PL Experts : s’automatiser pour mieux se spécialiser
Luc Lostanlen est Associé fondateur et Chef de mission de PL Experts Conseils et gestion, un cabinet qui a été ouvert voici 9 ans à Hyères les Palmiers, et qui compte aujourd’hui environ 200 clients.
Son objectif : s’appuyer sur son expérience et sa légitimité dans le domaine de l’immobilier pour y développer encore sa clientèle. Pour y parvenir, il lui fallait gagner en productivité sur la comptabilité des autres clients du cabinet. Pour cela, en novembre 2022, PL Experts a choisi d’adjoindre la solution Cegid Conciliator à Cegid Quadra qu’il utilisait déjà.
Une forte appétence pour l’immobilier
Aujourd’hui le portefeuille de PL Experts se répartit ainsi :
- Pour 2/3 dans l’Immobilier
- Pour 1/3 dans des TPE de toutes natures
Parmi la clientèle immobilière, on dénombre à date plus d’une centaine de Loueurs de Meublé Non Professionnels (LMNP), des SCI, des agences immobilières… Du point de vue strictement comptable, il ne s’agit pas de clients chronophages, à raison d’une dizaine de factures par an ou moins encore pour un LMNP ou une SCI. Leurs besoins sont ailleurs.
« Il faut être disponible pour les LMNP. Ce n’est pas la dimension comptable ou déclarative qui prend du temps avec eux, explique Luc Lostanlen. L’essentiel tient dans leur accompagnement, qui commence bien souvent en amont de l’opération par une explication approfondie du fonctionnement, notamment fiscal, de ce statut fiscal (amortissements etc.), et le compare à ses alternatives fiscales (IR/IS). Je les conseille, suite à leur acquisition, dans le développement fiscal et comptable.
Une fois l’investissement réalisé, il faut organiser des piqures de rappel… et surtout les aider à établir leur déclaration de revenus. Il y a beau n’y avoir que quatre cases possibles, les particuliers ont tendance à les oublier d’une année sur l’autre ! ». Le cabinet diffuse par mail les explications nécessaires en temps voulu, avec des captures d’écran pour éviter toute confusion.
Enfin, le cabinet doit régulièrement répondre aux questions soulevées par les incessantes modifications règlementaires (PLF 2024, par exemple), en 1to1 ou en circularisant.
Condition sine qua non pour pouvoir développer cette clientèle immobilière : gagner du temps sur la production comptable des autres clients.
Former ses clients à la dématérialisation
Ce gain de temps commence par la digitalisation systématique.
Quand on travaille en solo, il est indispensable de dématérialiser toutes les pièces. J’en fais une condition pour accepter tout nouveau client. Ils sont formés à préparer chaque mois un document pdf unique, transmis par Dropbox, rassemblant toutes les nouvelles pièces. En début de mission, je les aide à installer ce qu’il faut, je prends la main à distance pour une démonstration, etc., afin de les acculturer tout de suite.
L’éducation des clients ne s’arrête pas là, explique Luc Lostanlen. Il est essentiel d’apprendre aux LMNP à ne plus attendre le mois de janvier pour tout envoyer, si l’on veut éviter les embouteillages et rester disponible. Mais de leur côté, les TPE comprennent de mieux en mieux l’intérêt de disposer de comptes à jour – et d’une projection préalable à la fin de l’exercice de leurs résultats, par exemple – pour prendre leurs décisions en connaissance de cause. Elles sont donc ouvertes à ces nouvelles pratiques.
L’habitude de transmission est vite prise. « Et une fois le fichier mensuel transmis, je n’ai plus qu’à le basculer dans Cegid Conciliator, qui se charge de faire le tri et d’affecter les pièces ». Les ¾ des 67 clients non-immobiliers du cabinet sont déjà traités dans Cegid Conciliator.
Un nouveau process, une nouvelle efficacité
« Jusqu’à l’année dernière, je faisais comme beaucoup de confrères : je saisissais le relevé bancaire, et ensuite les factures. Aujourd’hui je confie d’abord le PDF du client à Cegid Conciliator, le robot me propose ses affectations et attire éventuellement mon attention sur des cas particuliers qui nécessiteraient une correction. Puis je saisis la banque, le logiciel fait les rapprochements et je n’ai plus qu’à lettrer.
Parmi les points qui font la différence :
- Une grande sécurité quant à la justesse des données : « Je ne constate jamais d’erreurs ni sur les dates, ni sur les chiffres » ;
- La gestion de la TVA : pas d’erreurs de taux ni de montants. « Une fois paramétré, par exemple, le calcul de la TVA sur carburants se fait automatiquement » ;
- La montée rapide en compétences de l’intelligence artificielle embarquée dans Conciliator ;
- A l’issue de cette période d’apprentissage de 3-4 mois, une justesse d’affectation proche de 100% – supérieure à celle du traitement manuel. « Même avec des clients CHR ».
Ces dimensions se retrouvent lors la révision. Parce que le contrôle se fait au fil de l’eau, que les chiffres sont correctement affectés, et qu’ils sont justes, ainsi que les dates. Mais aussi à travers une bien meilleure ergonomie :
Avant, je devais aller chercher la pièce dans la Box si j’avais besoin de la consulter. Il fallait la trouver, l’ouvrir, la fermer. Aujourd’hui il me suffit de cliquer sur sa ligne pour la visualiser, sans sortir de l’outil. Ça n’a l’air de rien, mais c’est beaucoup de temps gagné en révision !
Productivité : 50% de temps de gagné
Luc Lostanlen suit attentivement ses temps passés. Il constate l’amélioration de ses performances en matière de tenue comptable et de révision pour ses clients entrepreneurs :
- C’est bien simple : avant il me fallait 2 semaines au minimum pour faire toutes leurs TVA ; aujourd’hui je n’y passe plus qu’une semaine ».
- « Entre septembre 2022 et septembre 2023, je suis passé sur le même client de 3 heures de tenue à 1 heure 37’ ».
Le gain de productivité s’exerce aussi au bénéfice du conseil. « Une compta à jour est la condition numéro 1 de toute extrapolation ; aujourd’hui je suis en capacité de répondre très vite, par exemple à la question de la rémunération du dirigeant pour l’exercice en cours ».
50% de temps de gagné ! Le cabinet l’utilise pour servir son ambition de spécialiste immobilier. Rien qu’en septembre il a rentré 13 nouveaux LMNP, et plusieurs SCI. Avec un taux de conversion sur première rencontre de 90%, il compte bien continuer dans cette voie.
J’ai gagné la moitié de mon temps dans le traitement des sociétés. Maintenant, même en période de bilans, je suis disponible pour les LMNP. Cegid Conciliator m’aide à réaliser mon objectif.
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