Paie & Administration
Changer son logiciel de Paie/SIRH : démystifier les projets de migration
15 septembre 2025
Retrouvez, tout au long de l’article, le point de vue de Céline Poujade, Responsable Paie Adjointe, au sein de Nexans.
Pourquoi changer de logiciel de paie ou de SIRH ?
Avant d’aborder les étapes clés d’une migration, il est essentiel de comprendre pourquoi tant d’entreprises choisissent de franchir le pas. Les raisons de changer de solution de paie sont souvent doubles : d’un côté, des outils vieillissants qui ne répondent plus aux exigences actuelles. De l’autre, la nécessité de moderniser les processus pour soutenir la performance RH.
Pour lutter contre l’obsolescence technique
Lenteur, données manquantes ou mauvais paramétrage : plus de 9 entreprises sur 10 rencontrent au moins un problème lors de la collecte des données de paie1. Si vous vous reconnaissez dans cette tendance, c’est qu’il est temps de passer à une solution plus performante !
En parallèle, la complexité croissante des législations accentue le problème des erreurs dans les calculs de paie. Et certains éditeurs peinent à suivre le rythme, notamment sur la question du Fait Générateur, qui étend la rétroactivité à 3 ans au 1er janvier 2027.
Pour moderniser ses processus Paie et RH
L’effort investi pour changer de logiciel de paie se révèle être un investissement stratégique à une condition : définir clairement ses attentes et se fixer les bons objectifs pour évoluer. Ainsi, une migration représente bien plus qu’un changement d’outil. C’est l’occasion de revoir ses pratiques et de mettre en place des process plus fluides, intégrant l’IA ou l’automatisation.
Pour retenir et attirer les talents
Face à la difficulté que certaines entreprises rencontrent pour recruter des professionnels de paie, elles doivent fidéliser leurs salariés en les équipant de solutions modernes, conformes, qui leur font gagner du temps.
Dans le même temps, l’adoption d’une solution de paie performante et fluide est une clé d’attractivité. Les plus jeunes talents notamment, affichent une appétence pour des solutions ergonomiques, fluides, intégrant les dernières technologies : une nouvelle génération de gestionnaires de paie arrive sur le marché !
Les prérequis pour une migration réussie
Avant de se lancer dans un projet d’ampleur, une préparation minutieuse est la clé du succès. Comment tirer le meilleur parti de cette étape ?
Se préparer pour éviter les retards coûteux
« On ne rattrape pas le retard pris au départ, sinon on court après le projet. »2. Alors, pour se préparer de la meilleure des façons, il convient tout d’abord d’harmoniser et de consolider ses règles de paie et ses processus avant la phase de conception. Cette étape facilitera leur intégration dans le nouveau logiciel. Prendre le temps de les formaliser est un prérequis indispensable, mais c’est aussi un levier de performance pour les services Paie et RH !
En parallèle, il faut également identifier les « sachants » en interne, c’est-à-dire les personnes ressources, pour ne pas se retrouver sans interlocuteur à des moments clés du projet. Enfin, documenter les procédures et planifier toutes les instances d’échange, telles que le comité de pilotage, fluidifie le déroulement du projet.
Dimensionner les équipes
Un projet de migration mobilise fortement les ressources métiers et IT, et nécessite aussi un temps de formation pour sensibiliser les équipes RH et Paie à de nouvelles méthodologies de travail. Il faudra donc anticiper la double charge que cela implique : entre la production courante et le temps dédié au projet.
Vous constatez que vos gestionnaires de paie ne disposent pas de la « bande passante » nécessaire ? Afin de bien dimensionner l’équipe pour faire face à la charge de travail, il est possible de recruter temporairement ou de vous faire accompagner par un cabinet spécialisé, qui possède les compétences nécessaires en gestion de projet.
Les moments critiques à maîtriser lors d’un changement de SIRH
Même avec une bonne préparation, certaines étapes restent particulièrement sensibles. Ce sont des moments où l’organisation doit être millimétrée pour éviter les faux pas.
La bascule en production
Lorsque l’entreprise passe d’un logiciel à l’autre, la phase de bascule est le point culminant de la migration. La préparation de cette étape passe par un plan de bascule, c’est-à-dire un document avec des tâches identifiées, datées et assignées. Ce plan permet notamment de répondre à toutes les questions liées à la sécurité des données, qu’il s’agisse d’éviter les pertes ou de s’assurer de la conformité de leur traitement.
