Estados de la factura electrónica: qué son, últimas novedades y obligaciones

¿Qué son los estados de la factura electrónica?

Cuando entre en vigor la obligación de uso de la factura electrónica en negocios B2B, Hacienda tendrá que saber en todo momento en qué estado está la factura.

¿Enviada?

¿Aceptada?

¿Rechazada?

¿Abonada?

¿En qué fecha?

¿Total o parcialmente?

¿Y si está cedida a un tercero?

Tendrás que informar de la situación de la factura.

¿Qué son los estados de la factura electrónica, entonces?

Pues estados que reflejan la situación en la que se encuentra una factura electrónica, para interés de los implicados: el negocio que emite la factura, el que la recibe… y la Agencia Tributaria.

Comunicar los estados de la factura electrónica ¿es obligatorio?

Y aquí viene lo interesante, porque comunicar los estados de la factura electrónica será estrictamente necesario.

¿A quién?

A Hacienda, claro.

La normativa de la factura electrónica indica que, para emitirlas y recibirlas, habrá que emplear programas homologados por la Agencia Tributaria.

No habrá otra opción posible.

Una factura en PDF, por muy digital que sea, no será legal.

Una factura con datos estructurados en formato facturae, si no se emite desde una solución homologada, tampoco será legal.

Solo serán legales las facturas electrónicas emitidas desde los programas de factura electrónica homologados.

Pues bien: dichos programas deben cumplir los requisitos de la factura electrónica —de los softwares, más bien—, siendo uno de ellos la interconexión con otras soluciones privadas… y con la solución pública.

¿Solución pública?

Sí, se trata de la solución creada por la Agencia Tributaria para generar, recibir y comunicar los estados de las facturas electrónicas.

En tu negocio, emplees una solución privada homologada o la solución pública, cuando te llegue una factura electrónica tendrás que comunicar su estado a la solución pública, que hará de repositorio de todas las facturas electrónicas del país.

También tendrás que comunicárselo al emisor de la factura.

¿Y qué estados podrás comunicar?

Obligatoriamente, estos:

• Si aceptas la factura completa, así como la fecha de aceptación, y lo mismo si la rechazas
• Cuando pagues, también tendrás que comunicarlo, así como la fecha en la que hayas hecho el pago

Y voluntariamente, estos:

• La aceptación o rechazo parcial de la factura
• El pago parcial, junto a la fecha
• La cesión de la factura a un tercero, como una empresa de factoring; tendrás que identificarlo con sus datos y añadir la fecha de cesión

En resumidas cuentas: Hacienda debe conocer qué sucede en todo momento con las facturas electrónicas.

Y aquí es donde cobra importancia el requisito de la factura electrónica en cuanto a la interconexión. Las soluciones privadas homologadas para gestionar la factura electrónica podrán conectarse tanto con otras soluciones aprobadas… como con la solución pública.

Así, cuando aceptes una factura en el programa que emplees, podrás informar fácilmente a la solución pública y Hacienda será consciente del nuevo estado de la factura.

Y esta es solo una de las novedades reglamentarias.

Novedades de la factura electrónica referentes a sus estados

El uso de la factura electrónica entre negocios B2B en España se aprobó en septiembre de 2022 con la Ley 18/2022, de 18 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas.

Se trata de, en efecto, la ley crea y crece.

Meses después, en junio de 2023, se publicó el decreto ley con el reglamento que regulaba el uso de la factura electrónica.

Tras finalizar el plazo de audiencia pública para presentar alegaciones, ya en febrero de 2024, el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital presentó a la Comisión Europea modificaciones sobre el reglamento de la ley.

Dichas modificaciones, que son las que nos incumben, incluían cambios relativos a los estados de la factura electrónica, a los formatos, a la comunicación y a los plazos.

Estas son todas las novedades reglamentarias relativas a los estados de la factura electrónica:

El destinatario deberá comunicar el estado de la factura electrónica —aceptación y pago o rechazo, total o parcial, o cesión, así como las fechas— a la solución pública

Si se emplean plataformas privadas, el destinatario también debe informar al emisor del estado de la factura electrónica

La notificación de los estados de pago no se hará a través del SII (Suministro Inmediato de Información), sino de la solución pública

La información sobre el estado de la factura debe remitirse en un máximo de 4 días naturales a contar desde la fecha de creación o cambio de estado; si no hay rechazo ni se recibe una factura rectificativa, pasado el plazo la factura se dará por aceptada

Resumiendo: aunque se empleen soluciones privadas, todo pasará por la solución pública, y habrá 4 días para comunicar los estados.

Pero hay más:

• El formato de sintaxis de la solución pública será facturae, mientras que las soluciones privadas podrán emplear facturae, XML, UBL o EDIFACT
• La solución pública permitirá a los emisores comunicar voluntariamente el cobro o impago de sus facturas electrónicas
• Cuando se envíe una factura electrónica a través de una solución privada, se remitirá al mismo tiempo una copia fiel y claramente identificada a la solución pública; el receptor, por su parte, podrá descargar la original, la copia o ambas

Y sobre los plazos para empezar a informar del estado de las facturas:

• Las empresas y profesionales con una facturación mayor a los 6 millones de euros tendrán 12 meses, a contar desde la publicación en el BOE del borrador presentado a la Comisión Europea, coincidiendo con la obligación de adoptar la factura electrónica
• El plazo será de 36 meses para empresas que facturen menos de 6 millones de euros, aunque ya a los 24 meses tendrán que adoptar el uso de la factura electrónica
• Y de 48 meses para los autónomos que facturen por debajo del umbral de los 6 millones de euros, aunque a los 24 meses, como las empresas del grupo anterior, estarán obligados a emplear la factura electrónica
• Todo lo que sea comunicar los estados antes de que finalicen esos plazos, será de carácter voluntario.

