Ventajas de utilizar Verifactu

Las ventajas de Verifactu

Como ya hemos explicado, los procesos son mucho más sencillos si se utiliza el sistema Verifactu. Pero vamos a profundizar sobre ello exponiendo todas las ventajas de Verifactu:

No es obligatorio conservar los registros

Almacenar los datos, incluso si se hace de forma digital, puede ser un verdadero problema. Ya que estos pueden perderse, corromperse o borrarse por error. Con Verifactu desaparece esta obligación. Como hemos explicado, es Hacienda quien se encarga de conservar las facturas una vez que estas se envían de forma telemática, por lo que el emisor queda exonerado de la conservación de registros.

Además, esto supone un importante ahorro de tiempo y de recursos, ya que no hay que preocuparse por el almacenamiento, ni por la gestión de estos documentos.

Mayor transparencia gracias al código QR

La incorporación de los códigos QR en las facturas es una de las mejores noticias para las empresas. Puede parecer un sistema complicado, incluso habrá personas que no tengan ni idea de para qué sirve. Pero es el propio sistema informático el que se encarga de todo, por lo que incluso si no se conoce su funcionamiento, el QR se generará correctamente. Y esto es muy interesante para dar una imagen de transparencia y de confianza.

La verificación se podrá llevar a cabo en tiempo real. Con tan solo apuntar la cámara del móvil, en el caso de los dispositivos Apple, o mediante la descarga de una app en Android, se podrá comprobar la autenticidad de la factura. Esto es una oportunidad para las compañías y los emprendedores, ya que se puede ofrecer este servicio como un valor añadido a los clientes.

Integración con la sede electrónica de la Agencia Tributaria

Este es uno de los beneficios de Verifactu más interesantes. El hecho de enviar las facturas directamente a los servidores de la AEAT tiene varias implicaciones. Y es que esto también permite automatizar el envío de los libros de registro. Y hace mucho más fácil la cumplimentación de las autoliquidaciones, puesto que los datos ya estarán disponibles en la plataforma y tan solo hará falta comprobarlos.

Cumplimiento normativo

Gracias al sistema Verifactu, se puede cumplir con la normativa fiscal en todo momento, ya que los SIF están preparados para ello y deben garantizar que cumplen con todos los criterios establecidos por la Agencia Tributaria.

Seguridad y protección integral de los datos

La seguridad es un aspecto cada día más relevante en el mundo empresarial. Las leyes de protección de datos son muy estrictas y ponen de manifiesto la importancia de conservar la información confidencial a buen recaudo. Gracias a los beneficios de Verifactu desaparece el peligro de sufrir un ciberataque, y tampoco hay que conservar las facturas, por lo que se eliminan muchas cargas adicionales que tienen los programas NO Verifactu. Ya que, en estos últimos, es el cliente quien tiene que encargarse de conservar todos los registros durante cuatro años, con el riesgo que eso supone.

Menos costes y ahorro de recursos

Gracias a las obligaciones de Verifactu, se evita gestionar los registros de forma local, lo que puede implicar un mayor gasto para la empresa, ya que se necesita una mayor infraestructura de almacenamiento. Y, como ya hemos explicado en otras ocasiones, el software necesario es más caro. Además, requiere mayor intervención humana, por lo que exige un gasto administrativo que también es superior.

Mayor transparencia y confianza para clientes y proveedores

El uso de códigos QR y la posibilidad de consultar en tiempo real la veracidad de las facturas otorgan a las empresas una ventaja competitiva y es otro de los beneficios de Verifactu. El hecho de que las facturas sean verificables en la sede electrónica proporciona una prueba tangible de la conformidad del documento, fortaleciendo la imagen corporativa. Además, permite una operativa más transparente. Ya que los clientes pueden comprobar de forma inmediata que las facturas han sido registradas correctamente, lo que genera mayor confianza en la integridad de la información y en la reputación de la empresa.

Tabla comparativa: Verifactu o NO Verifactu

Ya hemos visto todas las ventajas de Verifactu, pero ahora vamos a hacer un resumen con las principales diferencias entre ambas modalidades para que veas mejor todas sus implicaciones para tu negocio:

¿Tene desventajas Verifactu? Lo cierto es que no. Todos los aspectos son más interesantes que los de la alternativa NO Verifactu.

¿Cómo cambia la relación con Hacienda con Verifactu?

