Todo lo que necesitas saber sobre los desplazamientos profesionales

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Gestión de gastos de viaje & Gestión financiera

16 junio 2023

¿Qué diferencias hay entre un viaje de negocios y un desplazamiento profesional, cuáles son las distintas etapas de un desplazamiento, qué dice la ley y el código laboral, y cuáles son los derechos y las obligaciones de la empresa o del viajero? ¿Qué es un departamento de viajes, un Travel Manager, una agencia de viajes corporate o bien una herramienta de reservas en línea, y cuáles son sus ventajas e inconvenientes?

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¿Qué diferencias hay entre un desplazamiento profesional y un viaje de negocios?

Por supuesto, en ambas situaciones, como el empleado viaja en nombre de la empresa, le corresponde al empleador el pago de los diferentes gastos (gastos de desplazamientos, pernoctaciones, notas de gastos, etc.).

 

Desplazamientos profesionales – definición

Un desplazamiento profesional es simplemente un viaje realizado por motivos profesionales. Por ejemplo, cuando un comercial va a reunirse con un cliente, va a desplazarse como parte de su trabajo. Por lo tanto, va a efectuar un desplazamiento profesional.

 

Viajes de negocios – definición

En nuestro lenguaje cotidiano, es habitual usar otro sinónimo de desplazamiento profesional: el viaje de negocios. Un viaje de negocios se realiza como parte del trabajo, por lo que se trata de un desplazamiento profesional. La única diferencia es que solo hablaremos de viaje de negocios cuando el desplazamiento dure varios días.

 

 

Las etapas de un desplazamiento profesional

1- La planificación

«La primera etapa consiste en planificar el desplazamiento.

– ¿El desplazamiento durará uno o varios días?
– ¿Es una buena oportunidad para reunirse con otros clientes o socios por el camino?
– ¿Debería utilizar un coche de empresa o reservar un billete de tren o incluso de avión?»
Por supuesto, la mayoría de las veces dentro del marco de un desplazamiento profesional cotidiano, esta primera etapa de planificación se realizará de forma bastante natural. La etapa de planificación se vuelve más laboriosa cuando hablamos de un viaje de negocios internacional, por ejemplo, con diferentes escalas en varios países.
Cabe señalar que, en el caso de los empleados del sector público, la elaboración de una orden de misión es a menudo un requisito previo para que el agente pueda viajar. En concreto, antes del desplazamiento profesional, será necesario que el agente sea capaz de enumerar todos los gastos que prevé tener durante su viaje.

2- La reserva

Cuando el empleado de una empresa ya tiene algo más claro el viaje que va a realizar, va a poder ocuparse del segundo punto: las reservas para las diferentes etapas de su desplazamiento. Desde luego, esto dependerá de la organización de cada uno. La mayoría reservarán simplemente los medios de transporte (tren, avión, coche, etc.) o incluso las noches de hotel.

Las diferentes maneras de reservar un desplazamiento profesional

La reserva de un desplazamiento profesional puede realizarse de varias formas y dependerá de los procedimientos de cada empresa. La reserva puede hacerse a través de servicios específicos dentro de la empresa, como un departamento de viajes o un travel manager. La reserva también puede efectuarse por medio de una agencia de viajes de empresa o corporate que trabaje con tu compañía. Por último, otra solución es el «Self-Booking», es decir, que los empleados puedan reservar directamente sus diferentes etapas, utilizando para ello una herramienta proporcionada por la empresa, o bien en portales o sitios web para el público en general. Hablamos de todo esto en detalle un poco más adelante.

 

3- El seguimiento y el informe

Para hacer un seguimiento de un viaje de negocios, siempre es útil pensar en el retorno de la inversión. ¿Cuánto le ha costado este desplazamiento a tu empresa? Al final, ¿qué le ha aportado? En una época en la que el teletrabajo se ha generalizado, ¿era imprescindible la presencia física? Por supuesto, el seguimiento y la elaboración frecuente de informes va a depender de tu función. Es un trabajo que algunas empresas pueden solicitar puntualmente para poder tener una mejor visión general de sus gastos.

 

 

Los viajes de negocios en Francia

«Desde la crisis sanitaria a la que tuvimos que enfrentarnos, los viajes de negocios se han reducido considerablemente. Según el estudio de Cegid Notilus, durante el primer y el segundo periodo de confinamiento, primero el 94 y después el 82 % de las empresas mantuvieron menos del 20 % de sus desplazamientos profesionales.

Según el estudio de la Cátedra Pégase de la Montpellier Business School, el 34 % de los viajeros de negocios no tomaron ningún vuelo en 2020.

Según el barómetro EPSA, se realizaron entre un 63 y un 72 % menos de viajes de negocios en 2020.

