ERP : La solution complète pour la gestion des processus d’entreprise

13 min
Avantages et fonctionnalités d’un ERP

Définition d’un ERP

Signifiant « Enterprise Resource Planning » (ou PGI – Progiciel de Gestion Intégrée en français), l’ERP désigne un logiciel ou solution informatique permettant à une entreprise de gérer les différents processus financiers, commerciaux, RH ou logistiques liés à son activité. L’ERP repose sur une ou plusieurs bases de données et a vocation à optimiser les coûts liés à la circulation des informations.

Quels rôles joue l’ERP dans la transformation d’une entreprise ?

Que ce soit pour une PME, une ETI ou une grande entreprise, les ERP sont depuis toujours considérés comme les moteurs de la transformation digitale. Ils viennent remplir plusieurs fonctions essentielles au bon fonctionnement d’une organisation :

  • Rationaliser les processus de gestion ;
  • Gérer des volumes de données importants ;
  • Favoriser la collaboration entre les métiers et les différents services de l’entreprise ;
  • Augmenter la productivité des utilisateurs ;
  • Mettre à disposition un ensemble d’indicateurs économiques pour faciliter le pilotage de l’activité ;

Histoire et évolution des systèmes ERP

Le terme ERP apparaît pour la première fois en 1990. Gartner a remarqué que les systèmes informatiques de gestion couvrent désormais différentes fonctions du back-office telles que la comptabilité, les ressources humaines, la finance mais aussi les stocks et les ventes. Dans ce sens, l’ERP émerge comme un ensemble d’applications modulaires et dotées de nombreuses fonctionnalités permettant la gestion et le pilotage des processus critiques pour une organisation.

Auparavant, les ERP étaient hébergés sur les serveurs de l’entreprise (solutions On-Premise). Ils étaient critiqués pour leurs lourdeurs et leurs interfaçages complexes avec le système d’information, aboutissant à des logiciels monolithiques et deux fois plus lourds à maintenir. Ces dernières années, les innovations technologiques sont telles que des ERP de nouvelle génération (en Cloud) ont fait surface et ont radicalement modifié les caractéristiques de cet outil.

On peut noter notamment :

  • Le développement du Cloud ;
  • Une meilleure interopérabilité entre les différents processus (finance, comptabilité, stock, ventes…) ;
  • Une expérience utilisateur basée sur les standards des applications B2C et donc parfaitement ergonomiques ;
  • L’automatisation des données évitant des ressaisies fastidieuses et génératrices d’erreurs ;
  • Un meilleur accès aux données pour offrir un pilotage plus simple et plus efficace.
  • La mobilité : les collaborateurs ont la possibilité de travailler depuis n’importe quel appareil équipé d’une connexion internet ;
  • Une sécurité accrue : les données sont stockées dans des centres hautement protégés.

Quels sont les avantages de l’ERP pour votre entreprise ?

Les avantages d’un ERP pour une entreprise sont nombreux. Si vous pouvez optimiser vos processus de gestion financière et commerciale, vous allez également disposer d’une base de données unique permettant d’assurer la cohérence et l’exactitude de vos différentes informations.

L’ERP optimise aussi le dialogue et le partage d’informations entre collaborateurs et métiers, puis assure une visibilité sur l’ensemble de vos flux et opérations. C’est une solution qui favorise l’ouverture à l’écosystème de l’entreprise en proposant des espaces dédiés aux partenaires, fournisseurs et clients. Cela facilite les interactions et les transactions pour une meilleure collaboration et efficacité opérationnelle.

En résumé, un ERP augmente la productivité de votre organisation !

La centralisation des données et des processus de gestion

En regroupant toutes les données au sein d’un même endroit (soit une plateforme unique), une entreprise dispose d’un accès facilité à l’information et donc augmente la productivité de vos différents utilisateurs.

Cette centralisation des données est l’occasion, par exemple, pour un responsable financier d’accéder aux données des services commerciaux ou stocks pour éditer des reportings sur l’activité et identifier des leviers d’amélioration.

Grâce à une meilleure accessibilité des données, les processus de gestion se trouvent fluidifiés et l’édition de reportings permet de se baser sur des informations fiables, exactes et disponibles en temps réel. Vous pouvez ainsi suivre l’atteinte de vos objectifs et engager des actions correctives ou amplificatrices pour augmenter la productivité de votre organisation.

