Cegid Notilus

Solución de gestión de notas de gastos, desplazamientos y flota de vehículos

PYMES y grandes empresas

Cegid Notilus es la solución digital que ayuda a las empresas en la gestión y el control presupuestario de los desplazamientos de sus empleados: reservas, notas de gastos, flota de vehículos.

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Cegid Notilus en cifras

2 millones

de usuarios

26 años

de experiencia

Entre un 40 y un 70 %

de ahorro de tiempo

La nota de gastos con cero esfuerzo y cero papel

Escanea tus justificantes para crear automáticamente tu nota de gastos. Despídete de los papeles gracias al archivo electrónico seguro.

LA PROMESA DE CEGID

¿Por qué elegir Cegid Notilus?

La nota de gastos con 0 esfuerzo y 0 papel

Cegid Notilus digitaliza la gestión de tus notas de gastos: creación, validación, archivo electrónico, política de reembolso.

Tu desplazamiento profesional de principio a fin

Organiza tu viaje, reserva fácilmente y desplázate con toda tranquilidad. Cegid Notilus te acompaña por todo el mundo.

Tu gestión del parque móvil optimizada

Cegid Notilus centraliza los datos de tu flota de vehículos para tener una gestión a medida y una visión de 360°.

Descubre Cegid Notilus

DESCUBRE MÁS

Notas de gastos

Desplazamientos profesionales

Facturas de proveedores

Flota de vehículos

Multas de los conductores

Análisis

Notas de gastos

Digitaliza la creación, la tramitación y el almacenamiento de tus notas de gastos

Los empleados crean su nota de gastos sobre la marcha, de forma rápida, sin tener que teclear cada dato. Gracias a las alertas en tiempo real, los encargados de la validación se centran en las anomalías y los riesgos de fraude. Digitalización y automatización: una palanca de productividad para los servicios financieros.

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Notas de gastos

Creación automática de las notas de gastos

Gracias a la inteligencia artificial, basta una foto del justificante para crear un gasto que cumpla con tu política de reembolso. Los gastos de las tarjetas de negocios y el cálculo de las dietas por kilometraje están automatizados. Se informa al empleado en tiempo real del seguimiento de su nota.

Notas de gastos

Validación y control inteligentes

Las notas de gastos siguen un circuito de validación personalizado hasta la integración contable automática, respetando la política de tu empresa. El supervisor ya solo tiene que validar o rechazar los gastos con un clic. Benefíciate de las alertas sobre discrepancias, duplicados y fraudes.

Notas de gastos

Digitalización y archivo de las notas de gastos

Di adiós al papel gracias al archivo con valor probatorio. Tus justificantes se almacenan en una «caja fuerte» digital segura, accesible en unos pocos clics en caso de auditoría de la URSSAF (en Francia). Ahorra tiempo a la hora de encontrar tus justificantes gracias a la búsqueda multicriterio.

Notas de gastos

Seguridad de los datos e interfaces S. I.

Cegid Notilus es una solución con certificado ISO 27001, alojada en Francia y que cumple el RGDP. Interconecta Cegid Notilus con total seguridad con tu sistema de información: software de contabilidad, RR. HH., nóminas, ERP, tarjetas de negocios, etc.

Desplazamientos profesionales

Simplifica la organización de tus desplazamientos profesionales por todo el mundo

Hotel, tren, avión, alquiler de coche, medios de pago… Cegid Notilus se adapta a las necesidades de tus viajeros, gestiona tu política de viajes y guía a tus empleados en tiempo real en las reservas y la organización de sus viajes.

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Desplazamientos profesionales

Cumplimiento de la política de viajes

Integra directamente tu política de viajes de empresa para gestionar de forma automática las reservas online y offline de tus empleados. Puedes personalizar tus circuitos de validación en función de los tipos de desplazamiento, de los proveedores de servicios o incluso de los destinos.

Desplazamientos profesionales

Organización y reservas

Tus empleados podrán organizar fácilmente sus desplazamientos desde su agenda y hacer sus reservas directamente en Cegid Notilus: Self Booking Tool, Hotel Booking Tool, agencia de viajes, etc. Tienen acceso en tiempo real a la información detallada de su viaje a través de la aplicación móvil.