Sin embargo, a principios de 2022 las cosas mejoraron notablemente. El 30 % de las empresas declararon haber mantenido más del 50 % de sus viajes, según el estudio de Cegid Notilus.»

 

Gastos anuales promedio

Se estima que en Francia se realizaron más de 24 000 viajes de negocios y 78 000 pernoctaciones debidas a desplazamientos profesionales en 2017. Durante la última década, el sector no ha dejado de crecer, de manera lenta pero constante. A finales de 2017, se estimaba que la cifra de gasto total por viajes de negocios en Francia era de 40 120 millones de dólares (USD).

 

Los viajes de negocios, la principal partida de gasto en la empresa

A menudo, es un argumento que ponemos de relieve. Muchos estudios tienden a demostrar que los viajes de negocios figuran siempre entre los 5 gastos más importantes de una empresa. La principal partida de gasto de una empresa es la mayoría de las veces la de recursos humanos (con los salarios de los empleados), seguida a menudo por las compras o los desplazamientos profesionales. Sin embargo, muchas empresas no tienen una idea muy precisa de esta partida de gasto ni del ahorro que podrían llevar a cabo en ella.

 

 

¿Qué dice la ley con respecto a los desplazamientos profesionales?

Sin entrar en un listado exhaustivo de todos los textos legales y los términos confusos que contienen, hemos decidido ofrecerte un resumen de los diferentes derechos y obligaciones de cada uno.

 

¿Cuáles son las condiciones para realizar un desplazamiento profesional?

Más allá de las simples preocupaciones materiales, un viaje profesional te compromete, como empresa, en muchos aspectos, ya que están regulados por la ley. Según el Código Laboral, es responsabilidad del empleador garantizar la seguridad de sus empleados cuando están de viaje de negocios.
Por ejemplo, según el artículo L. 4121-1, párrafo 1 del Código Laboral francés, «el empleador debe tomar las medidas necesarias para garantizar la seguridad y proteger la salud física y mental de los trabajadores». La empresa tiene, por lo tanto, una obligación general de seguridad hacia sus empleados, y esto se aplica también a los viajes de negocios. Así pues, las medidas necesarias que debe aplicar el empleador se caracterizan por:

  • Acciones de prevención de riesgos laborales
  • Acciones de información y de formación
  • La puesta en marcha de una organización y unos medios adecuados

En cuanto a los viajes profesionales, la sentencia Karachi aclara además la responsabilidad de la empresa hacia sus trabajadores cuando viajan. De hecho, según la jurisprudencia Karachi (TASS, 15/01/2004), todo empleador es condenable si incumple su obligación de seguridad con respecto a su empleado cuando éste viaja al extranjero: «En virtud del contrato de trabajo que le vincula a su empleado, el empleador queda obligado para con él mediante una obligación de seguridad de resultado, particularmente en lo que respecta a los accidentes de trabajo. El incumplimiento de esta obligación se considera una falta inexcusable, en el sentido del artículo L. 452-1 del Código de la Seguridad Social francés, cuando el empleador era o debería haber sido consciente del peligro al que se exponía el trabajador y no tomó las medidas necesarias para protegerle».

 

Seguridad de los viajeros y seguridad de los datos

El estrés que provocan los desplazamientos profesionales o el tiempo dedicado a prepararlos puede aminorarse por un lado mediante la definición y la aplicación de una política de viajes clara y explícita, y por otro proporcionando soluciones adecuadas que permitan preparar los viajes con tranquilidad y total seguridad.
No obstante, la seguridad de tus viajeros y de tus datos ha de integrarse también en tu política de viajes de empresa. La empresa es responsable jurídicamente de la seguridad de sus empleados cuando están realizando desplazamientos profesionales. Si surge un problema, además de los daños sufridos por el empleado, las repercusiones jurídicas y financieras pueden ser catastróficas para la empresa…

 

¿Qué hay de los trayectos para dirigirse al lugar del desplazamiento profesional?

El artículo L3121-4 del Código Laboral francés nos dice simplemente que el trayecto entre el domicilio y el lugar en el transcurso del desplazamiento profesional no es efectivo (reembolsado). En concreto, se supone que no te remunerarán cuando realices el trayecto, salvo si la duración supera el tiempo normal del trayecto entre tu domicilio y tu lugar habitual de trabajo. Solamente en este caso el empleador debe asignar una compensación en forma de descanso o monetaria. En ningún caso el tiempo que emplees en el trayecto para ir al desplazamiento profesional debe conllevar una deducción de horas o una pérdida de salario.

 

¿Puede negarse un empleado a realizar un desplazamiento profesional?

En teoría no, un empleado no puede negarse a realizar un desplazamiento profesional. Incluso si el contrato de trabajo de este último no contiene una cláusula de movilidad o incluso si el puesto ocupado se supone que no implica viajes, eso no es motivo suficiente para negarse. En una situación en la que el empleado no desee viajar, lo mejor es llegar a un acuerdo amistoso con el empleador.

