Fichaje digital obligatorio: guía completa para empresas en 2025

El fichaje digital se convierte en obligatorio para todas las empresas españolas tras la aprobación del nuevo Real Decreto que endurece el registro horario. Esta normativa exige sistemas digitales objetivos, verificables y trazables que sustituyen definitivamente los métodos en papel.

Contáctanos

¿Cuándo es obligatorio el registro horario digital?

La entrada en vigor del registro horario digital está prevista para principios de 2026, en el caso de que se apruebe el RD durante 2025. Además, en el texto actual no se contempla un período de adaptación de seis meses desde su publicación, que sí contemplaba el proyecto de ley vetado en septiembre 2025 sobre reducción de jornada, registro horario y desconexión digital, por lo que el margen de adaptación para las empresas se reduce.

Plazos de implementación previstos:

2025: Aprobación Real Decreto
Principios 2026: Entrada en vigor obligatoria

Nuevo real decreto de registro horario

El marco normativo actual parte del Real Decreto Ley 8/2019 que modificó el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores, estableciendo la obligación del registro diario de jornada Las nuevas actualizaciones refuerzan significativamente estos requisitos iniciales, transformando un sistema flexible en un fichaje digital.

El proyecto de RD refuerza significativamente el requisito inicial, transformando un sistema de registro sin modalidad específica, limitado en señalar que se debe llevar a cabo día a día e incluir el momento de inicio y fin de la jornada, en un registro digital, incluso en el lugar de trabajo, que debe cumplir con unos principios contenido mínimo, lo que deja menos margen a la negociación colectiva.

Los sistemas deberán garantizar trazabilidad completa, accesibilidad inmediata para la representación legal de los trabajadores y cumplimiento riguroso de la protección de datos.

¿A quién afecta la nueva ley de fichaje digital?

Esta normativa afecta a todas las organizaciones españolas, independientemente de su tamaño o sector. Los autónomos con empleados también quedan incluidos en esta obligación

La nueva regulación incluye colectivos anteriormente exentos que ahora deben cumplir con el registro digital obligatorio. Los empleados del hogar constituyen el grupo más significativo de esta ampliación, en línea con Directiva Europea, la jurisprudencia nacional y europea. Lo tendrán que realizar por cualquier medio proporcionado a las capacidades y recursos del empleador y la persona trabajadora y que garantice el cumplimiento.

La normativa alcanza igualmente a profesionales en modalidad de teletrabajo y aquellos con flexibilidad horaria. Las pymes de todos los sectores enfrentan ahora la obligación de implementar sistemas homologados, representando un cambio fundamental en su gestión del tiempo laboral diario.

¿Qué sucede con las relaciones laborales de carácter especial?

Jornadas especiales de trabajo como en comercio y hostelería, guardias, vigilantes, trabajo en el campo, transportes o trabajo en el mar. El RD aplicará en lo no regulado por sus normas especiales.

Alta dirección sigue en principio fuera del registro horario, aunque el nuevo proyecto deja dudas sobre su obligación. Se espera una aclaración, pero la intención de la norma es aplicar el registro digital a todos.

Los empleados del hogar están obligados ahora a realizar el registro horario, por cualquier medio proporcional a las capacidades y recursos con los que cuenten la persona empleadora y la persona trabajadora y que garantice el cumplimiento.

Diferencias entre registro actual y fichaje digital: nuevos requisitos

Los métodos tradicionales permiten hojas Excel, firmas en papel y estimaciones aproximadas de horarios. El nuevo fichaje digital obligatorio elimina completamente estas prácticas, exigiendo registros inmediatos realizados exclusivamente por cada trabajador. La diferencia fundamental radica en la verificabilidad y la accesibilidad, que impiden su manipulación y facilita la consulta.

Requisitos técnicos del sistema digital obligatorio

La nueva normativa establece que los sistemas digitales incorporen funcionalidades avanzadas de identificación personal y registro inmediato.

Cada trabajador realiza sus fichajes de manera directa e individual al comenzar y finalizar cada situación de obligatorio registro, eliminando cualquier posibilidad de manipulación externa o estimaciones aproximadas.
Los programas integran capacidades de diferenciación automática entre modalidades laborales presenciales y remotas.
Esta funcionalidad resulta fundamental para empresas con múltiples opciones de registro según las necesidades operativas de cada categoría profesional.
La conservación segura de información durante cuatro años constituye otro pilar técnico ineludible.
Los sistemas incluyen mecanismos de totalización automática que calculan horas diarias y mensuales, facilitando la toma de decisiones empresariales y el cumplimiento de la normativa vigente sin intervención manual.
Formatos legibles y compatibles con sistemas generalizados, es decir que puedan ser importados o exportados desde/hacia sistemas informáticos, interoperables, que cumplan estándares técnicos que permitan integración con herramientas de control, inspección o análisis.

