/o gestionar los cursos de formación (incluidos los impartidos por Cegid Academy). También pueden utilizarse para enviar encuestas, estudios de satisfacción o elaborar estadísticas.

A estos efectos, Cegid puede ser el destinatario de los datos recopilados por otras empresas del Grupo Cegid.

Salvo que la ley disponga lo contrario, los datos personales recopilados para estos fines se tratan durante un periodo máximo de cinco años a partir de la finalización de la relación comercial. Las respuestas a las encuestas de satisfacción se conservan durante un máximo de cuatro años consecutivos.

Cegid podrá comunicar algunos de sus datos a empresas del Grupo Cegid, a organizaciones de terceros o a socios con el fin, en particular, de:

• Llevar a cabo operaciones de cobro,
• Evaluar la calidad de los datos de contacto facilitados,
• Evaluar la eficacia de las campañas en redes sociales (LinkedIn),
• Realizar comprobaciones de solvencia y cumplir con su deber de vigilancia,
• Realizar comunicaciones comerciales,
• Facilitar el contacto y el seguimiento comercial.
• Para obtener más información sobre estos socios, póngase en contacto con [email protected] .

Cegid o sus socios también pueden enviarle comunicaciones comerciales.

Estos envíos se realizan sobre la base de intereses legítimos para enviarle comunicaciones relacionadas con sus actividades profesionales o, en su caso, con su consentimiento. Puede oponerse a ello en cualquier momento haciendo clic en el enlace de baja indicado en todas las comunicaciones.

Los datos personales recopilados con este fin se tratan durante un periodo máximo de tres años a partir de la finalización de la relación comercial o del último intercambio por iniciativa del interesado.

También puede ejercer sus derechos de conformidad con esta política rellenando el formulario «Derechos de las personas» que figura a continuación.

Cegid SAS, responsable del tratamiento, con domicilio social en 52 quai Paul Sedallian, 69009 Lyon (Francia), puede recopilar los siguientes datos personales: apellidos, nombre, dirección de correo electrónico, número de teléfono, cargo y empresa. Estos datos pueden recopilarse a través de formularios en línea o de fuentes de terceros, como proveedores externos, con el fin de responder a su solicitud, así como para gestionar el fichero de clientes y clientes potenciales, las comunicaciones comerciales y elaborar estadísticas. Estos fines se persiguen sobre la base de los intereses legítimos de Cegid o del consentimiento cuando así lo exija la legislación aplicable.

Puede oponerse o retirar su consentimiento en cualquier momento al envío de comunicaciones comerciales haciendo clic en el enlace de baja indicado en todas las comunicaciones.

Los datos personales recopilados con este fin se eliminan al cabo de tres años si ya no muestra interés en los productos o servicios de Cegid, en particular si no responde a los correos electrónicos recibidos.

Las filiales de Cegid SAS y sus socios pueden ser destinatarios de los mismos datos personales para los fines descritos anteriormente. Los socios pueden ser distribuidores de ofertas de Cegid que puedan ser de interés para el contacto.

Cegid SAS, sus filiales y socios podrán transferir estos datos a un tercer país únicamente si ello es necesario para la consecución de los fines. En todos los casos, Cegid aplica las garantías necesarias para supervisar estas transferencias.

También puede ejercer sus derechos de conformidad con esta política rellenando el formulario «Derechos de las personas» que figura a continuación.

Al conectarse a la red para invitados en las instalaciones de Cegid, usted acepta que Cegid SAS pueda tratar su información con el fin de proporcionarle acceso a Internet. Por lo tanto, Cegid podrá recopilar información de conexión, como la dirección IP o la identidad del dispositivo (para más información, consulte el artículo R10-13 del CPCE).

Las bases legales para el tratamiento son:

• Para la prestación del servicio: consentimiento
• Para la conservación de los datos de tráfico: obligación legal prevista en el artículo 34-1 del CPCE.

Sus datos podrán ser comunicados a entidades del grupo Cegid, así como a proveedores de servicios externos encargados de llevar a cabo el tratamiento o a terceros autorizados en caso de solicitudes por parte de las autoridades competentes.

Sus datos personales se conservan durante un máximo de un año a partir de la fecha de recogida.

Puede ejercer sus derechos de conformidad con esta política rellenando el formulario «Derechos de los interesados» que figura a continuación.

Con el fin de prestar el servicio contratado, Cegid SAS, responsable del tratamiento, con domicilio social en 52 quai Paul Sedallian, 69009 Lyon (Francia), recopila y trata los siguientes datos personales: apellidos, nombre, dirección de correo electrónico, número de teléfono, cargo, empresa, datos sobre el uso de la solución por parte de los usuarios (registro), así como los datos introducidos.

Salvo que la relación contractual lo excluya expresamente, dichos datos personales podrán ser tratados en el interés legítimo de Cegid, con los siguientes fines:

• la trazabilidad de las acciones en la plataforma SaaS y de los datos
• Elaboración de estadísticas
• Análisis de datos individuales o agregados recopilados para comprender mejor el uso del producto y ofrecer funciones personalizadas o mejoras del producto
• Seguridad de la plataforma SaaS y de los datos
• Gestión de la relación contractual
• Gestión de cuentas de usuario
• Envío de comunicaciones sobre las ofertas de Cegid

Los datos no se conservan más allá de la duración del uso del servicio. No obstante, los registros se conservan durante un período máximo de un año a partir de la fecha de recogida.

Puede ejercer sus derechos de conformidad con esta política rellenando el formulario «Derechos de las personas» que figura a continuación.

Tras la contratación de un producto de terceros basado en una oferta de Cegid, es probable que los socios comerciales en cuestión traten los mismos datos. En este caso, las condiciones del tratamiento las define el socio.

