¿Qué es una Factura Rectificativa? Tipos y ejemplos

¿Qué es la factura rectificativa?

El modelo de factura rectificativa no es muy habitual, pero sí que tendrás que emitirla de vez en cuando. Y es que se trata de documentos que se emiten para corregir los datos de facturas que hayas emitido con anterioridad a tus clientes.

Así pues, su función principal es subsanar las facturas originales. Cualquier detalle, por pequeño que sea, que quieras cambiar es fundamental que lo hagas empleando este método. De otro modo, podrías enfrentarte a problemas con Hacienda.

¿Se puede eliminar una factura y volver a emitirla?

Para evitar la emisión de nuevas facturas, muchas empresas se sienten tentadas a eliminar la factura emitida previamente y volver a expedirla con los datos correctos. En principio, esto puede parecer un ahorro de trabajo y algo más sencillo. Sin embargo, también te plantea varios problemas.

Lo primero que debes tener en cuenta es que esta práctica está tajantemente prohibida por Hacienda. De hecho, las herramientas que cumplen con la Ley Antifraude, en lo que respecta a la emisión de facturas ya no permiten utilizar un mismo número de factura en dos documentos diferentes y tampoco el borrado de información. Esto, fundamentalmente, se ha hecho para luchar frente al fraude fiscal, pero también para evitar este tipo de situaciones. Además, si recibes una inspección, puedes enfrentarte a una sanción considerable, por lo que debes evitar estos atajos a toda costa.

¿Cuándo se tiene que hacer una factura rectificativa?

Hay numerosas situaciones en las que hacer una factura rectificativa te ayudará a solucionar los fallos. Repasamos todas las que vas a encontrarte en tu actividad diaria:

Errores en los datos fiscales

Tal y como dictan las normativas establecidas por Hacienda, en cualquier modelo de factura rectificativa, tienen que constar los datos completos del emisor y del receptor. Es decir, su NIF o CIF, el nombre, la dirección, etc. Sin embargo, en ocasiones, alguno de ellos no es correcto ya sea porque baila un número o porque se ha copiado información de otra transacción. Esto no es admisible y para solucionarlo tendrás que emitir una de estas facturas.

Importes mal calculados

Cuando las cantidades facturadas no muestran el importe real que se ha cobrado, es importante emitir una nueva factura en la que reflejes esta corrección. Dentro de esta categoría, encontramos errores en el precio unitario, en el número de unidades facturadas o, incluso, en el cálculo de los impuestos. Ya imaginarás que es un ejemplo de factura rectificativa muy común.

Descuentos no aplicados

Por otro lado, no es nada raro llegar a un acuerdo con tus clientes para aplicarles un descuento después de que la factura original ya haya sido emitida. Para ajustar el precio, aunque no se haya tratado de un error como tal, también es útil la rectificación de factura.

Devoluciones

Cuando uno de tus clientes decide devolver alguno de los productos o servicios contratados contigo, si estos ya estaban facturados, tienes que emitir una factura que reduzca o elimine el importe que habías cobrado con anterioridad.

Anulación de la factura original

Otro de los escenarios frecuentes consiste en una factura que habías emitido y debas anularla completamente. Un ejemplo de factura rectificativa de este tipo lo puedes encontrar en caso de que facturases por error a un cliente equivocado.

¿Qué información debes incluir en una factura de rectificación?

En una rectificación de factura, tienes que incorporar los mismos datos que a cualquier factura ordinaria. Sin embargo, además de estos, hay otros que son obligatorios en estos casos y que no debes pasar por alto. Esto es todo lo que debes añadir para cumplir con las condiciones establecidas por Hacienda:

• Datos de emisor y receptor. Al igual que en cualquier otra factura, la información de ambas partes tiene que estar presente y ser correcta.
• Número de factura. Nunca debes repetir el mismo número de la factura original. Las facturas rectificativas llevan su propia numeración, por lo que, si se trata de la primera, tienes que iniciar una nueva serie. Normalmente, esta comienza con la letra R o FR, pero tienes libertad para escoger la que más te convenga.
• Referencia a la factura original. Has de indicar de forma clara qué factura rectificas. Para ello, debes anotar en la factura de rectificación su número y la fecha original en la que la emitiste.
• Descripción de la corrección: Tienes que especificar qué estás corrigiendo. Para ello, basta con que hagas referencia a cualquiera de las razones que te mostramos en el apartado anterior.
• Importe que rectificas. Si modificas el importe de la factura, debes reflejar las cantidades correctas, así como los impuestos ya corregidos.
• Fecha de emisión. Como en cualquier otra factura, la fecha de emisión tiene que estar presente.

¿Cuáles son los tipos de facturas rectificativas?

Según el tipo de error que hayas tenido que subsanar, hemos de distinguir entre dos tipos de facturas rectificativas diferentes.

Facturas rectificativas por sustitución

Estas facturas se emplean para sustituir cualquier dato de la factura original y reemplazan a esta. Así, los errores más frecuentes son los siguientes:

• Cuando el fallo que se haya cometido implica un error en alguno de los datos del destinatario o del emisor.
• Cuando se producen equivocaciones en la numeración de la factura, en su fecha de emisión o, incluso, en el concepto del producto o servicio facturado, así como en el cálculo de la base imponible o de los impuestos.

Un ejemplo de factura rectificativa por sustitución lo puedes encontrar en el caso de un cliente al que has facturado con un NIF con la letra equivocada.

Facturas rectificativas por diferencias

Este tipo de facturas solamente se emplean cuando es necesario modificar el importe de una factura, ya sea en positivo o en negativo. Por ejemplo, cuando hayas cometido un error en el cálculo de la base imponible o de los impuestos. No obstante, en ambos casos, es posible hacer una factura por sustitución.

Un ejemplo de factura rectificativa por diferencias lo puedes encontrar en una operación por la que habías contabilizado la venta de 50 unidades de un producto cuando, en realidad, eran el doble.