Un autre avantage de la centralisation des données porte sur la sécurité. Le fait de disposer des données à un seul et même endroit permet d’assurer un contrôle plus complet de ces données et réduit le risque de vol ou de perte des informations.

Améliorer la collaboration entre les métiers grâce à un ERP

Par définition, l’ERP est une solution collaborative grâce à sa base de données unique et sa mise à disposition de référentiels permettant à chaque utilisateur d’accéder ou d’enrichir les informations financières, commerciales, RH… Ainsi, chaque contribution alimente la solution ERP et témoigne de l’activité de l’entreprise. Les métiers sont fédérés autour d’un objectif commun permettant notamment une gestion financière collaborative et favorisant les échanges constructifs autour des aspects financiers d’un projet.

L’ERP facilite la prise de décisions grâce à la qualité des données

Colonne vertébrale d’une entreprise, l’ERP génère de la cohérence et de l’homogénéité dans les informations produites par les différents utilisateurs. L’interopérabilité des applicatifs est l’occasion de fluidifier le partage d’informations et d’éviter les saisies manuelles ou les erreurs. En disposant de données fiables, cohérentes et disponibles en temps réel, tous les services utilisant l’ERP sont en mesure d’analyser correctement les informations pour créer des reporting plus complets, utiles et pertinents !

Quelles sont les fonctionnalités essentielles de l’ERP ?

Lorsque l’on parle de fonctionnalités de l’ERP, on renvoie généralement aux différents processus de gestion :

  • Financiers et comptables ;
  • Production ;
  • Gestion des stocks ;
  • Commerciaux ou ventes (l’ERP prend en charge les étapes du processus Quote-to-Cash : génération des devis, traitement des commandes, facturation, encaissement) ;
  • RH ;
  • Achats (l’ERP prend en charges les étapes du processus Procure-to-Pay : demande d’achat, approvisionnement, gestion des factures fournisseurs, règlement);
  • Logistiques ou supply-chain ;
  • Compliance (conformité) des fournisseurs, des achats, du réglementaire, du RSE… ;
  • Dématérialisation et de gestion des documents.

La gestion financière et comptable

Le cœur de l’ERP se concentre généralement sur la gestion financière et comptable, autour de laquelle vont graviter les autres processus de gestion (ventes, stocks, achats, RH…). Mais qu’est-ce que la gestion financière et comptable ? Celle-ci concerne l’ensemble des flux financiers et comptables au sein de votre organisation à travers deux enjeux majeurs : la production des informations et leur analyse.

La qualité d’une bonne gestion financière permet à l’entreprise d’être plus performante et productive, mais aussi d’améliorer son décisionnel en se basant sur les bonnes informations. Il est important de noter que la gestion financière ou comptable a des répercussions en matière de gestion fiscale.

En rapportant la gestion financière et comptable à l’ERP, il est nécessaire de comprendre que les données financières sont intégrées à l’ensemble des fonctions opérationnelles d’une entreprise.

La gestion de la supply-chain et des stocks

Processus stratégique pour des entreprises commercialisant des produits ou disposant de lieux de fabrication, la gestion de la chaîne d’approvisionnement (ou supply-chain) décrit la manière dont une entreprise organise et contrôle les différentes étapes de production, de commercialisation et de distribution de produits.

Une gestion efficace de la supply-chain et des stocks est indispensable pour fiabiliser et accélérer les cycles de production tout en identifiant les postes de réduction des coûts. Avec un ERP, les entreprises disposent d’une vue complète sur leurs processus de gestion de la chaîne d’approvisionnement.

Planification de la production et gestion de projets

La planification est un processus de gestion important pour les entreprises puisqu’elle permet entre autres d’assurer la livraison à temps de ses clients et, plus largement, de sécuriser la production afin d’atteindre différents objectifs de rentabilité et d’efficacité.

La planification s’avère être un processus souvent complexe dans le sens où il existe différents modèles de production (sur stock, à la demande ou à l’affaire).

La relation client et gestion des ventes

La gestion commerciale et la gestion de la relation client désignent la capacité d’une entreprise à encadrer ses processus de vente et de service après-vente. L’objectif est d’améliorer la rentabilité et la qualité pour optimiser la satisfaction client. Ces processus concernent l’ensemble des points de contact entre l’équipe commerciale et les cibles de l’entreprise que peuvent être les prospects ou les clients. On retrouve ainsi l’édition d’opportunités de vente, de devis, de contrats… Avec un CRM, une entreprise peut mettre en place un cycle de vente digitalisé pour suivre les différentes étapes de la relation client.

