Réglementations RH et Paie : comment s’adapter aux évolutions constantes ?

Réglementation RH et fiches de paie : des évolutions constantes

Régulièrement, de nouveaux textes réglementaires et arrêtés entrent en application et rendent un peu plus complexe le chemin des RH et de l’employeur vers la conformité ! Citons, entre autres :

• Le règlement général de protection des données (RGPD), qui est entré en vigueur le 24 mai 2016 et qui vise à uniformise le traitement des données personnelles. Les RH sont donc particulièrement concernées, étant donné qu’elles disposent d’une multitude de données sensibles liées au nom du salarié et au paiement de son salaire .
• Le prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu, qui est entré en vigueur le 1er janvier 2019 et influe directement sur le paiement des salaires. Désormais, le montant de l’impôt est prélevé mensuellement sur le bulletin de paie. Là encore, les RH et les services de gestion de paie ont eu leur rôle à jouer : effort pédagogique envers les collaborateurs et explications des différentes mentions liées à l’impôt sur le revenu, renforcement de la confidentialité (les RH ayant accès aux taux individuels d’imposition de tous les salariés), etc.

Ajoutons à ce contexte déjà semé d’embûches l’apparition de la pandémie de Covid-19 au début de l’année 2020. Par exemple, les services des ressources humaines ont été mis à contribution pour gérer le chômage partiel ou encore l’instauration du télétravail (obligatoire quand les missions des collaborateurs le permettent).

Bulletins de salaires numériques et rémunération : comment s’assurer de la conformité et de la transparence de son service RH et de sa gestion de la paie ?

Face à un contexte réglementaire de plus en plus contraignant et à un avenir incertain sur le court et moyen terme, les services de ressources humaines doivent être capables de s’adapter pour gérer la paie des salariés. L’objectif ? Eviter les sanctions, qui peuvent venir de la Commission nationale de l’informatique et des libertés ou encore de l’URSSAF, et qui sont parfois conséquentes ! Dans le cas du non-respect du RGPD, le montant de la sanction à l’encontre de l’employeur peut aller jusqu’à 4% du chiffre d’affaires annuel mondial d’une entreprise. Et cette sanction est rendue publique !

Une non-conformité dans le paiement des salaires a donc également des répercussions sur l’image de marque de l’entreprise.

Mentions obligatoires, charges et cotisation du salaire, primes : mise en place d’une veille réglementaire régulière

La veille est l’une des missions clés du responsable RH. Pourquoi ? C’est la première étape vers la conformité juridique. Au service RH de se tenir au courant des dernières mesures et arrêtés et de mettre ensuite en application les textes réglementaires qui sont votés. Magazines, blogs et journaux spécialisés dans les ressources humaines et le droit du travail, site du service-public.fr, legifrance.gouv.fr (consultation du code du travail)… autant de ressources qui sont pertinentes mais qui prennent du temps à être consultées et analysées, puis appliquées au paiement du salaire.

Pour éviter que cette mission de veille soit chronophage et anxiogène, le responsable RH et ses collaborateurs peuvent programmer des alertes en fonction de la situation de leur société (secteur d’activité, taille de l’entreprise, etc.). Car aujourd’hui, la veille est digitale : l’envoi de mails, notamment grâce à Google Alertes et via des mots-clés, permet de gagner un temps précieux. En plus de se tenir au courant de l’actualité juridique et des arrêtés, les responsables RH peuvent donc se consacrer à d’autres missions à forte valeur ajoutée.

Utilisation d’un outil de gestion RH à la fois connecté et performant

Face à une situation aussi changeante, il est indispensable d’avoir recours à une solution digitalisée de gestion de la paie et des ressources humaines. Grâce au Cloud, qui permet les mises en jour en temps réel, les logiciels se basent sur les dernières normes en vigueur : les documents édités sont donc toujours justes et les décisions sont prises par l’employeur en se basant sur des informations exactes.

