Cómo hacer un diccionario de competencias laborales

¿Qué es un diccionario de competencias laborales?

Las competencias laborales se definen como el conjunto de conocimientos, habilidades y actitudes que permiten a una persona desempeñar correctamente su trabajo en un contexto real. Estas capacidades deben ser observables y evaluables, y están relacionadas con un desempeño eficaz en el puesto.

Un diccionario de competencias laborales es el documento que recopila y describe esas competencias de forma ordenada. Incluye definiciones, niveles de dominio e indicadores conductuales. Este documento sirve como referencia común para toda la organización y permite alinear la gestión de personas con la estrategia empresarial.

También se conoce como diccionario de competencias, diccionario de las competencias o diccionario de competencias profesionales, dependiendo del enfoque que adopte la organización.

¿Para qué sirve un diccionario de las competencias en la empresa?

El diccionario de las competencias permite establecer un lenguaje común sobre lo que significa desempeñar bien un trabajo. Gracias a él, los responsables de recursos humanos pueden definir perfiles profesionales, evaluar resultados y planificar el desarrollo de los empleados de forma objetiva.

Un diccionario de competencias bien diseñado mejora procesos como:

• Selección y reclutamiento.
• Evaluación del desempeño.
• Formación y desarrollo.
• Planes de carrera.
• Gestión del talento.

Según la metodología de gestión por competencias, el diccionario de competencias profesionales actúa como el pilar sobre el que se construyen todos los sistemas de recursos humanos.

Referentes habituales: diccionario de competencias de Martha Alles y modelos institucionales

A la hora de elaborar un diccionario de competencias laborales, muchas organizaciones toman como referencia modelos ya consolidados en el ámbito de la gestión de recursos humanos. Estos marcos metodológicos no deben copiarse de forma literal, pero sí pueden servir como guía para estructurar el diccionario de las competencias. También pueden utilizarse para definir niveles de dominio, comportamientos observables y categorías profesionales.

Entre los modelos más utilizados en el entorno hispanohablante destacan el diccionario de competencias de Martha Alles y distintos modelos institucionales utilizados por administraciones públicas. Destacamos el conocido como diccionario de competencias de Barcelona.

Diccionario de competencias de Martha Alles

El diccionario de competencias de Martha Alles es uno de los modelos más extendidos en empresas privadas y consultoras de recursos humanos. Su enfoque se basa en la gestión por competencias como eje central de todos los procesos de talento, desde la selección hasta la evaluación del desempeño.

Este diccionario de competencias profesionales propone clasificar las competencias en varios grupos. Así, facilita su aplicación en organizaciones complejas:

• Competencias cardinales, comunes a todos los empleados.
• Competencias gerenciales o de liderazgo.
• Competencias específicas por área o función.
• Competencias según el nivel jerárquico.

Una de las principales aportaciones del diccionario de competencias de Martha Alles es la definición de niveles de dominio para cada competencia. Normalmente, están estructurados en varios grados progresivos. Cada nivel incluye comportamientos observables que permiten evaluar de forma objetiva el desempeño.

Gracias a esta estructura, el diccionario de competencias resulta especialmente útil para implantar sistemas de evaluación del desempeño, planes de carrera y modelos de desarrollo profesional basados en evidencias.

Diccionario de competencias de Barcelona y modelos institucionales

Además de los modelos utilizados en el sector privado, muchas organizaciones se inspiran en marcos desarrollados por instituciones públicas. En este contexto, se suele hablar del diccionario de competencias de Barcelona como referencia para la definición de competencias en administraciones y organismos públicos.

El diccionario de competencias de Barcelona se caracteriza por un enfoque más orientado a funciones, familias profesionales y niveles de responsabilidad dentro de la organización. En lugar de centrarse solo en el puesto, este modelo relaciona las competencias con el servicio público, el desempeño profesional y la responsabilidad organizativa.

Entre sus características más habituales se encuentran:

• Definición de competencias comunes a toda la organización.
• Competencias específicas por familia profesional.
• Niveles de dominio vinculados al grado de responsabilidad.
• Indicadores conductuales claramente definidos.

Este tipo de diccionario de competencias laborales facilita la gestión homogénea de grandes plantillas. Además, permite aplicar criterios objetivos en procesos como promoción interna, movilidad o evaluación.

Adaptar los modelos al diccionario de competencias de la empresa

Tanto el diccionario de competencias de Martha Alles como el diccionario de competencias de Barcelona demuestran que no existe un único modelo válido. Cada organización debe construir su propio diccionario de competencias en función de su cultura, su estrategia y su estructura organizativa.

Lo recomendable es utilizar estos modelos como base metodológica para diseñar un diccionario de competencias laborales propio, adaptado a la realidad de la empresa y alineado con sus objetivos. De este modo, el diccionario de las competencias se convierte en una herramienta práctica y no en un documento teórico sin aplicación real.

Pasos para crear un diccionario de competencias laborales

A continuación, se detallan los pasos para desarrollar un diccionario de competencias laborales adaptado a las necesidades de la organización.

1. Definir la estrategia y los valores de la organización

El primer paso para elaborar un diccionario de competencias laborales consiste en analizar en profundidad la estrategia empresarial, los objetivos a medio y largo plazo y la cultura corporativa. Las competencias que se incluyan deben reflejar qué comportamientos y capacidades necesita realmente la organización para alcanzar sus resultados. No basta con centrarse en lo que aparece en los modelos teóricos.

Por este motivo, no es recomendable copiar un diccionario de competencias existente, sino utilizarlo como referencia y adaptarlo al contexto propio. En esta fase inicial se suelen revisar documentos estratégicos, descripciones de puestos, valores corporativos y políticas de recursos humanos.

