Pourquoi et comment le cabinet ExinCo a mis en place Cegid Conciliator

« Le temps s’accélère d’ici à la généralisation de la facture électronique. Il faut monter dans le train. L’automatisation de la saisie va dans le sens de l’histoire, et aussi de l’histoire de notre cabinet », résume l’expert-comptable. Elle constitue une nouvelle étape de l’avancée technologique d’ExinCo, totalement dématérialisé depuis son ouverture, en SaaS depuis 2018, et dont les collaborateurs bénéficient par ailleurs de doubles (ou triples) écrans confortables, de scanners portables et de mobilier adapté.

Pourquoi avoir choisi Conciliator ?

Le cabinet est équipé de Cegid Quadra depuis l’origine. Il a d’abord utilisé Quadra Box avant de passer à Conciliator en 2021. « Nous voulions ce qu’il y a de mieux, déclare simplement Grégory Pérus. Nous étions globalement satisfaits de Cegid, et nous nous sommes simplifiés la vie en utilisant une de leurs solutions d’IA pour automatiser la saisie ».

Aujourd’hui Conciliator gère environ 5,000 pièces par mois. L’objectif de l’expert-comptable est d’arriver à la saisie complètement automatique de 75% des factures reçues.

En ce qui concerne les autres documents, comme :

• Les relevés bancaires,
• Les échéanciers d’assurance,
• Les contrats et échéanciers d’emprunts,
• Tous les documents liés au social,
• … et les pièces non comptables transmises par erreur (devis, bons de livraison, et éléments personnels du dirigeant !),

le logiciel fait le tri au fur et à mesure, propose les affectations, et attire l’attention sur les points à résoudre par le collaborateur.

Compter sur l’accompagnement de l’éditeur

« Nous faisons suffisamment savoir quand nous ne sommes pas satisfaits, pour ne pas refuser de témoigner quand ça marche bien ! », plaisante l’expert-comptable, qui souligne la qualité de l’accompagnement par Cegid. « J’apprécie beaucoup le suivi humain. Oui, le chat inclus dans Conciliator est très bien, nous disposons de tutoriaux vidéo, etc. Mais le CSM (customer success manager) de Cegid qui nous suit, et le call que nous avons régulièrement avec lui, sont encore plus précieux. Notre interlocuteur nous aide à être plus efficients ».

L’outil lui-même dispense du feedback : la proportion d’affectations immédiatement réussies, le nombre d’incidents, et même l’utilisation de la solution. De quoi cadrer la progression de l’automatisation dans les pratiques du cabinet.

Déploiement : un projet à conduire et accompagner

Aujourd’hui le déploiement de Cegid Conciliator est quasiment terminé chez ExinCo – 96% des dossiers sont traités par le robot. Mais il ne s’est pas fait tout seul, se souvient l’expert-comptable.

Sur la base de l’expérience, Grégory Pérus liste les leçons apprises à cette occasion, à retenir pour tous les cabinets qui se lanceront dans la saisie assistée par l’IA :

• Un vrai projet. Considérer la mise en place comme un projet à part entière. Même si l’autonomie est érigée en principe dans le cabinet, il faut contrôler l’avancée des opérations et des formations, déterminer et suivre un planning de transition des dossiers… bref, dresser un plan de bataille – comme de passer 20 nouveaux dossiers chaque mois sur Conciliator par exemple.
• Maîtriser l’on-boarding du robot. Pour ne pas perdre de temps, il faut veiller au bon apprentissage du logiciel. Si le collaborateur lui apprend de travers, il reprendra cette erreur à son compte… et il faudra ensuite travailler à « redresser » ce mauvais pli.
• Accompagner le changement, c’est-à-dire, pour l’essentiel, accompagner les collaborateurs. Formation ab initio, échanges entre utilisateurs, résolution pratique des difficultés, mises à jour et élargissement régulier des connaissances sont essentiels à la réussite.
• Un chef de projet. Sa qualité est déterminante. On choisira une personne positive, ouverte à l’innovation, mais aussi bonne praticienne de la saisie.
• S’appuyer sur l’éditeur. En contact avec tous les utilisateurs de Conciliator, il connait les écueils à éviter, mais aussi les clés de la productivité du logiciel. L’existence d’un interlocuteur régulier constitue un plus appréciable.

Données : jusqu’à l’épaisseur du trait !

Aujourd’hui, ExinCo est concentré sur l’utilisation de Cegid Conciliator en saisie comptable. L’étape suivante tiendra dans l’automatisation de l’analyse des données saisies dans le détail des sous-comptes, chaque fois que le client sera demandeur.

« Il n’y a pas vraiment de limites, sinon les besoins des clients. On peut aller jusqu’à l’épaisseur du trait ! Une fois paramétrée, la production régulière des agrégats est très rapide ».