Podcast: Cegid, Mucho más que Talento Humano I Ep. 1: Una nómina sin errores

¿Cuáles son los errores más comunes en la gestión de nóminas?

1. Errores en el cálculo de salarios

• Inexactitudes en el cómputo de horas extras: Cuando las horas extras no se calculan correctamente, los empleados reciben una compensación inadecuada por su trabajo adicional. Esto puede resultar en demandas laborales, pagos retroactivos con intereses y multas por parte de la inspección de trabajo. Además, genera descontento entre los trabajadores y daña la relación laboral.
• Aplicación incorrecta de deducciones: Una mala gestión de las deducciones (como seguros sociales, IRPF o embargos) puede provocar problemas graves con las administraciones públicas. Las consecuencias incluyen sanciones económicas, la necesidad de regularizar pagos con efectos retroactivos y posibles inspecciones fiscales que pueden extenderse a otros aspectos de la empresa.
• Fallos en la actualización de cambios salariales: No reflejar correctamente los cambios en el salario (como aumentos, promociones o complementos nuevos) genera discrepancias entre lo acordado y lo pagado. Esto puede derivar en reclamaciones por parte de los empleados, necesidad de realizar pagos atrasados y pérdida de confianza en el departamento de RRHH. También puede afectar al cálculo de futuras indemnizaciones o prestaciones.
• Errores en el timbrado de recibos de nómina: Los fallos en el timbrado pueden invalidar legalmente los recibos de nómina, causando problemas en inspecciones laborales y auditorías. Las consecuencias incluyen la necesidad de rehacer documentación, posibles sanciones por incumplimiento formal y dificultades para demostrar pagos realizados en caso de conflictos laborales.

2.Problemas de cumplimiento normativo

• Desactualización en cambios legislativos: No mantenerse al día con las últimas modificaciones en la legislación laboral puede resultar en la aplicación incorrecta de nuevas normativas. Las consecuencias incluyen sanciones económicas que pueden oscilar entre los 7.501 y 225.018 euros en caso de nóminas con retraso, la necesidad de realizar regularizaciones retroactivas costosas, y posibles inspecciones laborales que pueden extenderse a otras áreas de la empresa.
• Incumplimiento en plazos de presentación: El retraso en la presentación de documentación oficial (como TC1/TC2, ahora RLC/RNT) puede acarrear recargos automáticos por parte de la Seguridad Social, que van desde el 10% hasta el 35% de las cuotas no presentadas a tiempo. Además, puede generar problemas en la cobertura de los trabajadores y dificultar trámites como bajas o prestaciones.
• Errores en la aplicación de convenios colectivos: La incorrecta aplicación de las condiciones establecidas en los convenios colectivos puede derivar en demandas por parte de los trabajadores o sus representantes sindicales.
• Fallos en las retenciones fiscales: Los errores en el cálculo y aplicación de retenciones de IRPF pueden provocar sanciones por parte de la Agencia Tributaria, tanto para la empresa como para los empleados.  La obligación de realizar declaraciones complementarias, y posibles auditorías fiscales exhaustivas que pueden extenderse a otros aspectos tributarios de la empresa.

3. Gestión manual de datos en el software de gestión de nóminas

• Información desactualizada de empleados: La falta de actualización en los datos personales y laborales de los empleados puede provocar errores graves en los cálculos de retenciones fiscales y cotizaciones sociales. Por ejemplo, no tener registrado un cambio en la situación familiar del trabajador puede resultar en una aplicación incorrecta del IRPF, generando reclamaciones por parte del empleado y posibles sanciones de la administración tributaria.
• Pérdida de documentación importante: Extraviar un documento crítico como contratos, modificaciones salariales o justificantes de incidencias puede tener graves consecuencias legales y administrativas. La empresa podría enfrentarse a inspecciones laborales sin poder justificar adecuadamente sus procedimientos, lo que puede resultar en multas significativas y problemas de cumplimiento normativo.
• Duplicidad en registros: La existencia de registros duplicados genera confusión y puede llevar a pagos erróneos o decisiones incorrectas basadas en información contradictoria. Esta situación no solo consume tiempo valioso del departamento de RRHH en la reconciliación de datos, sino que también puede resultar en sobrecostes por pagos duplicados o errores en las declaraciones fiscales.
• Retrasos en el procesamiento: Los retrasos en el procesamiento de nóminas debido a la gestión manual pueden provocar pagos tardíos a los empleados, generando descontento y bajada de la moral laboral. Además, estos retrasos pueden incurrir en penalizaciones por presentación tardía de documentación oficial y afectar negativamente al flujo de caja de la empresa.

4. Problemas derivados de un software obsoleto o poco intuitivo

• Procesos manuales que consumen tiempo: Un software que no permite la automatización, que no permite digitalizar documento, obliga a los profesionales de RRHH a dedicar horas a tareas repetitivas que podrían realizarse automáticamente. Esto no solo reduce la productividad del departamento, sino que aumenta significativamente el riesgo de errores por fatiga o distracción.
• Interfaz poco intuitiva y compleja: Los sistemas de gestión de nóminas con interfaces complejas o poco amigables requieren más tiempo de formación para el personal y aumentan la probabilidad de errores por confusión o mal uso. Esto puede resultar en una resistencia al uso del software por parte del equipo y en una dependencia excesiva de unos pocos usuarios expertos.
• Falta de integración entre sistemas: Un software obsoleto suele carecer de capacidades de integración con otras herramientas de RRHH, lo que obliga a la introducción manual de datos entre diferentes plataformas. Esta situación no solo incrementa el tiempo dedicado a tareas administrativas sino que también aumenta el riesgo de inconsistencias en los datos.
• Dificultad para adaptarse a cambios normativos: Los sistemas antiguos o poco flexibles pueden tener problemas para incorporar rápidamente las actualizaciones legales y normativas, lo que expone a la empresa a riesgos de incumplimiento y posibles sanciones por parte de las autoridades laborales y fiscales.

¿Es la automatización de nóminas la solución para evitar errores?

La gran mayoría de los problemas que hemos descrito los soluciona contar un con un software de gestión de nóminas robusto, que responda a las necesidades del departamento de Recursos Humanos. Gracias a la automatización de nóminas las empresas pueden reducir significativamente el riesgo de errores humanos, garantizar el cumplimiento normativo y optimizar sus procesos administrativos. A continuación, exploraremos las principales herramientas y estrategias que permiten transformar la gestión de nóminas en un proceso eficiente y libre de errores.

La implementación de software especializado es fundamental para una gestión eficiente de las nóminas. Cegid ofrece soluciones integrales como Cegid PeopleNet para la gestión de nóminas, que garantiza cálculos automáticos precisos y actualizaciones normativas en tiempo real. Estas herramientas se integran perfectamente con los sistemas de control horario y proporcionan una validación automática de datos, asegurando la precisión en cada proceso.