La double charge de travail
Lorsqu’elle interfère avec d’autres projets en cours, et notamment les tâches quotidiennes, la migration du logiciel de paie peut peser sur les équipes, d’où l’importance de la dimensionner en amont. Sans compter la mise en place d’une double paie pendant plusieurs mois, afin de basculer vers votre nouveau SIRH en toute sécurité !
Changer de logiciel de paie : les clés du succès
Face à ces moments critiques, certaines bonnes pratiques peuvent faire toute la différence quand il est question de changer de logiciel de paie. Elles tiennent en grande partie à l’anticipation et à l’accompagnement :
- Se faire accompagner par des experts : prestataire spécialisé ou éditeur SIRH expérimenté, ils anticipent les pièges, optimisent le temps de vos équipes et sécurisent la migration.
- Impliquer les équipes dans le projet : former et responsabiliser les gestionnaires afin de favoriser leur adhésion et fluidifier le passage à un nouvel outil.
- Dégager du temps pour gagner en flexibilité : prévoir des marges pour absorber les imprévus. Avec un double bénéfice : tenir les délais fixés et limiter le stress des équipes en première ligne.
- Éviter la simultanéité de projets lourds, comme la GTA et la paie : se concentrer si possible sur la migration d’un seul logiciel… et sur sa réussite !
Quels bénéfices attendre d’une migration de logiciel de paie ?
À l’heure où 82% des entreprises de 250 salariés et plus rencontrent au moins une erreur dans leurs DSN3, changer de logiciel de paie peut apporter des bénéfices au niveau opérationnel.
Des opérations plus fluides
Génération quasi instantanée des bulletins, contrôle DSN en temps réel, tableaux de bord pour piloter l’activité RH : en adoptant une solution qui place le traitement et l’harmonisation des données au cœur du processus de paie, vous améliorez la fluidité de vos opérations. Avec à la clé, la réduction des anomalies et surtout, du temps passé à les résoudre.
Des processus plus clairs
Procédures et règles de paie : la migration pousse à formaliser les processus au sein d’une documentation claire, comme l’explique Céline Poujade : « Nous avons dû remettre nos process par écrit, retravailler les accords et clarifier les usages. » C’est également l’occasion de retravailler les accords d’entreprise pour les mettre en conformité et les simplifier. Au-delà de l’outil, les règles que vous définissez garantissent l’efficacité des opérations RH et paie.
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Focus sur les fonctionnalités Cegid qui font la différence
Pour que la migration ne soit pas qu’un changement d’outil, mais un véritable accélérateur de performance, le choix de la solution est déterminant. Cegid propose une approche modulaire et proactive.
La solution Cegid Payroll Ultimate s’appuie sur des fonctionnalités clés pour piloter efficacement la paie et les RH :
- Indicateur de pilotage social : suivi en temps réel des effectifs, salaires, accidents…
- Indicateur BDES : vision claire sur l’absentéisme, les rémunérations, l’égalité professionnelle.
- Cegid DSN Contrôle : analyse des DSN, détection et priorisation des anomalies à corriger.
- Tableau de bord agile : centralisation des données pour optimiser les décisions.
- Intelligence artificielle : intégration de l’IA Cegid Pulse dans toutes les solutions Cegid.
Ces fonctionnalités permettent non seulement de respecter la réglementation, mais aussi d’anticiper les évolutions et d’améliorer la performance RH.
Changement de logiciel de paie : les points à retenir pour un investissement stratégique
- Prioriser la préparation et le dimensionnement des équipes.
- Éviter de compresser les délais, au risque de subir des tensions importantes.
- Transformer chaque difficulté en opportunité d’amélioration.
Pourquoi changer un logiciel de paie obsolète doit être une priorité ? Tout d’abord, pour garantir la performance des équipes paie, qui doivent continuer à délivrer des bulletins de paie justes et dans le respect des délais et de la conformité, alors même que le contexte législatif évolue… Mais aussi parce que 70% des compétences nécessaires pour les métiers actuels auront évolué d’ici 2030.4 Ne ratez pas le virage de l’innovation !
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