Infographie : comment éviter les factures impayées ?

5 étapes pour se faire payer, et vite !

Avant toute chose, assurez-vous que vos factures ne comportent pas d’erreurs. Une erreur ou une mention non conforme peut donner lieu à un retard de paiement ou à une contestation de la part de votre client.

Votre facture est conforme ? L’échéance approche et vous n’avez toujours pas été payé ? Pour obtenir le règlement de votre facture dans les meilleurs délais, adoptez une approche en 5 étapes :

• Le rappel : n’attendez pas que le délai de paiement soit dépassé ! Soyez proactif et envoyez un mail pour prévenir votre client que l’échéance de la facture approche à grands pas. Vous pouvez lui adresser un message du type : « La facture X arrive à échéance dans 8 jours, merci d’avance pour votre bon règlement ».
  Certains logiciels de facturation ou de gestion commerciale proposent même des modèles de relances d’impayés : de quoi vous faire gagner un temps précieux. Pour vous faire payer plus vite, optez pour le paiement en ligne.
• La première relance : dès le lendemain de la date limite de paiement, contactez votre client pour lui indiquer que le paiement de la facture n’a toujours pas été effectué. Vous pouvez le joindre par téléphone ou lui envoyer un mail signalant le défaut de règlement. Il s’agit peut-être d’un simple oubli. Sans réaction rapide de votre client, passez à la vitesse supérieure.
• La lettre de relance : envoyez une première lettre de relance par courrier simple. Cette lettre signalera à votre client que vous n’avez pas l’intention de vous laisser faire. En multipliant les points de contact, votre client ne pourra pas vous ignorer. S’il est de bonne foi, il devrait vous contacter rapidement pour discuter de votre facture impayée.
• La mise en demeure : en l’absence de paiement dans les semaines qui suivent, adoptez une attitude nettement plus offensive. Envoyez une lettre de mise en demeure par courrier recommandé, indiquant votre intention de faire appel à une injonction de payer sans réponse dans les 8 jours. Votre client voudra peut-être saisir cette dernière possibilité de recouvrement à l’amiable.
• L’injonction de payer : en dernier recours, vous pouvez saisir le tribunal de commerce de votre juridiction en demandant une injonction de payer. Cette procédure contraindra votre client à vous régler les sommes dues.
  Vous pouvez faire la demande d’injonction de payer en ligne sur le site du greffe du tribunal de commerce. Il vous sera demandé de régler environ 35€ de frais de greffe ainsi que les frais d’huissier de justice. L’injonction de payer faire partie des procédures de recouvrement judiciaire.

Quelles sont les solutions si mes relances sont restées vaines ?

Si après toutes ces tentatives, votre client ne régule pas sa situation, vous pouvez envisager l’assurance factures : même en cas d’impayé de la part de votre client, l’assureur prend en charge le paiement. Vous ne savez pas vers qui vous tourner ?

Connaissez-vous l’avance de trésorerie via financement de factures ? C’est un moyen simple et rapide d’obtenir le montant de vos créances client. En bénéficiant immédiatement de ces fonds, vous optimisez votre gestion de trésorerie en évitant les retards de paiement.

Il existe également des cabinets spécialisés qui proposent de prendre en charge vos procédures de recouvrement, en échange d’une rémunération ou d’une commission. En cas de besoin urgent de trésorerie, vous pouvez envisager de faire appel à une société d’affacturage. Ces sociétés spécialisées rachètent vos factures impayées moyennant une commission et s’occupent ensuite du recouvrement. C’est plus cher mais vous êtes garanti d’une rentrée de trésorerie immédiate.

Dans tous les cas, tenez bon : le processus de recouvrement peut être long et frustrant, mais cela vaut le coup d’aller jusqu’au bout. Au-delà de la perte financière, une facture impayée peut dégrader votre image et entacher votre crédibilité auprès de votre banque et de vos partenaires financiers.

Pour éviter à nouveau cette situation, le mieux reste de s’en prémunir en utilisant des outils professionnels de facturation qui disposent de fonctionnalités de financement de factures, de recouvrement, de paiement en ligne, d’assurance factures ou d’affacturage. C’est la garantie de documents de vente sans erreurs et d’un suivi rigoureux des paiements et recouvrements.