Cegid XRP Ultimate : l’ERP au cœur de la plateforme logistique PLEXUS-Santé
PLEXUS-Santé est une plateforme logistique dédiée à l’approvisionnement quotidien en consommables et dispositifs médicaux pour deux grands hôpitaux universitaires : le CHUV (Centre Hospitalier Universitaire Vaudois) à Lausanne, et les HUG (Hôpitaux Universitaires de Genève). Cette structure assure la gestion des stocks et la distribution des commandes en 24 heures, garantissant un soutien fiable et efficace à leur fonctionnement.
PLEXUS-Santé en quelques chiffres
3 800
références de produits santé
800 000
lignes de commandes par an
300
factures fournisseurs par semaine
Avec les témoignages de :
Evrard de Bondy, Responsable du domaine Informatique Approvisionnement, Logistique, Finances, Exploitation, Hôpitaux Universitaires de Genève et PLEXUS-Santé
Guillaume Solarek, Responsable de la plateforme PLEXUS-Santé
Antonio Polizza, Concepteur en informatique, Hôpitaux Universitaires de Genève et PLEXUS-Santé
Tiago Sipec, Analyste en informatique, Hôpitaux Universitaires de Genève et PLEXUS-Santé
Le contexte de création de la plateforme logistique PLEXUS-Santé
La genèse de PLEXUS-Santé remonte à 2015 lorsque les Hôpitaux Universitaires de Genève et le Centre Hospitalier Universitaire Vaudois ont simultanément été confrontés à la nécessité de renouveler leurs infrastructures robotiques de stockage. Cette échéance a suscité une réflexion stratégique sur la mutualisation des moyens pour optimiser les ressources et négocier plus efficacement avec les fournisseurs.
Après approbation des deux directions hospitalières et des Conseils d’État cantonaux, PLEXUS-Santé a vu le jour. Son objectif principal est de centraliser le stockage des articles médicaux, d’unifier les moyens humains nécessaires à leur gestion et de mutualiser les approvisionnements pour une plus grande efficience économique.
Le projet d’implémentation de la solution Cegid XRP Ultimate a vu le jour en 2017, avec un lancement opérationnel fin 2019. Dès le départ, les équipes à l’origine de la création de la plateforme PLEXUS-Santé ont prouvé leur résilience, puisque la crise Covid a mis sous tension toute la chaine d’approvisionnement des hôpitaux immédiatement après la fin de la montée en charge de la plateforme, pleinement opérationnelle aux premiers jours de 2020.
PLEXUS-Santé s’est rapidement imposée comme un maillon essentiel dans la chaîne d’approvisionnement des deux hôpitaux universitaires. Aujourd’hui, cette plateforme innovante est devenue un modèle de collaboration interinstitutionnelle, favorisant une gestion efficace et durable des ressources hospitalières.
Les défis technologiques pour le fonctionnement de PLEXUS-Santé
Le choix du logiciel ERP : Cegid XRP Ultimate
Cegid XRP Ultimate répondait aux besoins spécifiques d’un projet complexe, mené dans un délai serré de 18 mois. Ce projet s’inscrivait dans une dynamique particulière incluant la conception des bâtiments, le design des processus, la mise en place des solutions IT et l’installation des robots.
Le choix de l’ERP Cegid XRP Ultimate s’est imposé pour plusieurs raisons stratégiques :
- La solution offre une robustesse essentielle pour gérer les différents scénarios juridiques ou opérationnels ;
- Les équipes des HUG et du CHUV utilisaient déjà la solution, ce qui a facilité son appropriation et son paramétrage ;
- La relation de confiance avec l’éditeur Cegid a également été déterminante, notamment au regard du timing contraint.
Grâce à sa capacité d’adaptation et à sa rapidité de mise en œuvre, Cegid XRP Ultimate a contribué au succès du projet dans les délais impartis, tout en offrant une base solide pour les opérations futures.
Un ERP unique pour automatiser de nombreux processus
L’automatisation est au cœur de la stratégie de PLEXUS-Santé. L’équipement IT a été designé pour optimiser l’efficacité des processus tout en réduisant les interventions humaines au strict minimum. La gestion des données métiers illustre cette approche : 80 % des champs articles sont intégrés automatiquement via un PIM (Product Information Management) interfacé avec le système, laissant aux experts la saisie des 20 % restants.