1. Trazabilidad y verificación en tiempo real

Cada fichaje genera marcas temporales inalterables que quedan registradas automáticamente en el sistema.
Esta funcionalidad permite rastrear cualquier modificación posterior, identificando al usuario responsable y el momento exacto del cambio.
Las plataformas incorporan mecanismos de validación instantánea que verifican la autenticidad de cada registro.
Cuando un trabajador realiza su fichaje, el sistema confirma inmediatamente su identidad mediante credenciales personales o métodos de verificación seguros.
La Inspección de Trabajo accede directamente a estos datos sin necesidad de solicitudes previas.
Los registros permanecen disponibles las 24 horas, garantizando transparencia total en las auditorías laborales y eliminando cualquier posibilidad de manipulación retrospectiva de la información.

2. Accesibilidad para inspección trabajo remota

La nueva norma permite que los inspectores consulten los registros desde cualquier ubicación sin previo aviso.
Esta capacidad transforma las auditorías laborales, ya que los funcionarios pueden verificar el cumplimiento horario desde sus oficinas centrales.
Los sistemas homologados deben proporcionar acceso directo las 24 horas del día a través de plataformas web seguras.
Cuando la Inspección requiera información, los datos aparecen instantáneamente en formato legible y exportable para su análisis posterior.
Las empresas no pueden restringir ni condicionar este acceso remoto. La plataforma Cegid Visualtime facilita esta conectividad directa, permitiendo que los inspectores examinen patrones de trabajo, horas extras no declaradas y posibles irregularidades sin desplazarse físicamente al centro laboral.

3. Protección datos y cumplimiento RGPD

Las empresas no necesitan consentimiento expreso de los trabajadores, ya que la base jurídica se fundamenta en el cumplimiento de obligaciones legales laborales. (artículo 8 LO 3/2018)
Los datos biométricos utilizados en algunos fichajes constituyen categorías especiales que demandan medidas de seguridad reforzadas, si se someten a tratamiento técnico dirigido a la identificación biométrica y no en caso de verificación/autenticación. De utilizarse datos biométricos debe existir una base legal que lo justifique y realizar una evaluación de impacto.
La Agencia Española de Protección de Datos exige que el control sea «mínimamente intrusivo», aplicando el principio de minimización en todo momento.
Las organizaciones deben actualizar su registro de actividades de tratamiento incluyendo el control horario.
La conservación durante cuatro años obliga a implementar protocolos específicos de seguridad y acceso restringido, garantizando que solo personal autorizado maneje esta información personal de los empleados.

¿Cómo se hará el registro de la jornada laboral? Inicio, fin y pausas

Registro horario y control de pausas

La normativa exige registrar hora y minutos exactos de inicio y fin de la jornada. Cada persona debe fichar al entrar y salir, garantizando un control auténtico. Las pausas que no sean tiempo efectivo de trabajo, como comidas o descansos largos, deben documentarse.

Horas extraordinarias y compensación

El Real Decreto obliga a definir cómo se compensan las horas extra: con pago o descanso equivalente dentro de los cuatro meses siguientes. El sistema indica si son por fuerza mayor y genera un informe mensual junto con la nómina, detallando cada compensación aplicada.

Aplicaciones de registro de jornada

Los sistemas como Cegid Visualtime automatizan estos registros, diferenciando entre trabajo presencial y a distancia. La plataforma calcula automáticamente las horas ordinarias, extraordinarias y complementarias, proporcionando transparencia total en el seguimiento de la actividad laboral efectiva.

Casos prácticos y situaciones específicas

Empleadas del hogar

El Tribunal de Justicia de la Unión Europea ha establecido que las empleadas del hogar deben contar con registro horario diario, eliminando la exención histórica del Real Decreto 1620/2011.

Esta decisión judicial de diciembre de 2024 equipara sus derechos laborales con el resto de trabajadores asalariados.

Los empleadores domésticos enfrentan ahora la implementación de sistemas digitales objetivos y fiables para documentar las jornadas laborales.

El Consejo de Ministros trabaja en la adaptación normativa que formalizará esta obligación durante 2025, siguiendo las directrices europeas sobre ordenación del tiempo de trabajo.

Esta medida protege especialmente a un colectivo altamente feminizado, garantizando que puedan demostrar horas trabajadas en casos de conflicto laboral.

