Digitalización de restaurantes para la gestión de mesas

Por qué es el momento de dejar a un lado el papel en la gestión de mesas en restaurantes

Históricamente, la asignación de las mesas en la hostelería se hacía siempre de forma manual. Los camareros o el personal de sala se encargaban de diversas tareas a la hora de gestionar un restaurante:

• Asignar las mesas de forma intuitiva: basándose en sus años de experiencia y sin tener en cuenta datos objetivos.
• Controlar las reservas: Muchas veces, mediante llamadas telefónicas o agendas físicas, lo que podía dar lugar a errores o reservas mal gestionadas. Algo especialmente grave cuando el aforo del local estaba completo.
• Manejar listas de espera: Un proceso poco sistematizado, que dificultaba estimar tiempos de espera y coordinar la atención.

Estas prácticas, aunque todavía están muy extendidas, también tienen limitaciones más que evidentes en términos de eficiencia y personalización del servicio, especialmente en momentos de alta demanda o en establecimientos con alta afluencia de clientes. Por eso resulta tan importante dar el salto a la digitalización en los restaurantes cuanto antes.

Los problemas más habituales de la gestión tradicional

Los fallos de comunicación hacen muy complicado llevar a cabo una gestión manual sin que se produzcan errores, algo que puede evitarse fácilmente con un gestor de restaurante digital. Los problemas pueden ser muy variados, ya que van desde reservas duplicadas para una mesa hasta malentendidos a la hora de servir los platos a los clientes. Generando malestar entre los clientes, pudiendo repercutir en la reputación del local.

Sin un sistema digital es más complicado calcular los tiempos de espera estimados a cada comensal o precisar cómo va a evolucionar la demanda en los siguientes días. Todo esto deriva en una pérdida de oportunidades, puesto que es probable que se rechacen reservas por miedo a superar el aforo o que no se puedan gestionar correctamente cancelaciones de última hora.

La revolución de la gestión de mesas digital

La digitalización introduce soluciones integrales que automatizan, sistematizan y optimizan cada aspecto de la gestión de mesas en restaurantes. Algunas de las innovaciones más significativas son:

Sistemas de reservas online y gestión en tiempo real

¿Cómo gestionar mesas de manera digital? La solución está en un gestor de restaurante digital. Se trata de sistemas muy sencillos de utilizar para cualquier trabajador de hostelería. Gracias al uso de plataformas de reservas integradas en la página web de cada establecimiento los clientes pueden hacer sus reservas de forma autónoma. Así, se elimina la necesidad de recibir llamadas telefónicas, haciendo todo el proceso mucho más ágil y sencillo.

Además, al confirmar cada reserva, el sistema envía notificaciones al cliente y a los responsables del negocio para que cuenten con información actualizada. También es posible crear mapas digitales de cada sala, de forma que el personal pueda asignar las mesas teniendo en cuenta aspectos como la ubicación preferente de cada cliente o sus necesidades, así como de la ocupación que vaya a tener cada mesa. Gracias a estos programas, la digitalización del restaurante será muy rápida.

Integración de datos y análisis predictivo

Gestionar un restaurante nunca había sido tan fácil. La digitalización de la gestión de mesas permite obtener información valiosa sobre patrones de reserva, horarios pico, tiempos de permanencia y preferencias de los clientes. Esta información resulta muy útil para ajustar estrategias y mejorar el servicio. Y mediante el uso de algoritmos avanzados y herramientas de inteligencia artificial cada establecimiento puede anticipar fácilmente la demanda futura. Así, es posible preparar de una manera mucho más ágil los turnos del personal y evitar imprevistos.

Soluciones tecnológicas para la digitalización en la gestión de restaurantes

La implementación de aplicaciones digitales en la hostelería abarca diversas tecnologías que trabajan en conjunto para transformar la experiencia del cliente y el día a día del negocio:

Software de gestión de mesas digital

Gracias a las soluciones de Cegid es posible centralizar en una única plataforma la gestión de mesas en restaurantes, y es posible integrar otros aspectos del negocio como las reservas, el TPV o el inventario. A la hora de elegir una de estas herramientas es importante valorar aspectos como sus capacidades de personalización, ya que debes ser capaz de crear tantas salas y mesas como necesites y también su interfaz. Contar con un aspecto visual intuitivo hará mucho más fácil el trabajo a todo el personal y reducirá la curva de aprendizaje.

