Travel Freeze : comment éviter le gel des déplacements en entreprise ?

Bien qu’efficace à court terme, le travel freeze peut néanmoins masquer un problème plus profond : un défaut de pilotage global des déplacements professionnels. En effet, d’après l’étude menée en février 2026 par Cegid Notilus en partenariat avec l’Association Française du Travel Management (AFTM), 47,4 % des entreprises considèrent la mobilité d’affaires comme un “outil opérationnel nécessaire mais contraint“, et 35,1 % la perçoivent comme un poste de coût à optimiser.

Alors… Est-il possible de passer d’une logique de restriction à une approche plus structurée et intelligente pour piloter et maîtriser vos coûts de déplacements, tout en soutenant l’activité de votre entreprise ?

L’essentiel à retenir :

• Impact du travel freeze sur les entreprises : mesure souvent adoptée en période de crise budgétaire, le gel des déplacements professionnels peut améliorer temporairement les marges, mais risque de freiner l’activité et d’affecter les collaborateurs.
• Causes principales du travel freeze : réduction des coûts en période d’incertitude (fusion, acquisition, inflation), gestion des crises géopolitiques et climatiques, et volonté de réduire l’empreinte carbone.
• Vers une gestion intelligente des déplacements : plutôt que de restreindre, les entreprises peuvent optimiser leurs politiques de mobilité pour allier maîtrise des coûts et soutien à l’activité.
• Bonnes pratiques pour éviter le travel freezeCentralisez les réservations, mettez en place des workflows de validation automatisés, privilégiez des options éco-responsables comme le train, et impliquez les collaborateurs dans une démarche transparente pour optimiser les déplacements sans les bloquer.

Le travel freeze : une réponse symptomatique, mais pas une solution durable

Les déplacements professionnels ont progressé de 3 points en 2025 vs 2024, et concernent 96 % des entreprises françaises. Plus de la moitié des dirigeants (54 %) estiment qu’il est impossible de se développer sans recourir aux voyages d’affaires. Une proportion qui monte même à 69 % pour les entreprises de plus de 500 salariés, selon l’Etude réalisée par American Express en partenariat avec l’institut Viavoice.

Travel freeze vs. travel ban : clarifions les concepts

Avant d’aller plus loin, distinguons deux notions souvent confondues : le travel freeze et le travel ban. Le premier est une mesure interne décidée par l’entreprise pour suspendre temporairement les déplacements professionnels, tandis que le second est une interdiction stricte imposée par des autorités gouvernementales (comme lors de la pandémie de COVID-19).

Voici un tableau comparatif pour mieux visualiser les différences :

Pourquoi les entreprises appuient sur « pause » ?

Le travel freeze surgit généralement en réponse à des circonstances spécifiques. Voici les principales causes :

Maintien de la rentabilité sous tension budgétaire

Lorsqu’une entreprise fait face à une baisse de revenus (crise économique, baisse de la demande, etc.), elle cherche à compenser cette perte et maintenir un EBITDA positif (Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation, and Amortization). Les déplacements professionnels représentent une part significative des dépenses opérationnelles, notamment dans les grandes entreprises ou celles ayant une activité internationale. En imposant un travel freeze, les entreprises vont améliorer mécaniquement leurs marges opérationnelles, ce qui se reflète positivement sur l’EBITDA, un indicateur clé de la performance financière.

Cette mesure peut envoyer un signal positif aux investisseurs, actionnaires et autres parties prenantes financières, comme preuve de discipline financière. Elle doit néanmoins être temporaire pour ne pas entacher le dynamisme de l’activité et l’engagement des collaborateurs.

Changements organisationnels :

Un changement organisationnel majeur, comme une fusion ou une acquisition, peut souvent entraîner un travel freeze pour plusieurs raisons stratégiques, financières et opérationnelles.

1. Contrôle des coûts dans une période d’incertitude

Rationalisation des dépenses : Lors d’une fusion ou d’une acquisition, les entreprises cherchent souvent à réduire les coûts pour absorber les dépenses liées à l’opération (frais juridiques, audits, intégration des systèmes, etc.). Les déplacements professionnels, qui représentent une part importante des budgets opérationnels, sont souvent identifiés comme une dépense à limiter temporairement.

2. Alignement des politiques internes

Harmonisation des politiques de déplacements : les différentes entités peuvent avoir des politiques de déplacements différentes (budgets, règles, outils de gestion). Un travel freeze permet de suspendre temporairement les déplacements pour évaluer les pratiques les plus coûteuses et réajuster ces politiques pour mieux piloter.

3. Réorganisation des équipes et des responsabilités

Changements dans les rôles et les structures : Réorganisations internes, changements dans les équipes, les responsabilités et les priorités : les déplacements peuvent être suspendus pour éviter des voyages inutiles ou mal coordonnés. Si deux équipes commerciales fusionnent, clarifier les responsabilités de chacun et les déplacements en clientèle (a-t-on vraiment besoin de ces 3 personnes pour se déplacer en clientèle ?).