Teletrabajo y geolocalización

El teletrabajo requiere sistemas específicos que garanticen la autenticidad del registro fuera de las instalaciones empresariales. Las empresas deben adaptar sus plataformas de control horario e incorporar geolocalización verificable para confirmar que el fichaje se realiza desde ubicaciones autorizadas.

Esta funcionalidad resulta especialmente crítica para comerciales, consultores y personal técnico que desarrolla su actividad en múltiples emplazamientos durante la jornada laboral.

La nueva normativa para el fichaje de los trabajadores establece que el registro de teletrabajo debe diferenciar claramente entre:

Tiempo de trabajo efectivo: períodos dedicados exclusivamente a tareas laborales

Tiempos de disponibilidad: momentos en que el trabajador permanece localizable

Pausas documentadas: descansos que no computan como tiempo trabajado

Desconexión digital: períodos donde el empleado no puede ser contactado

Horarios flexibles en remoto

Las empresas con flexibilidad horaria en teletrabajo enfrentan complejidades adicionales para documentar jornadas variables.

El fichaje digital debe capturar tanto los horarios núcleo obligatorios como las franjas de flexibilidad, garantizando que se respeten los límites contractuales establecidos.

Los trabajadores remotos con horarios flexibles registran cada conexión y desconexión del sistema empresarial, creando un registro diario detallado de su actividad.

Esta documentación resulta fundamental para demostrar el cumplimiento de las horas contractuales ante posibles inspecciones laborales.

La implementación del fichaje obligatorio en teletrabajo debe equilibrar el control empresarial con el respeto a la intimidad del trabajador.

Los sistemas no pueden monitorizar actividades personales ni acceder a información privada del dispositivo utilizado para el trabajo remoto.

Jornada parcial y flexible

Las jornadas parciales requieren control especialmente riguroso debido a las consecuencias legales del incumplimiento.

Cuando una empresa no documenta correctamente estas horas, el contrato se presume automáticamente a jornada completa, obligando al pago retroactivo de salarios completos.

Los horarios flexibles presentan desafíos únicos para el registro digital.

Aunque permiten variaciones en entrada y salida, deben documentar cada minuto trabajado dentro de los márgenes establecidos.

Las herramientas certificadas calculan automáticamente si se respetan los límites contractuales pactados.

La entrega mensual del resumen junto con la nómina resulta obligatoria para contratos parciales, detallando horas ordinarias y complementarias realizadas.

Esta documentación protege tanto al trabajador como a la empresa ante posibles reclamaciones o inspecciones laborales futuras.

Control horario turnos y guardias

El fichaje digital obligatorio transforma radicalmente la gestión de turnos rotativos y guardias en sectores como sanidad, seguridad y servicios esenciales. Los trabajadores deben registrar cada cambio de turno mediante sistemas digitales que documenten automáticamente las transiciones entre jornadas diurnas, nocturnas y de fin de semana.

La ley de fichaje digital obligatorio establece que los turnos de guardia requieren registro específico de períodos de actividad y descanso.

Las plataformas como Cegid Visualtime calculan automáticamente las compensaciones por trabajo nocturno, festivos y disponibilidad, garantizando el cumplimiento de los descansos mínimos entre turnos.

Los sistemas de control horario para guardias deben diferenciar entre tiempo de presencia física y períodos de localización.

Esta distinción resulta fundamental para sectores como emergencias médicas o bomberos, donde el registro de jornada laboral incluye tanto las horas activas como los tiempos de espera remunerados según convenio colectivo.

Sanciones e inspección: qué verificará Trabajo

Pueden alcanzar entre 1.000 y 10.000 euros por cada empleado en situación irregular, según la gravedad de la falta y la reincidencia empresarial.
El nuevo régimen sancionador considera cada incumplimiento individual como infracción independiente.

Información requerida

La ley de fichaje digital obligatorio otorga a los inspectores acceso remoto inmediato a los registros horarios sin previo aviso.

Los sistemas de fichaje digital deben proporcionar información completa las 24 horas del día, incluyendo horarios de entrada y salida, pausas documentadas, horas extraordinarias realizadas y su forma de compensación específica.

El fichaje obligatorio debe identificar al trabajador, diferenciar trabajo presencial y remoto, registrar modificaciones autorizadas y generar totalizaciones automáticas en formato exportable.

Las empresas deben conservar y entregar informes mensuales junto con las nóminas y garantizar que sus sistemas de control horario sean objetivos, fiables y trazables según la normativa.

Falsear registro horario

La manipulación del fichaje digital obligatorio constituye una infracción muy grave que puede derivar en despido disciplinario tanto para trabajadores como en responsabilidad penal para empresarios.

