Política de viajes de empresa y tecnología

Las normas de una política de viajes

Las normas de una política de viajes permiten determinar las categorías de viajeros que tendrán derecho a tipos o niveles de servicio diferentes en función del grupo al que pertenezcan. También permiten preparar tus procedimientos de validación.

Destino y modo de transporte

A un destino se puede llegar por diferentes medios de transporte y a través de multitud de proveedores.

La optimización de los costes no solo se aplica al precio de los billetes, sino también durante la fase de preparación del viaje. La selección de ofertas y proveedores puede llevar mucho tiempo. De ahí el interés por identificar previamente las formas de pago (en cuenta, tarjeta de empresa, tarjeta personal, tarjeta virtual, tarjeta depositada…) y los proveedores más adecuados según los destinos.

El objetivo de tu política de viajes –más allá de su parte restrictiva– debe aspirar en primer lugar a reducir el estrés, dar respuesta a las incógnitas y guiar al empleado en su proceso de búsqueda y reserva, garantizando al mismo tiempo un presupuesto óptimo sin imponer por ello el contenido de los viajes. Ahí es donde la preferencia otorgada a un programa de proveedores debe formar parte de las instrucciones que has de dar a tus empleados, mediante un memorando por ejemplo, para ayudarles a realizar su orden de misión.

La gestión de los programas de proveedores

El control de los costes empieza por la identificación de los gastos, dividiéndose estos en dos categorías principales: los reembolsados por medio de las notas de gastos, que implican a menudo a proveedores muy variados, y aquellos cuyos pagos están centralizados.
Los primeros no dan ninguna indicación precisa sobre los proveedores implicados y, por tanto, deben ser objeto de una declaración detallada para poder ser controlados. En cambio, los segundos permiten evaluar de manera muy fina los volúmenes comprometidos en familias de compras y proveedores identificados, por lo que pueden controlarse fácilmente.
La elaboración de un programa de proveedores por tipo de servicio es necesaria para dirigir los gastos de manera óptima. Con un programa de proveedores y los informes analíticos adecuados que permitan un análisis cuidadoso de los gastos, es posible dirigirse a los proveedores para (re)negociar acuerdos comerciales, e incluso hacer que compitan entre ellos.

Benchmark de los costes por destino

Más allá de la lista de proveedores habituales, que pueden ser objeto de pagos centralizados, es necesario hacer una lista de los destinos a los que viajan con frecuencia tus empleados. Dependiendo del destino y también del periodo, los niveles de precios son diferentes; los proveedores recurren a sus algoritmos que permiten aplicar el yield management, esa ciencia oculta responsable de la variación continua de los precios de los billetes de avión y las habitaciones de hotel.

Controlar los costes implica, por lo tanto, conocer bien los precios por destino y en función de la estacionalidad. Una vez que hayas identificado a los proveedores con los que tu cartera de compras es más importante, dispondrás de toda la información necesaria para negociar unas tarifas óptimas.

Utiliza la tecnología

¿Cómo pueden ayudarte las distintas tecnologías y hacer más fácil tanto tu vida diaria como la de tus empleados?

La implementación

La puesta a disposición de una SBT/OBT (Self/Online Booking Tool), de una HBT (Hotel Booking Tool) o, con carácter más general, de una plataforma de reservas o de una herramienta end-to-end permite por un lado a tu empresa cargar en ella tu programa de proveedores y hacer que se apliquen tus normas de política de viajes. También permite que tus empleados realicen sus reservas online y offline (a través de tu agencia de viajes o de la plataforma empresarial que se encarga de tus solicitudes de viajes) sea cual sea el servicio de viaje que busquen (avión, tren, hotel, taxi, VTC, coche de alquiler…).

En el marco de las reservas en modo open booking, el circuito de aprobación y la validación de los viajes se realizan a posteriori. Sin embargo, dado que es el empleado quien efectúa el pago de los títulos de transporte, las reservas son objeto de un reembolso mediante nota de gasto con justificantes que deben presentarse; tus colaboradores están tan atentos a respetar las normas y tarifas de reembolso y a tu presupuesto de viajes que se convierte indirectamente en el suyo.

La necesidad del informe

El análisis de costes debe hacerse sobre todas las partidas de gasto relativas a los viajes de negocios: transporte, hotel, comidas, aparcamiento, peajes, taxis, etc. Este análisis solo es posible si dispones de informes exhaustivos que consoliden todos los datos relacionados con los gastos de viaje.

Gracias a estos informes, podrás cruzar los datos para poder detectar excesos, gastos no relacionados con el proceso y, de manera más general, velar por el cumplimiento de las normas de tu política de viajes y de reembolso.

El control casi total de tus gastos te permite usar el análisis predictivo para prever aún más tus necesidades de tesorería y adaptar mejor tus presupuestos en función de tu actividad. El análisis detallado de los gastos y las previsiones te permitirán optimizar la gestión de los viajes de tus empleados.