Cómo motivar a los clientes de las asesorías para adaptarse a las nuevas normativas

La factura electrónica: esa gran oportunidad

Todo comienza en la factura electrónica, siempre hablando de negocios entre empresas y profesionales. Negocios B2B.

En algún momento de 2025 será obligatoria para las empresas y autónomos que facturen más de 6 millones de euros.

12 meses más tarde pasará a ser obligatoria para el resto.

¿Cuál será la situación de entonces?

• Tus clientes ya no podrán enviar facturas en PDF.
• Tendrán que emplear una solución homologada que cumpla con el reglamento veri*factu.
• No podrán cambiar datos de facturas ya creadas o, si lo hacen, dejarán huella y estarán cometiendo una infracción.

Y si les pillan haciéndolo mal, cuidado con las sanciones, que pueden ser de hasta 50.000 € por cada año que empleen un software no homologado, o de hasta 60.000 € por violar la privacidad de los datos de las facturas.

¿Miedo? Ninguno.

¿Ganas de aprovechar la oportunidad para asesorar ante esta oleada de cambios normativos que van a revolucionar el mundo de la facturación B2B? Máximas.

De gestoría… a asesoría: tus clientes lo necesitan

Puedes seguir ayudándoles con sus impuestos, claro que sí.

Pero aprovechando la necesidad de adaptación normativa en asesorías empresariales, podrías empezar desde ya a convencer a tus clientes de que hagan el cambio con tu ayuda.

La legislación que va a entrar en vigor la tienes clara, ¿no?

Tenemos la ley crea y crece

Y el sistema veri*factu

Y también la ley antifraude

Son muchos los cambios y obligaciones que implican.

Pero muy a grandes rasgos, se resumen así:

• Entre 2025 y 2026 habrá que adoptar la factura electrónica en negocios B2B
• Comunicar los estados de las facturas electrónicas será obligatorio también llegado el momento
• Será necesario utilizar una solución privada para gestionar facturas electrónicas… o la propia solución pública creada por Hacienda
• Las soluciones privadas tienen que estar homologadas, y para ello tendrán que cumplir toda una serie de requisitos, como que se conecten unas con otras o con la solución pública
• Todo lo que se haga en dichos programas dejará una huella rastreable por Hacienda
• Será ilegal editar facturas ya creadas; para hacer cambios, habrá que recurrir a las rectificativas
• Y si no se cumple con ello, lo dicho: sanción, que puede estirarse hasta los 60.000 €.

Partiendo de esa base, ponte en el lugar de las empresas y autónomos: necesitan algo de lo que agarrarse.

Requieren a alguien que les guíe en el proceso de adaptación, y ese papel lo tiene que hacer una asesoría como la tuya.

Una asesoría que conozca los cambios regulatorios que afectarán a sus clientes.

Una asesoría que dé ejemplo con el cumplimiento normativo.

Una asesoría que conozca a la perfección la hoja de ruta de cada uno de sus clientes… y pueda aprovechar para ayudarles a adaptarse y ganarse el papel de asesor, más que de gestor.

Por el bien de tus clientes, sí, pero también del tuyo, ya que los servicios de asesoría suelen estar bastante mejor remunerados que los de pura gestoría. Por no hablar de que con esos servicios de valor añadido elevarías la propuesta del despacho, claro.

Y ahora llega el quid de la cuestión: ¿cómo consigues que te vean así?

¿Qué estrategias para asesorías y normativas tienes sobre la mesa?

¿Cómo motivar a tus clientes en una asesoría, para que adopten ya la factura electrónica y no se esperen al final del plazo?

Toma nota, que vamos a ver cinco recursos… y uno extra al finalizar, que te ayudará a motivar y asesorar a tus clientes.

6 vías de motivación de clientes ante las nuevas normativas

El objetivo está claro: tienes que conseguir que todos tus clientes hagan la transición libre de errores… y que se adapten cuanto antes, sin esperar al final del plazo.

Y que terminen viéndote como una asesoría más que como una gestoría, claro.

Aquí van algunas estrategias para asesorías y normativas que te ayuden con eso:

#1 Hazles saber que asesoría y cambios regulatorios van de la mano

Ponte en la piel de tus clientes: ¿cómo dormirías pensando que puedes estar pasando alguna nueva normativa por alto?