Para las empresas, permitir o facilitar el falseamiento del fichaje obligatorio puede acarrear sanciones penales por estafa a la Seguridad Social. Los sistemas que no garanticen trazabilidad completa de modificaciones exponen a la organización a responsabilidades que superan las multas administrativas, incluyendo posibles delitos contra los derechos de los trabajadores según el Código Penal vigente.

Conservación de los registros

La ley de fichaje digital establece la obligación de conservar todos los registros horarios durante un período mínimo de cuatro años desde su generación.

Esta documentación debe permanecer accesible para la Inspección de Trabajo, los trabajadores afectados y sus representantes legales durante todo el período de conservación obligatorio.

La normativa para el fichaje de trabajadores exige que las empresas mantengan copias de seguridad actualizadas y sistemas de recuperación de información ante posibles incidencias técnicas.

Negarse al fichaje digital

Opciones válidas para el fichaje digital obligatorio

Excel y hojas de firmas dejan de ser sistemas legales. Otros sistemas como los biométricos tienen requisitos nuevos y además, no será posible realizar prácticas como estimaciones o modificaciones sin el consentimiento del trabajador.

SISTEMAS NO VÁLIDOS	Motivo de invalidez	Sanción
Hojas de papel con firmas	Falta de trazabilidad Manipulación fácil No verificación de identidad Errores de legibilidad	Hasta 1.500€ por trabajador
Archivos Excel	Modificación sin rastro No marca temporal automática Falta de objetividad No cumple requisitos digitales	Entre 1.499€ y 3.746€ por trabajador
Estimaciones aproximadas	Registro subjetivo Completado retrospectivo No registro inmediato Falta de precisión	Sanción grave automática
Sistemas biométricos sin RGPD	Vulnera protección de datos Sin consentimiento explícito No evaluación de impacto Datos especiales sin protección	Multa RGPD + sanción laboral
Registros manuales analógicos	Tarjetas de fichaje tradicionales Relojes mecánicos Sistemas sin digitalización	Prohibición total desde 2025

¿Cómo elegir un sistema de fichaje digital obligatorio?

Analizar necesidades operativas

La elección correcta depende del tamaño organizacional y la complejidad operativa.

Las microempresas pueden optar por herramientas básicas con funcionalidades esenciales, mientras que las corporaciones requieren ecosistemas completos que gestionen turnos rotativos, múltiples centros de trabajo y calendarios personalizados.

Los criterios de selección incluyen capacidad de integración con sistemas de nómina existentes, generación automática de informes para inspecciones y compatibilidad con dispositivos móviles.

La inversión inicial se amortiza mediante la reducción de tareas administrativas y el cumplimiento normativo automatizado que evita sanciones económicas.

Migración desde sistemas papel a digitales

La transición del registro horario en papel hacia formatos digitales requiere planificación estratégica y coordinación entre departamentos. Las empresas deben establecer un período de adaptación donde coexistan ambos métodos temporalmente, permitiendo que los empleados se familiaricen gradualmente con las nuevas herramientas.

Durante esta fase transitoria, resulta fundamental documentar todos los procedimientos existentes en papel para replicarlos digitalmente. Los responsables de recursos humanos necesitan mapear los flujos de trabajo actuales, identificando posibles resistencias al cambio por parte del personal.

La migración efectiva incluye la digitalización de registros históricos relevantes y la creación de protocolos de respaldo. Las organizaciones que gestionan esta transformación de manera estructurada experimentan menor disrupción operativa y mayor aceptación por parte de sus equipos de trabajo.

SISTEMAS VÁLIDOS	Características obligatorias	Funcionalidades clave
Software certificado	Trazabilidad completa Marca temporal inaltenable Verificación de identidad Acceso remoto Inspección	Cálculo automático horas Diferenciación presencial/remoto Conservación 4 años Informes exportables
Aplicaciones móviles homologadas	Geolocalización verificable Autenticación segura Registro inmediato Cumplimiento RGPD	Fichaje desde cualquier ubicación Registro de pausas Notificaciones automáticas Sincronización en tiempo real
Plataformas web certificadas	Acceso 24/7 Múltiples usuarios Backup automático Integración nóminas	Portal empleado Consulta histórica Gestión turnos Reportes personalizados
Sistemas NFC/RFID	Tarjetas personalizadas Lectores certificados Conexión sistema central Registro instantáneo	Identificación inequívoca Velocidad de fichaje Control accesos integrado Resistencia manipulación
Códigos QR personalizados	Generación única por empleado Renovación periódica Lectura móvil/fija Trazabilidad completa	Bajo coste implementación Flexibilidad ubicaciones Verificación cruzada Audit trail completo

Preguntas frecuentes sobre la nueva ley de fichaje en el trabajo

¿Cuándo entra en vigor la ley de fichaje digital?

