Modelo 145 de IRPF de la Agencia Tributaria

¿Quién debe presentar el modelo 145 de IRPF?

Ahora que ya sabes para qué sirve el modelo 145, haremos un repaso a todas las situaciones en las que hay que presentar este formulario:

• Todos los trabajadores por cuenta ajena al iniciar una nueva relación laboral.
• Trabajadores que cambien su situación personal o familiar de un modo tal que modifique el tipo de retención:
  • Si se produce un matrimonio, una separación o un divorcio.
  • Nacimiento de un hijo o cambios en las cargas familiares.
  • Nueva residencia a un lugar que tenga beneficios fiscales, como cualquiera de las ciudades autónomas.

¿Es el modelo 145 de obligación para la empresa?

Como ya hemos explicado, son los trabajadores quienes tienen que aportar la información. Sin embargo, la empresa es la que debe proporcionarlo. Por tanto, el modelo 145 es de obligación para la empresa.

¿Qué información incluye el modelo 145 y cómo presentarlo?

La tramitación del modelo 145 es muy sencilla. Por norma general, la empresa será la que entregue en formato papel una copia del modelo 145 para rellenar a sus empleados. Posteriormente, desde la sede electrónica de la Agencia Tributaria, puedes llevar a cabo su presentación. Para ello, es necesario que utilices un certificado digital que te servirá también a la hora de firmar y presentar el documento.

Veamos todos los apartados que establece Hacienda en el modelo 145.

Datos del perceptor que efectúa la comunicación

Este es el primer apartado del formulario. En él, deben aparecer los datos completos del trabajador: NIF, nombre completo y fecha de nacimiento. Además, hay tres casillas para detallar la situación familiar.

A continuación, hay una sección en la que se debe anotar si existe algún tipo de discapacidad. En caso de que no haya ninguna, no se debe anotar nada.

Por otro lado, la movilidad geográfica de los trabajadores trae consigo un menor tipo de retención, por lo que Hacienda solicita que anote si el empleado se ha visto sujeto a esa situación. En este caso, debe anotarse la fecha en la que tuvo lugar.

Por último, hay una casilla de rendimientos del trabajo. El contribuyente debe rellenarla si en, al menos dos de los ejercicios de los últimos cinco, obtuvo rendimientos del trabajo.

Hijos y otros descendientes menores de 25 años o mayores de dicha edad si son discapacitados, que conviven con el perceptor

Este apartado solo se tiene que rellenar si se cumple con alguna de las siguientes circunstancias:

• El contribuyente tiene hijos menores de edad.
• Si convive con hijos de entre 18 y 24 años cuya renta anual sea inferior a 8.000 euros.
• Si tiene hijos mayores de edad con una discapacidad y que no alcancen los 8.000 euros anuales.

En caso de que se cumpla uno de esos casos, tendrá que rellenar las casillas inferiores con el año de nacimiento o el año de adopción si no es un hijo biológico. Del mismo modo, ha de indicar el grado de discapacidad si corresponde.

Ascendientes mayores de 65 años o menores de dicha edad si son discapacitados, que conviven con el perceptor

Al igual que en el apartado anterior del modelo 145 para rellenar, solo debe completarse este apartado si se cumple alguno de los siguientes requisitos:

• Mayores de 65 años que conviven, al menos, medio año con el contribuyente y cuyas rentas anuales son menores de 8.000 euros.
• Ascendientes de cualquier edad si son discapacitados y cuyas rentas no alcanzan los 8.000 euros al año.

Una vez más, solo hay que completar las casillas con el año de nacimiento y el grado de discapacidad correspondiente en la parte inferior de este apartado.

Pensiones compensatorias en favor del cónyuge y anualidades por alimentos en favor de los hijos, fijadas ambas por decisión judicial

En este apartado del modelo 145 de IRPF rellenable, solo es necesario aportar información si se abona una pensión compensatoria al cónyuge o si existe una pensión de alimentos para los hijos. En ambos casos, es imprescindible una sentencia judicial que acredite esa situación. Así, en cada una de las casillas, se incluye el importe bruto.

Pagos por la adquisición o rehabilitación de la vivienda habitual utilizando financiación ajena, con derecho a deducción en el IRPF

Cabe señalar que siempre que la firma de la hipoteca sea posterior al 1 de enero de 2013 o que el salario bruto sea superior a 33.007,20 euros al año, no se debe rellenar esta casilla.

Fecha y firma de la comunicación

En esta casilla, el trabajador tiene que volver a escribir su nombre completo, introducir el lugar y la fecha en la que lo ha completado. Por último, debe dejar su firma para dar veracidad a todo lo aportado previamente.

