Rgpd et vivier de recrutement : comment assurer une conformité optimale ?

Un vivier de talents, c’est bien plus qu’une simple liste de contacts. C’est une véritable base de données qui regroupe des centaines, voire des milliers de profils, qui comprend des CV, des compétences, des expériences, des diplômes et des certifications et peut accélérer le processus de recrutement. Cependant, derrière cette apparente simplicité se cache un enjeu crucial : la gestion des données personnelles. Depuis l’entrée en vigueur du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) en 2018, les règles se sont durcies pour mieux protéger les données des utilisateurs. Dans le cadre d’un vivier de talents, cela concerne directement les informations de vos futurs collaborateurs. Comment naviguer dans votre vivier tout en respectant le RGPD ? Voici notre analyse.

RGPD et vivier de talents : les points clés à connaître

Le 25 mai 2018, le RGPD a été mis en place en France, établissant un cadre juridique unifié applicable dans tous les pays de l’Union Européenne. Ce règlement s’applique également aux entreprises non européennes qui traitent des données personnelles de citoyens européens. Ainsi, toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, doivent se conformer à ces nouvelles exigences. Les données personnelles concernées incluent celles des clients, prospects, fournisseurs, salariés, et même des actionnaires.

Quelles règles et quels principes clés encadrent le recrutement et le vivier de candidats selon le RGPD ?

Pour respecter le droit des personnes, le RGPD impose plusieurs obligations, par exemple :

• Créer un registre des traitements de données : Cela permet de garder une trace des données que vous collectez et de leur utilisation.
• Garantir les droits des personnes : Les individus ont des droits spécifiques concernant leurs données, comme le droit d’accès, de rectification et d’effacement.
• Nommer un DPO (Délégué à la Protection des Données) : Ce professionnel est chargé de veiller à la conformité de l’entreprise avec le RGPD.
• Rendre conformes les formulaires de collecte de données : Chaque formulaire doit informer clairement les utilisateurs sur l’utilisation de leurs données.
• Responsabiliser les sous-traitants : Les entreprises doivent s’assurer que leurs partenaires respectent également le RGPD.
• Mettre en place des processus en cas de fuite de données : En cas de violation de données, des mesures doivent être prises rapidement.

La confidentialité en recrutement

En tant que professionnel des ressources humaines, vous manipulez quotidiennement des données personnelles. Cela inclut les coordonnées de vos candidats, leur parcours professionnel, leur numéro de sécurité sociale, et bien plus encore. Les règles du RGPD s’appliquent donc à vous, et il est essentiel de mettre en place des processus internes adaptés. Voici deux points cruciaux à considérer :

• Le droit des personnes à l’oubli : Tout candidat peut demander la récupération, la modification ou la suppression de ses données personnelles. Il est donc impératif de savoir comment répondre à ces demandes et de pouvoir y répondre rapidement afin de proposer la meilleur expérience candidat possible.
• La gestion du consentement : Avant de collecter des informations personnelles, vous devez obtenir le consentement explicite des candidats. Cela est d’autant plus important lors de la constitution d’un vivier.

Durée de conservation des données RH : que dit la CNIL ?

La loi impose un délai de deux ans après le dernier contact durant lequel vous pouvez conserver les données personnelles de vos candidats. Passé ce délai, vous devez les supprimer, sous peine de ne plus avoir de consentement valide. En cas d’utilisation de ces données sans consentement, vous encourez des risques juridiques.

Dans le cadre du RGPD, la CNIL est chargée de contrôler les entreprises vis à vis de leur conformité avec le RGPD. CNIL est l’acronyme de Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés. La CNIL n’a pas seulement un rôle punitif : elle peut accompagner les organismes à la mise en conformité.

Quelles solutions pour gérer son vivier en conformité avec le RGPD ?

Pour faciliter la gestion de votre vivier tout en respectant le RGPD, il est recommandé d’utiliser une plateforme spécialisée pour gérer les profils tout au long du processus de recrutement. En effet, il serait peu pratique d’utiliser un simple tableau Excel pour suivre les dates de contact et de suppression des données parmi des milliers d’entrées. La direction des ressources humaines doit donc envisager de déployer un ATS (Applicant Tracking System) qui intègre ces problématiques de conformité par défaut. Ces fonctionnalités vous permettent de gagner du temps dans la gestion des candidats, en automatisant les vérifications liées à la conformité.

Comment et dans quels cas le RGPD s’applique-t-il ?

Dans le cas d’un processus de recrutement, le RGPD peut s’appliquer au moyen d’un ATS. Lors du choix de votre solution, il est crucial d’examiner les fonctionnalités de l’ATS pour comprendre comment elles peuvent vous faire gagner du temps tout en vous assurant une conformité avec le RGPD. Voici quelques exemples de fonctionnalités que les recruteurs peuvent rechercher pour mettre en application les principes du RGPD :

• Accès direct des candidats à leurs données et informations personnelles : Offrez-leur un portail sécurisé où ils peuvent modifier ou supprimer leurs informations.
• Création de reporting fiables et en temps réel : Cela vous permettra de suivre les informations recueillies sur chaque candidat et les dates des dernières interactions.
• Automatisation de la suppression des données : Programmez la suppression automatique des données et informations personnelles après deux ans d’inactivité.
• Hébergement des données en France : Assurez-vous que vos données sont hébergées localement, avec des sous-traitants européens.
• Module de gestion des consentements : Un système qui permet d’anonymiser les données et de gérer les cookies de manière efficace.
• Choix de la durée de conservation des données : Permettez aux candidats de renouveler leur consentement facilement.