¿A quiénes afecta ahora la ley de fichaje digital?

La nueva ley de fichaje digital obligatorio afecta a todas las empresas españolas sin excepción, independientemente de su tamaño o sector de actividad. Esto incluye:

Todas las empresas: grandes, medianas, pequeñas y microempresas
Autónomos con empleados
Empleados del hogar (anteriormente exentos)
Trabajadores presenciales y en teletrabajo
Contratos a tiempo completo y parcial
Todos los sectores: comercio, hostelería, manufactura, servicios, despachos de abogados, empresas de economía social, etc.

La normativa elimina las exenciones anteriores y establece que aproximadamente 12,5 millones de empleados se verán afectados por esta nueva obligación cuando entre en vigor en 2026. Las empresas deben adaptarse a requisitos técnicos estrictos que incluyen el registro detallado de jornadas, pausas y horas extraordinarias. El incumplimiento puede acarrear sanciones de hasta 7.500 euros por centro de trabajo.

¿Qué consecuencias tiene no adaptarse al registro horario?

La ley de fichaje digital obligatorio establece un régimen sancionador específico donde las multas se calculan por trabajador afectado y no por empresa. Las infracciones graves por incumplimiento del fichaje digital obligatorio pueden alcanzar entre 1.000 y 10.000 euros por cada empleado en situación irregular, según la gravedad de la falta y la reincidencia empresarial.

La Inspección de Trabajo ha intensificado los controles desde la entrada en vigor de la normativa para el fichaje de trabajadores, imponiendo en 2024 sanciones por valor de 2,99 millones de euros específicamente por infracciones en el registro de jornada. Las empresas que mantengan sistemas en papel o Excel tras la obligatoriedad del fichaje digital se exponen a sanciones automáticas de grado medio, con multas entre 1.499 y 3.746 euros por trabajador.

El nuevo régimen sancionador considera cada incumplimiento individual como infracción independiente. Una empresa con 50 empleados sin fichaje obligatorio implementado podría enfrentar multas muy elevadas, convirtiendo el cumplimiento de la ley de fichaje digital en una prioridad económica fundamental para la supervivencia empresarial.

Inspección Trabajo: documentación requerida

La ley de fichaje digital obligatorio otorga a los inspectores acceso remoto inmediato a los registros horarios sin previo aviso. Los sistemas de fichaje digital deben proporcionar información completa las 24 horas del día, incluyendo horarios de entrada y salida, pausas documentadas, horas extraordinarias realizadas y su forma de compensación específica.

Los inspectores verificarán que el fichaje obligatorio incluya identificación clara del trabajador, diferenciación entre trabajo presencial y a distancia, registro de modificaciones con autorización correspondiente, y cálculo automático de totalizaciones diarias y mensuales. La normativa para el fichaje de trabajadores exige que esta información esté disponible en formato exportable para análisis detallado.

La documentación requerida abarca también los informes mensuales entregados junto con las nóminas, especificando el tratamiento de cada hora extraordinaria registrada. Las empresas deben demostrar que sus sistemas de control horario cumplen los requisitos técnicos de objetividad, fiabilidad y trazabilidad establecidos en la ley de fichaje digital.

Falsear registro horario: consecuencias legales

La manipulación del fichaje digital obligatorio constituye una infracción muy grave que puede derivar en despido disciplinario tanto para trabajadores como en responsabilidad penal para empresarios. La ley de fichaje digital obligatorio considera el falseamiento como fraude laboral, con consecuencias que van más allá de las sanciones administrativas tradicionales.

Los trabajadores que alteren intencionalmente su fichaje digital pueden ser despedidos de forma procedente sin derecho a indemnización. La normativa para el fichaje de trabajadores establece que estas modificaciones no autorizadas constituyen transgresión de la buena fe contractual, especialmente cuando afectan al cálculo de horas extraordinarias o complementarias.

Conservación de los registros del fichaje obligatorio

La ley de fichaje digital establece la obligación de conservar todos los registros horarios durante un período mínimo de cuatro años desde su generación. Esta documentación debe permanecer accesible para la Inspección de Trabajo, los trabajadores afectados y sus representantes legales durante todo el período de conservación obligatorio.

Los sistemas de fichaje digital obligatorio deben garantizar la integridad de los datos almacenados, implementando medidas de seguridad que protejan contra alteraciones, pérdidas o accesos no autorizados. La normativa para el fichaje de trabajadores exige que las empresas mantengan copias de seguridad actualizadas y sistemas de recuperación de información ante posibles incidencias técnicas.

