Les notes de frais sur les rails pour DB Cargo France : fluidité, simplification et gain de temps
DB Cargo France a été créé à l’origine sous le nom d’Euro Cargo Rail au début de 2005 par la société de fret britannique English Welsh & Scottish Railway. En 2006 ont lieu les premiers transports de fret. Tout au long de son histoire, l’entreprise ferroviaire a grandi et fait évoluer ses processus et son organisation pour se rapprocher de sa maison mère, la Deutsche Bahn. En septembre 2021 elle a finalement changé de nom pour DB Cargo France. Le saviez-vous ? DB Cargo, c’est 145 locomotives,10 millions de kilomètres parcourus chaque année, et 400 conducteurs.
Rencontre avec… Julien Peyriguère en charge de la gestion des notes de frais
Julien Peyriguère travaille depuis 14 ans chez DB Cargo et occupe, depuis 2018, le poste d’Assistant des Ressources Humaines. Il est en charge, notamment, du processus de gestion des notes de frais pour l’ensemble des collaborateurs. Enthousiaste et cartésien, il nous livre ici son retour sur l’évolution de sa mission de valideur. Il utilise Cegid Notilus et a vu évoluer la solution au fil des ans, nous sommes allés à sa rencontre !
Un contexte d’urgence qui amène à changer les habitudes
Lors de sa prise de poste, DB Cargo France était déjà doté de la version historique Cegid Notilus. Julien Peyriguère a dû traiter au plus vite et manuellement un reliquat de près de 700 notes de frais qui étaient restées en stand bye, du fait du départ de la personne en charge à l’époque.
C’est en 2019 que tout va changer ! Julien participe à un atelier sur le contrôle Urssaf et fiscal durant le Cegid Notilus Day et découvre que l’on peut s’affranchir de la gestion manuelle grâce à la dématérialisation des notes de frais (saisie et stockage) proposée par la législation.
Julien opte donc dès 2020 pour un premier changement de version de Cegid Notilus avec une gestion dématérialisée des notes de frais, alors même qu’il est très sollicité durant cette période de pandémie. 4 ans plus tard, il intègre la nouvelle montée de version de Cegid Notilus, passant de la version PC à l’application mobile. Il revient sur les bénéfices de Cegid Notilus qu’il a vu évoluer, et qui a véritablement transformé son quotidien.
Depuis 4 ans vous êtes passés à la dématérialisation. Quels bénéfices pour DB Cargo ?
Les bénéfices sont doubles : d’un côté pour les valideurs N+1 et moi-même pour la comptabilité, mais aussi pour les collaborateurs.
1. Plus de 50% de temps gagné dans le processus de validation !
Avec la dématérialisation des notes de frais, dès 2020, j’avais déjà gagné 50% de temps de traitement par rapport à la gestion manuelle. Les collaborateurs prennent directement en photos leurs justificatifs qui sont intégrés dans l’application. Les champs sont reconnus automatiquement. Ensuite, les notes sont validées par le N+1 et je les reçois pour contrôle avant envoi pour paiement. Aujourd’hui, avec la nouvelle version, j’ai encore gagné en temps et en fluidité. S’il y a une incohérence, j’ai des alertes directement sur la note, et je peux la lire avec la fonction “loupe” sans être obligé de la télécharger, puis de l’ouvrir pour la vérifier. Je peux entourer le montant ou la date avec le système “crayon”. Si j’ai une interrogation avant de valider, c’est vraiment pratique. Cela réduit vraiment le nombre de clics donc de temps de validation pour moi !
2. Fini le papier, un pur bonheur !
Le papier représentait une problématique réellement chronophage. Depuis la dématérialisation, je n’ai plus du tout de papier à gérer, ni à descendre aux archives pour stocker tous les justificatifs. Un pur bonheur ! Grâce à l’archivage à valeur probante, je sais qu’en cas d’audit, je peux retrouver facilement et rapidement une note particulière. Tant pour le valideur N+1, côté comptabilité que du côté collaborateur, l’application est très simple à utiliser. Côté collaborateur, le scan des justificatifs directement depuis l’appareil photo de l’application mobile évite les pertes des notes.