Adoptar la modalidad Verifactu también tiene un impacto en la operativa interna de la empresa y los beneficios de Verifactu también se dejan notar en la relación con Hacienda. Vamos a verlo:

• Mayor tranquilidad. Puesto que no es necesario conservar los registros, la empresa solo tiene que centrarse en su actividad diaria, ya que es el SIF quien se encarga automáticamente de enviar todos los datos, sin intervención humana.
• Menos riesgo requerimientos. Puesto que los programas con Verifactu garantizan la veracidad y la integridad de todos los datos, es mucho más bajo el riesgo de inspección. Además, Hacienda tendrá acceso en todo momento a la información, por lo que podrán comprobar cualquier situación que resulte sospechosa sin necesidad de hacer un requerimiento.
• Resolución de incidencias más simple. Ante cualquier petición de información, contar con registros inalterados hace más fácil demostrar que se han cumplido todas las obligaciones. No se corre el riesgo de que alguna factura se haya perdido y se pueden justificar todos los gastos sin errores. Esto reduce la duración de las posibles inspecciones y también evita sanciones.

¿Es obligatorio decantarse por una de las dos alternativas, o se puede seguir con el viejo software de facturación?

En este sentido, la Ley de Prevención y Lucha contra el Fraude Fiscal es muy clara: todas las empresas deben tener un software adaptado a los requisitos de Verifactu. Seguir con programas que no cumplan con ley Antifraude será completamente ilegal en muy poco tiempo. Ya que el objetivo de Hacienda es terminar con las contabilidades paralelas y por eso se prohíbe cualquier programa que permita modificar los registros contables de las compañías. Además, tampoco se pueden emplear soluciones como Excel o Word, muy comunes para hacer facturas, ya que no garantizan la correlación entre ellas y tampoco impiden que se puedan borrar o modificar los documentos. Si se usaba una de ellas, se está obligado a Verifactu.

Otra cosa es que elijas la opción No Verifactu y no envíes los registros en tiempo real, pero tu software debe estar preparado para poder hacerlo si Hacienda lo requiere.

 ¿Por qué Verifactu es la mejor opción para cualquier negocio?

No importa si se trata de una pyme o de una gran empresa. En cualquier caso, implementar un sistema informático de facturación con Verifactu va mucho más allá de una simple cuestión técnica. Puede convertirse en una decisión estratégica que tenga un impacto directo en las operaciones diarias y también en la imagen y la estabilidad financiera de la compañía. Como ya hemos visto, remitir los datos de forma inmediata a la Agencia Tributarias ofrece importantes beneficios.

Además, ten en cuenta que después de Verifactu llegará la factura electrónica obligatoria. Por tanto, contar ya con un software adaptado, hará que la transición a la factura electrónica sea casi imperceptible.

¿Cuándo entrará en vigor Verifactu?

La llegada definitiva de Verifactu, que estaba prevista para el mes de julio, pero, finalmente, con la publicación del Real Decreto 254/2025, de 1 de abril se ha retrasado un año más su implantación.

Pero ¿quién está obligado a Verifactu? Las compañías sujetas al Impuesto de Sociedades tendrán de plazo hasta el 1 de enero de 2026 para implementar un SIF y todos los demás autónomos y emprendedores dispondrán de un tiempo mayor, hasta el 1 de julio de 2026. No obstante, cuanto antes se tome una decisión sobre si usar Verifactu o NO Verifactu, mejor. Hay que tener en cuenta que eso dará un mayor periodo de adaptación y permitirá conocer a fondo el software antes de la implantación del sistema de verificación.

Como podemos comprobar, las ventajas de Verifactu son muy interesantes desde el punto de vista fiscal y, sobre todo, económico. Se reduce el riesgo de sufrir una sanción, se minimizan los trabajos administrativos y desaparece el riesgo de que se pierda una factura. La digitalización de los procesos empresariales será una realidad en muy poco tiempo.

¿Todavía no has decidido si usar Verifactu o NO Verifactu? Seguro que tras leer esta guía tienes mucho más claros los beneficios de Verifactu y por qué es lo mejor para tu negocio. En Cegid contamos con soluciones Verifactu adaptadas a todo tipo de empresas. No dudes en ponerte en contacto con nosotros para encontrar la que mejor se adapte a las necesidades de tu compañía.

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Las ventajas de la facturación electrónica solo se consiguen con programas especializados que sean fáciles de usar, con soporte, con un precio económico y que cumplan con los requisitos legales.

Como te hemos dicho, tendrás que analizar tus necesidades antes de lanzarte a por un nuevo programa de facturación electrónica, pero ¿sabes que hay uno que se adapta a todas las empresas sean del tamaño que sean? y además, con él podrás utilizar todos los formatos. Con Cegid Yet podrás trabajar con cualquier cliente, proveedor o Administraciones Públicas sin preocuparte de los requisitos.

No esperes a que sea obligatorio y tengas que adaptarte deprisa y corriendo, empieza ya a disfrutar de las ventajas de la factura electrónica y vive con tranquilidad el momento en el que sea obligatoria.