Comprendre le calendrier facture électronique

Ensuite, la mise en conformité implique de partager et de détenir des données clés :

• Les adresses de livraison ;
• Le numéro d’identification au registre national des entreprises ;
• La nature des opérations…

Il faudra donc rassembler celles que vous possédez (les vôtres et celles de vos fournisseurs ou de vos clients).

Enfin, la facture électronique implique un traitement échelonné bien défini. Lorsque la facture est reçue, elle passe par un ou plusieurs statuts de traitement :

• Déposée ;
• Rejetée (automatiquement par la plateforme pour cause de non-conformité) ;
• Refusée (pour des raisons propres au Service qui réceptionne la facture) ;
• Encaissée.

Ces quatre statuts de traitement sont à prendre très au sérieux lorsque l’on se penche sur l’e-reporting puisqu’il faudra gérer et transmettre ses factures avec leur statut. Pensez également à la signature électronique.

Deuxième chantier : s’équiper d’un logiciel de facturation électronique

Les pouvoirs publics ont recentré la mission du portail public de facturation (PPF) autour de deux axes :

• Concentrateur des données obligatoires extraites des factures, des données de transaction et de paiement pour les transmettre à l’administration fiscale.
• Administrateur de l’annuaire central des acteurs de la réforme : Le maintenir à jour dans la durée et notamment l’actualisation en fonction des informations fournies par l’INSEE ou issues des référentiels de la DGFiP

Il n’est donc plus possible que les entreprises l’utilisent pour la transmission et la réception gratuite des factures entre les parties prenantes. Elle doivent s’équiper d’une PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire).

S’équiper d’un outil d’édition de factures et de devis compatible avec la réforme devient donc une nécessité pour les entreprises. En la matière, tous les logiciels ne se vaudront pas. De nombreux cas d’usage devront être pris en compte pour être totalement conforme à la réforme.

• La solution doit être en mesure de gérer les factures électroniques dans les différents formats du socle retenu par l’administration : Factur-X, UBL ou CII,
• Être parfaitement interopérée avec les PDP afin de transmettre les factures (e-invoicing) et déclarations obligatoires (e-reporting) à l’administration fiscale.

Nos solutions sont compatibles avec le niveau d’exigence défini par la réforme

Troisième chantier : la formation à la facture électronique

Afin que la transition se passe au mieux, montez une équipe chargée du projet. Avec un référent à la tête, l’équipe se forme, informe ses collègues et conduit le changement du début à la fin. Cette équipe est en première ligne pour vous faire remonter des besoins ou des éléments bloquants.

Pensez également aux divers métiers impactés :

• Les Finances bien sûr ;
• La DSI qui gère la transmission des données ;
• Les Achats qui récoltent les bonnes données de facturation fournisseurs.

Il faudra bien entendu former tous les collaborateurs concernés.

Votre équipe peut aussi s’appuyer sur un tiers : un expert-comptable, un cabinet de conseil ou un éditeur de logiciels par exemple. Leur connaissance fine du sujet leur permettra de vous prodiguer les conseils les plus utiles.

La généralisation de la loi de finances rectificative pour 2022 intègre également des pénalités en cas de non-respect des règles. Elles s’élèvent à 15 €/facture pour l’e-invoicing et à 250 €/facture pour l’e-reporting (jusqu’au plafond de 15 000 €).

Sachant l’ampleur du chantier pour les entreprises de toute taille, il est prudent de démarrer au plus tôt. Organisez progressivement votre bascule vers la facture électronique.

Sources

¹ Bpifrance, Facturation électronique et obligation de e-reporting, 2024