Software OCR o de reconocimiento óptico de caracteres

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Gestión de gastos de viaje & Gestión financiera

16 junio 2023

Como experto desde hace más de 25 años en el mercado, Cegid Notilus es, entre otras cosas, un software de gestión de notas de gastos que utiliza la tecnología OCR y que te permite digitalizar tus justificantes. ¡Por fin una solución para simplificar la introducción, la tramitación y el reembolso de notas de gastos y la elaboración de informes!

5 min

¿Qué es un software OCR?

Las siglas OCR significan «Optical Character Recognition», es decir, reconocimiento óptico de caracteres. Aunque se inventó en los años 30, esta tecnología se ha popularizado en los últimos 20 años y ha mejorado mucho gracias, principalmente, a la inteligencia artificial (IA) y sus múltiples posibilidades.
En concreto, este proceso tecnológico permite extraer cierta información de una imagen o de un documento en papel. Según la fiabilidad del OCR utilizado, se podrá extraer todo el contenido de la imagen inicial: textos, números, etc. En algunos casos, el OCR llega incluso a conservar el estilo del texto (fuente de los caracteres, alineaciones, negritas, subrayados, etc.). El beneficio que aporta el OCR es sencillo: extraer automáticamente el contenido con un programa informático sin tener que introducirlo manualmente, es decir, pasar los archivos en papel a formato digital.

 

Todas tus preguntas sobre el OCR

  • ¿Dónde se utiliza mayoritariamente el reconocimiento de textos, cómo funciona, cuáles son las diferentes soluciones? A continuación, ¡todas las respuestas a tus preguntas!
    ¿En qué sectores se utiliza el OCR?
    El reconocimiento óptico de caracteres se utiliza en un sinfín de situaciones y de actividades, por lo que resulta difícil elaborar una lista exhaustiva.
  • A título personal, por ejemplo, es habitual emplear un software OCR para extraer el contenido de una factura o de un documento en papel a fin de seguir trabajando con él en formato TXT o PDF.
  • Pero es sobre todo en el ámbito profesional donde el uso del OCR está más extendido. En los centros postales, sirve para detectar automáticamente las direcciones en el correo, y en los bancos para la clasificación de los cheques. De forma más general, esta tecnología se utiliza mucho en el ámbito jurídico, médico e industrial.
    En nuestro caso, en Cegid Notilus proporcionamos nuestro OCR para digitalizar los justificantes de las notas de gastos de nuestros clientes.

 

¿Cómo funciona el OCR?

Sin entrar en demasiados detalles, un sistema OCR analiza y escanea todos los píxeles de una imagen. Una vez revelado cada carácter, el software de OCR intenta descifrar a continuación si se trata de una letra, un número o un símbolo. Luego lo transcribe informáticamente en un programa.

 

¿Cuáles son los mejores OCR?

Para juzgar un software de OCR, nos fijaremos sobre todo en su fiabilidad y su rapidez. Cada empresa afirma tener el mejor OCR del mercado, pero en realidad cada uno tiene sus propias particularidades y lo mejor es que te formes una opinión por ti mismo.

Para uso personal

Existen muchas herramientas gratuitas de reconocimiento óptico de caracteres. La mayoría incluso están disponibles en línea y no requieren instalación, así que ¡lo difícil será elegir una!

En el mundo empresarial

Una empresa que desee desarrollar su propio OCR puede partir de una base de código abierto o bien utilizar algo más fácil de usar y menos laborioso, como es la tecnología que ofrecen Amazon o Google.

 

 

OCR + inteligencia artificial = escaneo inteligente

Integrando las tecnologías de «Machine learning» y «Deep learning» en un OCR, se mejora enormemente su fiabilidad. En realidad, el OCR va incluso a progresar automáticamente día tras día. Los algoritmos de inteligencia artificial usarán el software de OCR continuamente e imitarán el razonamiento humano. Examinar bases de datos más o menos grandes les permitirá mejorar su porcentaje de predicción.

 

El OCR en el marco de las notas de gastos y las facturas de proveedores

En Francia, con la promulgación del decreto del 22 de marzo de 2017 y el del 23 de mayo de 2019, llegó la posibilidad de digitalizar las facturas de los proveedores y los justificantes de las notas de gastos.
Puesto que algunos estudios calculan que el tiempo medio para realizar una nota de gastos es de 20 minutos, podemos imaginar el fenomenal ahorro de tiempo que es posible aportar a una empresa – y a su departamento de contabilidad– que efectúe muchos desplazamientos profesionales.
Para almacenar digitalmente los documentos justificativos de los gastos profesionales, se utiliza el archivo con valor probatorio. Un archivo seguro que es una obligación legal y que conserva tus justificantes en una «caja fuerte» segura. Cegid Notilus utiliza la tecnología de Arkhinéo para certificar el valor probatorio de tus justificantes y ponerlos a tu disposición durante 10 años. Estos últimos dan fe en caso de auditorías fiscales o de la URSSAF (en Francia).
Gracias a nuestro software profesional de OCR, la introducción de los gastos se realiza de forma totalmente automatizada y el empleado ya no tiene que comprobar todos los datos para asegurarse de que son correctos. La digitalización de las notas de gastos aporta un mejor control, una reducción en los costes y un gran nivel de seguridad.

 

El OCR de Cegid Notilus para simplificar la introducción de tus notas de gastos

Para acabar con la tediosa tarea de elaborar las notas de gastos y la pérdida de tiempo que supone, el equipo de inteligencia artificial de Cegid Notilus ha desarrollado nuestra propia tecnología de software de OCR. Este proceso tecnológico reconoce automáticamente el contenido de los justificantes de gastos o de los tickets de caja que se le presentan.

Para utilizarlo, no es necesario usar una cámara digital, sino que basta con abrir la aplicación móvil Cegid Notilus y hacer una foto de tu justificante. En tiempo real se reconocen el idioma, la naturaleza, la fecha, el importe, el tipo de IVA, la moneda, el país, etc. Los campos se procesan y se completan automáticamente.

El OCR de Cegid Notilus tarda de media entre 2 y 3 segundos en transcribir tu contenido. Esta velocidad tiene su explicación en nuestra base de datos de 7,9 millones de documentos justificativos de gastos que son examinados constantemente por el software de OCR y sus algoritmos de IA. Además, nuestro OCR es muy fiable, con un porcentaje promedio de reconocimiento del 95 %. La forma más sencilla de confirmarlo es hacer la prueba, y para ello ¡solo tienes que ponerte en contacto con nosotros!

 

 

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