Si por las mañanas no te pones a revisar el BOE o las webs jurídicas, como no te avise algún experto… puedes llevarte sorpresas desagradables cuando menos te lo esperes.

¿Qué te haría descansar tranquilo?

Tener una asesoría de tu lado que vele por ti. Asesorías, cambios regulatorios y cumplimiento normativo tienen que estar conectados, sí o sí.

Y tus clientes deben saberlo, siendo la factura electrónica una oportunidad fantástica para demostrarlo. Que conozcan de tu mano, de una forma u otra, que está a punto de cambiarles la operativa del negocio, al menos en lo que se refiere a la facturación.

#2 Convénceles de que procrastinar es una pésima idea

Apetece agotar los plazos; no hay duda.

Apetece seguir facturando con comodidad. De la misma forma productiva que siempre, hasta que sea inevitable, sí.

Apetece esquivar los cambios y dedicar tiempo a algo nuevo hasta que no quede otra, claro.

Pero debes convencer a tus clientes de que es una malísima idea.

¿Por qué?

El período de adaptación está siendo muy largo. La Agencia Tributaria ha dejado —o va a dejar, más bien— entre 12 y 24 meses a las empresas y autónomos, dependiendo de su volumen de facturación. A contar desde la publicación definitiva en el BOE del reglamento regulatorio, que está al caer.

Un año completo, o dos.

Si tras ese tiempo alguna empresa o autónomo lo hace mal, Hacienda no tendrá piedad. Habrá habido suficiente margen para la transición.

Y es que ya es posible adaptarse y olvidar el Word o el Excel y pasarse a la facturación electrónica.

Aún no hay programas que oficialmente tengan la homologación, pero sí los hay que gestionan facturas electrónicas y, presumiblemente, pasarán a formar parte de la lista mágica.

De adaptarse ya, tus clientes podrán pulir procesos y resolver dudas que les vayan surgiendo durante la adaptación.

Y lo que es más importante: podrán contar con tu asesoría para que les ayude durante todo el proceso.

De no hacerlo ya, una de dos:

La misma semana que entra en vigor la operación, deprisa y corriendo, tus clientes hacen el cambio sin tu completa disponibilidad —estás ayudando a todos los procrastinadores— y les sale… milagrosamente bien

Ídem, pero les sale mal, incurren en una falta, no corrigen por falta de tiempo y les cae una multa de varios miles de euros

Definitivamente, es mucho mejor convencer a tus clientes de que se pasen ya a la facturación electrónica con tu ayuda.

#3 Que tus clientes sepan que los cambios son complejos… y alerta con las sanciones

¿Cómo motivar a tus clientes en una asesoría, de forma infalible?

Con las sanciones. Haciéndoles conscientes de lo que tendrán que pagar si se equivocan.

Para eso, es ideal que les cuentes que adoptar la factura electrónica no consiste en pasarse a la facturación digital en PDF o en datos estructurados.

Háblales de la solución pública, de comunicar los estados y de las soluciones privadas. De que llegado el momento todo dejará huella, y no podrá haber modificaciones en las facturas. Ni la fecha.

Es decir, muéstrales la complejidad —real— de la nueva realidad y la importancia de no dar pasos en falso.

Y ahí, cuando tus clientes se vean incapaces de asumir el cambio por su cuenta, empieza a hablar de las sanciones.

¿La sanción por no pasarte a la factura electrónica o por equivocarte con el formato? 24.000 € para las empresas, 10.000 € para los autónomos.

¿La sanción por no notificar a tiempo las facturas? Hasta un máximo de 6.000 € por trimestre.

¿Y la de cometer errores de contabilidad? Hasta 6.000 € también por ejercicio.

Y si no les cambia la cara, presenta los platos fuertes: hasta 50.000 € al año por emplear un programa ilegal y hasta 60.000 € de multa por violar la privacidad de los datos de las facturas.

Y atención, que «ilegal» no quiere decir pirata. Un programa aparentemente de toda la vida, con usuarios y reseñas, podría ser ilegal por no cumplir con alguno de los requisitos del reglamento veri*factu.

Todas esas sanciones se evitan de la misma manera: al adaptarse a nuevas normativas con asesorías como la tuya.

¿Se te ocurre una mejor motivación para clientes ante las nuevas normativas?

#4 Háblales de los beneficios y ventajas de adoptar la factura electrónica

Ya hemos visto el riesgo de adoptarla agotando el plazo. El beneficio de empezar ya con la transición es evitar sanciones más que probables.