Pour assurer la gestion commerciale et la gestion de la relation client, les entreprises peuvent avoir recours à un CRM (ou Customer Relationship Management), module pouvant être intégré à l’ERP global. La qualité d’un CRM se reconnaît à sa capacité à uniformiser et personnaliser son approche client, mais aussi à offrir des fonctionnalités d’analyse et de reporting.

Découvrez les solutions ERP de Cegid :

 

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Comment choisir le bon ERP pour votre entreprise ?

Les critères de sélection d’un ERP sont vastes, d’autant plus que l’offre des éditeurs du marché peut s’avérer relativement étendue et diversifiée.

Analyser vos besoins et vos objectifs

Avant de choisir le bon ERP pour votre entreprise, il s’agit de réaliser une analyse de vos besoins opérationnels et financiers, phase que l’on peut aussi nommer « audit de votre organisation ». Les besoins ou enjeux d’une entreprise cherchant à adopter un ERP sont divers :

  • Augmenter la productivité ;
  • Accélérer la production ;
  • Fiabiliser les processus ;
  • Sécuriser les données ;
  • Améliorer le décisionnel ;
Les questions à vous poser lorsque vous voulez changer d’ERP

 

Sur quels critères choisir un ERP ?

Évidemment, le premier critère de choix d’un ERP s’entend comme la capacité de l’ERP à répondre à vos priorités opérationnelles et financières. Vous devez vous assurer que l’outil de gestion dispose d’une couverture fonctionnelle en adéquation avec vos besoins spécifiques. Puis, vous allez vérifier que l’ERP est adapté à votre organisation (êtes-vous par exemple une organisation complexe avec de nombreuses filiales à gérer ?).

Il y a aussi le critère du coût. Les budgets liés à l’ERP représentent un investissement sur le long terme et vous devez vous assurer que l’adoption de cet outil de gestion va directement répondre à un ROI (Retour sur Investissement).

L’expérience utilisateur est aussi très importante. En effet, vos utilisateurs doivent pouvoir disposer d’écrans et de fonctionnalités faciles à utiliser mais aussi agréables d’un point de vue design.

Enfin, vous allez choisir un ERP soit On-Premise, c’est-à-dire que vos données sont hébergées sur site (dans vos serveurs) ou un ERP en Cloud (les données sont hébergées chez l’éditeur qui les administre). Depuis quelques années, les ERP en Cloud ont le vent en poupe puisqu’ils correspondent aux usages actuels autour de la mobilité, de l’interopérabilité des systèmes ou même du télétravail. A noter que les logiciels On-Premise restent une option dans de rares cas de figure.

Comment implémenter et déployer un ERP ?

Une fois que vous avez choisi le bon ERP pour vos processus de gestion, place au déploiement du logiciel et à la formation des salariés.

Personnalisation de l’ERP et intégration dans les systèmes informatiques

Au cours de l’implémentation de l’ERP dans votre architecture informatique, vous allez être confrontés à toute une série de décisions parmi lesquelles la nécessité de personnaliser certains processus ou écrans. Cette personnalisation est nécessaire pour mettre en place des workflows spécifiques à votre activité ou à votre organisation. Il est important de ne pas réaliser trop de processus spécifiques pour des raisons de coût mais aussi d’efficacité opérationnelle.

Gestion du changement et formation de vos équipes

Suite au paramétrage de l’ERP et à son déploiement dans un environnement de production, les différents utilisateurs vont devoir être formés pour se familiariser avec les nouveaux processus et les nouvelles fonctionnalités. Cette gestion du changement et la formation des équipes est généralement prise en charge par un partenaire intégrateur mais peut aussi être réalisée en interne. La qualité de la formation des utilisateurs est indispensable pour une bonne prise en main et une capacité à être rapidement productif.

Quelles sont les tendances et l’avenir des ERP ?

Dans une économie aussi complexe et mouvante, les ERP constituent des solutions de gestion indispensables pour fiabiliser la production financière et opérationnelle des entreprises. Flexibles et interopérables, ces logiciels permettent aux organisations d’être résilientes et de développer une réelle capacité d’innovation.

La transformation digitale des entreprises grâce à l’ERP

Le rôle de l’ERP en matière de transformation digitale des entreprises ne fait plus l’objet d’aucun doute. Un ERP permet en effet d’organiser la production financière et opérationnelle tout en fiabilisant les différents processus. En ce sens, il contribue à augmenter la performance globale de l’organisation.

