Gestion de la TPE/PME
Réussir sa clôture comptable : guide pratique pour bien préparer son dossier pour l’expert-comptable
18 février 2025
Comment anticiper ces vérifications et préparer au mieux les échanges avec ce professionnel ? Voici quelques points clés à mettre en pratique pour préparer votre dossier
Clôture comptable : les vérifications préalables
Avant d’entamer les opérations de clôture, il est important de procéder à certaines vérifications préliminaires. Ces contrôles, qui concernent principalement les comptes bancaires et le compte d’attente, constituent le socle de la révision des comptes.
Soldes des comptes bancaires et rapprochements
La première étape consiste à vérifier minutieusement les soldes de vos comptes bancaires (comptes 512). En pratique, cette vérification consiste à confronter les relevés bancaires avec votre comptabilité pour s’assurer qu’aucun écart ne subsiste, ou en cas d’écart, qu’il est justifié par un rapprochement bancaire à jour.
Attention, un rapprochement bancaire incomplet ou erroné peut masquer des anomalies importantes et fausser l’analyse de votre trésorerie, compromettant ainsi la qualité de vos décisions financières.
Solde du compte d’attente
Le compte 471, dit « compte d’attente », mérite une attention particulière avant la clôture. Ce compte transitoire, qui enregistre temporairement les opérations dont l’imputation définitive n’est pas connue, ne devrait présenter aucun solde en fin d’exercice. Son apurement tout au long de l’année est important car un compte d’attente non traité présente plusieurs risques majeurs, et notamment :
- un risque de gestion, car il peut être dangereux de prendre des décisions sur base d’une comptabilité comportant des éléments non affectés ;
- l’augmentation du temps de révision et donc du coût de l’intervention de votre expert-comptable. En effet, dans tous les cas, il devra procéder aux investigations nécessaires pour affecter toutes les sommes qui subsisteraient dans ces comptes. Il est donc préférable de les avoir traitées en amont !
À retenir
- Établissez des rapprochements bancaires mensuels pour éviter l’accumulation d’écarts ;
- Traitez régulièrement le compte 471 pour faciliter la clôture ;
- Dans le cas où vous ne sauriez pas comment affecter une opération, documentez là et transmettez l’information à votre expert-comptable au moment de la clôture.
Clôture comptable : suivi des relations avec les tiers
La qualité du suivi des tiers constitue un autre pilier important de votre dossier comptable. Une gestion rigoureuse des comptes clients et fournisseurs permet non seulement d’avoir une vision claire de votre situation financière, mais facilite aussi le travail de révision de votre expert-comptable.
Lettrage des comptes
Le lettrage des comptes clients et fournisseurs est un élément d’autocontrôle fondamental pour garantir l’exactitude des comptes de tiers. Cette opération, qui consiste à associer les factures avec leurs règlements, permet en effet d’assurer un suivi rigoureux des créances et dettes, et donc d’identifier des factures impayées, des doubles paiements ou de repérer des erreurs d’imputation. Il simplifie également le suivi des échéances et permet d’anticiper les actions de relance nécessaires. Des comptes de tiers mal tenus peuvent au contraire masquer des erreurs importantes : factures en double, règlements mal affectés ou encore retards de paiement non identifiés.
En pratique, il est recommandé de procéder au lettrage des comptes clients et fournisseurs au moins une fois par mois. Vous pouvez ensuite éditer un grand-livre des opérations non lettrées pour vérifier l’absence d’anomalie.
Gestion des acomptes
La vérification des acomptes versés et reçus nécessite également une approche rigoureuse : ce point sera systématiquement vérifié par votre expert-comptable. Concrètement, vous devez vérifier que chaque acompte enregistré et suivi jusqu’à sa régularisation définitive. Lorsque vous transmettez votre dossier à votre expert-comptable, les comptes concernés (4091 pour les acomptes versés et 4191 pour les acomptes perçus) doivent contenir uniquement des sommes qui n’ont pas encore fait l’objet d’une facture. S’il existe des factures, mais qu’elles ont une date postérieure à la date de clôture, vous devez les isoler pour préparer le «cut off ». Voyons tout de suite de quoi il s’agit.
Clôture comptable : la gestion des opérations de clôture
Le cut-off
La gestion du cut-off, ou séparation des exercices, consiste à s’assurer que chaque charge et produit est rattaché au bon exercice comptable. En effet, en fin d’exercice :
- certaines factures des derniers mois peuvent concerner des opérations qui portent sur l’exercice suivant (facturation d’avance) ;
- certaines factures des premiers mois de l’exercice suivant peuvent concerner l’exercice précédent (facturation en janvier d’une prestation réalisée en décembre par exemple).
Vous devez donc isoler les factures et justificatifs relatifs aux charges constatées d’avance, comme les loyers ou les assurances payés d’avance, mais aussi des produits à recevoir et des factures non parvenues à la date de clôture. Du côté de votre facturation, les produits constatés d’avance (facture avant la date de clôture d’une opération rattachable à l’exercice suivant) et les factures à établir (vente réalisée à la date de clôture mais pas encore facturée) doivent également faire l’objet d’un traitement rigoureux.
