El modelo de retenciones 111 de Hacienda. ¿Quién tiene que presentarlo?

¿Quién debe presentar el modelo 111?

Así, ya hemos dado respuesta a las cuestiones sobre qué es el modelo 111 y para qué sirve. Como ya te hemos indicado, todas las empresas y profesionales que hayan llevado a cabo retenciones en el trimestre deben enviar esta información a la AEAT con el modelo 111. Sin embargo, hay varias situaciones adicionales que obligan a presentar este formulario. Las repasamos todas:

• Cualquier empresario o sociedad que cuente con trabajadores a su cargo, incluso, si no se les ha retenido IRPF que, como indicamos anteriormente, es el impuesto del modelo 111.
• Cuando se reciben facturas de otros autónomos que incluyen retención de IRPF en el modelo 111. En estos casos, el tipo aplicable es el 15 % o el 7 % si el autónomo lleva menos de tres años como profesional.
• Entidades, ya sean públicas o privadas, que hayan practicado retenciones de IRPF en sus pagos.
• Cesión de derechos de imagen.
• Ganancias patrimoniales que se hayan obtenido por aprovechamientos forestales de montes públicos.

También queremos hacer un pequeño inciso sobre las facturas por actividades profesionales. Si bien es cierto que todos los autónomos están obligados a aplicar una retención sobre ellas, si el propio trabajador por cuenta propia no la ha incluido en la factura, no es obligación del cliente hacerlo. Es decir, en ese caso, no habría que presentar el modelo 111 del IRPF.

El modelo 111 ¿cuándo se presenta?

Puesto que las autoliquidaciones de IRPF con el modelo 111 tienen carácter trimestral, hay que hacer una declaración ante Hacienda con este modelo. Los plazos para la presentación fijados por la AEAT para el modelo 111 son los siguientes:

• Primer trimestre: Del 1 al 20 de abril.
• Segundo trimestre: Del 1 al 20 de julio.
• Tercer trimestre: Del 1 al 20 de octubre.
• Cuarto trimestre: Del 1 al 20 de enero (del año siguiente).

Por tanto, ya sabes el Modelo 111 cuándo se presenta, aunque hay una excepción. El plazo finaliza antes si para presentar los modelos de tus clientes lo haces de manera telemática y empleando como forma de pago la domiciliación bancaria. Por tanto, las fechas quedarían así:

• Primer trimestre: Del 1 al 15 de abril.
• Segundo trimestre: Del 1 al 15 de julio.
• Tercer trimestre: Del 1 al 15 de octubre.
• Cuarto trimestre: Del 1 al 15 de enero (del año siguiente).

Paso a paso para realizar la tramitación en la AEAT del modelo 111

El procedimiento para presentar ante Hacienda el modelo 111 es muy sencillo. Siempre debe hacerse de forma telemática, ya sea a través de la sede electrónica de la AEAT o mediante aplicaciones homologadas de terceros. En esta guía, vamos a centrarnos en el modelo 111 rellenable, pero el proceso es idéntico a través de la sede electrónica.

En primer lugar, hay que introducir los datos del declarante, es decir, el autónomo o la empresa que hace la retención y la abona a Hacienda. Para eso, se anota el NIF o el CIF y el nombre o la razón social.

En el siguiente apartado del modelo 111 rellenable, encontrarás todo lo relacionado con las retenciones. Verás varias secciones, correspondientes a las diferentes clases de retenciones de las que ya te hemos hablado previamente. Sin embargo, en todas ellas, hay un elemento común. En primer lugar, tendrás que señalar el número de perceptores a los que les has retenido. A continuación, el importe de las percepciones y, por último, el importe de la retención. Te lo mostramos con un ejemplo.

En la empresa, solamente hay un empleado con un sueldo de 1.600 euros y un tipo de retención del 19 %. Tendrías que rellenarlo de la siguiente forma.

• Rendimientos del trabajo.

Número de perceptores. 1.

Importe de las percepciones. 1.600.

Importe de las retenciones. 304.

En cada una de las categorías, la Agencia Tributaria distingue entre pagos en especie y en dinero. Por tanto, si has hecho pagos en especie como un cheque restaurante o un seguro privado, también tienes que declararlos.

Tras sumar todas las retenciones realizadas, llegarás a la parte inferior. Allí tienes que anotar el total en la casilla 28. En la casilla 29, podrás anotar el resultado de otras declaraciones previas para compensarlo y, por último, en la 30, tendrás que calcular el importe final que Hacienda pasará a tus clientes para su cobro.

¿Existen sanciones por no presentar el Modelo 111?

