DSN de substitution : ce qui va changer pour les équipes paie dès 2026

Qu’est-ce que la DSN de substitution ? 

La fiabilité des informations mentionnées dans la DSN est essentielle. Ces données servent de référence pour les droits sociaux des salariés (indemnités journalières, allocations chômage, retraite, congés maternité…). Or, 82% 1 des entreprises de 250 salariés et plus rencontrent au moins une erreur dans leur DSN.

C’est pourquoi l’URSSAF et la MSA ont mis en place un nouveau système automatisé de vérification et de correction des anomalies dans les DSN. Ce nouveau dispositif vise à :

• Repérer et corriger les anomalies non traitées par l’employeur déclarant ;
• Sécuriser les droits des salariés ;
• Fiabiliser les échanges entre les entreprises et les organismes sociaux ;
• Renforcer les responsabilités des équipes RH et paie.

DSN de substitution : fonctionnement de l’URSSAF

Voici les différentes étapes de la DSN de substitution pour les déclarants :

1. Analyse des erreurs via les CRM (comptes-rendus métiers) envoyés tous les mois par les organismes destinataires de la DSN.
2. Mise en place des CRM de rappel dès mars 2025 pour signaler les anomalies non corrigées des déclarations sociales de l’année précédente.
3. Deux échéances accordées aux employeurs pour corriger ou contester les modifications proposées.
4. En l’absence d’action, l’Urssaf ou la MSA procèdent  à des corrections via la DSN de substitution et au recouvrement des cotisations.

Calendrier de déploiement 2024 à 2026

Un calendrier de déploiement progressif a été établi par le GIP-MDS pour intégrer la DSN de substitution. Voici les dates clés de sa mise en œuvre :

• 2024 : transmission chaque mois des CRM normalisés aux employeurs afin de signaler les anomalies détectées dans les déclarations. Ces erreurs doivent être corrigées pour l’échéance suivante.
• Mars 2025 : mise en place des CRM de rappel pour notifier les anomalies non corrigées de l’année précédente (2024). À ce stade, aucune DSN de substitution ne sera émise, sauf en cas de contrôle sur place ou sur pièces par l’URSSAF ou la MSA.
• Mars 2026 : envoi des premiers CRM de rappel pour les anomalies de l’année 2025. Désormais, les erreurs non corrigées ou non contestées dans les délais entraîneront l’émission automatique d’une DSN de substitution par l’URSSAF et la MSA en mai/juin 2026.

DSN de substitution : quels enjeux pour votre entreprise ?

Si la DSN de substitution vise à renforcer la fiabilité des données, elle soulève des défis organisationnels pour les entreprises, mais aussi des opportunités pour celles qui sauront s’adapter.

Des défis posés par la DSN de substitution

Les défis concernent aussi bien les salariés que les équipes en charge de la paie.

D’une part, les corrections automatiques engendrent des modifications sur les bulletins de salaires, sans validation préalable de l’entreprise. De quoi susciter des incompréhensions chez les collaborateurs s’ils n’ont pas été avertis en amont du nouveau dispositif.

D’autre part, la gestion de la paie peut être perturbée par la DSN de substitution. Dans les premiers temps, une charge de travail supplémentaire est demandée aux équipes paie qui doivent anticiper et traiter les anomalies en amont. Il s’agit de mettre en place des processus rigoureux pour éviter des corrections automatiques potentiellement inexactes.

Des opportunités pour les entreprises qui adoptent une démarche proactive

Malgré ces défis à relever, la DSN de substitution peut offrir de nombreux avantages aux entreprises.

D’abord, qui dit gestion efficace des anomalies dit conformité déclarative. A la clé ? Une réduction des risques de sanctions en cas d’erreurs, moins de complications administratives et une meilleure réputation de l’entreprise.

Ensuite, ce sont l’adoption de solutions dédiées et la formation des équipes qui aident à la détection et à la correction des erreurs. La charge de travail des services paie sera réduite sur le long terme, une fois les processus internes optimisés.

Enfin, des déclarations précises assurent aux salariés que leurs droits sociaux sont correctement pris en compte. Cela favorise un climat de confiance et de satisfaction au sein de l’entreprise. L’image employeur s’en trouve valorisée !

Les entreprises qui anticipent dès aujourd’hui ces évolutions pourront tirer profit de ce nouveau cadre réglementaire plutôt que d’en subir les contraintes.

Nos conseils pour vous préparer à l’arrivée de la DSN de substitution

La mise en place de la DSN de substitution implique de nouvelles exigences pour les entreprises. Pour éviter les erreurs et assurer des déclarations conformes, il est urgent de mettre en place des bonnes pratiques dès maintenant.

Anticiper et fiabiliser les données

Pour garantir la qualité et la conformité de vos données, il est essentiel de veiller à leur exhaustivité et précision dès le départ, afin d’éviter des contraintes inattendues. Cela peut vous amener à ajuster vos référentiels de paie et à adapter vos procédures internes.

De façon générale, assurez-vous de paramétrer correctement vos logiciels de paie et de maintenir vos SIRH à jour pour éviter les erreurs de saisie. En utilisant des outils de contrôle avancés, tels que Cegid DSN Contrôle, vous pourrez identifier et corriger les erreurs dans vos DSN avant leur envoi. Vous serez ainsi en mesure d’analyser vos CRM mensuels et de résoudre rapidement les anomalies signalées.

Renforcer les équipes paie et informer les collaborateurs

Optimisez la gestion des DSN en renforçant les bonnes pratiques au sein des équipes RH et paie. L’accent doit être mis sur l’analyse des CRM (compte-rendu métier), la détection des anomalies et la gestion proactive des corrections afin d’éviter des régularisations complexes à terme. Une veille réglementaire régulière est essentielle pour adapter les processus aux évolutions de la DSN et garantir une conformité optimale.

En plus de sensibiliser les équipes RH et paie, il est indispensable de communiquer auprès de tous les salariés. Ces derniers doivent savoir que des ajustements automatiques peuvent être effectués sur leurs bulletins de salaire ! L’impact de la DSN de substitution doit être clairement énoncé pour éviter tout malentendu. L’idée est de maintenir la transparence et la confiance au sein de toutes les équipes.

L’entrée en vigueur de la DSN de substitution en 2026 marque une nouvelle étape dans la gestion des déclarations sociales nominatives. Les employeurs devront mettre en place un suivi rigoureux des anomalies et adopter une gestion proactive de la qualité des données pour éviter toutes les corrections automatiques non souhaitées ! Des solutions comme Cegid DSN Contrôle et Cegid Payroll Ultimate améliorent la gestion d’une paie fiable et conforme. La clé ? Anticiper la DSN de substitution dès aujourd’hui afin d’optimiser votre conformité !

1 Étude OpinionWay réalisée auprès d’un échantillon de 110 responsables ou directeurs de paie d’entreprises privées de 250 salariés et plus, basées en France – exclusion de l’expertise comptable et du secteur public. L’échantillon a été constitué selon la méthode des quotas au regard des critères de taille salariale et de secteur d’activité. Les résultats ont été pondérés par ces mêmes critères.

L’échantillon a été interrogé par téléphone sur système CATI (Computer Assisted Telephone Interview) du 9 octobre au 5 novembre 2024.