En esta etapa se identifican las competencias clave que formarán parte del diccionario de las competencias, por ejemplo:

• Orientación a resultados.
• Trabajo en equipo.
• Innovación.
• Liderazgo.
• Orientación al cliente.
• Capacidad analítica.

Cuanto más alineado esté el diccionario de competencias laborales con la estrategia, más útil será en procesos como evaluación, desarrollo y promoción interna.

2. Identificar puestos y familias profesionales

Una vez definidas las competencias generales, el siguiente paso es analizar los puestos de trabajo y agruparlos por funciones, áreas o familias profesionales. Este análisis permite determinar qué competencias necesita cada perfil y qué nivel de dominio debe exigirse en cada caso.

El objetivo es que el diccionario de competencias profesionales no sea un listado genérico. Lo que se pretende es que sea una herramienta que permita diferenciar niveles de responsabilidad y especialización dentro de la organización.

Habitualmente, el diccionario de competencias distingue entre:

• Competencias generales para toda la organización.
• Competencias específicas por área o función.
• Competencias técnicas vinculadas al puesto.
• Competencias directivas o de liderazgo.

Este enfoque facilita que el diccionario de competencias pueda utilizarse en todos los procesos de gestión de personas, desde la selección hasta la planificación de la carrera profesional.

Además, agrupar los puestos en familias profesionales simplifica la gestión del talento en organizaciones grandes, donde el diccionario de competencias laborales debe aplicarse a muchos perfiles distintos.

3. Definir cada competencia y sus niveles

Cada competencia incluida en el diccionario de competencias laborales debe describirse con precisión para que pueda evaluarse de forma objetiva. No basta con indicar el nombre de la competencia, sino que es necesario especificar cómo se manifiesta en el trabajo diario.

Normalmente, cada competencia incluye los siguientes elementos:

• Nombre de la competencia.
• Definición clara y breve.
• Indicadores observables de comportamiento.
• Niveles de dominio o grado de desarrollo.

Los niveles permiten medir el grado de competencia que tiene una persona en relación con el puesto. Un modelo habitual incluye:

• Nivel básico: Aplica la competencia en tareas sencillas.
• Nivel intermedio: La aplica de forma autónoma.
• Nivel avanzado: La aplica en situaciones complejas.
• Nivel experto: La utiliza para dirigir, mejorar o enseñar a otros.

Este sistema, utilizado tanto en el diccionario de competencias de Martha Alles como en el diccionario de competencias de Barcelona, permite evaluar el desempeño con criterios homogéneos y comparables.

Definir correctamente los niveles es fundamental para que el diccionario de las competencias sirva como base de la evaluación del desempeño y de los planes de desarrollo.

4. Validar el diccionario de competencias

Antes de implantar el diccionario de las competencias en la organización, es necesario validarlo con responsables de área, directivos y, en algunos casos, con empleados que desempeñan los puestos analizados. Esta validación garantiza que el modelo refleja la realidad del trabajo y no solo una propuesta teórica.

El proceso de validación suele incluir varias técnicas:

• Entrevistas con expertos internos.
• Revisión de descripciones de puestos.
• Evaluaciones de desempeño previas.
• Talleres con responsables de equipo.
• Análisis de incidentes críticos.

Gracias a este proceso, el diccionario de competencias profesionales se ajusta mejor a las necesidades reales de la empresa y resulta más fácil de aplicar.

La validación también permite detectar competencias redundantes, definiciones poco claras o niveles mal definidos. Esto es habitual cuando se construye un diccionario de competencias por primera vez.

5. Implantar el diccionario de competencias en recursos humanos

Una vez aprobado, el diccionario de competencias debe integrarse en todos los procesos de gestión del talento. Si se utiliza solo como documento teórico, pierde su valor. La clave está en incorporarlo a las herramientas y procedimientos habituales de recursos humanos.

El diccionario de competencias laborales suele aplicarse en:

• Definición de perfiles profesionales.
• Procesos de selección.
• Evaluación del desempeño.
• Planes de formación.
• Promoción interna.
• Planes de sucesión.
• Gestión del talento.

Cuando el diccionario de competencias se utiliza de forma coherente en todos estos procesos, se convierte en un elemento estratégico. Y es que ayuda a mejorar la productividad, la motivación y el desarrollo profesional.

Buenas prácticas al crear un diccionario de competencias profesionales

Para que el diccionario de competencias sea realmente útil, conviene seguir una serie de recomendaciones basadas en modelos consolidados de gestión por competencias. Algunas de ellas son:

• No incluir demasiadas competencias, para evitar sistemas difíciles de aplicar.
• Definir comportamientos observables y medibles.
• Adaptar el modelo a la cultura de la empresa.
• Revisar el diccionario de competencias de forma periódica.
• Involucrar a responsables de área y directivos.
• Mantener coherencia entre competencias, perfiles y evaluación.

Los modelos de referencia, como el diccionario de competencias de Martha Alles o el diccionario de competencias de Barcelona, pueden servir como guía metodológica. Sin embargo, siempre deben ajustarse a la realidad de cada organización. Un diccionario de competencias laborales eficaz es aquel que refleja cómo se trabaja realmente en la empresa y qué capacidades son necesarias para crecer.

Conclusión

El diccionario de las competencias es una herramienta fundamental para implantar un modelo de gestión por competencias eficaz. Crear un diccionario de competencias laborales permite alinear el talento con la estrategia, mejorar la evaluación del desempeño y facilitar el desarrollo profesional de los empleados.

Un buen diccionario de competencias profesionales no es un documento estático, sino un sistema vivo que evoluciona con la organización. Por eso, tanto si se toma como base el diccionario de competencias de Martha Alles, el diccionario de competencias de Barcelona o un modelo propio, lo importante es que el diccionario de competencias laborales refleje realmente las capacidades que la empresa necesita para crecer.