Pero, ¿qué beneficios generales tiene el uso de la factura electrónica en el negocio de tus clientes?

La rapidez operativa, porque con las soluciones homologadas el envío y recepción de las facturas es inmediato, y no habrá problemas de formatos, evitando así una sanción

Los datos de las facturas estarán protegidos con los protocolos de seguridad de la nube, evitando así otra sanción —la más contundente, de hecho—

Ahorro de gastos, como en papel, tinta y espacio para archivar papeleo, al ser el nuevo proceso puramente digital

El negocio reducirá así la huella de carbono, contribuyendo a que el mundo sea más sostenible

Se eliminan los errores manuales clásicos del proceso de facturación, así como el tiempo pasa subsanarlos

Es sencillísimo rastrear los datos del emisor y receptor gracias a la firma con el certificado digital y a que es técnicamente imposible manipular una factura electrónica

Puede ser el primer paso para la transformación digital, donde la automatización de procesos es protagonista y el negocio tiene más tiempo para hacer aquello que se le da bien

Si vas con el arsenal de beneficios preparado, no habrá cliente que se resista al cambio con la ayuda de tu asesoría.

#5 Envía comunicaciones personalizadas: una al segmento y otra a cada cliente

Para que los clientes vean que tu asesoría se toma en serio el cumplimiento normativo, una buena idea es que prepares comunicaciones para cada uno de los segmentos afectados por la factura electrónica.

Recuerda:

Empresas y profesionales de más de 6 millones de euros anuales de facturación

Empresas y profesionales de menos de 6 millones de euros anuales de facturación

Y dentro del segundo grupo, hay que dividir a las empresas y los autónomos, puesto que cuentan con plazos diferentes para empezar a comunicar los estados de las facturas.

Cuando un cliente de uno de los segmentos reciba un mensaje adaptado a su situación específica, prestará más atención que si haces un envío genérico para todos.

¿Y tras esa comunicación?

Riza el rizo enviando un mensaje personalizado y específico a cada uno de tus clientes afectados por los cambios regulatorios.

En dicho mensaje, háblales de sus números, del volumen de facturas que manejan, de los cambios operativos que van a experimentar y de la importancia de no esperar para hacer la transición.

Personaliza las sanciones que recibiría cada cliente y entra un poco también en los beneficios del cambio.

Y cuando hayas demostrado que podrías llevarles de la mano a esa nueva realidad, ofrécete como asesor para ayudarles con el cambio… y prueba, mientras les ayudas, que pueden contar con tu asesoría para mucho más que adoptar la factura electrónica.

#6 Ofrece una herramienta sencilla para que se adapten

Cuando tus clientes tengan toda la teoría sobre la mesa, el consejo es que des la estocada final en forma de herramienta.

Y no, no en forma de recomendación, dándoles un nombre y ya está. Mejor una herramienta con nombre y apellidos que les permita estar cerca de ti como asesor. Una que cumpla con las obligaciones derivadas de la factura electrónica y con la que las acciones de tus clientes lleguen a tu ERP.

Para que cuando ellos emitan una factura electrónica, tú tengas la información. Y lo mismo cuando las envíen, las reciban o las acepten y rechacen.

¿Y a ti quién te ayuda con la motivación de clientes y las nuevas normativas?

Pues un programa que asegure la adaptación normativa en asesorías empresariales.

Un software que te ayude con tu trabajo de asesor sin descuidar el de gestor, que tus clientes te lo van a seguir pidiendo.

Una herramienta capaz de darte una visión integral de tu empresa, de todas las áreas que la conforman, para que tomes decisiones informadas y aumentes la rentabilidad del negocio.

Un recurso que te permita automatizar procesos y ahorrar mucho tiempo; un tiempo que podrás dedicar a motivar y asesorar a tus clientes en la nueva factura electrónica.

Y que te ayude, a la vez, a motivar a tus clientes de la asesoría con una comunicación directa fluida y un entorno de trabajo colaborativo en la nube.

Un medio que te permita estar conectado con tus clientes, ya sean empresas o autónomos, de forma que todo lo que hagan con su programa de facturación… quede registrado en tu ERP.

En definitiva: un programa para asesorías como Cegid Diez ERP Despacho, tu as en la manga ante la cuestión de cómo motivar a clientes en una asesoría.