Cómo crear y enviar una factura FACe

Cómo generar la factura FACe

Para enviar una factura FACe no hay vuelta de hoja: tienes que emplear la plataforma FACe necesariamente, como veremos enseguida.

Pero… ¿y para generar la factura FACe?

Es decir, la factura en formato facturae que solicita la plataforma FACe antes de hacer el envío.

Puedes emplear dos vías, como hemos dicho antes:

La solución pública, que recibe el nombre de MiFacturae

Las alternativas particulares ofrecidas por softwares de facturación especializados

Existen diversos programas para generar la factura FACe —facturae en realidad, que luego será FACe—.

A partir de los datos de facturación —emisor, receptor, conceptos, importes, fecha, numeración…—, son capaces de generar la factura en el formato estructurado que dicta la ley.

El programa público, MiFacturae, hace lo mismo.

Cómo enviar una factura FACe

Ya la tenemos creada y el siguiente paso es presentarla.

¿Cómo lo haces?

Es tan sencillo como acceder desde aquí a la plataforma para presentar la factura FACe y elegir la opción de Enviar factura.

Luego debes hacer login con el certificado electrónico, la firma electrónica o el sistema Cl@ve

La siguiente pantalla te muestra tres campos:

• El de Correo electrónico del emisor, para recibir actualizaciones sobre el estado del proceso
• El de Factura, donde debes seleccionar el archivo en formato facturae
• Y el de Anexos, donde puedes incluir aquellos relacionados con la factura: contratos, certificaciones bancarias, desglose de costes…

Tras el clic en Remitir Factura solo tienes que confirmar los datos, enviar… y listo; únicamente faltaría descargar el documento que justifica el envío de la factura FACe.

Y ahora que sabes cómo generar y enviar una factura FACe, queremos asegurarnos de que estés preparado para una novedad legislativa crucial que afectará a las obligaciones de tu negocio: la «nueva» factura electrónica.

De la factura FACe a la «nueva» factura electrónica

Hasta ahora, la factura electrónica era obligatoria únicamente a la hora de facturar a la Administración.

¿Y qué ha pasado?

Pues que en busca de reducir la morosidad y aumentar la transparencia, de la ley crea y crece ha derivado un nuevo reglamento de facturación electrónica que va a obligar a las empresas y profesionales a emplearla cuando hagan negocios B2B.

Es decir, que para negocios con otras empresas y profesionales, en el momento en que se apruebe ese nuevo reglamento, será estrictamente obligatorio que hagas uso de la factura electrónica.

Aunque exactamente cuando se apruebe no, sino que dependerá de tu facturación.

Las empresas y profesionales que facturen más de 8 millones de euros tendrán la obligación de emplear la factura electrónica en algún momento de 2025, mientras que el resto podrán estirar el plazo un año más.

La fecha definitiva depende de la aprobación del nuevo reglamento de facturación electrónica, que todavía no se ha confirmado. Pero llegado el momento, todas las empresas y profesionales tendréis que emplearla en los negocios B2B… y cuando facturéis a la Administración, algo que lleva siendo obligatorio desde 2015.

¿Y el formato de esa factura electrónica?

Tendrá un lenguaje XML estructurado —como Facturae—, y solo podrá ser emitida por programas homologados por la Agencia Tributaria.

Dichos programas tendrán que cumplir los requisitos impuestos por la ley antifraude y su reglamento asociado, conocido como verifactu.

¿Y para facturar a la Administración Pública?

Lo lógico es que sigas empleando la plataforma FACe, a la que tendrás que subir las facturas electrónicas y remitirlas a la administración competente.

Programas para hacer la factura electrónica FACe

Ya sabes que en realidad es para crear facturas estructuradas en formato facturae que luego puedas convertir en FACe al subirlas a la plataforma.

Son programas que, a priori, también estarán homologados por Hacienda y, por tanto, servirán para emitir facturas electrónicas en el sector privado, sin necesidad de que intervenga la Administración.

Vamos a hablarte brevemente de tres:

• Holded es una herramienta de facturación multitarea capaz de ayudarte con la gestión de proyectos, de clientes, con el inventario y hasta con los recursos humanos. Tiene una interfaz sencilla y es escalable, aunque su punto débil, la falta de especialización, hace que se pueda quedar corta en según qué situaciones.
• Anfix te ayuda con la gestión de gastos, con la contabilidad, con el control de tesorería… y con la facturación, claro. El inconveniente es que aunque emplea la automatización en muchos de sus procesos, el de generar facturas electrónicas no es especialmente ágil.
• Sage, por su parte, también te ayuda con la contabilidad, análisis financiero o gestión de inventarios, además de la facturación. Sobre el papel es capaz de hacer de todo y todo bien, pero la curva de aprendizaje es larga y puede no ser apta si necesitas facturar a la Administración ya.

Falta de especialización, lentitud en el proceso, una curva de aprendizaje demasiado larga… ¿Qué herramienta solventa estos tres inconvenientes y te ayuda como la que más a generar facturas electrónicas?