Les échanges de processus reposent sur des normes EDIFACT, permettant une automatisation complète des commandes en provenance des HUG et du CHUV. Ces commandes évoluent automatiquement dans le système jusqu’à la phase de préparation. Les rares cas de rejet, détectés par des indicateurs, sont traités manuellement, mais 99 % des commandes sont finalisées sans intervention humaine.
Ce système intégré aide toute une organisation à se concentrer sur les tâches à valeur ajoutée. Sur le flux de préparation des commandes, l’étape de picking, réalisée par les préparateurs, est la seule tâche majeure nécessitant une intervention humaine. Les robots assistent les opérateurs dans la gestion simultanée de plusieurs préparations, avant que les processus automatiques ne reprennent pour valider les commandes, générer les bordereaux de livraison et transmettre les informations aux clients.
L’automatisation couvre aussi la facturation et le paiement. Chaque nuit, des batchs génèrent automatiquement les factures et les transmettent aux organismes concernés chez qui elles sont également intégrées automatiquement, garantissant une fluidité totale dans la chaîne financière.
Ainsi, PLEXUS-Santé a conçu une supply-chain optimisée et rationnalisée, du référentiel PIM (Product Information Management) à la gestion des commandes, en passant par la préparation logistique et la facturation. Cette première phase d’automatisation laisse la porte ouverte à de futurs développements stratégiques, pour lesquels les outils embarqués apporteront encore plus de valeur ajoutée au sein de la chaîne médicale.
Les bénéfices obtenus avec Cegid XRP Ultimate
Cegid XRP Ultimate apporte de nombreux avantages pour la gestion des processus logistiques de PLEXUS-Santé, en particulier dans un environnement fortement automatisé. Deux bénéfices majeurs se démarquent : la simplicité d’utilisation et l’interopérabilité.
La facilité d’utilisation de Cegid XRP Ultimate en fait un outil accessible, réduisant considérablement le temps nécessaire pour former les nouveaux collaborateurs. Les interfaces ergonomiques et la simplicité des workflows permettent de maîtriser rapidement les différents processus logistiques, ce qui augmente l’efficacité globale des équipes.
L’interopérabilité est un autre atout de la solution. Cegid XRP Ultimate s’intègre facilement avec d’autres applications via des API pour du temps réel. Cette flexibilité permet de gérer des flux complexes entre applications, comme l’envoi d’ordres de mission au robot de picking et la remontée automatique des validations dans le système.
Dans un contexte où PLEXUS-Santé traite entre 700 000 et 800 000 lignes de commandes par an, la capacité de Cegid XRP Ultimate à centraliser et automatiser les tâches critiques se traduit par un gain significatif en productivité et en fiabilité.
Cette solution est donc un levier stratégique pour garantir une gestion logistique efficace et durable.
Implémentation de l’ERP Cegid XRP Ultimate
L’implémentation de Cegid XRP Ultimate au sein de PLEXUS-Santé s’est déroulée en plusieurs étapes : planification, développement, tests et déploiement. Dès le départ, un planning précis a été établi pour garantir une livraison dans les délais.
Cegid a respecté ce planning en fournissant un livrable initial, suivi de tests techniques réalisés par leurs équipes. Par la suite, des tests utilisateurs ont impliqué les différents utilisateurs de PLEXUS-Santé, permettant de confronter la solution aux besoins réels.
Ces tests ont mis en évidence un enjeu important : les différences d’utilisation de Cegid XRP Ultimate selon les catégories d’utilisateurs. Pour pallier cela, des groupes spécialisés ont été constitués afin de personnaliser les formations en fonction des processus métiers. Pour les aider à visualiser les opérations, des supports pédagogiques tels que des jeux de rôles ont été créés. Ces outils ont permis d’accompagner efficacement la montée en compétences des équipes tout au long de l’implémentation.
Et demain ?
PLEXUS-Santé envisage sereinement l’avenir avec Cegid XRP Ultimate. L’intégration de l’IA est envisagée, bien que des cas d’usage précis restent à définir. L’IA pourrait jouer un rôle dans l’optimisation des tâches récurrentes, l’analyse des tendances d’approvisionnement, ou encore la prévision des besoins.