FIFO: Definición, gestión de stock y valoración de existencias
La gestión eficiente del inventario es el equilibrio clave entre la rentabilidad operativa y la salud financiera de una compañía. El método FIFO (First In, First Out) es el sistema de organización y valoración que establece que las primeras unidades en entrar al almacén deben ser las primeras en salir. Su aplicación rigurosa minimiza las pérdidas por caducidad en sectores críticos y ofrece una valoración de activos realista y actualizada en el balance contable.
Tabla de Contenidos (TOC)
1. Fundamentos operativos del sistema de flujo logístico
2. Estrategias de rotación para productos perecederos y control de mermas
3. Valoración contable de existencias bajo el Plan General Contable
4. Análisis comparativo de modelos: impacto financiero de la inflación
5. Infraestructura y tecnología necesaria para garantizar el flujo
Fundamentos operativos del sistema de flujo logístico
En el mundo de la logística, el movimiento de mercancías no es aleatorio; obedece a reglas precisas que determinan la eficiencia del almacén. Si nos preguntamos qué es el FIFO, la respuesta más sencilla está en su propio nombre: es el acrónimo de «First In, First Out» (Primero en Entrar, Primero en Salir). Este principio establece un flujo ordenado donde el stock más antiguo tiene prioridad de salida absoluta frente a las nuevas recepciones.
Para visualizar en qué consiste el sistema FIFO, imaginemos una tubería horizontal abierta por ambos extremos. Los productos se introducen por un lado (carga) y se empujan hacia el otro extremo (descarga). El primer producto que entró es, inevitablemente, el primero que sale. Esto contrasta con los sistemas de apilamiento en bloque, donde lo último que se coloca encima es lo primero que se retira.
El método FIFO es el estándar natural para la gran mayoría de negocios que manejan productos físicos, ya que alinea el flujo de materiales con el ciclo de vida del producto. No obstante, su implementación requiere disciplina. Si los operarios, por comodidad, cogen siempre la caja más cercana (que suele ser la última recibida), rompen la cadena y provocan que el material del fondo envejezca hasta perder su valor. Por eso, el almacenamiento FIFO no es solo una norma teórica, sino una exigencia de diseño del layout del almacén.
Ejemplo práctico: Una cadena de supermercados perdía un 8% de sus productos lácteos por caducidad cada mes. Los reponedores colocaban los yogures nuevos delante de los antiguos en la nevera para ir más rápido. Tras implementar un estricto protocolo de reposición inversa (lo nuevo al fondo) y formar al equipo en la importancia del flujo FIFO, las mermas se redujeron al 1,5% en el primer trimestre, recuperando miles de euros en margen directo.
Estrategias de rotación para productos perecederos y control de mermas
La aplicación más crítica de este sistema se da en sectores donde el tiempo juega en contra del producto, como la alimentación, la industria farmacéutica o la moda rápida. En estos casos, no rotar el stock adecuadamente significa tirar dinero a la basura.
Aquí surge una duda técnica habitual: la diferencia entre FIFO y FEFO. Aunque a menudo se usan indistintamente, tienen matices. El FIFO se guía estrictamente por la fecha de entrada en el almacén. El FEFO (First Expired, First Out) se guía por la fecha de caducidad impresa en el envase. Generalmente coinciden (lo que entra antes suele caducar antes), pero si un proveedor entrega un lote nuevo con una fecha de caducidad muy corta, el sistema FEFO le dará prioridad de salida sobre un lote antiguo que caduque más tarde.
Saber cuándo se debe aplicar el método FIFO es vital para reducir las mermas. En un supermercado, si los yogures nuevos se colocan delante de los antiguos, los clientes se llevarán los frescos y los de atrás caducarán. Al forzar la salida de lo antiguo, garantizamos que el cliente recibe un producto en buen estado y la empresa minimiza las pérdidas por obsolescencia o deterioro, protegiendo el margen comercial directo.
Valoración contable de existencias bajo el Plan General Contable
Más allá de la logística física, este concepto tiene una dimensión financiera crucial. Cuando una empresa compra mercancía a diferentes precios a lo largo del año (debido a la fluctuación de costes), necesita un criterio para valorar qué unidades ha vendido y cuáles le quedan en el almacén al cierre del ejercicio. Aquí entra la metodología FIFO como herramienta de valoración.
Según el Plan General Contable (PGC) en España, las existencias finales deben valorarse al precio de adquisición. Al aplicar FIFO, asumimos que las unidades que hemos vendido son las primeras que compramos (las más antiguas). Por tanto, las unidades que se quedan en el almacén (stock final) son las últimas que entraron.
Esto tiene un efecto directo en el balance: el inventario queda valorado a los precios más recientes del mercado, ofreciendo una imagen fiel y actualizada del activo de la empresa. Si un financiero pregunta cómo se calcula el valor del inventario final con FIFO, la respuesta es simple: sumando el coste de las últimas facturas de compra hasta completar la cantidad de unidades físicas disponibles.
Análisis comparativo de modelos: impacto financiero de la inflación
La elección del método de valoración no es neutral; afecta directamente al beneficio reportado y a los impuestos que paga la empresa. Es fundamental entender las diferencias entre FIFO y LIFO (Last In, First Out) para tomar decisiones estratégicas, especialmente en entornos de precios cambiantes.
En un escenario de inflación (precios subiendo), el método FIFO asume que vendemos primero lo barato (comprado hace meses) y nos quedamos con lo caro (comprado hoy). Esto provoca que el Coste de Ventas (COGS) sea bajo y el margen de beneficio parezca más alto. Como consecuencia, la empresa declarará más beneficios y pagará más Impuesto de Sociedades.
Por el contrario, el método LIFO asume que vendemos lo último que compramos (lo caro). Esto aumenta el coste de ventas y reduce el beneficio contable, permitiendo un ahorro fiscal. Por esta razón, el LIFO es muy popular en Estados Unidos, pero está prohibido por la normativa contable en España y en las normas internacionales (NIIF), ya que distorsiona el valor del balance al dejar el stock valorado a precios muy antiguos y poco realistas.
Para ver un ejemplo de FIFO numérico: si compramos 10 unidades a 10€ y luego 10 unidades a 15€, y vendemos 5 unidades, con FIFO el coste será 10€/unidad. Con LIFO sería 15€/unidad. Esta diferencia impacta radicalmente en la cuenta de resultados.
Infraestructura y tecnología necesaria para garantizar el flujo
Implementar esta filosofía de gestión requiere herramientas que impidan el error humano. En el plano físico, el sistema FIFO se apoya en soluciones como las estanterías dinámicas por gravedad. Estas estructuras tienen rodillos ligeramente inclinados: el operario deposita el palet por el pasillo de carga y este se desliza solo hasta el pasillo de picking, asegurando que el primero en entrar sea el primero en estar disponible para salir.
En el plano digital, el control se ejerce mediante software. Un Sistema de Gestión de Almacén (SGA) avanzado no deja la decisión en manos del carretillero. El sistema indica en el terminal de radiofrecuencia la ubicación exacta del lote más antiguo y bloquea la salida de lotes más nuevos hasta que se agote el anterior.
Si alguien pregunta qué es el FIFO en logística moderna, la respuesta es la integración total entre el movimiento físico y el dato digital. Gracias a tecnologías como el RFID y los códigos de barras GS1, el ERP conoce la «edad» de cada caja y aplica automáticamente la regla de salida y la valoración contable correspondiente, eliminando las discrepancias entre el inventario teórico y el real.