Dans un contexte de fusion ou acquisition qui peut s’avérer anxiogène pour les salariés, il est important que ce travel freeze soit clairement explicité et reste temporaire.

Crises économiques :

Inflation : On l’a constaté en 2024, face à une inflation non maîtrisable, les voyages d’affaires ont été la dépense la plus facile à couper, maintenant une légère baisse de la demande en 2025 vs 2024.

Les chiffres *

En 2025, malgré une légère baisse de la demande (-0,4 %) les dépenses de travel & expense (T&E) en France ont atteint 30,9 milliards d’euros, en hausse de +3,7 % par rapport à 2024, dû à l’inflation. Pour 2026, la croissance se modère à +2,2 %, confirmant une stabilisation du marché.

*source : Baromètre IFTM x EPSA

Hausse des carburants : Avec la récente crise actuelle au Moyen-Orient et la hausse des carburants, la répercussion à l’échelle mondiale et les coûts associés risque de perdurer pendant un certain temps.

Crises géopolitiques et climatiques

L’entreprise est responsable de la sécurité de ses collaborateurs en déplacement (Duty of Care). Une mission qui incombe au RH ou au travel manager que ce soit pour des évènements politiques ou climatiques. Il s’agit donc d’avoir la capacité de croiser les données climatiques ou politiques avec les données RH. Cela va de pair avec une préparation des déplacements en amont et une connaissance de l’endroit exact où se trouve le salarié en cas de crise.

Or, selon l’Institut d’Etudes Internationales et Stratégiques , en 2025, le monde comptait 130 conflits armés actifs, soit deux fois plus qu’il y a 15 ans. Un record malheureux depuis 1945, ajoutant une pression supplémentaire sur les déplacements professionnels.

“Nous souhaitons toutefois mettre en garde contre le pessimisme. Tant que votre activité ne dépend pas d’un accès aux grands hubs du Golfe (notamment Dubaï, Doha et Abou Dhabi), ou ne nécessite pas de détours coûteux, le voyage d’affaires continue d’offrir un retour sur investissement (ROI) inégalé par de nombreux autres investissements.” Paul Spencer, directeur général de Focus Travel Partnership pour Déplacements pro

Côté climat, le dernier Rapport 2026 : Perspectives des Risques de l’Organisation Internationale du travail alerte également sur le “stress thermique” et la nécessité de prendre en compte la santé et la sécurité des salariés en zones exposées.

Pressions environnementales et empreinte carbone

Avec la montée des enjeux climatiques, certaines entreprises gèlent les voyages pour réduire leur impact écologique. Le secteur aérien représente environ 2,5 % des émissions mondiales de CO2 (Source : Ministère de la transition Ecologique). L’Agence de la Transition Ecologique propose, à cet égard, de  simuler son empreinte carbon e en ligne. Il s’agit donc de privilégier le train autant que faire se peut. Pour un aller-retour Paris-Turin, une personne émet environ 152 kg équivalent CO₂ en avion, contre 3,3 kg seulement en TGV.

En bref :

Les travel managers veulent promouvoir des déplacements plus sécurisés, plus responsables, mais sans outil dédié, ils peineront à avoir accès aux données des collaborateurs en déplacement.

Manque de pilotage et absence de stratégie claire

Autre raison du travel freeze : un manque de visibilité sur les dépenses engagées AVANT le déplacement. La politique de voyage n’est pas clairement établie, ou bien les collaborateurs la contournent (le leakage) et prennent leurs réservations de leur côté sans que le travel manager n’en soit informé.

A lire : Comment écrire une politique de voyage efficace ?

Sans encadrement, outre le fait que les dépenses puissent devenir excessives, c’est surtout le fait qu’elles soient remboursées “après” le voyage : il est alors trop tard pour les contrôler. Et on impose un Travel Freeze en Q4 pour stopper les dépenses.

Avec une solution de gestion des déplacements qui intègre votre politique de voyage, vous avez une visibilité tout au long de l’année avec des budgets vraiment maîtrisés. 

Tout le monde y trouve son compte : c’est clair et respecté par les collaborateurs, c’est anticipé côté direction financière et c’est aisément pilotable par les Travels managers.

Quels impacts du travel freeze : solution rapide ou erreur coûteuse ?

Le travel freeze a des répercussions négatives profondes sur l’activité et les collaborateurs.

Frein à la performance

Limiter ces déplacements affecte les opportunités commerciales et la compétitivité : développement de nouveaux marchés, renforcement des relations clients ou innovation.