Avec la digitalisation de l’économie, l’ERP apporte de nombreuses solutions aux métiers et contribue à améliorer la productivité des équipes grâce à des fonctionnalités avancées telles que le reporting ou l’automatisation. Grâce à sa connectivité ou à son interopérabilité, l’ERP peut intégrer des applicatifs indispensables au bon fonctionnement d’une organisation.

 L’impact de l’Intelligence Artificielle sur les ERP

Les progrès en matière d’Intelligence Artificielle sont significatifs ces dernières années. Et, désormais, l’IA est intégrée aux processus de gestion couverts par l’ERP, qu’il s’agisse de comptabilité, de fiscalité, de gestion commerciale ou gestion des stocks. L’IA offre des possibilités d’automatisation qui génèrent des gains de productivité.

Un autre impact positif de l’IA sur les ERP est sa capacité à organiser un volume exponentiel de données pour permettre la production de reportings plus complets et plus pertinents. Alors que la directive européenne Corporate Sustainability Reporting (CSRD) est entrée en vigueur en janvier 2024, les entreprises ont d’ailleurs tout intérêt à s’appuyer sur un outil capable d’automatiser la collecte et la structuration des données extra-financières.

La prise en charge de la veille légale et technologique par les ERP

Alors que les réglementations ne cessent d’évoluer, les entreprises doivent déployer des ressources pour se mettre en conformité. En ce sens, l’utilisation d’un ERP Cloud leur fait gagner du temps et de l’argent car les mises à jour sont automatiques. Ce sont les éditeurs qui effectuent les veilles légales propres aux différents secteurs d’activité.

Il en va de même pour la veille technologique : les entreprises qui disposent d’un ERP ont l’assurance de bénéficier des technologies les plus avancées. Par exemple, l’externalisation de l’infrastructure informatique soulage les DSI en matière de sécurité des données. Les organisations restent donc compétitives, agiles et sereines en toutes circonstances.

Conclusion : Pourquoi investir dans un ERP ?

Grâce à un ERP, vous allez pouvoir structurer et fiabiliser vos processus financiers et opérationnels afin que votre entreprise augmente sa productivité et sa rentabilité. L’automatisation des processus et la réduction des erreurs permettent de générer des données de meilleure qualité pour augmenter la valeur de votre reporting.

En disposant de toutes les informations au même endroit et ce à travers des référentiels communs, vos équipes peuvent s’appuyer sur une vision globale de l’ensemble des flux de travail et donc être plus productifs !

 

 FAQ – Les questions les plus fréquentes sur les ERP

 

Quelles sont les différences entre un ERP On Premise et un ERP Cloud ?

Les ERP On Premise et en Cloud diffèrent en termes de maintenance, d’accessibilité, d’évolutivité et de sécurité. Les entreprises doivent examiner attentivement leurs besoins et leurs ressources avant de choisir l’option la plus adaptée à leur organisation.

Comment fonctionne le service support d’un éditeur d’ERP ?

Le service support d’un éditeur d’ERP a pour but de fournir une assistance technique et fonctionnelle aux utilisateurs de son logiciel. Voici comment il fonctionne généralement :

  • Point de contact : Les utilisateurs accèdent au support via différents canaux tels que le téléphone, l’e-mail, un portail en ligne ou un système de ticketing.
  • Identification des problèmes : Lorsqu’un utilisateur contacte le support, le problème est identifié et enregistré. Selon la complexité, il peut être résolu immédiatement ou nécessiter une investigation plus approfondie.
  • Résolution : Les techniciens support utilisent leur expertise pour résoudre les problèmes, pouvant inclure des conseils d’utilisation, des corrections de bugs, ou des mises à jour de logiciel.
  • Suivi : Une fois le problème résolu, un suivi est souvent effectué pour s’assurer que la solution est satisfaisante et que l’utilisateur peut continuer à utiliser l’ERP sans difficulté.
  • Amélioration continue : Les retours des utilisateurs sont pris en compte pour améliorer le produit et le service support.
  • Le niveau de services (SLA) peut varier selon le contrat et l’éditeur, avec des offres allant du support basique au support premium avec des temps de réponse garantis et une assistance personnalisée.

Où sont stockées les données de l’ERP ?

Dans un ERP « On-Premise », les données sont stockées sur votre serveur. Dans un ERP en Cloud, les données sont stockées sur un data center, une infrastructure située en dehors de l’entreprise et garantissant un niveau de sécurité élevé.

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