Aplicaciones móviles

La interacción entre el personal y los clientes de cada establecimiento también cambia mucho con la integración de la tecnología para la digitalización en restaurantes. Gracias al uso de aplicaciones móviles y dispositivos inteligentes como tablets, o a la implementación de códigos QR en la carta, es posible que cada comensal realice sus propios pedidos desde la mesa, o incluso que haga pagos con su tarjeta sin intervención de los camareros. Esto es algo que agiliza mucho los tiempos de espera y que aumenta la eficiencia del bar o restaurante. Si decides integrar estas soluciones en tu negocio, la digitalización de tus restaurantes cambiará para siempre.

Los principales beneficios de la digitalización de la gestión de mesas en la atención al cliente y en la experiencia de la sala

La implementación de tecnologías digitales en la gestión de restaurantes repercute directamente en la experiencia del cliente y en la eficiencia operativa del establecimiento. Vamos a ver por qué.

Mejora de la atención al cliente

Ya hemos hablado sobre la reducción de los tiempos de espera que se produce con el uso de estas soluciones y cómo incrementa la satisfacción de cada usuario. Pero hay mucho más que puedes aprovechar gracias a la tecnología. Al contar con datos históricos y en tiempo real es posible hacer recomendaciones personalizadas, o incluso descuentos especiales, a cada consumidor. Esto hará que se sientan valorados y que continúen acudiendo al local en el futuro.

Optimización de la gestión interna

La automatización de procesos reduce la carga de trabajo administrativo al gestionar un restaurante, permitiendo al personal enfocarse en tareas que requieran un trato más humano y cercano, algo que es fundamental para el incremento de la eficiencia operativa. Y lo mismo sucede con la integración de distintos sistemas (reservas, pedidos, pagos, CRM).

Estas herramientas para la digitalización de restaurantes, además, garantizan una comunicación fluida entre cocina, sala y administración, evitando errores y malentendidos. También son mucho más fiables que los sistemas tradicionales cuando se producen imprevistos, ofreciendo una capacidad superior para reaccionar en tiempo real ante cancelaciones o cambios de última hora, ya que permiten ajustar rápidamente la distribución de mesas y la asignación de personal.

Hacia dónde se dirige el futuro de la digitalización en la hostelería

La evolución tecnológica no se detiene, y el sector de la hostelería seguirá beneficiándose de las innovaciones que sean fundamentales a la hora de realizar la gestión de restaurantes y en su atención al cliente. Poco a poco, la democratización de tecnologías como la IA o la realidad aumentada hará que todos los establecimientos puedan disponer de las herramientas más avanzadas. La inteligencia artificial ya está integrada en muchas de las grandes cadenas de restaurantes, y también se convertirá en una realidad de todos los negocios de hostelería.

La realidad aumentada, por otro lado, se situará como una tecnología clave para mejorar la experiencia de los clientes. Gracias a la visualización de menús en 3D o a la creación de cartas completamente digitales será posible disfrutar al completo de una experiencia gastronómica enriquecida.

Otra innovación que no dejará de crecer será el IoT. El internet de las cosas tendrá presencia en la mayoría de restaurantes. Y lo hará mediante sensores de ocupación para conocer en todo momento el aforo y para asignar mesas de manera eficiente. Y también con sistemas inteligentes de climatización que adapten su potencia a las necesidades de cada momento.

Las soluciones de Cegid para la gestión diaria en la hostelería

¿Tienes un restaurante, un hotel, o un pequeño bar? Sea cual sea tu situación, en Cegid contamos son soluciones para Hostelería para que puedas dar el salto a la digitalización de la gestión de mesas.

La gestión de mesas de forma digital se ha convertido en una necesidad para todos los establecimientos del sector de la hostelería, ya que gracias a la tecnología pueden optimizar sus trabajo diario, mejorar la atención al cliente y ofrecer experiencias memorables. Al adoptar soluciones tecnológicas integrales, los restaurantes y cafeterías pueden gestionar de forma más eficiente sus recursos.

Te ayudamos a marcar la diferencia para ofrecer experiencias exclusivas a todos tus clientes. Tan solo tienes que ponerte en contacto con nosotros y te facilitaremos el proceso para encontrar la mejor solución para las necesidades de tu negocio.