Todavía no se ha publicado en el BOE la versión definitiva del reglamento, por lo que sigue sin haber una fecha definitiva a partir de la que empezar a contar, aunque se espera que sea en algún momento de este 2024.

De momento, el texto del proyecto del Real Decreto con el reglamento lo tienes aquí.

Beneficios de los estados de la factura electrónica

Puede parecer que tener que comunicar los estados de la factura digital —electrónica, más bien— es un recurso más para tener controladas a las empresas… y es verdad, pero de forma positiva.

Se busca controlar, sí, pero con el objetivo de reducir la morosidad entre empresas y profesionales.

El límite para pagar a proveedores marcado por la ley se establece en 60 días.

Hace muchos años no existía límite y había empresas que pagaban a tres o cuatro meses.

Para la empresa que pagaba era ideal, porque le era mucho más fácil gestionar su flujo de caja, pero para los proveedores pequeños era muy complicado.

Estamos hablando de financiar durante 120 días su trabajo.

¿Y si luego la empresa no pagaba? Entre la reclamación, la aprobación del pago y la ejecución del mismo, el plazo podía estirarse semanas sin consecuencias legales para nadie.

Pero en 2010 se publicó la ley y estableció en 60 el plazo máximo de pago. Sin posibilidad de estirarlo, además:

«En lo que se refiere a los plazos de pago entre empresas, se establece un plazo máximo de pago de 60 días por parte de empresas para los pagos a proveedores. Este plazo de pago no podrá ser ampliado por acuerdo entre las partes, con el fin de evitar posibles prácticas abusivas de grandes empresas sobre pequeños proveedores, que den lugar a aumentos injustificados del plazo de pago».

En 2013 se publicó otra ley de apoyo al emprendedor que rebajaba el plazo máximo a los 30 días, aunque sí que permitía la posibilidad de aumentar el plazo hasta los 60, solo si ambas partes estaban de acuerdo.

La factura electrónica y la comunicación de sus estados es una vuelta de tuerca más a la búsqueda de la reducción de la morosidad en España.

Dará transparencia absoluta a los procesos. Hacienda será consciente en todo momento de qué pasa con una factura electrónica o con otra gracias a los estados.

De ese modo, si se exceden los plazos de pago, será sencillísimo demostrarlo, por lo que el proveedor podrá cobrar sin problemas el recargo pactado en el contrato con la empresa, que tendrá que ajustarse a los principios de transparencia y proporcionalidad. Aquí tienes los tipos de recargos, que podrán ser del 5, 10 o 20 %, según el caso.

Y además de la transparencia y reducción de la morosidad, ¿de qué otros beneficios de la factura electrónica relacionados con los estados estaríamos hablando?

• Te permite seguir la trazabilidad de todo el proceso de facturación de forma productiva
• La obligación de comunicar los estados de la factura digital facilita la contabilidad del negocio, al desaparecer los errores manuales generados por las facturas pendientes
• Se ahorra tiempo reclamando la aceptación o rechazo de la factura
• Se reducen los costes operativos del negocio, al estar semiautomatizado todo el proceso de comunicar estados y dar visibilidad a la transacción

Es decir, que los estados de la factura electrónica traen transparencia en los pagos, reducción de errores manuales, ahorro de tiempo y/o dinero y productividad en los procesos.

Para comunicar estados de la factura electrónica, nada como Cegid Yet

¿Qué queda claro como el agua?  Que sí o sí, habrá que emplear un programa de facturación electrónica en negocios entre empresas y profesionales, como ya sucede al facturar a la Administración —¿ya sabes cómo presentar facturas FACe?—.

Para la gestión de facturas electrónicas cuentas con la solución pública, probablemente algo limitada, y con las soluciones privadas homologadas certificadas por Hacienda.

Para estarlo, tendrán que cumplir una serie de requisitos determinados, como que se conecten con la solución pública y otros programas homologados, o que permitan comunicar los estados de las facturas.

Pues aquí va una sugerencia de programa: Cegid Yet.

¿Por qué?

Porque cumple con todas las normativas de la factura electrónica actualmente… y seguirá haciéndolo con el paso del tiempo, asegurando que no incurras en sanciones que desestabilicen por completo las cuentas del negocio.

También es capaz de trabajar con cualquier formato de la factura electrónica, de modo que te dará exactamente igual el que empleen tus proveedores o clientes.

Otra: porque te facilita la trazabilidad de todas las facturas, claro, gracias al seguimiento de sus estados: las recibidas de los proveedores, las enviadas a los clientes, a la administración pública…

Asimismo, es capaz de conectarse con otras herramientas, gracias a las integraciones nativas y desarrollos a medida.

Pero no vayas a pensar que por esto último se trata de una solución inalcanzable económicamente; en absoluto. Es escalable, por lo que la puedes adaptar a las necesidades de tu negocio, vayas a generar y recibir pocas o muchas facturas.

¿Dónde es?

En el programa de factura electrónica Cegid Yet, porque cumple con todo —incluidos los estados de la factura electrónica— y se adapta completamente a tu negocio.

¿Por qué no solicitas una demo y lo compruebas?