Conseils pratiques pour assurer le consentement de vos talents

L’enjeu du consentement dans le cadre du RGPD est étroitement lié à votre marque employeur. En effet, une marque employeur authentique est basée sur des valeurs de transparence et de confiance. Les personnes qui postulent auprès de l’entreprise doivent pouvoir accéder à tout moment aux informations qui expliquent ce que vous faites de leur données. Si vous ne communiquez pas avec votre vivier, vous risquez de passer à côté d’opportunités précieuses. Voici quelques stratégies pour maintenir l’engagement de vos candidats tout au long du processus de recrutement :

Renouveler le consentement

Le but pour les recruteurs est de s’assurer du renouvellement du consentement des personnes présentes dans leur vivier. Cela peut être automatisé. À l’échéance du consentement, votre ATS peut par exemple déclencher une séquence d’e-mails envoyée automatiquement aux candidats concernés. S’ils souhaitent continuer à recevoir des informations, un simple clic leur permettra de renouveler leur consentement.

Encourager les candidatures

Le meilleur moyen de s’assurer du consentement de votre vivier est d’inciter les candidats à postuler à des offres d’emploi. Pour cela, mettez en place un outil de recherche intelligent avec des filtres personnalisés pour faciliter le rapprochement entre les offres disponibles et les candidats. Envoyez également des messages contenant des offres d’emploi personnalisées en fonction des profils des candidats.

Animer le vivier

Animer votre vivier passe aussi par l’envoi de notifications personnalisées. Si un candidat est inactif depuis six mois ou s’il abandonne une candidature, envoyez-lui un message adapté pour le relancer… à condition bien sûr d’avoir une bonne raison de le faire. Cela crée une connexion avec votre marque employeur.

Créer une newsletter emploi

Une newsletter dédiée à votre vivier est un excellent moyen de rester en contact avec vos talents. Partagez des informations sur votre entreprise, des offres d’emploi, et du contenu à forte valeur ajoutée, comme des portraits de salariés ou des conseils pratiques, qui permettront d’incarner concrètement les valeurs de votre marque employeur.

Votre vivier de talents et le RGPD peuvent coexister harmonieusement ! L’essentiel est de disposer des bons outils et des bonnes fonctionnalités pour faciliter le travail de votre service des ressources humaines. Si la conformité est primordiale, la création de parcours candidats sur mesure et d’expériences enrichissantes est tout aussi essentielle pour votre stratégie de marque employeur. Et bonne nouvelle : votre ATS peut vous aider à atteindre ces objectifs et bien plus encore !

FAQ guide du recrutement 

Définition : qu’est-ce qu’un vivier en RH ? 

Un vivier de candidats, un vivier de talents ou encore un vivier de compétences, en RH, est une base de données réunissant les candidats potentiels pour un poste à pourvoir. Cette base de données est généralement constituée en amont de l’ouverture d’un poste ou de la diffusion d’une offre : elle permet de capitaliser sur les efforts de communication et d’amélioration de la marque employeur fournis par les services des ressources humaines sur le long terme.

Que contient un vivier de candidats ?

En RH, un vivier de candidats peut regrouper des CV émanant de plusieurs sources ou canaux :

• Des anciens candidats, qui n’avaient pas été retenus mais dont le profil correspondait aux valeurs de votre entreprise.
• Des candidats spontanés, qui envoient leur profil sans qu’un poste soit ouvert car ils sont intéressés par votre entreprise.
• Des stagiaires, alternants ou anciens employés.
• Des employés actuels ayant émis des souhaits de mobilité interne.
• Des personnes rencontrées lors d’événements organisés par l’entreprise : salons de recrutement, conférences professionnels, petits-déjeuners business…

Qu’est-ce que la mise en vivier de candidats ? 

La mise en vivier est l’action de réunir des profils de candidats au sein d’une base de données afin de constituer un vivier. La mise en vivier s’effectue en amont de la publication d’une offre, afin d’anticiper le besoin en recrutement, mais aussi de gagner en efficacité. Pour résumer, les objectifs pour les RH sont variés :

• Gagner du temps lorsqu’un poste s’ouvre. En effet, à l’ouverture d’un poste, vous pouvez rechercher la perle rare dans votre vivier existant.
• Réduire les coûts de recrutement, notamment ceux liés à la diffusion (ou multidiffusion) des annonces.
• Réagir rapidement face à un besoin urgent, notamment pour remplacer un départ ou absence imprévue.