Carta de Renuncia Voluntaria

1. ¿Qué es una carta de renuncia voluntaria?

La forma de la carta de renuncia no está estandarizada. Sin embargo, has de entender cualquiera de estos documentos como una simple notificación por parte de uno de tus trabajadores por cuenta ajena. A través de ella, se informa al empleador de su firme decisión de finalizar su relación laboral por su propia iniciativa. En otras palabras, mediante esta comunicación, avisa de su marcha y, por consiguiente, indicará a partir de qué fecha lo hará.

El empresario no tiene ninguna potestad para rechazar esa renuncia. Lo único que puede hacer es solicitar que el trabajador cumpla con todos los aspectos legales, como verás en otro de los apartados.

Diferencias entre renuncia voluntaria y despido

Muchas veces, se suele confundir este tipo de renuncias con un despido. Sin embargo, debes saber que, si un empleado abandona su puesto de manera voluntaria, no existe despido de ningún tipo. En la renuncia voluntaria, es el empleado el que toma la decisión de finalizar la relación laboral y, por tanto, no tendrá derecho a cobrar desempleo por ese hecho.

En el caso de los despidos, sean del tipo que sean, es el empleador el que toma la decisión, ya sea de forma justificada o no. En ese caso, siempre que no se trate de un despido disciplinario, el trabajador tiene derecho a recibir una indemnización. Esta puede ser de 8, de 20 o de 33 días por año trabajado, en función de si se trata de un contrato de interinidad, de un despido objetivo o de uno injustificado.

Lo que sí es común en ambos supuestos es que, a partir de la fecha en la que se termine la relación laboral, deberás elaborar un finiquito en el que incluyas todas sus retribuciones pendientes. Dicho de otro modo, has de reflejar vacaciones no disfrutadas, salario, prorrateo de las pagas extraordinarias, etc.

2. Aspectos legales y normativos

La legislación vigente en materia laboral incluye algunas normas y el procedimiento que deben respetarse ante una renuncia voluntaria. Tanto el propio trabajador como el empleador tienen que cumplir con ella para garantizar una transición adecuada. Vamos a verlo.

Legislación aplicable y plazos de preaviso que debe dar el trabajador

Hay dos normativas que se han de considerar respecto al preaviso mínimo que debe ofrecer un trabajador. En primer lugar, según el Estatuto de los Trabajadores, el plazo fijado es de 15 días naturales. Sin embargo, en segunda instancia, es posible que el convenio colectivo que sea de aplicación dicte una cifra diferente. En ese caso, es ese acuerdo el que debe tenerse en cuenta.

Pero ¿qué sucede si el empleado no cumple con el tiempo mínimo exigido? Esta situación también la contempla la legislación y el procedimiento es sencillo. Así, en estos casos, la empresa podrá descontar del finiquito el importe de cada día que no se haya respetado el preaviso. Lo vemos de forma gráfica:

Imagina el supuesto de un trabajador que tiene un salario bruto con pagas prorrateadas de 1.500 euros al mes. Ya ha disfrutado de todas sus vacaciones y decide que abandona su puesto el día 20 de noviembre. Además, dicho cese será efectivo desde ese mismo día. Por tanto, como el preaviso obligatorio es de 15 días, se han de descontar esos 15 días de sueldo de su finiquito. Para hacerlo, has de seguir los siguientes pasos:

• Calculamos su salario diario. En este caso: 1500 / 30 = 50 euros.
• Multiplicamos 50 x 20, el número de días que debería cobrar en el finiquito. El resultado es 1.000 euros.
• Se resta el dinero correspondiente a esos 15 días: 50 x 15 = 750 euros de descuento.

Por tanto, su finiquito será de 250 euros y no de 1.000, como sería si hubiese preavisado en tiempo y forma.

Derechos y obligaciones del trabajador y del empleador

Las dos partes tienen sus propios derechos y obligaciones. En el caso del empleado, debe recibir el pago de sus salarios pendientes, de la liquidación de sus vacaciones no disfrutadas y de las pagas extras, como ya te hemos indicado.

Por otro lado, es recomendable que cumpla con el preaviso para evitar descuentos en su finiquito y para ayudar a la empresa a hacer una transición más ordenada. De hecho, si tiene tareas pendientes, debe llevarlas a cabo.

El empresario, por su parte, además de realizar los pagos pendientes, tiene que proporcionar todos los certificados y la documentación necesaria al empleado.

3. Pasos a seguir al recibir una carta de renuncia

Al recibir la carta de renuncia, el empleador o el equipo de recursos humanos debe seguir una serie de pasos para garantizar un proceso ordenado. Los mostramos a continuación.

Revisión y aceptación de la carta

Lo primero es revisar el documento para asegurarte de que cuenta con todos los datos necesarios. Ten en cuenta que ha de figurar la fecha en la que tu empleado dará por finalizado su contrato laboral. Si todo es correcto, presta atención al siguiente punto.