El incumplimiento constituye infracción grave independiente, sancionable con multas específicas. Las empresas que no puedan facilitar registros históricos cuando la Inspección los requiera enfrentan sanciones automáticas, ya que la ley de fichaje digital obligatorio considera esta documentación como prueba fundamental para verificar el cumplimiento de los derechos laborales en cualquier momento del período de prescripción.

Negarse al fichaje digital: consecuencias para los trabajadores

Los empleados que se nieguen sistemáticamente a utilizar el fichaje digital obligatorio enfrentan medidas disciplinarias progresivas que pueden culminar en despido procedente. La ley de fichaje digital obligatorio considera esta resistencia como incumplimiento grave de las obligaciones laborales básicas, equiparable a la desobediencia a órdenes empresariales legítimas.

¿Cómo se hará el registro de la jornada laboral?

La nueva normativa exige registrar hora y minuto exactos del comienzo y finalización de cada jornada laboral. Los trabajadores deben fichar personalmente al acceder y abandonar su puesto, garantizando la autenticidad del control horario diario.

Las pausas durante la jornada requieren documentación detallada cuando no constituyan tiempo de trabajo efectivo. Esto incluye descansos para comer superiores a una hora, pausas para café o cigarrillos, y cualquier interrupción que afecte al cómputo total de horas laborales.

Horas extraordinarias: registro y compensación

El Real Decreto establece la obligación de especificar cómo se compensará cada hora extraordinaria realizada, ya sea mediante retribución económica o tiempo de descanso equivalente. Esta medida busca poner fin a los 2,8 millones de horas extras semanales no retribuidas que se registran actualmente en España.

Cuando un trabajador realice horas extraordinarias, el sistema debe indicar automáticamente si corresponden a situaciones de fuerza mayor o emergencia. Las plataformas certificadas como Cegid Visualtime calculan estas compensaciones de forma transparente, diferenciando entre:

Compensación económica: nunca inferior al valor de la hora ordinaria
 Descanso retribuido: dentro de los cuatro meses siguientes a su realización
Horas por siniestros: con tratamiento específico según la normativa

La empresa entregará mensualmente un resumen detallado junto con la nómina, especificando el tipo de compensación aplicada a cada hora extra registrada durante el período correspondiente.

¿Cuáles son los principales cambios en los requisitos que trae la ley de fichaje en el trabajo?

La verificación: mientras los sistemas actuales pueden manipularse sin dejar rastro, la nueva modalidad garantiza trazabilidad total de zºcada modificación. Los registros digitales deben incluir pausas específicas, diferenciación entre trabajo presencial y remoto, y cálculo automático de horas mensuales.

La accesibilidad también cambia drásticamente. Los trabajadores y representantes legales tendrán consulta instantánea a través de las plataformas, sustituyendo las solicitudes manuales por acceso directo a la información laboral en tiempo real.

¿Siguen siendo válidas las máquinas de fichaje obligatorio?

No, las máquinas de fichaje tradicionales ya no son válidas bajo la nueva normativa de fichaje digital obligatorio que entrará en vigor en 2026.

¿Por qué las máquinas de fichaje obligatorio no son válidas?

La nueva ley de fichaje digital obligatorio prohíbe expresamente:

Sistemas analógicos: Máquinas mecánicas con tarjetas de papel
Relojes de fichaje tradicionales: Que utilizan tarjetas perforadas o impresas
Cualquier método manual: Que no garantice trazabilidad digital

¿Un trabajador puede negarse a fichar?

No, la ley de fichaje laboral establece que es obligatorio para los trabajadores y puede ser sancionado si se niega. El proceso disciplinario comienza con amonestaciones verbales y escritas, documentando cada negativa al control de fichaje. Tras tres apercibimientos formales, la empresa puede aplicar suspensiones de empleo y sueldo de hasta seis días. La persistencia en la negativa justifica el despido disciplinario sin derecho a indemnización.

Sin embargo, los trabajadores mantienen el derecho a impugnar sistemas que vulneren su intimidad o proteción de datos. La negativa justificada por motivos técnicos o de privacidad no constituye falta disciplinaria, pero requiere comunicación formal a la empresa. El registro de jornada laboral sigue siendo obligatorio, por lo que debe acordarse un método alternativo que cumpla los requisitos legales de objetividad y verificabilidad.

¿Se puede fichar con excel u hojas de firmas?