En plus des mises à jour qui s’effectuent automatiquement, une solution de gestion RH & Paie permet aux collaborateurs d’identifier rapidement les erreurs qui se peuvent se glisser dans les bulletins de paie ou dans les déclarations sociales nominatives. En quelques secondes, les rectifications sont faites et les sanctions sont évitées pour l’employeur.

Faire preuve d’une flexibilité et d’une capacité d’adaptation

Il ne suffit pas pour l’employeur de se tenir au courant de l’actualité juridique et de disposer d’outils connectés, simples, dynamiques et flexibles. Le contexte réglementaire étant changeant, les collaborateurs doivent, eux aussi, faire preuve de souplesse dans leur travail. C’est toute la culture de l’entreprise, et donc du service RH, qui doit s’orienter vers le digital. Maîtrise de l’outil numérique, prise d’initiatives, réactivité, paie plus flexible notamment avec les acomptes, capacité à prendre des décisions rapidement… autant de qualités et de compétences qui sont aujourd’hui recherchées chez les salariés évoluant au sein d’un service RH ou Paie.

FAQ réglementation paie

Quelles sont les règles à respecter pour le paiement du salaire ? 

De nombreuses règles régissent la Paie en France, en voici les principales :

• Le salaire doit respecter une obligation de périodicité, c’est-à-dire être versé au salarié par l’employeur au moins une fois par mois, un jour ouvrable (deux fois pour certains types de contrats).
• Le paiement du salaire doit être effectué en euros, par virement bancaire sur un compte au nom du salarié, chèque ou espèces (dans certaines limites) par l’employeur.
• Le salaire doit être accompagné d’une fiche de paie au moment du versement (transmission dématérialisée ou format papier). Ce bulletin de paie doit comporter toutes les mentions obligatoires. Parmi les mentions liées au paiement du salaire, on compte par exemple le nom du salarié, celui de l’employeur, son numéro de nomenclature et de SIRET, les retenues à la source, les heures supplémentaires…
• Le bulletin de salaire doit être conservé par le salarié sans limitation de durée.

Ces règles ne sont pas exhaustives.

Quels sont les avantages liés à la réglementation de la paie ? 

La réglementation liée à la paie garantit l’équité entre salariés, la transparence des rémunérations et la protection des droits sociaux des salariés. Cet ensemble de règles générales fixées par le code du Travail encadre les pratiques pour éviter les abus et litiges liés au paiement du salaire. Elle sécurise aussi l’employeur en assurant la conformité légale et sociale.

Quelle est la définition d’une prime ? 

Une prime est une somme d’argent versée au salarié en complément du salaire de base, en fonction de critères définis (performance, ancienneté, conditions particulières). Elle peut être obligatoire (convention collective) ou facultative (prime exceptionnelle, prime de résultat). Elle est soumise à cotisations sociales, sauf cas spécifiques.

Les primes exceptionnelles sont-elles imposables ? Sont-elles versées en brut ou en net ?

En règle générale, les primes exceptionnelles qui viennent s’ajouter à la rémunération mensuelle sont imposables. Elles sont soumises aux retenues et cotisation sociales avant d’être versées en net sur le compte du salarié. Certaines primes peuvent être exonérées : c’est par exemple le cas de la prime au pouvoir d’achat.

Retard de paiement : quelle est la date limite pour recevoir le paiement de son salaire ?

Le Code du travail ne détermine pas de date limite pour le paiement du salaire, mais une obligation de périodicité, c’est-à-dire l’obligation pour l’employeur de verser un salaire à date régulière : une fois ou deux fois par mois en fonction du type de contrat du salarié. La date limite pour recevoir le paiement de son salaire peut être fixée par le contrat de travail, ou la règle en usage chez l’employeur. Dans certains cas de retard dans le paiement du salaire, il est possible pour le salarié de saisir le conseil des Prud’hommes. Le retard dans le paiement du salaire, ou son versement incomplet, constitue une infraction pénale.