Les bénéfices des déplacements professionnels sur l’activité commerciale sont largement reconnus par les dirigeants * :

• 68 % estiment qu’ils renforcent la fidélisation client
• 65 % y voient un moyen d’accroître leur visibilité sur les événements sectoriels clés
• 64 % les considèrent comme essentiels pour rencontrer de nouveaux prospects
• 64 % établissent un lien direct avec le développement du chiffre d’affaires

*Etude menée par American Express en partenariat avec l’institut Viavoice

Démotivation des équipes

L’interdiction est souvent une réaction de l’entreprise, pas une stratégie. Dès lors, elle peut être mal vécue par les collaborateurs. Les restrictions, comme la suppression du bleisure (combinaison affaires/personnel), sont perçues comme une punition. Or, 85 % des voyageurs sont prêts à dépenser leur propre argent pour améliorer leurs conditions (logements de qualité, sièges premium, prolongation le week-end), soulignant l’importance de l’engagement pour maintenir la motivation.

Ces impacts montrent que le travel freeze n’est pas neutre : il peut éroder la productivité et le moral des équipes.

Bonnes pratiques à adopter tout de suite pour éviter le travel freeze

1. Priorisez les déplacements à forte valeur ajoutée et négociez les tarifs

Identifiez les voyages non essentiels : avant de geler tous les déplacements, un audit des pratiques existantes est pertinent : c’est souvent l’occasion de revoir les habitudes pour identifier les voyages interrégionaux redondants ou peu rentables. qui peuvent être remplacés par des alternatives (visioconférences, réunions hybrides).

Pour les déplacements commerciaux ou stratégiques, négociez des tarifs groupés avec vos fournisseurs.

-> Dans Cegid Notilus, vous pouvez visualisez les hôtels conformes grâce à un code couleur pastillé vert. Réduisez jusqu’à 20% les frais de déplacements grâce au pilotage des tarifs négociés.

2. Mettez en place une politique de voyage claire

• Encadrez les pratiques : classe économique pour les trajets courts, limitation aux voyages à la journée quand possible. Intégrez des seuils budgétaires et unifiez les politiques pour éviter les hétérogénéités multi entités.

-> Dans Cegid Notilus, vous pouvez paramétrer, par exemple, la réservation automatique en seconde classe si le temps de trajet est inférieur à 2h30. Lors de la réservation d’un hôtel, si une offre moins chère est disponible, elle est proposée au collaborateur afin de baisser le budget logement. 

• Sécurisez le budget : négociez des tarifs avec les hôtels les plus réservés, mettez en place des workflows de validation automatisés et des alertes en cas de dépassements

-> Dans Cegid Notilus, les réservations hors politique de voyage sont notifiées au collaborateur et au manager qui décidera en dernier lieu s’il accepte ou non de valider le voyage. Idem pour les notes de frais, vous pouvez paramétrer de ne rembourser les notes de restaurant qu’en fonction du plafond défini au préalable.

• Indiquez les guidelines RSE : La directive européenne CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive) impose aux entreprises de reporter leurs émissions de Scope 3, incluant les déplacements professionnels. Un simple travel freeze ne répond pas à cette obligation, car il ne permet pas de collecter ni de structurer les données nécessaires pour le reporting carbone.

-> Dans Cegid Notilus, l’empreinte carbone est affichée au moment de la préparation du voyage. Voici comment elle peut aider à répondre aux exigences de la CSRD :

• Suivi précis des émissions carbone : Cegid Notilus intègre des outils de calcul de l’empreinte carbone pour chaque déplacement, en tenant compte des modes de transport (train, avion, voiture, etc.) et des distances parcourues.
• Optimisation des déplacements : Promouvez le train (70 fois moins émetteur que l’avion) via des connecteurs dédiés. Proposer des alternatives éco-responsables aide à réduire l’empreinte carbone globale.
• Visibilité en temps réel : Les tableaux de bord permettent de suivre les émissions en continu et d’anticiper les ajustements nécessaires pour rester conforme.

Tendances RSE 2026 :

• 57,9 % des entreprises prévoient de renforcer le recours au rail
• 43,9 % souhaitent accélérer l’électrification de leur parc automobile
• 36,8 % comptent optimiser leurs politiques internes de déplacement

Etude Cegid & AFTM février 2026

3. Centralisez : en regroupant les réservations via une plateforme dédiée, les entreprises négocient des tarifs préférentiels avec fournisseurs et agences.

-> Avec Cegid Notilus, nos clients économisent jusqu’à 20 % sur les frais de déplacements grâce à des négociations groupées, comparé aux réservations individuelles par les collaborateurs. Par ailleurs, la vision en amont du voyage permet d’anticiper les budgets et d’éviter les surprises.

4. Impliquez les collaborateurs dans une démarche transparente

Les Self Booking Tools laissent autonomie et flexibilité aux collaborateurs. Certaines entrerprises autorisent le bleisure (prolonger le déplacement sur un weekend) tout en maintenant des contrôles pour éviter les abus ou les tentatives de fraude.

-> Dans Cegid Notilus, la reconnaissance automatique des champs de la note de frais détecte les doublons, les jours fériés ou non travaillés.