La ley de fichaje digital obligatorio prohíbe expresamente el uso de hojas de cálculo Excel y registros en papel por su facilidad de manipulación y falta de trazabilidad. Estos métodos tradicionales no garantizan la objetividad requerida por la normativa para el fichaje de trabajadores, ya que permiten modificaciones posteriores sin dejar rastro verificable.

Las empresas que continúen utilizando Excel como sistema de fichaje obligatorio se exponen a sanciones automáticas de hasta 1.500 euros por trabajador. La ley de fichaje digital considera estos métodos como registros incompletos, ya que carecen de marcas temporales inalterables y verificación de identidad del empleado que realiza el fichaje.

Los registros manuales en hojas de firmas presentan problemas adicionales de legibilidad y autenticidad. El fichaje digital obligatorio exige sistemas que identifiquen inequívocamente al trabajador y registren automáticamente la hora exacta, eliminando cualquier posibilidad de estimación o aproximación en los horarios documentados.

¿Son legales los sistemas biométricos?

La implementación de fichaje digital mediante datos biométricos requiere cumplimiento estricto del RGPD, ya que constituyen categorías especiales de datos personales. La normativa para el fichaje de trabajadores permite su uso únicamente cuando no existan alternativas menos intrusivas que garanticen la misma seguridad y fiabilidad en la identificación.

Los sistemas biométricos resultan legales cuando la empresa demuestre que otros métodos de fichaje obligatorio son insuficientes para prevenir suplantaciones o fraudes. La ley de fichaje digital obligatorio establece que debe aplicarse el principio de proporcionalidad, evaluando si la huella dactilar o reconocimiento facial son realmente necesarios para el control horario específico de cada organización.

La Agencia Española de Protección de Datos exige que el fichaje digital obligatorio biométrico incluya consentimiento explícito del trabajador, evaluación de impacto previa y medidas técnicas reforzadas de seguridad. Las empresas deben documentar que han considerado alternativas como tarjetas NFC o códigos personales antes de implementar tecnologías biométricas para el control horario.

¿Se pueden hacer estimaciones?

La ley de fichaje digital prohíbe categóricamente las estimaciones aproximadas de horarios, exigiendo registro inmediato y objetivo de cada entrada y salida. Las empresas no pueden permitir que los trabajadores completen retrospectivamente sus horarios basándose en recuerdos o aproximaciones de las horas trabajadas durante la jornada.

Los sistemas de fichaje digital obligatorio deben capturar automáticamente la hora exacta cuando el empleado realiza su registro, eliminando cualquier margen de interpretación subjetiva. La normativa para el fichaje de trabajadores considera que las estimaciones constituyen registros simbólicos que no cumplen los requisitos legales de objetividad y verificabilidad exigidos.

El registro objetivo mediante fichaje obligatorio incluye la documentación precisa de pausas, diferenciación entre trabajo efectivo y tiempos de espera, y cálculo automático de totalizaciones. Las plataformas como Cegid Visualtime garantizan que cada fichaje refleje la realidad laboral sin interpretaciones posteriores que puedan distorsionar la información registrada.

¿Puede la empresa modificar los registros sin autorización del trabajador?

La ley de fichaje digital obligatorio establece que cualquier modificación en los registros horarios debe contar con autorización expresa del trabajador afectado y de la empresa. Los cambios unilaterales realizados por supervisores o recursos humanos sin consentimiento del empleado constituyen manipulación ilegal del fichaje digital.

Cuando sea necesario corregir errores en el fichaje obligatorio, el procedimiento debe documentar la justificación del cambio, la autorización del trabajador y la validación empresarial. En caso de desacuerdo entre las partes, la normativa para el fichaje de trabajadores obliga a informar inmediatamente a la representación legal de los empleados para mediar en el conflicto.

Los sistemas certificados de fichaje digital obligatorio deben mantener un historial completo de todas las modificaciones, identificando al usuario que realizó el cambio, el momento exacto y la justificación correspondiente. Esta trazabilidad resulta fundamental para demostrar ante la Inspección de Trabajo que las correcciones se realizaron conforme a la ley de fichaje digital vigente.

¿Cómo será el fichaje digital obligatorio en sectores especiales?

Los sectores con control de fichaje más complejo incluyen transporte, construcción y hostelería, donde la movilidad constante y los horarios irregulares demandan soluciones tecnológicas específicas. La ley de fichaje para empresas de estos ámbitos exige geolocalización obligatoria para verificar que el registro corresponde efectivamente al lugar de trabajo asignado.

En el sector del transporte, el fichaje digital debe integrar los tiempos de conducción con los descansos obligatorios según la normativa europea. Los conductores registran inicio y fin de ruta, pausas reglamentarias y tiempos de carga, creando un registro de jornada laboral completo que cumple simultáneamente con la legislación laboral y de transporte.

