Quatre bonnes pratiques pour assurer la conformité de vos DSN

Mettre en place un processus de vérification rigoureux

Organisez vos équipes

La conformité passe par une préparation minutieuse en amont. Il est important que vos collaborateurs soient bien formés sur la législation, les processus et le cahier technique de la DSN. Sensibilisez-les aux échéances et à l’importance de la minutie dans les collectes et vérifications des données. Une organisation interne efficace et une communication claire entre les membres de l’équipe sont également essentielles pour éviter les erreurs.

Documentez vos processus

Un guide interne décrivant précisément les étapes à suivre pour remplir et contrôler les DSN peut uniformiser les pratiques au sein de l’entreprise. Ce guide servira de référence pour les nouveaux collaborateurs et garantira une continuité dans les vérifications.

Définissez des responsabilités claires

Nommez un référent ou un responsable dédié à la conformité des DSN. Parmi les pré-requis à la nomination : la personne doit être dotée d’une solide expertise en terme d’administration du personnel et de gestion de paie. Son rôle sera de superviser l’ensemble des étapes, identifier les risques potentiels, s’assurer du fonctionnement optimal du logiciel DSN et déclencher des actions correctives si nécessaire. Cette supervision est d’autant plus importante avec l’introduction en mai 2026 de la DSN de substitution par l’URSSAF et la MSA.

Outil de contrôle DSN : automatiser pour garantir plus de fiabilité

Pourquoi automatiser les contrôles DSN avec un logiciel ?

Une récente étude Cegid/OpinionWay¹ montre que 82 % des entreprises de 250 salariés et plus rencontrent au moins une erreur dans leur DSN. Pour réduire au maximum les anomalies, les DSN exigent une saisie rigoureuse et des données parfaitement exactes. L’automatisation des processus de vérification est donc devenue indispensable pour réduire les erreurs liées à une gestion manuelle. Non seulement elle vous permet de gagner du temps, mais elle assure également un haut niveau de précision dans le contrôle des données et élimine des étapes répétitives et chronophages tout en rendant les vérifications plus efficaces.

Cegid DSN Contrôle : la solution pour détecter les anomalies et corriger vos DSN en toute simplicité

Cegid DSN Contrôle est une solution conçue pour les entreprises souhaitant simplifier leur processus déclaratif, en garantissant la conformité de leurs DSN dès le premier envoi. Parmi ses principaux atouts :

• Intégration avec votre logiciel de paie pour centraliser toutes les données et minimiser les perturbations dans les processus établis.
• Détection des anomalies avant transmission : la solution identifie automatiquement les erreurs, vous permettant ainsi de les corriger rapidement.
• Hiérarchisation des problèmes avec des anomalies classées par niveau de criticité. Vous pouvez également bénéficier d’une restitution globale ou ciblée sur des thématiques spécifiques (par exemple : établissements, gestion des temps, etc.).
• Stockage sécurisé des données jusqu’à 5 ans afin de faciliter les audits éventuels et garantir la transparence.

Avec Cegid DSN Contrôle, non seulement vous simplifiez la gestion de vos déclarations, mais vous gagnez également en efficacité et réduisez les risques de non-conformité.

Surveiller et optimiser les indicateurs de qualité

Pour améliorer continuellement la qualité de vos DSN, il est essentiel de suivre régulièrement certains indicateurs clés :

1. Taux d’anomalies détectées : Surveillez le pourcentage d’erreurs détectées avant et après l’envoi des DSN. Un taux élevé peut révéler des problèmes au niveau de la saisie des données ou du paramétrage de votre logiciel de paie. L’objectif est de réduire ce taux au maximum pour limiter les retours négatifs et les risques de sanctions.
2. Délai moyen de correction : Évaluez le temps nécessaire pour identifier et corriger les anomalies, afin d’optimiser vos processus et de réduire les risques pour vos salariés et votre l’entreprise. Plus ce délai est court, plus votre entreprise montre sa capacité à réagir rapidement.
3. Evolution des données erronées : En suivant les tendances des erreurs sur plusieurs périodes, vous pouvez identifier les motifs récurrents et prendre des mesures correctives pour ajuster vos pratiques et prioriser des formations ciblées.
4. Retours des organismes : Après l’envoi de la DSN, consultez systématiquement les comptes rendus métiers (CRM) et les accusés de réception pour identifier et corriger les éventuelles erreurs ou incohérences signalées.

En mettant en place un tableau de bord visuel et interactif, vous disposez d’une vue d’ensemble en temps réel de la qualité et de la conformité de vos déclarations. Vos décisions seront ainsi plus rapides, basées sur des informations actualisées et fiables.

Pour un contrôle rigoureux, instaurez également des audits internes afin d’examiner en détail vos processus et détecter les failles potentielles. Vos équipes doivent être encouragées à partager leurs retours d’expérience pour nourrir un processus d’amélioration continue. L’objectif ? Anticiper les problèmes avant qu’ils ne deviennent critiques.

Corriger rapidement les anomalies suite à un contrôle DSN URSSAF

Les clés d’une correction efficace

La réactivité est essentielle lorsqu’une anomalie est détectée dans un fichier DSN. Il est important d’avoir un plan d’action clair pour rectifier les erreurs dès qu’elles sont identifiées. Vous devez donc disposer d’une procédure standardisée pour gérer les corrections et d’utiliser des outils qui facilitent la mise à jour des déclarations.

Procédures de correction

1. Identifier la nature de l’erreur : Déterminez si elle est liée à un problème humain, technique ou réglementaire.
2. Corriger immédiatement : Suivez une procédure claire pour rectifier les erreurs rapidement, minimisant ainsi les risques de pénalités.
3. Valider après correction : Revérifiez la DSN pour s’assurer que toutes les erreurs ont été corrigées et que la déclaration est prête pour la transmission. Vous pourrez aussi documenter l’erreur pour éviter qu’elle ne se reproduise.

En comprenant les obligations légales, en mettant en place des processus rigoureux, et en utilisant des solutions innovantes, il est possible de simplifier considérablement la gestion des DSN. Adoptez ces bonnes pratiques, et vous pourrez non seulement garantir la conformité de vos déclarations, mais aussi gagner en efficacité et en sérénité dans votre travail quotidien.

¹Étude OpinionWay réalisée auprès d’un échantillon de 110 responsables ou directeurs de paie d’entreprises privées de 250 salariés et plus, basées en France – exclusion de l’expertise comptable et du secteur public. L’échantillon a été constitué selon la méthode des quotas au regard des critères de taille salariale et de secteur d’activité. Les résultats ont été pondérés par ces mêmes critères.

L’échantillon a été interrogé par téléphone sur système CATI (Computer Assisted Telephone Interview) du 9 octobre au 5 novembre 2024.