Al igual que ocurre con otros muchos documentos de la Agencia Tributaria el Modelo 111 está sujeto a la Ley General Tributaria. En su artículo 27, recoge los recargos aplicables por no presentar a tiempo el modelo 111 del IRPF

.Veamos cuál aplicar en función del atraso:

• 1 % si ha pasado menos de un mes desde el vencimiento del plazo.
• 2 % si ha pasado más de un mes, pero menos de 2.
• 3 % si han pasado más de 2 meses, pero menos de 3.
• 4 % si han pasado más de 3 meses, pero menos de 4.
• 5 % si han pasado más de 4 meses, pero menos de 5.
• 6 % si han pasado más de 5 meses, pero menos de 6.
• 7 % si han pasado más de 6 meses, pero menos de 7.
• 8 % si han pasado más de 7 meses, pero menos de 8.
• 9 % si han pasado más de 8 meses, pero menos de 9.
• 10 % si han pasado más de 9 meses, pero menos de 10.
• 11 % si han pasado más de 10 meses, pero menos de 11.
• 12 % si han pasado más de 11 meses, pero menos de 12.

Si pasa más de un año tras la finalización del plazo habilitado, el recargo se incrementa hasta el 15 %, cifra que permanece invariable en el futuro hasta que tu cliente decida presentarlo. No obstante, a partir de ese momento, se aplica un interés de demora. En 2024, la Agencia Tributaria tiene establecido un tipo del 4,0625 %. Veámoslo con un ejemplo.

Tu cliente no presenta el modelo 111 del segundo trimestre de 2023. Las retenciones que debía haber aplicado eran de 3.500 euros. Cuando se da cuenta, ya es el 20 de julio de 2025, dos años más tarde. En ese caso, debe hacer la declaración fuera de plazo. Primero, debe pagar el recargo del 15 % que, en este caso, equivale a 525 euros. Además, es preciso sumar el 4,0625 % de interés por dos años completos de retraso, que equivale a 372,31 euros. De este modo, su deuda de 3.500 pasa a ser de 4.397,31 euros.

No obstante, todo esto sucede, siempre y cuando, Hacienda no se dé cuenta de la ausencia de esas retenciones y sea tu cliente el que tome la iniciativa, algo improbable en la práctica.

¿Y si se recibe una reclamación de Hacienda?

Cuando se recibe un requerimiento de la Agencia Tributaria, se aplican multas, además de los recargos anteriores. Ten en cuenta que en ese caso, la multa mínima es de un 50 % de las retenciones que no se hubiesen declarado, pero pueden alcanzar el 150 %, en función de la gravedad.

Así, si seguimos el ejemplo anterior, una liquidación de 3.500 euros podría convertirse en otra de 5.250 a 8.750 euros. Por otro lado, también se le podrían aplicar intereses y recargos en función del tiempo que hubiese transcurrido.

Como has podido comprobar, para la AEAT el modelo 111 tiene un gran valor. Esta declaración trimestral les permite recaudar el dinero procedente de las retenciones aplicadas por autónomos y empresas. Además, garantiza que todos los profesionales cumplen con las normativas fiscales vigentes. Como asesor, debes anticiparte a los problemas y recopilar todas las retenciones a tiempo.

Sabemos que no es una tarea sencilla, pero con la ayuda de un software especializado, como Cegid Diez ERP Despachos, te resultará mucho más fácil. Esta herramienta te permitirá contabilizar de manera sencilla todas las retenciones a cuenta de los trabajadores de tus clientes o de sus facturas recibidas.

Los errores más habituales al presentar el modelo 111

Ahora que ya sabes cuál es el modelo 111, repasaremos algunos de los fallos más comunes en su presentación y te contaremos cómo solucionarlos.

Uno de los errores más habituales es cometer fallos en los datos identificativos. Cuando trabajas con tantos clientes como en una asesoría, es relativamente frecuente introducir mal el NIF o escribir de forma incorrecta el nombre o la razón social. Esto que, en apariencia, resulta inofensivo puede invalidar la declaración si no te das cuenta a tiempo.

La declaración incorrecta de las retenciones también puede ocasionarte algunos dolores de cabeza. Sin embargo, declarar importes duplicados o incorporar cantidades correspondientes a un periodo distinto al declarado es algo usual. También puede suceder que no hagas bien el cálculo de las retenciones al sumar mal las cantidades que se han retenido a un profesional o trabajador concreto.

Por otro lado, si bien, no es un error de presentación como tal, es bastante importante prestar atención a los plazos. Ya te hemos explicado que la fecha límite es el día 15 o 20 del mes posterior a la finalización del trimestre. No obstante, con todos los trámites que debes realizar en esas fechas, puede que algún formulario se presente fuera de plazo. Como verás en apartados posteriores, esto puede conllevar sanciones para tus clientes.

La mejor solución para evitar fallos en la presentación

Por suerte, con la ayuda de una herramienta digital, evitarás todos estos problemas. Cegid Diez ERP Despachos es la mejor aplicación para gestionar las presentaciones ante la Agencia Tributaria del Modelo 111 de tus clientes. En este ERP podrás llevar las cuentas de todos tus clientes. Así, te resultará muy fácil conocer sus retenciones, y en tan solo unos clics podrás hacer de forma telemática, y sin salir de la herramienta, todo el trámite.