 

 

¿Cómo organizar un desplazamiento profesional?

Departamentos específicos, agencia de viajes o herramienta de Self-Booking, ¡te lo contamos todo!

 

1- Los departamentos específicos en las empresas

En las empresas puede haber un «Travel Manager» o un departamento de viajes. No tienen exactamente las mismas funciones. El Travel Manager tendrá que gestionar y organizar los desplazamientos de su empresa para reducir los costes y hacer que se respete la política de viajes. El departamento de viajes, por su parte, hará las reservas para los empleados. El objetivo es gestionar los desplazamientos y organizar las reservas.

Por supuesto, no todas las empresas cuentan con un Travel Manager o un departamento específico de viajes. Eso va a depender de la madurez de la empresa, de su tamaño e incluso del volumen de desplazamientos profesionales realizados. Algunas grandes compañías tienen incluso un Mobility Manager, una persona que se ocupa de gestionar todos los desplazamientos, lo que también incluye la gestión de la flota de vehículos de la empresa.

 

2- El papel de la agencia de viajes de empresa

Al igual que hay agencias de viajes que puedes usar a título personal, también existen agencias de viajes de empresa. A menudo, es la solución más utilizada por las empresas a la hora de gestionar las reservas. A veces se las denomina «agencias de viajes de negocios», «agencias de viajes corporate (corporativos)» o incluso «agencias de viajes profesionales». Cabe señalar que algunas agencias de viajes están especializadas en viajes de negocios; es el caso, por ejemplo, de algunos de nuestros colaboradores: Bleu Selectour Voyages, Ailleurs Business, etc.

La empresa recurre a su agencia de viajes externa y negocia y organiza con ella sus desplazamientos profesionales. La principal ventaja de una agencia de viajes de empresa es que no solo tiene como función hacer las reservas, sino sobre todo prestar asesoramiento a los viajeros. Así mismo, no tendrá ningún problema a la hora de organizar viajes de negocios más complejos, que requieran escalas en distintos países, etc. También se beneficiará de tarifas negociadas con los proveedores de viajes, pero en cambio, cobrará a menudo una comisión por cada desplazamiento. En ocasiones, la agencia de viajes se adapta y pone a disposición de sus clientes su propio portal de reservas, o incluso un portal de reservas destinado específicamente a la empresa (en los grandes grupos).

 

3- Las soluciones alternativas

En las últimas décadas ha surgido lo que conocemos como «Self-Booking», es decir, permitir que sea el propio viajero quien reserve su desplazamiento profesional. En algunas empresas, los empleados reservan directamente en sitios web para el público en general, como «Booking.com» o «CDS». Estos últimos combinan la oferta de distintos proveedores de servicios. Se les denomina SBT (self booking tool, o herramienta de autorreserva) o HBT (hotel booking tool, o herramienta de reserva de hotel). Tus empleados tienen así la libertad de reservar sus viajes, pero a veces el análisis o el informe pueden ser limitados. Los empleados también puede que dediquen mucho tiempo a hacer sus reservas y a preparar su desplazamiento, a menudo dentro de su horario de trabajo.

También se puede utilizar una herramienta como Cegid Notilus. Especializada en notas de gastos, hemos integrado en ella una parte de gestión de desplazamientos profesionales, e incluso la gestión de flotas de vehículos. Con nuestra herramienta, puedes conectar cualquier proveedor de servicios, agencia de viajes o SBT. La principal ventaja es tener todas tus reservas en una sola herramienta, ¡así el informe y el análisis se facilitan e incluso se automatizan! Las empresas que no disponen de agencia de viajes o de un proveedor específico para viajes, también pueden realizar todas sus reservas en Cegid Notilus. Gracias a nuestras conexiones nativas con diferentes proveedores especializados en viajes de negocios, puedes reservar:
«- Tus hoteles con CDS
– Tus trenes TER y TGV con SNCF Portail Entreprise (Portal de Empresa)
– Tus coches de alquiler con Carbookr»

 

4- La política de viajes de empresa

¿Cómo concilia el encargado de los viajes (o el Travel Manager) las peticiones y prerrogativas de su empresa con las necesidades de sus empleados?
Para concluir, el último punto a abordar es la política de viajes de la empresa. La definición de una política de viajes resulta esencial para orientar a tus empleados en este proceso. Permite establecer un marco y determinar los límites. Pero hacer que se respete la política de viajes cuando los viajeros efectúan las reservas ellos mismos en un sinfín de herramientas diferentes resulta muy complejo. Disponer de una herramienta como Cegid Notilus permite crear límites o techos de gasto, configurar alertas de seguridad, etc.

 

 

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