Gestion du recrutement

Gestion de vivier : tout savoir pour le construire, l’entretenir et l’animer !

Le 17 décembre 2024

Modifié le 29 juillet 2025

7 min

L’objectif du recruteur est d’embaucher la bonne personne, au bon poste et au bon moment le plus rapidement possible. Pour y parvenir, il doit maîtriser des outils stratégiques comme un ATS, mais aussi être en mesure de s’appuyer sur des techniques permettant de lui faire gagner du temps au quotidien. La constitution d’un vivier de talents répond à cette problématique. Plutôt que de passer du temps à sourcer des candidats manuellement, il est tout aussi pertinent de disposer d’un vivier de talents dans lequel puiser en cas de besoin. C’est souvent plus rapide, moins coûteux et plus efficace.

Qu’est-ce qu’un vivier de talents ? Définition

Techniquement, un vivier de talents est une base de données qui recueille toutes les personnes susceptibles d’intégrer votre organisation un jour. Il s’agit de candidats potentiels préqualifiés au sein desquels puiser en cas de besoin. Les avantages d’un vivier de talents sont nombreux pour tous types de postes, mais particulièrement si vous recrutez en urgence, pour des contrats courts ou sur des postes en tension.

Toutefois, un vivier de talents est un produit fragile qui se périme rapidement. Les attentes des personnes évoluent, les projets professionnels changent, et une personne en recherche d’emploi il y a 6 mois ne l’est peut-être plus aujourd’hui. Il est donc impératif de savoir entretenir votre base de données et d’optimiser votre gestion de talents afin de s’assurer de sa pertinence.

Comment construire un vivier de professionnels ?

Il existe deux types de viviers : le vivier interne composé des personnes qui travaillent avec vous, ou en proximité avec votre entreprise, et un vivier externe avec des personnes susceptibles de rejoindre vos équipes un jour. Découvrez d’ailleurs nos conseils pour créer un vivier de talents.

Le vivier de candidatures interne, pour valoriser et faire monter en compétences

Le vivier de talents interne, ou talent-pool, est composé des collaborateurs de votre entreprise, de vos filiales, et de vos différentes business-unit. Pour construire cette base de données, il est nécessaire de travailler sur la détection des candidats via vos services internes. C’est le cas lorsqu’un manager repère une envie d’évolution d’un collaborateur par exemple. Les entretiens annuels constituent de bons moments pour faire le point sur le projet professionnel des salariés. Ainsi, une personne peut exprimer une envie de changement par la recherche d’un nouvel emploi ou la reprise d’une formation. Ce sont autant d’informations qui peuvent être utiles aux équipes RH pour constituer un vivier à qui proposer des offres en interne, avant même de rechercher des candidats externes.

Le principal avantage du vivier interne réside dans le fait que ces candidats peuvent ainsi être formés graduellement et testés sur des missions ponctuelles sans prendre de risques. Ils connaissent déjà l’entreprise, son offre, son historique, sa culture et ses valeurs, et, selon leur projet professionnel, ils peuvent être immédiatement disponibles et totalement opérationnels sur de nouveaux postes. Pour accélérer des évolutions verticales, horizontales ou transversales, le vivier interne est imbattable.

Le vivier externe, pour apporter de nouveaux renforts

Le vivier de talents externe se compose des personnes extérieures à votre écosystème. Pour le construire, les équipes RH doivent encourager les candidatures spontanées et favoriser la détection des candidats via les offres d’emploi afin de créer un pipeline de talents. Votre marque employeur joue ici un rôle clé et doit être travaillée adéquatement (plateforme numérique, salons et forums de recrutement, lien avec les établissements d’enseignement supérieur, etc.). Au sein de votre vivier externe, on peut trouver des candidats non retenus à l’issue d’un processus de recrutement, mais qui étaient tout à fait qualifiés, d’anciens employés susceptibles de revenir dans votre organisation, des personnes dont les expertises ont été repérées sur les réseaux professionnels, etc. En allant puiser dans son vivier externe, le recruteur gagne du temps en allant chercher les personnes les plus pertinentes. C’est souvent le cas pour des postes techniques, spécifiques ou complexes pour lesquels vous ne disposez pas des ressources en interne.

À noter que la loi interdit la diffusion de fausses offres d’emploi destinées à vous constituer un vivier de candidats disponibles. Si vous partagez une offre d’emploi, ce doit être pour un poste à pourvoir réellement. Pour constituer votre vivier, il existe d’autres solutions, comme la gestion d’une CVthèque dans un ATS par exemple.

