“Rapide, simple et convivial ” La CCI Auvergne-Rhône-Alpes gère ses notes de frais avec Cegid Notilus
La CCI de région Auvergne-Rhône-Alpes, employeur unique de 1 300 collaborateurs, se positionne comme un acteur clé du dynamisme économique régional avec 13 CCI territoriales. En tant que structure support, elle offre un accompagnement stratégique à ces entités dans des domaines tels que la gestion des ressources humaines, les systèmes d’information, la comptabilité et les marchés publics.
Rencontre avec Anne-Laure Buffet, DAF et Murielle Mathieu, DSI
Nous sommes allés à la rencontre d’Anne-Laure Buffet, Directrice Administrative et Financière depuis fin 2021 de la CCI de la région Auvergne-Rhône-Alpes et de Murielle Mathieu, Directrice des Systèmes d’Information depuis juin 2020. Déjà équipées de l’ERP Cegid XRP Ultimate et de Cegid Treasury pour la gestion opérationnelle de la trésorerie, elles témoignent ici de l‘efficacité de Cegid Notilus, le logiciel de gestion de notes de frais. Cet outil, intégré depuis plus de 10 ans a largement fait ses preuves, en transformant en profondeur les processus administratifs, avec des avantages significatifs à tous les niveaux : collaborateurs, gestionnaires, et direction.
Nous vous partageons leur vision enthousiaste et les gains constatés au quotidien.
1. Simplification et gain de temps pour les collaborateurs
- Rapidité de saisie et archivage automatique
Nos équipes fonctions supports se déplacent fréquemment entre les différents sites des différentes CCI. Ainsi, entre les péages, les repas, les transports en commun, les indemnités kilométriques le cas échéant, les collaborateurs ont rapidement un certain nombre de frais à saisir. Aujourd’hui, c’est extrêmement rapide – et pratique – de scanner les justificatifs au fil de l’eau, directement dans l’application, sans le souci de les avoir égarés en fin de mois. Grâce à l’archivage à valeur probante *, tout est conservé au sein du logiciel et ils n’ont plus besoin de les conserver, ni d’imprimer leur note de frais pour les transmettre à la comptabilité.
*NDLR : Les justificatifs des frais professionnels doivent être conservés pendant une durée minimale de six ans, conformément aux exigences de l’administration fiscale. Dans Cegid Notilus, l’archivage est sécurisé dans un coffre-fort numérique pour une durée est de 10 ans. A noter que pour les établissements publics, la durée de conservation est de 10 ans.
- Plus de trésorerie à avancer
Les collaborateurs apprécient également d’être remboursés dans le mois de la dépense, car, compte tenu de la simplicité du process, nous sommes passés à la CCI de région d’une à deux campagnes de règlement par mois.
En effet, nous sommes attachés à ce que les collaborateurs n’avancent pas de trésorerie personnelle, et c’est grâce au gain de productivité dans le traitement des notes que nous avons pu accélérer cette cadence.
2. Contrôle et efficacité pour les gestionnaires
- Harmonisation de la politique de voyage
Nous avons défini une trame commune à partir des plafonds du BOSS (Bulletin Officiel Sécurité Sociale) pour les indemnités repas et les indemnités kilométriques que l’on indexe automatiquement en fonction de l’évolution des barèmes.
- Simplification du contrôle grâce aux alertes
Cegid Notilus se distingue par son système OCR de contrôle intelligent et de reconnaissance optique. Il intègre directement la catégorie de frais, la date, le montant, la TVA qui pouvaient être auparavant sources d’erreurs de saisie. Le logiciel détecte et ajuste automatiquement les écarts par rapport à notre politique de remboursement, ce qui fait gagner un temps lors du contrôle des notes de frais par les différents personnes (manager, service financier et direction générale).
3. Analyse et optimisation budgétaire pour la DAF
Cegid Notilus apporte également une véritable valeur ajoutée grâce à ses capacités analytiques de reporting. L’historique des dépenses permet d’anticiper les besoins budgétaires et d’optimiser les politiques internes.
4. Une solution adaptée à une organisation régionale
Avec plus de 1 300 collaborateurs à travers la région, Cegid Notilus mutualise et harmonise les pratiques.
L’équipe DSI en charge de l’application est autonome pour appliquer les changements de paramétrage et sollicite peu le support de Cegid Notilus. De plus, l’ergonomie du backoffice de l’application est très agréable et permet une très bonne appropriation pour les administrateurs.
Même si certaines disparités existent encore, notamment pour la gestion des hébergements, le logiciel a permis d’uniformiser les remboursements des repas et des indemnités kilométriques.
En outre, la fonctionnalité d’extraction des données facilite la création de rapports précis, qu’il s’agisse d’identifier les habitudes de dépenses, de gérer les budgets, ou de mutualiser les coûts partagés entre les CCI. Nous avons également mis en place une copie de base à J-1 afin d’alimenter notre entrepôt de données régional.
“ Cegid Notilus est très convivial et intuitif dans son utilisation, la majorité de nos utilisateurs font toutes leurs démarches depuis leur smartphone en toute facilité. ”
Pour conclure ?
Que ce soit pour les utilisateurs réguliers ou pour une organisation au fonctionnement plus complexe comme une CCI régionale, Cegid Notilus se révèle être un outil essentiel du quotidien, offrant un gain de temps précieux, une meilleure visibilité sur les dépenses, et une capacité à anticiper les besoins stratégiques. Le logiciel permet d’automatiser l’ensemble du cycle : saisie, analyse et archivage des justificatifs, validation, contrôle, et export comptable.
À ce jour, notre écosystème full SaaS repose sur l’utilisation conjointe de Cegid XRP Ultimate, Cegid Notilus et Cegid Treasury et nous en sommes très satisfaits.
Retrouvez le témoignage : La CCI optimise sa visibilité cash avec Cegid Treasury
Cegid Notilus, simplifiez votre quotidien !
Avec notre OCR, tous les champs tels que la TVA, la devise ou le montant, sont automatiquement détectés. Avec l’archivage à valeur probante, vos justificatifs de frais sont conservés dans un cloud sécurisé.
- Gestion des notes de frais et déplacements
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