Gestion de la TPE/PME
Factures impayées : comment les éviter ?
14 mars 2024
Factures impayées : quelles solutions pour les éviter ?
Les factures impayées ne sont pas une fatalité ! Comme vous allez le voir, certaines méthodes et astuces permettent d’y échapper ou de détecter les interlocuteurs de mauvaise foi.
Demander un acompte
Avant toute chose, n’hésitez pas à demander un acompte avant de commencer le travail. C’est une étape indispensable ! Vous montrez à votre client que vous êtes sérieux et vous filtrez les mauvais payeurs avant d’aller trop loin. Vous avez tout à y gagner.
Proposer des facilités de paiement
Proposez des facilités de paiement pour aider vos clients en difficulté, avec par exemple :
- le paiement en plusieurs fois, surtout pour les grosses sommes ;
- différents moyens de paiement (cartes de crédit, virements bancaires, etc.), pour vous accommoder aux préférences et possibilités de chacun ;
- une solution de paiement en ligne sécurisée qui simplifie le processus et sécurise l’acheteur.
Se renseigner sur la solvabilité du client
Avant d’acter un devis ou de conclure un accord, pensez à vérifier la solvabilité de vos clients. Des agences de notation et autres outils en ligne sont à votre disposition pour vous faciliter la tâche. En procédant de cette façon, vous aurez la certitude de faire affaire avec des gens fiables.
Instaurer des pénalités de retard
N’oubliez pas de prévoir des pénalités de retard dans vos conditions générales de vente. Et pour plus de clarté, inscrivez-les sur vos factures. Généralement, c’est un bon moyen d’obtenir le paiement dans les délais impartis.
Automatiser vos relances
Sachez qu’en utilisant un logiciel de relance automatisé, vous pouvez envoyer des rappels de paiement à intervalles réguliers, avant et après la date d’échéance. Cette solution favorise la mise en place d’une communication cohérente avec vos clients et vous enlève une charge mentale supplémentaire.
Modèle de relance
Madame, Monsieur,
Sauf erreur de notre part, nous constatons que vous êtes toujours redevable de la somme de XXX euros, correspondant à la facture n° XXX datant du __/__/____ qui reste impayée à ce jour.
Nous vous saurions gré de procéder à son règlement par [moyens de paiement acceptés] dans les plus brefs délais.
Si ce règlement est déjà en cours, nous vous prions de ne pas tenir compte de ce message.
Bien cordialement.
Factures impayées : 5 étapes pour se faire payer
Malgré toutes vos précautions, vous faites face à un cas de facture impayée ? Pour obtenir le paiement, le recouvrement amiable est une première solution.
Le rappel
Quoi qu’il arrive, ne laissez pas la situation vous échapper ! Envoyez plusieurs rappels de paiement avant la date d’échéance. Des modèles types sont disponibles sur internet ou via les logiciels de gestion commerciale. Encouragez aussi le paiement en ligne pour accélérer le processus.
La première relance
Dès le lendemain de la date limite, contactez votre client par téléphone ou mail pour lui indiquer que la facture n’a pas été payée. De préférence, restez courtois pour cette première relance, il s’agit peut-être d’un oubli. Sans réaction rapide de sa part, vous pourrez toujours passer à la vitesse supérieure.
La lettre de relance
En cas de non-paiement, envoyez une première relance par courrier simple. C’est une action efficace pour montrer que vous ne le laisserez pas faire. Dans la majorité des cas de factures impayées, les clients se manifestent à ce stade.
La mise en demeure
Votre lettre de relance n’a eu aucun effet ? Devenez plus offensif ! Envoyez une lettre de mise en demeure pour facture impayée, par courrier recommandé avec accusé de réception. Celle-ci doit préciser que, sans réponse dans un délai de 8 jours, vous demanderez une injonction de payer. Votre client comprendra qu’une procédure judiciaire pourrait être engagée. C’est la dernière étape du recouvrement amiable.
L’injonction de payer
En dernier recours, saisissez le greffe du tribunal de commerce de votre juridiction (accessible en ligne) et demandez une injonction de payer. Cette procédure simplifiée du recouvrement judiciaire vous permet d’obtenir un titre exécutoire, qui contraint votre client à régler la somme qu’il vous doit. Attention, vous devrez vous acquitter des frais de greffe d’environ 35 € et des frais d’huissier de justice.
Factures impayées : quels risques pour mon entreprise ?
Les factures impayées ne sont pas sans conséquences. Elles peuvent entraîner :
- une diminution du fonds de roulement de votre TPE/PME ;
- une diminution de vos capacités de production ;
- des relations commerciales affaiblies ;
- des procédures chronophages pour le recouvrement de la dette.
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Factures impayées : quelles solutions s’en préserver ?
Si vous vivez dans la crainte de nouvelles factures impayées, voici quelques solutions qui vous mettront à l’abri de nouveaux écueils.
Le financement de factures
Le financement de factures fonctionne comme une réserve de trésorerie immédiate. Lorsque vous optez pour cette solution, vous recevez le montant de la facture en 48h sur votre compte. Selon l’organisme (factor) choisi, vous pouvez également bénéficier du recouvrement et de l’assurance-crédit ainsi que d’une garantie en cas d’impayé. Pour votre client, aucun impact : le règlement s’effectue à l’échéance convenue. Et vous gagnez du temps tout en profitant d’une trésorerie plus stable ! Il convient de souligner néanmoins que cette solution est souvent réservée aux transactions BtoB.
L’affacturage
Vous pouvez également opter pour l’affacturage qui implique la cession intégrale de vos créances à un organisme, contrairement au financement de factures qui vous permet de choisir les factures à financer. Ensuite, le factor vous verse les sommes dues et de fait, devient propriétaire de la dette, assumant ainsi le recouvrement en son nom.
L’assurance facture
Enfin, en souscrivant une assurance facture auprès d’une entreprise spécialisée, vous recouvrez vos factures quoi qu’il advienne. Vous êtes couvert contre toute défaillance de vos clients et la société d’assurance peut même se charger du recouvrement de la créance.
Si les impayés ne disparaîtront pas demain il est néanmoins rassurant de constater que des solutions adaptées aux TPE existent pour les anticiper. Le financement de factures apparaît comme la solution qui séduit de plus en plus d’entrepreneurs. Au-delà de l’évitement des tracas liés aux clients en retard, il se révèle être un levier de trésorerie immédiate, offrant ainsi la possibilité d’investir rapidement dans la croissance de son activité. En adoptant cette approche, les entreprises peuvent non seulement prévenir les impayés, mais également dynamiser leur développement avec agilité !
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