Guía completa sobre las notas de gastos en la empresa

¿Qué es una nota de gastos?

Definición de nota de gastos

La nota de gastos es el documento que un empleado o un directivo de una empresa prepara a fin de obtener el reembolso de los gastos profesionales pagados con sus fondos personales. Puede tratarse de gastos de desplazamiento en el marco de una misión profesional, de gastos de restaurante, de facturas de hotel o incluso de gastos derivados del teletrabajo.

¿Cuáles son las diferentes notas de gastos?

• Los gastos en comida, ya se trate de la compra de un bocadillo o de una comida en el restaurante, en el marco de una jornada de trabajo.
• Los gastos de desplazamiento para una misión profesional, reembolsados en forma de dietas por kilometraje cuando el empleado utiliza su vehículo personal, o en forma de reembolso de peajes, gastos de carburante o billetes de transporte.
• Los gastos de alojamiento, correspondientes a las noches de hotel cuando el empleado realiza desplazamientos profesionales a más de 50 km de su domicilio y a más de 1,5 horas en transporte público.
• Los gastos del teletrabajo, parcialmente reembolsables: paquetes de internet y telefonía, acondicionamiento del espacio de trabajo, una parte del alquiler correspondiente al espacio dedicado a la actividad profesional.

¿Cómo preparar una nota de gastos?

¿Cuáles son los criterios para que una nota de gastos sea válida, qué hacer si se pierde, cuáles son los plazos de que dispone el empleador para reembolsar los gastos efectuados?

¿Cómo redactar una nota de gastos válida?

No existe un modelo oficial obligatorio para las notas de gastos. En cambio, algunos datos deben figurar obligatoriamente en el documento redactado para que la nota sea válida y cumpla con la normativa fiscal.

En todas las notas de gastos, sea cual sea el tipo de gasto en cuestión, debe figurar la fecha del gasto, su importe y su motivo. Otros datos obligatorios pueden corresponder específicamente a las notas de gasto de kilometraje (lugar de la misión, total de kilómetros, potencia fiscal del vehículo si procede), las notas de gasto de restaurantes (nombre y funciones de los comensales si procede), o las notas de gasto de alojamiento (número de pernoctaciones e importe abonado).

¿Cómo gestionar la pérdida de una nota de gastos?

La nota de gastos y sus correspondientes justificantes son imprescindibles en caso de auditoría fiscal: los reembolsos de los gastos profesionales, realizados por la empresa, están en realidad exentos de cargas sociales hasta un límite que fija la administración fiscal. Los reembolsos son susceptibles de ser auditados y pueden conllevar un riesgo de rectificación. Por lo tanto, como empleado o directivo, debes presentar una nota válida y los justificantes exigidos para que la empresa efectúe el reembolso conforme a las normas. Si pierdes estos documentos justificativos, existen varias soluciones:

• Intentar obtener un duplicado del profesional donde se efectuó el gasto
• Solamente en el caso de pequeños importes, presentar un extracto bancario adjuntando una nota donde se explique el motivo del gasto y los detalles del mismo
• Hacer que el empleado redacte una declaración jurada cuando se trate de gastos de pequeña cuantía

¿Qué plazo hay para reembolsar las notas de gastos?

La ley prevé un plazo de 5 años para el reembolso de una nota de gastos por parte del empleador, a contar desde la presentación de la nota por el empleado. En la práctica, las notas de gastos se abonan generalmente en un mes. La rapidez del reembolso depende de la fluidez en la gestión de las notas de gastos dentro de la empresa y, específicamente, de la eficacia de los circuitos de validación establecidos. En cuanto al trabajador, cualquier empresa puede imponer un plazo límite entre la fecha del gasto y la fecha de presentación de la nota de gastos para su reembolso.

¿Cómo reembolsar las notas de gastos de los empleados?

Reembolsar las notas de gastos con importes fijos

El reembolso de las notas de gastos con importes fijos consiste en pagar cada mes al empleado una cantidad fija establecida según los baremos de la URSSAF (en Francia). La ventaja de esta solución es que dispensa al empleado de tener que justificar sistemáticamente sus gastos. Para la empresa, el reembolso mediante importes fijos tiene como ventaja un mejor control de los pagos relacionados con el reembolso de los gastos profesionales.