Confirmación por escrito de la recepción de la renuncia

Puedes dar por finalizado el trámite con el trabajador firmando o sellando la renuncia y anotando la fecha en la que la has recibido. No obstante, te recomendamos que confirmes la recepción por escrito. Además, es conveniente que detalles los siguientes pasos que debe seguir tu trabajador. Esto te proporciona una imagen de transparencia y también de mayor seguridad al empleado.

Procedimientos internos a seguir

El trabajo de recursos humanos no termina aquí. A continuación,viene un proceso administrativo en el que hay que actualizar los registros, anotando la fecha de fin de contrato. Por otra parte, es necesario hacer ajustes en la última nómina, ya que es probable que no coincida con el final del mes. Y, por último, añadir el cálculo de la liquidación. Este punto lo desarrollaremos en otro apartado.

Comunicación interna y externa

El equipo de trabajo y los superiores han de estar informados de la renuncia voluntaria. Por esta razón, es oportuno notificarlo pronto para que lleven a cabo la redistribución de tareas en tanto no se incorpore un nuevo empleado. Asimismo, si tu trabajador tenía contacto personal con los clientes, es recomendable que les informes. A partir de ahora, deberán contactar con otro compañero.

Planificación de la transición y transferencia de responsabilidades

Es fundamental coordinar con el empleado saliente un plan de transición para transferir tareas y responsabilidades a otros miembros del equipo o a su reemplazo.

Ofrecer soporte al empleado saliente

Dependiendo de la política de la empresa, es aconsejable ofrecer soporte al empleado. Para ello, recurre a la carta de recomendación o asesoría laboral con el fin de ayudarle en su próxima etapa profesional.

4. Finalización del contrato

La finalización del contrato implica varias acciones para cerrar la relación laboral de manera oficial y, a la vez, respetar los derechos y obligaciones de ambas partes.

Cálculo y pago de las liquidaciones y beneficios pendientes

Para ello, hay que comprobar las vacaciones que ha disfrutado y los días que ya se habían utilizado. En contratos indefinidos, es común que la empresa permita el disfrute de los días completos en cualquier momento del año. Esto es especialmente notable en la industria, donde es usual que las fábricas cierren todo el mes de agosto. De ser así, los días que aún no se habían generado deben descontarse. Por otro lado, si las pagas extras no están prorrateadas, también habrás de realizar ese cálculo.

Devolución de equipo y materiales de trabajo

Si el empleado tiene equipos o materiales que son propiedad de la empresa, estos deben ser devueltos en buen estado.

Entrega de certificados y documentación final

La empresa ha de entregar el certificado de empresa al SEPE, así como una nómina que incluya su finiquito.

Analizar las razones de la renuncia para mejorar la retención de empleados

Obtienes una información muy valiosa al realizar una entrevista de salida para conocer las razones de la renuncia. Esta es útil y te permite mejorar las políticas internas y la satisfacción laboral, con la finalidad de reducir la rotación de personal y la huida de talento.

A continuación, podrás descargar un modelo de carta de baja voluntaria.

5. Modelo de carta de renuncia voluntaria

Veamos un modelo de carta de renuncia voluntaria sencilla que puede servir de referencia para tus trabajadores:

[Nombre del trabajador]
[Dirección del trabajador]
[Teléfono]
[Correo electrónico]
[Fecha]

[Nombre del empleador]
[Nombre de la empresa]
[Dirección de la empresa]

Estimado/a [Nombre del empleador o jefe directo]:

Por medio de la presente, quiero comunicar formalmente mi decisión de renunciar a mi puesto como [Puesto] en [Nombre de la empresa], a partir del día [Último día de trabajo]. Esta decisión ha sido tomada tras una cuidadosa reflexión y responde a motivos personales/profesionales.

Me comprometo a cumplir con el tiempo de preaviso de [Número de días de preaviso] días y a realizar una transición ordenada de mis responsabilidades para facilitar la continuidad de las actividades del equipo. Agradezco profundamente la oportunidad de haber formado parte de [Nombre de la empresa] y todo el aprendizaje y experiencias que me llevo de mi tiempo aquí.

Quedo a su disposición para colaborar en lo que sea necesario durante este proceso de transición.

Atentamente,

[Nombre y firma del trabajador]

Esta carta de renuncia voluntaria ayudará a tus trabajadores a formalizar la salida de una manera profesional y respetuosa. No obstante, este formato de carta de renuncia no es el único admisible. Simplemente, has de cerciorarte de que cuente con toda la información relevante. De esta forma, será suficiente para ser válida.

En Cegid, queremos facilitarte el proceso para el cálculo del finiquito y la finalización del contrato. Por eso, hemos desarrollado Cegid Diez NOM, un software especializado para el cálculo de nóminas y salarios. ¿Todavía sigues haciendo ese trabajo a mano? Ponte en contacto con nosotros y digitaliza el proceso de forma sencilla.