La bonne gestion du cut-off a un impact direct sur le résultat de l’entreprise et donc l’analyse de sa performance financière par les tiers.
Suivi des immobilisations
Le suivi rigoureux des mouvements liés aux immobilisations est également très important, car il permet de justifier précisément la valeur de votre patrimoine professionnel.
La première étape consiste à vérifier l’état de vos immobilisations existantes. Il s’agit notamment de confirmer la réalité physique des biens inscrits au registre des immobilisations et de s’assurer que les biens obsolètes ou mis au rebut ont bien été sortis du bilan. Si vous ne comptabilisez pas vous même ce type d’opérations, précisez à votre expert-comptable quelles sont les immobilisations présentes au registre qui ne sont plus dans votre entreprise.
Pour les nouvelles acquisitions, chaque immobilisation doit être documentée par sa facture d’achat. Conservez également les factures de vente, les actes de cession, ainsi que tout document attestant de la sortie effective d’une immobilisation (certificat de destruction, bon d’enlèvement…). Ces justificatifs seront essentiels pour valider le calcul des plus ou moins-values de cession.
Une attention particulière doit enfin être portée aux dépenses supérieures à 500 €, seuil d’immobilisation. Vous pouvez passer en revue les comptes de charges, et notamment le compte 6063 – Petit matériel, à la recherche d’opérations qui auraient été mal comptabilisées.
Écritures exceptionnelles et justificatifs
Toutes les opérations exceptionnelles exigent une documentation précise. Ces comptes sont en effet systématiquement regardés par votre expert-comptable mais aussi par l’administration fiscale en cas de contrôle. L’imputation comptable doit donc être parfaitement justifiée et explicable.
En pratique, il s’agit de passer en revue l’ensemble des comptes ou sous-comptes avec les racines 67 ou 77, et vous assurer de disposer d’un justificatif associé. La constitution d’un dossier complet permettra à votre expert-comptable de valider le traitement comptable approprié et d’assurer une présentation fidèle de ces opérations dans vos états financiers.
Attention toutefois à une nouveauté importante : pour les exercices ouverts à compter du 1er janvier 2025, la définition des opérations exceptionnelles en comptabilité est revue. Désormais, seules les opérations « majeures et inhabituelles » ou faisant partie des éléments définis comme étant par nature exceptionnels entrent dans cette catégorie.
À retenir
- Vérifiez en fin d’exercice l’inventaire des immobilisations ;
- Transmettez tous les justificatifs d’achat d’immobilisation ;
- Conservez l’ensemble des justificatifs liés aux cessions.
Clôture comptable : d’autres éléments à vérifier en fonction de votre activité
Au-delà des vérifications préalables, du contrôle des opérations avec les tiers, et de la préparation des opérations de clôture, certains points de contrôle supplémentaires doivent être examinés, selon la situation de votre entreprise.
Frais professionnels et remboursements
Les remboursements de frais professionnels font l’objet d’une attention particulière des administrations fiscales et sociales, car ils peuvent être sources d’abus. Une attention spéciale doit donc être portée aux notes de frais des dirigeants d’entreprise : la vérification systématique du caractère professionnel des opérations est donc indispensable pour éviter toute remise en cause ultérieure.
Justificatifs fiscaux et sociaux
Au moment de la clôture, votre expert-comptable va chercher à vérifier les soldes des comptes d’organismes sociaux et de dettes fiscales présents au bilan. Il est donc très probable qu’il vous demande les derniers bordereaux de cotisations à l’URSSAF ou aux caisses de retraite par exemple, ainsi que la dernière déclaration de TVA de l’exercice.
Documents juridiques
Les procès-verbaux d’assemblées, les nouveaux contrats significatifs, les modifications statutaires et les éventuelles conventions réglementées constituent autant d’éléments qui ont un impact sur la présentation ou l’analyse de vos comptes annuels. Il est donc essentiel de conserver ces justificatifs et de les transmettre à votre expert-comptable au moment de la clôture.
À retenir
- Vérifiez la justification des frais professionnels ;
- Transmettez les derniers bordereaux de cotisations et les déclarations fiscales de l’exercice ;
- Fournissez aussi tous les documents liés à la vie juridique de votre entreprise.
La clôture des comptes, moment privilégié d’échange avec votre expert-comptable
La préparation de votre dossier de clôture comptable repose d’abord sur une organisation rigoureuse tout au long de l’année. Toutefois, en fin d’exercice, le passage en revue de ces points de contrôle doit vous permettre de présenter un dossier clair et documenté à votre expert-comptable. Cette préparation lui permettra de se concentrer sur l’analyse de votre activité et l’accompagnement de votre entreprise, plutôt que sur la recherche et la correction d’anomalies comptables.
N’oubliez pas que ce professionnel est là pour attester la cohérence et la vraisemblance de vos comptes, mais qu’il peut aussi répondre à vos questions. C’est un partenaire de confiance avec lequel il ne faut pas hésiter à discuter, en toute transparence, en cas de problème !