Reembolsar las notas de gastos de forma real

Se denomina reembolso de gastos reales al reembolso de los gastos profesionales verdaderamente adelantados por el empleado o directivo, es decir, los importes exactos de las cantidades desembolsadas. A lo largo de una misión profesional, el empleado en cuestión tendrá que conservar, por lo tanto, todos los documentos justificativos que demuestren los gastos realizados en concepto de desplazamientos, comidas y alojamiento. La empresa no tiene una visibilidad inmediata de dichos gastos.

¿Cómo gestionar las notas de gastos de los empleados desde el punto de vista contable?

Normas de cálculo, particularidades o contabilidad, ¡te lo contamos todo!

¿Cuáles son las normas de cálculo del IVA en las notas de gastos?

La empresa puede recuperar el IVA de los gastos necesarios para su funcionamiento y desarrollo. Cuando el empresario abona las notas de gastos de sus empleados, puede beneficiarse de una deducción del IVA en algunos gastos, como los gastos en comida: por lo tanto, los justificantes aportados deben indicar claramente el tipo de IVA aplicado y su importe, así como el importe de la factura con IVA incluido. Cabe señalar que todas las facturas de restauración pagadas en el marco de una misión profesional permiten recuperar el IVA. Para los demás tipos de gastos, existen particularidades.

¿Cuáles son las particularidades del IVA en las notas de gastos?

Ya sean gastos de comida, alojamiento o desplazamiento, hay algunas particularidades a tener en cuenta.

Particularidades para los gastos de desplazamiento

Solo determinados gastos de desplazamiento permiten la recuperación del IVA: los tickets de peaje de autopistas, el mantenimiento o el alquiler de un vehículo comercial, los gastos de aparcamiento en algunos casos específicos, los carburantes (con restricciones).

Cuando el empleado utilice un vehículo tipo turismo, la recuperación del IVA solo es posible en un 80 % para el diésel y el E85, y en un 50 % para el GLP. No es posible recuperar el IVA en la gasolina, ya sea SP95, SP98 o E10.

En el caso de un vehículo comercial, tampoco se puede deducir el IVA de la gasolina (SP95, SP98 o E10). En cambio, se puede recuperar el 100 % del IVA en los demás tipos de carburante.

Las dietas por kilometraje abonadas a un empleado que utilice su propio vehículo no dan derecho a recuperación del IVA. Los billetes de tren, autobús, avión y barco no ofrecen la posibilidad de recuperación, al igual que los tickets de aparcamiento tradicionales y los gastos de alquiler de vehículos tipo turismo.

Particularidades para los gastos de comida

Los gastos de comida en el marco de un desplazamiento o de una misión profesional, al igual que las comidas de negocios y los gastos de recepción, son susceptibles de recuperación del IVA. No obstante, resulta imprescindible que las facturas se emitan a nombre de la empresa y que indiquen, si fuera necesario, el nombre de los invitados, el de su empresa y su cargo en esta última.

Particularidades para los gastos de alojamiento

No es posible deducir el IVA de los gastos de alojamiento, sean cuales sean: ni las facturas de hotel, ni los gastos de alquiler de un piso pueden dar lugar a una recuperación del IVA para la empresa. En cambio, la parte que corresponda a las comidas en una factura de hotel podrá reclamarse como deducción, siempre que figure como un concepto separado en la factura.

¿Cómo deben contabilizarse las notas de gastos?

Las notas de gastos se registran en el diario contable, o diario de compras de la empresa. El importe debe introducirse en el diario y, a continuación, deben realizarse los cargos en las cuentas de cargo. Si procede, también debe realizarse el cargo en la cuenta del IVA deducible. Por último, se abona en la cuenta 467 del empleado el reembolso de los gastos efectuados.

¿Cómo reducir el tiempo de tramitación de las notas de gastos?

