FNMF : un ERP en SaaS pour se concentrer sur le métier et moins sur l’IT
Retour d’expérience sur la migration de Cegid XRP Ultimate au sein de la Fédération nationale de la Mutualité Française
Entretien avec Fabrice Capron, Responsable d’applications à la Direction Stratégie Numérique et Data de la Fédération nationale de la Mutualité Française.
De formation financière, Fabrice Capron a évolué récemment vers des responsabilités davantage IT. Ce responsable d’applications est aujourd’hui devenu incontournable pour fournir des solutions de gestion financière fiables et stables aux équipes de la DAF. Son objectif ? Leur apporter plus d’agilité et de productivité. Il revient pour nous sur la migration de Cegid XRP Ultimate en SaaS et les bénéfices pour la Mutualité Française.
Pouvez-vous nous présenter la Fédération nationale de la Mutualité Française (FNMF) ?
La Fédération nationale de la Mutualité Française, présidée par Eric Chenut, est un acteur central de l’économie sociale et solidaire. Elle représente environ 500 mutuelles, toutes à but non lucratif, qui œuvrent pour la protection sociale de 32 millions de Français. Les mutuelles, groupes et unions représentés agissent dans trois domaines principaux : la complémentaire santé, la prévoyance-dépendance et l’épargne-retraite.
Quel est votre parcours et votre rôle au sein de la Mutualité Française ?
J’ai débuté dans le département comptabilité avant d’évoluer au sein de la direction financière. Il y a quelques années, j’ai eu l’opportunité d’intégrer la Direction des Systèmes d’Information (DSI) où je suis désormais le responsable applicatif des solutions de gestion telles que Cegid XRP Ultimate, Cegid Allmybanks ou encore Cegid Notilus. Ainsi, après avoir été utilisateur de la solution Cegid XRP Ultimate, mon rôle consiste aujourd’hui à faire le lien entre les services informatiques et les métiers de la DAF.
Depuis combien de temps utilisez-vous Cegid XRP Ultimate ?
Au départ, au niveau de la fédération, nous avions Oracle pour la gestion financière et un logiciel interne pour les achats. En 2008, le logiciel achats a été remplacé par Cegid XRP Ultimate, avant de basculer le reste de la gestion financière également sur Cegid XRP Ultimate en 2012 (y compris les fonctionnalités ventes et les immobilisations). Notre volonté était de disposer de tous les applicatifs au sein d’un même environnement et ainsi atteindre un double objectif : harmoniser les processus et réduire les coûts !
Aujourd’hui, une dizaine de collaborateurs de la DAF – parmi lesquels des comptables et des contrôleurs de gestion – utilisent Cegid XRP Ultimate au quotidien, tandis que soixante-dix signataires interviennent régulièrement sur l’application.
Quel a été l’impact de Cegid XRP Ultimate sur vos processus financiers ?
L’impact a été immédiat et, bien sûr, positif ! Grâce à une solution unique et complète, nous avons pu harmoniser nos processus métiers tout en bénéficiant d’une meilleure expérience utilisateur. Également, Cegid XRP Ultimate s’est avérée moins complexe à faire évoluer que notre système antérieur, et la facture moins élevée au global.
Vous avez décidé de migrer Cegid XRP Ultimate dans le SaaS en 2023. Pourquoi ?
Au départ, je suis un « key user » financier qui s’est retrouvé avec des responsabilités IT pouvant impacter le fonctionnement de la fédération. La charge technique associée à ces nouvelles fonctions était importante, en plus de soulever des questions de maintien des compétences en interne. Donc, quand Cegid nous a proposé de migrer notre ERP dans le SaaS, nous n’avons pas hésité.
Alors que la gestion des serveurs et des montées de version exigeait de fortes compétences techniques et représentait une charge de travail élevée, le SaaS nous a permis de déléguer cette gestion technique à Cegid et de nous concentrer, nous, sur les paramétrages utiles à nos métiers.
Quelles ont été les principales étapes de la migration ?
La migration a nécessité un important travail de recensement des interfaces Xlink que nous souhaitions conserver pour les migrer en toute sécurité. Cegid s’est ensuite occupé de les mettre à niveau et de les intégrer pour nous dans le SaaS. La migration s’est bien déroulée mais, si c’était à refaire, nous aurions intégré le processus des signatures multicritères avant de passer au mode SaaS pour faciliter les contrôles de cohérence. En effet, la FNMF réceptionne peu de factures (environ 4 000 par an) mais avec des spécificités nécessitant un paramétrage exigeant.
Quels bénéfices constatez-vous depuis cette migration ?
Les mises à jour sont régulières et fluides. Nous pouvons tester les nouvelles fonctionnalités des nouvelles versions sans interrompre ou perturber l’activité, ce qui est très appréciable d’un point de vue gains de temps et de productivité. Avant d’être en SaaS, chaque passage en production nécessitait deux jours d’arrêt, et ce dans le meilleur des cas. Aujourd’hui, les mises à jour ont lieu la nuit, ce qui est un réel bénéfice pour l’expérience collaborateur, en particulier pour nos collègues de la DAF pour qui tout ceci est transparent et indolore.
Quels conseils donnez-vous aux entreprises qui hésitent à passer au SaaS ?
Lorsque Cegid nous a proposé de passer en SaaS, nous nous sommes interrogés sur les bénéfices et les risques. Dans notre calcul de ROI, nous avons comparé les coûts actuels en intégrant l’hébergement des serveurs, les licences Oracle, les montées de version, ainsi que l’indisponibilité de l’application pour les utilisateurs, ce qui nous a donné un ROI positif en faveur du SaaS. Désormais, nous bénéficions d’un service sur lequel nous conservons la maîtrise de nos paramétrages, sans nous soucier des contraintes techniques (versions de serveurs, de bases de données, etc.). Je pense que tous les services ont bénéficié favorablement du passage au SaaS. Néanmoins, je recommanderai à mes pairs d’effectuer les évolutions de paramétrages avant la migration. Cette approche simplifiera le processus de migration et leur permettra de comparer plus facilement les environnements.
Quels futurs progrès pensez-vous réaliser dans votre environnement en SaaS ?
Nous souhaitons intégrer la LAD de Cegid XRP Ultimate pour accélérer sur le chantier de la réforme de la facturation électronique. Enfin, nous avons hâte de tester les agents intelligents nativement embarqués dans les solutions Cegid (ndlr : Cegid PULSE) puisque l’accès à l’IA Cegid est permis uniquement à travers de son SaaS sécurisé.