Desplazamientos profesionales

Enlaces directos con proveedores de viajes

Cegid Notilus permite reservar ciertos servicios del viaje directamente en la aplicación. Trenes, hoteles y alquileres de coche están disponibles en tiempo real sin gastos de agencia: ahorro financiero, presupuesto bajo control y cumplimiento de la política de viajes.

Desplazamientos profesionales

Seguridad de los viajeros

Al centralizar todos los desplazamientos en Cegid Notilus, puedes localizar a tus empleados en todo momento. Además de los controles automatizados de tu política de viajes, Cegid Notilus te permite comunicar los procedimientos y las normas de seguridad en función de tus zonas «de riesgo».

Facturas de proveedores

Agrupa todos tus gastos de desplazamiento

Cegid Notilus digitaliza, integra y contabiliza automáticamente las facturas de tus proveedores de viajes (agencias, tarjetas depositadas, tarjetas de carburante, alquiler de coches, etc.). Así dispones de una visión de 360° del coste de los desplazamientos profesionales.

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Flota de vehículos

Gestiona con eficacia tu parque de vehículos

Intuitivo, sencillo y rápido, Cegid Notilus te libera por fin de Excel y te permite centralizar toda la gestión de tu flota: pedidos, Car Policy, asignaciones, facturas, etc. El informe personalizable permite gestionar fácilmente tu flota de vehículos y optimizar los costes.

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Flota de vehículos

Gestión diaria

Visualiza en un abrir y cerrar de ojos el estado de tu flota para un seguimiento operativo sencillo y rápido: fecha de mantenimiento o de inspección técnica, renovación de contratos, registros de kilometraje o incluso asignación de los vehículos. Integra tu Car Policy para automatizar tu gestión.

Flota de vehículos

Gestión administrativa

Simplifica la gestión administrativa de tu parque móvil gracias a las conexiones a la ANTAI (identificación de infracciones del conductor) y al SIV (sistema de matriculación de vehículos) para importar todos los datos técnicos con un solo clic. Automatiza los controles relacionados con contratos, facturas y leyes sobre conducción.

Flota de vehículos

Ayuda a la toma de decisiones

Cegid Notilus te proporciona indicadores relevantes para analizar tus datos financieros y operativos, que pueden integrarse en paneles de control personalizables. Cegid Notilus calcula tu coste total de propiedad (TCO) y te ayuda a optimizarlo.

Flota de vehículos

Aplicación móvil para el conductor

Facilita la comunicación entre el gestor y los conductores a través de la aplicación móvil:

  • centralización de los datos del vehículo
  • transmisión de información por parte del conductor (registro de kilómetros, mantenimiento, etc.)
  • comunicación del gestor (notificación, alerta)
  • reserva de vehículo

Multas de los conductores

Automatiza la gestión de las multas de tus empleados

Cegid Notilus facilita la identificación de los empleados que hayan cometido una infracción al volante de un vehículo de empresa. Con nuestra conexión directa a la ANTAI (agencia nacional francesa que se ocupa de las infracciones), la identificación se realiza en unos pocos clics. Accede a un panel de control para gestionar vehículos, asignaciones y conductores.

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Análisis

Analiza tus datos relacionados con los costes de desplazamiento

Cegid Notilus te permite tener una visión completa de la totalidad de los datos relacionados con los desplazamientos profesionales gracias a una herramienta de análisis específica, sencilla y personalizable.

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Análisis

Paneles de control personalizados

Cegid Notilus te permite consolidar, dentro de un mismo panel de control, los datos que ponen de relieve las tendencias, garantizan el seguimiento y el control presupuestario, y proporcionan indicadores clave acerca de todos los datos de los desplazamientos profesionales.

Análisis

Creación de análisis

Cegid Notilus Analyses es un módulo de toma de decisiones integrado en la aplicación. Fácil de usar, te permite crear tus propios análisis a medida y distribuirlos mediante tareas programadas. Cegid Notilus Analyses complementa los informes estándar y el panel de control.

En términos de productividad, como no hay que volver a introducir los datos, hemos ganado mucho respecto a nuestro anterior sistema. Está claro que ya no hay vuelta atrás

Michel Pons

Jefe de proyecto | Spie Batignolles

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