Cegid Yet, la mejor alternativa para crear la factura y luego enviarla en la plataforma FACe

Hablamos de un programa de facturación con el que podrás trabajar con todos los formatos de factura y que se adapta a cada negocio para ofrecerle exactamente lo que necesita: inmediatez en el proceso de facturación, incluyendo el facturae para facturar a la Administración Pública a través de la plataforma FACe

Además de generar la factura FACe, puedes trabajar con cualquier formato.

Cubre las necesidades de todo tipo de empresas, desde autónomos que necesitan presentar alguna factura a la administración, como a grandes empresas con volúmenes grandes de facturación.

Así que sí, es ideal para pymes, emprendedores y grandes empresas. Te acompaña desde el primer momento y se va adaptando conforme crezca el negocio.

Está claro: Cegid Yet es la mejor de las alternativas para generar facturas en formato facturae, convertirlas a facturas FACe y enviarlas desde la plataforma del Estado al hacer trabajos para la Administración Pública.

Y que no te quepa duda: es mucho más fácil pasarse ya a la factura electrónica que apurar el papel y el boli o el Excel hasta que llegue la fecha tope y ya no quede remedio.

Preguntas frecuentes sobre la factura FACe

Sabemos que el tema es complejo y no queremos que te quedes con ninguna duda, así que… Aquí tienes las dudas y preguntas más comunes a la hora de crear y presentar una factura FACe.

+ ¿Qué es «FACe» en realidad?

Es un portal online, cuyo nombre se refiere al Punto General de Entrada de Facturas de la Administración General del Estado.

Es decir, es el portal web desde el que enviar la factura electrónica FACe a la Administración Pública. El portal, que no el formato. Las «facturas FACe» realmente son facturas en otro formato —facturae— que se suben a la plataforma FACe y se convierten en facturas FACe antes de ser enviadas.

Pero por una simple asociación de conceptos, a las facturas en formato facturae, se las conoce habitualmente como facturas FACe.

+ ¿A qué administraciones públicas hay que facturar desde el portal FACe?

Estamos hablando muy a la ligera de la Administración Pública, pero… ¿a qué órganos nos referimos realmente?

Los únicos obligados a recibir facturas electrónicas FACe son estos:

• La Administración del Estado, las autonómicas y las locales
• La Seguridad Social
• Los organismos autónomos que gestionan los servicios públicos como el INE, la Biblioteca Nacional o el CSI
• Las universidades públicas
• Las entidades de derecho público, como la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre
• El parlamento nacional y los autonómicos
• El Consejo General del Poder Judicial, el Tribunal Constitucional, el Tribunal de Cuentas del Estado y los autonómicos y el Defensor del Pueblo del Estado y los autonómicos
• A las diputaciones forales y juntas generales del País Vasco

La regla de oro es preguntarte si es un órgano público.

¿Lo es? Facturación FACe.

¿No lo es? Dentro de poco habrá que facturar electrónicamente también; ya sabes.

+ ¿En qué se diferencian la factura FACe y la factura electrónica?

Tenemos dos tipos de factura electrónica:

El actual es el facturae, que cuenta con un formato estructurado y que, recuerda, puede ser generado por MiFacturae —solución obra de la propia Administración Pública— o por los programas de facturación especializados

Y luego está la futura factura electrónica, aquella en formato estructurado XML —como facturae— y emitida por los programas homologados por Hacienda, que será obligatoria para las empresas y profesionales en algún momento de 2025 o 2026, según el volumen de facturación

La factura FACe podría entenderse como la factura electrónica que ya se ha subido a la plataforma FACe, lista para ser enviada al órgano público en cuestión. Por tanto, la diferencia sería que no ha entrado todavía en la plataforma FACe.

+ ¿Es posible generar la factura FACe fuera de la plataforma FACe?

Sí y no.

Si entendemos que una factura FACe es una factura electrónica que ya se ha subido a la plataforma FACe y está lista para ser enviada, la respuesta es que no: no hay forma de generar una factura FACe fuera de la plataforma FACe.

Ahora bien: si nos referimos —incorrectamente— como «factura FACe» a la factura en formato facturae, sí que es posible crearla fuera de la plataforma FACe.

Es más: desde la plataforma FACe no se crean las facturas electrónicas, sino que solo se envían tras ser «convertidas» en facturas FACe.

+ ¿Es posible presentar la factura FACe fuera de la plataforma FACe?

Aquí da igual que hablemos de factura electrónica facturae, FACe o XML: como una factura FACe solo es tal cuando pasa por la plataforma FACe, no es posible enviarla por otros medios.

Es decir, no es posible enviar una factura FACe fuera de la plataforma FACe.

+ ¿Qué programas hay para crear facturas facturae y enviarlas luego por la plataforma FACe?

Como has visto, existen varias alternativas, cada una dirigida a un segmento distinto o con unas peculiaridades o funcionalidades diferentes. Las hay solo para autónomos, para pymes, para grandes empresas, con una interfaz puramente online, de instalación en local…

Es importante elegir una que se adecúe a las necesidades de cada empresa o profesional. Con Cegid Yet tienes opciones seas una pequeña o gran empresa, ya que tiene soluciones para todo tipo de profesionales y empresas. ¿Necesitas enviar facturas a la administración pública? Conoce ya la solución perfecta para tu negocio.