La hostelería enfrenta desafíos particulares por sus horarios fragmentados y alta rotación de personal. El control horario debe documentar turnos partidos, horas de limpieza posterior al cierre y trabajos de preparación previa a la apertura. Las sanciones por no implementar correctamente estos sistemas pueden llegar a los 10.000 euros por trabajador, afectando especialmente a pequeños establecimientos.

Métodos válidos y no válidos

Métodos no válidos: Excel y hojas firma

La ley de fichaje digital obligatorio prohíbe expresamente el uso de hojas de cálculo Excel y registros en papel por su facilidad de manipulación y falta de trazabilidad. Estos métodos tradicionales no garantizan la objetividad requerida por la normativa para el fichaje de trabajadores, ya que permiten modificaciones posteriores sin dejar rastro verificable.

Las empresas que continúen utilizando Excel como sistema de fichaje obligatorio se exponen a sanciones automáticas de hasta 1.500 euros por trabajador. La ley de fichaje digital considera estos métodos como registros incompletos, ya que carecen de marcas temporales inalterables y verificación de identidad del empleado que realiza el fichaje.

Sistemas biométricos: cuándo son legales

La implementación de fichaje digital mediante datos biométricos requiere cumplimiento estricto del RGPD, ya que constituyen categorías especiales de datos personales. La normativa para el fichaje de trabajadores permite su uso únicamente cuando no existan alternativas menos intrusivas que garanticen la misma seguridad y fiabilidad en la identificación.

Los sistemas biométricos resultan legales cuando la empresa demuestre que otros métodos de fichaje obligatorio son insuficientes para prevenir suplantaciones o fraudes. La ley de fichaje digital obligatorio establece que debe aplicarse el principio de proporcionalidad, evaluando si la huella dactilar o reconocimiento facial son realmente necesarios para el control horario específico de cada organización.

La Agencia Española de Protección de Datos exige que el fichaje digital obligatorio biométrico incluya consentimiento explícito del trabajador, evaluación de impacto previa y medidas técnicas reforzadas de seguridad. Las empresas deben documentar que han considerado alternativas como tarjetas NFC o códigos personales antes de implementar tecnologías biométricas para el control horario.

Estimaciones vs registro objetivo real

La ley de fichaje digital prohíbe categóricamente las estimaciones aproximadas de horarios, exigiendo registro inmediato y objetivo de cada entrada y salida. Las empresas no pueden permitir que los trabajadores completen retrospectivamente sus horarios basándose en recuerdos o aproximaciones de las horas trabajadas durante la jornada.

Los sistemas de fichaje digital obligatorio deben capturar automáticamente la hora exacta cuando el empleado realiza su registro, eliminando cualquier margen de interpretación subjetiva. La normativa para el fichaje de trabajadores considera que las estimaciones constituyen registros simbólicos que no cumplen los requisitos legales de objetividad y verificabilidad exigidos.

El registro objetivo mediante fichaje obligatorio incluye la documentación precisa de pausas, diferenciación entre trabajo efectivo y tiempos de espera, y cálculo automático de totalizaciones. Las plataformas como Cegid Visualtime garantizan que cada fichaje refleje la realidad laboral sin interpretaciones posteriores que puedan distorsionar la información registrada.

Modificaciones sin autorización trabajador

La ley de fichaje digital obligatorio establece que cualquier modificación en los registros horarios debe contar con autorización expresa del trabajador afectado y de la empresa. Los cambios unilaterales realizados por supervisores o recursos humanos sin consentimiento del empleado constituyen manipulación ilegal del fichaje digital.

Cuando sea necesario corregir errores en el fichaje obligatorio, el procedimiento debe documentar la justificación del cambio, la autorización del trabajador y la validación empresarial. En caso de desacuerdo entre las partes, la normativa para el fichaje de trabajadores obliga a informar inmediatamente a la representación legal de los empleados para mediar en el conflicto.

Los sistemas certificados de fichaje digital obligatorio deben mantener un historial completo de todas las modificaciones, identificando al usuario que realizó el cambio, el momento exacto y la justificación correspondiente. Esta trazabilidad resulta fun

¡Contáctanos, estaremos encantados de ayudarte!

VeriFactu va a cambiar la forma en que se lleva a cabo la facturación y el control realizado por la Agencia Tributaria en los próximos meses.

Si deseas comenzar a trabajar con un software de calidad y 100% adaptado a los requisitos establecidos, estaremos encantados de enseñarte cómo cumplir con las nuevas obligaciones de forma mucho más sencilla de lo que imaginas.