Comment suivre efficacement la préparation de vos clients à la RFE ?

Depuis le 27 février 2026, la phase pilote de la réforme est lancée. De vraies factures s’échangent en conditions réelles. La date du 1er septembre 2026 n’est plus abstraite.

En période de pic de production, gérer la transition RFE de chaque client individuellement n’est pas tenable. Les relances s’accumulent, les mandats traînent, et les statuts changent sans prévenir.

Le problème maintenant est de savoir où en est chacun de vos clients, et de ne laisser personne au bord de la route.

Selon un sondage réalisé lors d’un webinaire Cegid en juin 2025, 92% des clients ne se sentent pas familiarisés avec la réforme, et 88% des experts-comptables identifient la conformité comme leur principale préoccupation. La charge repose sur les cabinets. Sans process de suivi structuré, elle devient ingérable.

« J’aimerais qu’on arrête de parler de PA (plateformes agréées), car le vrai sujet est le process. » Virginie Roitman, Présidente de l’OEC Paris Île-de-France – table ronde Dext/Compta Online, décembre 2025

Voici ce process, en 5 étapes actionnables.

Pourquoi un suivi structuré est indispensable

Pendant la période fiscale, la RFE passe après les clôtures. Puis après les déclarations. Puis après les relances. Quand septembre 2026 arrive, une partie du portefeuille n’est pas prête.

Ce n’est pas un problème de volonté, mais d’organisation. Suivre chaque client individuellement (par email, par téléphone, sur un tableur partagé) consomme un temps que les collaborateurs n’ont pas.

Les chiffres parlent d’eux-mêmes : 44% des entreprises émettent encore leurs factures sur Word, Excel ou papier (sondage webinaire Cegid, juin 2025). Ce sont autant de clients qui ne peuvent pas basculer seuls.

Et les sanctions sont réelles :

• 15 € par facture non émise au format électronique (plafond 15 000 €/an) ;
• 250 € par manquement d’e-reporting ;
• 500 € puis 1 000 € tous les 3 mois en l’absence de plateforme agréée.

Accompagner vos clients maintenant, c’est aussi les protéger de ces risques.

L’enjeu n’est pas de tout faire soi-même. C’est d’industrialiser le suivi pour avancer vite, sans surcharge.

Étape 2 – Prioriser les clients à accompagner en premier

Tous les clients n’ont pas le même niveau d’urgence. Trois profils se dégagent :

• Priorité haute – Clients non équipés. Ils facturent sur Word ou Excel. Ils ne peuvent pas recevoir ni émettre de factures électroniques sans changer d’outil. À traiter en premier, dès maintenant.
• Priorité moyenne – Clients partiellement équipés. Ils ont un logiciel, mais les flux ne sont pas supervisés. Ils ont besoin d’être guidés sur le choix de leur plateforme agréée et l’activation des mandats.
• Priorité basse – Clients déjà en transition. Ils avancent. Un point de suivi régulier suffit pour s’assurer qu’ils restent dans les clous.

La Console Cegid permet de segmenter le portefeuille selon ces critères. La priorisation devient une lecture de tableau de bord, pas une réunion d’équipe.

Étape 4 – Communiquer avec les clients au bon moment

Le rendez-vous bilan est le moment le plus efficace pour aborder la RFE. Les échanges sont déjà engagés, le client est disponible, la relation de confiance est là.

« Nous devons sortir de la simple production. Il faut être auprès des clients pour les accompagner sur la prise de décision. » Sandrine Cohen-Solal, expert-comptable, fondatrice du cabinet 3ECS – Interview Compta Online, juillet 2025.

En pratique, trois types de communication sont à planifier :

• Email de sensibilisation : à envoyer maintenant aux clients non informés. Expliquer les échéances, les obligations, et ce que le cabinet met en place.
• Point dédié RFE (20 à 30 min) : pour les clients prioritaires. Diagnostic, choix de la plateforme, signature du mandat.
• Suivi mensuel : pour les clients en cours de transition. Vérification des statuts, correction des anomalies.

La vue « Collecte » de la Console de supervision affiche en temps réel les flux de facturation de chaque client. Le collaborateur sait en un coup d’œil qui nécessite une relance, sans rouvrir chaque dossier.

Étape 5 – Mettre en place un rituel de suivi interne

Le suivi de la transition RFE ne doit pas reposer sur la mémoire de chaque collaborateur. Il doit être intégré au rythme de travail du cabinet.

Rituel hebdomadaire (15 min, chaque lundi) :

• Ouvrir la console et consulter les alertes (mandats expirés, flux bloqués, clients non inscrits)
• Identifier les clients à relancer dans la semaine
• Mettre à jour les statuts après chaque action client

Rituel mensuel (30 min, en équipe) :

• Passer en revue l’avancement global du portefeuille
• Ajuster les priorités selon les nouvelles informations clients
• Identifier les clients qui passent de « en cours » à « conforme »

Ce que la console de supervision Cegid change concrètement

Sans outil centralisé, le suivi RFE repose sur des tableurs partagés, des emails épars et la mémoire des collaborateurs. Chaque mise à jour prend du temps. Les doublons s’accumulent.

Avec la Console (accessible gratuitement depuis Cegid Loop et Cegid Quadra Plus), 5 actions deviennent simples :

• Segmenter les clients selon leur maturité, outils et statuts RFE
• Prioriser les actions pour équiper efficacement le portefeuille
• Activer la PA Cegid, Shine, EBP depuis une interface unique
• Gérer les mandats et inscriptions PA en masse ou individuellement
• Suivre les statuts, flux et indicateurs clés en temps réel

Un cabinet de 250 clients supervise l’ensemble de sa transition RFE depuis un seul écran, sans ressaisie.

A retenir

Le suivi de la préparation de vos clients à la RFE n’est pas un projet ponctuel. C’est un process à installer maintenant, avant que l’urgence de septembre 2026 ne s’impose.

Trois actions pour démarrer cette semaine :

1. Ouvrez la Console et consultez l’onglet « Équipement » pour cartographier votre portefeuille.
2. Envoyez les mandats aux 10 clients les moins avancés.
3. Installez le rituel hebdo 15 min avec votre équipe.

FAQ

Tous mes clients sont-ils concernés par la RFE ?

Oui. Recevoir des factures électroniques sera obligatoire pour toutes les entreprises à partir du 1er septembre 2026. Émettre des factures électroniques le sera à la même date pour les grandes entreprises et ETI, et au 1er septembre 2027 pour les TPE, PME et micro-entreprises.

Par où commencer quand on a un portefeuille de plusieurs centaines de clients?

Par la cartographie. Identifiez d’abord les clients sans logiciel de facturation (Word/Excel/papier), puis ceux sans mandat signé. La Console de supervision Cegid permet de filtrer le portefeuille selon ces critères en quelques minutes.

Un client peut-il s’inscrire lui-même à la Plateforme Agréée ?

Oui, mais le cabinet peut le faire à sa place via un mandat opt-in. C’est plus rapide, plus fiable, et cela renforce votre rôle de référent sur la réforme.

La Console de supervision est-elle payante ?

Non. L’accès est gratuit, via le Portail Cegid, depuis Cegid Loop (Configuration › Console) ou depuis Cegid Quadra Plus (Pilot › Console). Chaque collaborateur doit disposer de son propre compte.