5 maneras concretas de reducir el tiempo de tramitación de las notas de gastos dentro de tu empresa:

1 – Auditar la partida de los gastos en notas de gastos

Realizar una auditoría de los gastos en la empresa es el primer paso para optimizar la gestión de las notas de gastos. La auditoría tiene como objetivo identificar las fuentes de gasto y analizar su reparto. Eso te dará una visión más general de la tesorería de tu empresa, y en especial de la partida de los gastos profesionales. El resultado de la auditoría te permitirá corregir posibles excesos y comentar este punto con tus empleados.

2 – Definir un límite máximo de gasto

El control de los gastos requiere establecer unas reglas claras, que puedan adaptarse a los diferentes tipos de puestos y a las obligaciones que conllevan (personal desplegado sobre el terreno, comerciales, personal sedentario…). Los gastos en comida, principalmente, pueden limitarse para evitar los excesos de los empleados más despilfarradores. Los gastos de desplazamiento también pueden controlarse mejor recomendando opciones más económicas, como el transporte colectivo a partir de los 200 km, por ejemplo.

3 – Poner en marcha una política de gastos clara

Para que se respeten las normas establecidas y se optimice la gestión de las notas de gastos, es importante poner en marcha una política de gastos clara, puesta a disposición de los empleados en forma de un documento (en cualquier formato) que especifique:

• Los tipos de gastos con derecho a reembolso
• El procedimiento para obtener el reembolso
• El plazo de presentación de las notas de gastos tras haber efectuado los pagos
• Así como cualquier otra norma o límite máximo que pueda ser útil a la empresa para agilizar la tramitación de las notas de gastos y controlar mejor esta partida de gastos.

4 – Optimizar el circuito de validación de las notas de gastos

Para agilizar el circuito de validación de las notas de gastos y así ahorrar tiempo en su gestión, es importante procurar reducir al máximo el número de participantes en la cadena de tramitación. En el caso de la mayoría de operaciones estándar (gastos de comidas, desplazamientos, alojamientos), una doble visión –operativa al 101 % y contable/administrativa– basta para evaluar la validez de la nota de gastos respecto a la política de gastos de la empresa. Únicamente serán necesarios más pasos si se constata que se ha rebasado el límite de gasto o si hay que volver a facturar un gasto.

5 – Optar por la digitalización de las notas de gastos

La gestión de las notas de gastos es una labor que hace consumir mucho tiempo al departamento financiero de una empresa, y que muy a menudo invade la actividad principal de los contables, los controladores de gestión o los directores de administración. La digitalización de las notas de gastos que permite un software de gestión específico hace ahorrar tiempo al simplificar y agilizar considerablemente las tareas de introducción, validación y tramitación de las notas de gastos, que aportan poco valor añadido.

El almacenamiento de las notas de gastos supone además un coste no despreciable para una empresa: de hecho, los documentos justificativos deben conservarse hasta 5 años para poder ser presentados en caso de auditoría fiscal. La digitalización segura de las notas de gastos ofrece la posibilidad de digitalizar los documentos justificativos. Las versiones en papel pueden así desecharse (y reciclarse): la solución es ideal tanto para los empleados como para los gestores, ya que se reduce el espacio y el coste del almacenamiento, así como el riesgo de pérdida.

Ventajas de la digitalización de las notas de gastos

La digitalización de las notas de gastos es un paso importante en la transformación digital de las empresas: por sus numerosas ventajas, contribuye en efecto a hacer que las empresas sean más competitivas y que su gestión sea más eficaz. La simplificación de la tramitación de las notas de gastos que permite el software de digitalización se traduce en un ahorro múltiple de tiempo, seguridad y espacio.

Ahorros para la empresa

La tramitación de una nota de gastos supone un coste importante para la empresa a varios niveles: no solo el tiempo de trabajo remunerado que implica la gestión manual de las notas, sino también la necesidad de almacenar los documentos justificativos. En el caso de la tramitación manual, es preciso tener en cuenta el tiempo empleado en introducir los gastos profesionales en Excel, la transmisión de la nota al circuito de validación para su control, la comprobación de la validez administrativa de la nota, las posibles conversaciones acerca de errores o para solicitar justificantes olvidados, y por último, el archivo en papel de los documentos justificativos en previsión de una posible auditoría por parte de la administración fiscal.