Comment entretenir et animer un vivier de candidats ?

Une fois votre vivier constitué, il faut le faire vivre. Sa gestion doit passer par des mises à jour régulières des profils repérés, en particulier pour votre vivier externe. Ici, la qualité des données est clé, car un vivier avec des données obsolètes ne vous sera d’aucune utilité. Pour y parvenir, voici quelques idées et bonnes pratiques :

Créer une newsletter spécialement conçue pour votre vivier. C’est un excellent moyen de communication pour rester connecté avec votre vivier, partager les informations de votre entreprise, travailler votre marque employeur, promouvoir les emplois disponibles, et diffuser un contenu à forte valeur ajoutée (portraits de salariés, actualités, recrutements en cours, les avantages de travailler pour vous, etc.).
Inciter les personnes de votre vivier à se créer un profil candidat à partir d’un portail dédié. Pour gagner du temps, la connexion via LinkedIn facilite cette tâche. Une fois ce profil mis en ligne, ces candidats pourront mettre à jour leur expérience, consulter des offres filtrées selon leurs besoins, mais aussi être avertis si un emploi est susceptible de les intéresser.
Envoyer des notifications personnalisées selon le comportement des personnes dans votre vivier. Ainsi, en cas d’inactivité depuis 6 mois, si un candidat ne va pas au bout de la complétion d’une offre, ou s’il met de côté une offre d’emploi sans postuler, vous pouvez envoyer des messages adaptés.

Pour construire un vivier de talents utile, il faut avant tout penser qualité plutôt que quantité. Avoir 500 candidats dont moins de 5% sont revenus au moins une fois sur leur profil depuis leur création n’est pas très utile. La construction et l’animation de votre vivier de talents doivent donc prioriser la fraicheur des informations personnelles, la qualité de l’ergonomie et la création d’une connexion émotionnelle particulière entre ces candidats potentiels et votre marque employeur. Pour y parvenir, un ATS est l’outil idéal afin de gérer vos viviers, mais aussi le processus de recrutement et de gestion des candidatures qui s’y rattachent.

Crédit photo : Pexels

FAQ – Gérer un vivier de talents

Quelles sont les 3 qualités d'un bon recruteur ?

Empathie et écoute active : les équipes RH doivent être capable de comprendre les besoins des candidats et des employeurs. L’écoute active permet de saisir les motivations des candidats et de bien cerner les exigences des postes à pourvoir.
Capacité d’analyse et discernement : Il est essentiel de savoir évaluer les compétences et la personnalité des candidats de manière objective. Cela implique de pouvoir lire entre les lignes des CV et lettres de motivation, et de poser des questions pertinentes lors des entretiens.
Communication efficace : Un recruteur doit être capable de communiquer clairement et professionnellement, tant à l’écrit qu’à l’oral. Cela inclut la capacité à rédiger des descriptions de poste attractives, à mener des entretiens constructifs, et à donner des feedbacks clairs aux candidats.

Comment faire un vivier de candidats ?

La première étape : Utiliser des outils de gestion de candidats (ATS) : Les systèmes de suivi des candidats (Applicant Tracking System) permettent de stocker et d’organiser les CV et les informations des candidats. Ils facilitent la recherche et la mise à jour des données pour constituer un vivier actif.
Réseaux sociaux et marketing de recrutement : Exploiter les réseaux sociaux pour attirer des candidats potentiels. Publier régulièrement du contenu pertinent et engageant peut aider à construire une communauté intéressée par votre entreprise.
Participer à des événements de recrutement : Les salons de l’emploi, les conférences et les webinaires sont des occasions idéales pour rencontrer des candidats et recueillir leurs informations. Cela permet également de renforcer la visibilité de votre entreprise et d’attirer des talents.
Entretenir des relations avec les écoles et universités : Collaborer avec des établissements d’enseignement pour identifier des talents émergents et organiser des stages ou des programmes de formation. Cela aide à créer un pipeline de candidats jeunes et qualifiés.
Créer un processus de candidature simple et accessible : Facilitez la soumission des candidatures en proposant un processus clair et rapide. Un formulaire de candidature simplifié peut encourager davantage de candidats à postuler et enrichir votre vivier.

En suivant ces étapes et en cultivant ces qualités, vous pourrez améliorer vos pratiques de recrutement et bâtir un vivier de candidats solide et diversifié.

Vous souhaitez en savoir plus sur Cegid HR ?

Remplissez le formulaire et faites-vous rappeler !

J'y vais

Nos articles recommandés pour vous

Gestion des talents