Acuse de recibo

La empresa o la mutua, en el caso de los autónomos, da fe de la recepción del documento. Para ello, aporta la firma y el sello, así como el nombre el encargado de recibir el modelo 145 de IRPF rellenable, la fecha y el lugar en la que lo hizo.

Así pues, ahora ya sabes cómo rellenar el modelo 145. Para que resulte más fácil explicarle esto a tus clientes, puedes hacer un pequeño tutorial con fotos o un vídeo explicativo del proceso.

¿Cuándo se presenta el modelo 145 de la Agencia Tributaria?

Aunque el plazo para la presentación de este formulario siempre permanece abierto por Hacienda, sí hay algunas consideraciones que debes tener en cuenta. Y es que, Hacienda estipula que el tiempo máximo en el que los empleados deben avisar a su pagador es de 10 días. No obstante, esto, en la práctica, solo se tiene que utilizar siempre que la nueva retención que deba aplicarse sea mayor.

Por su parte, el pagador tendrá que aplicarla a partir de la siguiente nómina. Sin embargo, existe la excepción en el caso de que la comunicación se haga en un plazo menor de cinco días antes del cierre mensual. Ante esta situación, se haría al mes siguiente.

En otro orden de cosas, cuando las circunstancias propicien que se produzca una menor retención, bastará con hacer el aviso cinco días antes de final de mes.

¿Cuáles son las consecuencias de no presentar el modelo 145 de situación familiar?

No existe una sanción por no presentar el Modelo 145 de la Agencia Tributaria. Sin embargo, esto tendría repercusiones importantes, sobre todo, si los empleados de tu cliente pudieran beneficiarse de deducciones por sus circunstancias personales.

En ese caso, puesto que no se ha producido la comunicación con Hacienda, el empresario tiene que aplicar la retención por defecto. Es decir, esta sería la mayor que le corresponde teniendo en cuenta su salario, como si no tuviese ninguna carga familiar ni descendientes.

¿Y si se rellena, pero los datos no son correctos?

En este caso, hay que hacer algunas matizaciones, ya que la situación varía dependiendo de si se consigue una menor o una mayor retención de la que debería aplicarse. En el primero de los casos, si no se soluciona el fallo en el modelo 100 al finalizar el ejercicio, Hacienda entiende que ha habido mala fe. En consecuencia, emite una multa.

Esta tendrá un alcance mayor o menor en función de algunas circunstancias. Así, para apreciar el grado de gravedad de estas sanciones, hay que acudir al artículo 192 de la Ley General Tributaria. En el caso de que sea leve, podría quedarse en una multa del 50 % de la cantidad no retenida. Sin embargo, si se considera muy grave, el importe podría alcanzar entre un 100 y un 150 %.

Muchos trabajadores que, por sus ingresos, no están obligados a hacer la declaración de la renta, pueden ver en este tipo de maniobras una forma de que su retención sea menor. Sin embargo, es un grave error. Y es que la Agencia Tributaria, al finalizar el ejercicio, es probable que haga un cruce de datos con otras administraciones, como la Seguridad Social, para asegurarse de que la información aportada es correcta.

Si se ha aplicado una retención de 500 euros, en lugar de una de 2000, por ejemplo, esperará a que finalice la campaña de la renta. Si pasado ese periodo no se ha regularizado la situación por no haberse hecho la declaración, emitirá un requerimiento. En él, se pedirá la cantidad retenida de menos y, además, informará de la sanción aplicada.

Por el contrario, si la cantidad retenida ha sido mayor de la que debía haberse practicado, no hay consecuencias legales. No obstante, el trabajador tendrá que esperar hasta regularizar la situación en la declaración de la renta para recuperar ese dinero.

¿Tienen que presentar el modelo 145 los autónomos?

Aunque en el día a día del trabajador por cuenta propia no tiene por qué tramitar este documento, salvo que tenga empleados a cargo, sí hay situaciones que lo requieren. Para Hacienda, el Modelo 145 es imprescindible cuando se pide una prestación, como por ejemplo, el cese de actividad. En ese momento, tu cliente tendrá que entregar el formulario cumplimentado con la información actualizada.

Como has visto, el modelo 145 de IRPF resulta fundamental para que todos los trabajadores a cargo de tus clientes tengan la retención correcta. Como asesor, tendrás que tramitar estos formularios cada vez que se produzca algún cambio en la plantilla o las circunstancias de los empleados varíen. De este modo, los empleados evitarán problemas con Hacienda.

Sin embargo, para que este trabajo te resulte mucho más fácil, tienes que contar con la ayuda adecuada. Cegid Diez ERP Despachos es la solución que necesitas. Con esta herramienta, podrás introducir la información de cada empleado y hacer los trámites tributarios de forma rápida y sencilla. ¿Todavía no lo utilizas? Ponte en contacto con nosotros y te mostraremos todas las ventajas de nuestro programa.