3. Terminés les risques d’erreurs ou de fraudes : tout est sous contrôle
En cas de doublon de justificatif, l’application détecte automatiquement que le frais a déjà été rentré. De même, si le repas a été payé en ticket restaurant, il ne peut être en même temps remboursé en note de frais. Nous refusons de rembourser l’alcool dans notre politique de voyage et je peux également détecter s’il a tout de même été intégré à la note de frais. Côté indemnités kilométriques, les calculs automatiques de la toute dernière version de Cegid Notilus sont des fonctionnalités qui nous ont grandement facilité la vie. Cela simplifie beaucoup les choses pour moi au niveau comptable car nous savons que la personne part de son domicile ou de son agence d’affectation pour aller à un endroit précis. Si je constate que l’adresse de l’assignation semble étrange, je vérifie avec le N+1. Autre point de sécurité, le collaborateur ne peut pas “rajouter” des kilomètres car c’est automatiquement calculé par Via Michelin.
4. Remboursement en moins de 7 jours !
Avant la dématérialisation, rien n’était centralisé. Les collaborateurs envoyaient leurs notes à la personne qui était en région, qui elle-même l’envoyait ensuite au siège. La note ensuite était vérifiée puis validée, ou retournée s’il y avait des erreurs. Donc, les remboursements prenaient plus d’un mois. Aujourd’hui, tout est rassemblé dans l’application. C’est plus simple pour les valideurs de premier niveau et également pour la comptabilité lors de la vérification. Les collaborateurs ont 60 jours pour rentrer leurs notes de frais, après, c’est trop tard. Mais avec l’application mobile, plus aucune excuse pour ne pas traiter les notes de frais, notamment par manque de temps ou perte de justificatifs entre l’agence et le siège !
« Il y a un gain de temps pour tout le monde. Plus besoin d’envoyer les notes à la personne qui va gérer la validation en N+1. Tout est centralisé dans l’application. Une fois la note validée, je contrôle et la remets en comptabilité tous les vendredis et le collaborateur est remboursé le jeudi de la semaine suivante ! »
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5. Support et accompagnementde qualité
Nous sommes très satisfaits de Cegid Notilus, et lorsqu’il a été question de migrer cette année nous n’avons pas imaginé changer de solution. Non seulement pour les avantages qu’elle apporte à la gestion de nos notes de frais, mais aussi pour le soutien continu et l’accompagnement de qualité que nous avons toujours reçus lors des migrations antérieures. De plus, côté collaborateurs, je n’ai jamais eu de retour négatif. Ils sont tous très contents, donc aucune raison de changer ! 6. Une expérience utilisateur encore améliorée L’application mobile offre une expérience utilisateur ultra moderne et beaucoup plus ergonomique, ce qui a été très apprécié par nos collaborateurs qui constatent une réelle différence entre le lien Web et l’application mobile. Pour l’avoir testé et re-testé moi-même avant de migrer, c’est vrai que c’est formidable. De mon côté, le passage en SSO m’évite toutes les complications de gestion des pertes de mots de passe, à devoir débloquer des utilisateurs…Je gagne beaucoup de temps à ne plus me disperser sur ce genre de tâches, chacun est autonome.
Le coup de cœur de la Rédaction sur la migration vers l’application mobile
« C’est un gain de temps phénoménal… Le fait de l’avoir sur mobile est vraiment top. Nous avons maintenant un logiciel ultra moderne et qui donne envie de s’y rendre, encore mieux que la version précédente. LA grande nouveauté, c’est le calcul automatique des indemnités kilométriques… J’ai juste à vérifier, je crois que personne n’est plus tenté de frauder. »
Et pour demain ?
Aujourd’hui je réalise mes analyses et mes rapports “spécial contrôle de gestion” sur des anciens tableaux mais nous avons une formation en vue avec une consultante de Cegid Notilus.
DB Cargo France en chiffres
CA 2023 : 168.08 M€ Nombre de collaborateurs : 200
Cegid Notilus, simplifiez votre quotidien !
Avec notre OCR, tous les champs tels que la TVA, la devise ou le montant, sont automatiquement détectés. Avec l’archivage à valeur probante, vos justificatifs de frais sont conservés dans un cloud sécurisé.
- Gestion des notes de frais et déplacements
- Gestion de la flotte auto