Los métodos de tratamiento de datos llevados a cabo en el marco de Cegid Account se detallan en el portal de servicios.

En el marco de sus interacciones con el servicio de Atención al Cliente, Cegid SAS, el responsable del tratamiento, con domicilio social en 52 quai Paul Sedallian, 69009 Lyon (Francia), recopila y trata los siguientes datos personales: apellidos, nombre, dirección de correo electrónico, número de teléfono, cargo, empresa y contenido de las comunicaciones. Cegid también puede escuchar y/o grabar las llamadas realizadas entre el operador y el cliente.

Estos datos se tratan con los siguientes fines:

• Gestión de tickets
• Evaluación de la satisfacción del cliente
• Evaluación por parte de Cegid de la calidad de la llamada entre el cliente y el operador. Las grabaciones se conservan durante un máximo de 6 meses; el informe de análisis de una grabación puede conservarse durante un año;
• Conservación de pruebas en caso de litigio. Los datos se conservan entonces durante 5 años.

En caso de escucha y/o grabación de llamadas, se le informará con antelación.

Puede ejercer sus derechos de conformidad con esta política y, en particular:

• Si desea ejercer su derecho a oponerse a la escucha y/o grabación de su llamada, puede informar al operador. Si desea ejercer este derecho después de la llamada, puede rellenar el formulario «Derechos de las personas» que figura más abajo en esta página, especificando su solicitud.
• Para otros derechos, en particular el de acceso, puede presentar una solicitud rellenando el formulario «Derechos de las personas» que figura más abajo, especificando su solicitud.

En interés legítimo de Cegid, también se podrá enviar una encuesta de satisfacción al solicitante tras la tramitación de su solicitud con el fin de evaluar el servicio prestado.

Cuando utiliza una solución de IA que facilita la tramitación de las solicitudes de asistencia, los datos pueden ser tratados por un socio de Cegid especializado en inteligencia artificial.

Cegid SAS y sus filiales podrán transferir estos datos a un tercer país únicamente si ello es necesario para la consecución de los fines. Las transferencias de datos fuera de la Unión Europea, en particular a Cegid Atlas en Marruecos, se rigen por las cláusulas tipo de la Comisión Europea

También puede ejercer sus derechos de conformidad con esta política rellenando el formulario «Derechos de las personas» que figura a continuación.

Cegid SAS trata los datos personales en el contexto de:

• la firma y gestión del contrato de financiación;
• el análisis de solvencia de las personas a las que se dirigen los servicios.

Las categorías de datos tratados son:

• Datos de identificación
• Datos financieros

Esta información puede obtenerse de proveedores de datos profesionales.

Sus datos podrán ser comunicados a Cegid SAS y sus filiales, así como a proveedores de servicios externos encargados de llevar a cabo el tratamiento o a terceros autorizados en caso de solicitudes por parte de las autoridades competentes.

Sus datos personales se conservan durante los siguientes periodos:

• Datos necesarios para la gestión de los contratos de financiación: un período de 10 años a partir de la fecha de vencimiento del contrato.
• Datos necesarios para el análisis de solvencia: un plazo renovable de 10 años tras la finalización del contrato.

Sus datos personales podrán ser transferidos a países fuera de la Unión Europea para los fines detallados anteriormente. Estas transferencias están sujetas a un marco jurídico específico, de modo que estos datos gozan de un nivel adecuado de protección.

Cegid, en su calidad de responsable del tratamiento y en cumplimiento de sus compromisos legales y contractuales, podrá utilizar los datos generados en el contexto del uso de sus productos, sitios web y/o servicios con el fin de mejorar sus productos o crear nuevas funcionalidades, incluidas aquellas relacionadas con tecnologías de inteligencia artificial.

Este tratamiento se lleva a cabo sobre la base de los intereses legítimos de Cegid como proveedor de servicios. Los datos tratados son los disponibles en el producto o servicio afectado por la tecnología, pero se limitan de acuerdo con el principio de minimización. No se comunican a terceros ajenos a las filiales del grupo Cegid, sus partes interesadas o sus proveedores de servicios.

Los plazos de conservación se determinan caso por caso de conformidad con el principio de limitación de los plazos de conservación. Salvo que se especifique lo contrario al utilizar el servicio, las solicitudes pueden almacenarse durante un máximo de tres meses. Si se almacenan durante un periodo de tiempo más largo, se anonimizan. Si tiene alguna pregunta específica sobre los plazos de conservación, puede ponerse en contacto con el delegado de protección de datos a través del formulario de ejercicio de derechos.

En lo que respecta a las tecnologías de inteligencia artificial, Cegid utiliza los principales modelos del mercado y/o modelos internos. Cuando utiliza un modelo del mercado, Cegid se asegura de que su implementación respete los derechos de las personas.

Tiene derecho de acceso, rectificación, supresión, limitación y oposición. Cegid puede solicitarle información adicional para poder identificarle cuando el sistema no recopile datos de identificación directa.

Para obtener más información sobre este tema y ejercer sus derechos, puede escribir al delegado de protección de datos de Cegid a [email protected]

Cegid SAS y su filial EBP llevan a cabo el tratamiento de datos como responsables conjuntos del tratamiento, en particular en el contexto de la gestión de personal, las relaciones con los clientes y sus cuentas de usuario, así como el desarrollo de nuevos productos o servicios.

Se ha firmado un acuerdo entre estas dos entidades para reflejar sus respectivas funciones y sus relaciones con los interesados.

Para cualquier consulta sobre las líneas generales del acuerdo o sobre el ejercicio de derechos, puede ponerse en contacto con el delegado de protección de datos (DPO) de Cegid en [email protected].

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