Este proceso, que requiere mucho tiempo, es también costoso para la empresa. No obstante, puede simplificarse de forma radical mediante un software de automatización y digitalización de las notas de gastos. ¡Una gestión de gastos simplificada conlleva de hecho un mejor control de la tesorería!

Ahorro de tiempo para la empresa y sus empleados

Desde la creación de la nota hasta su archivo, las etapas de gestión de los gastos profesionales se automatizan gracias a un software de procesamiento de las notas de gastos. El ahorro de tiempo es considerable, no solo para el trabajador que incurre en los gastos, sino también para los empleados que participan en la validación de las notas o en su tratamiento contable. El número de intervenciones necesarias queda reducido. La introducción automatizada de datos permite prescindir de la doble comprobación.

Los datos pueden exportarse fácilmente, de manera que también se simplifica el trabajo del departamento de contabilidad y se evitan las dobles entradas. Los reembolsos pueden efectuarse con mayor rapidez, lo que tiene un efecto positivo en la imagen de la empresa y en la fidelización de los empleados.

Reducción del riesgo de errores

La introducción automatizada mediante el reconocimiento óptico de caracteres, la digitalización de los documentos justificativos y la centralización de los datos relativos a los gastos profesionales evitan los errores en la introducción de datos y el riesgo de que se pierdan documentos.

Un buen software de gestión de notas de gastos ayuda a los gestores en su trabajo gracias a sus funciones de detección de duplicados y de control automático de que las solicitudes cumplen con la política de gastos de la empresa. El procesamiento automático del IVA recuperable y la lectura automatizada de los justificantes digitalizados también le garantizan que la gestión de las notas de gastos se realiza cumpliendo plenamente con las normativas fiscales y de la seguridad social.

Un proceso de validación simplificado

La gestión de las validaciones de las notas de gastos en la nube facilita a tus empleados el envío de las solicitudes de reembolso y agiliza el proceso de validación. Al elegir un software configurable, podrás realizar los ajustes de los flujos de validación para adaptarlos de forma precisa al funcionamiento de tu organización, con circuitos específicos según el tipo de gastos, los importes o los departamentos correspondientes. El personal que interviene en el proceso de validación de las notas de gastos recibe de manera automática una notificación cuando se les envía una nota. Se facilita todo el procedimiento de gestión de las notas de gastos, desde su validación hasta su integración contable y su reembolso.

El almacenamiento digital de las notas de gastos

El archivo en papel ya no es obligatorio en Francia desde la ley de marzo de 2017 que autoriza el archivo digital a través de una solución normalizada. Es lo que se conoce como archivo digital con valor probatorio: los documentos archivados en formato digital conservan ahora el mismo valor legal que los archivos en papel. Las ventajas del archivo digital son múltiples: la perdurabilidad de los documentos justificativos está garantizada gracias a la reducción de los riesgos de pérdida y de alteración. El almacenamiento de los documentos en un servidor ofrece un considerable ahorro de tiempo y espacio. Los justificantes de las notas de gastos son muy accesibles en caso de auditoría.

Por último, la limitación del uso del papel supone un reto ecológico actual ineludible.

La gestión de los gastos profesionales es imprescindible en una empresa, lo que conlleva un coste importante y tareas de poco valor añadido que consumen mucho tiempo. Hoy en día, se han desarrollado softwares que simplifican todo el proceso de validación y reembolso de los gastos realizados por los empleados o los directivos en el marco de su actividad profesional. La transformación digital, como gran punto de inflexión en la evolución de las empresas, pasa por la automatización y la digitalización de la gestión de recursos humanos. Las soluciones dedicadas a la tramitación de las notas de gastos se inscriben en esta transformación digital que se ha vuelto necesaria para que las empresas sigan siendo competitivas y optimicen su gestión administrativa y contable.