TOP 4 des bénéfices de la dématérialisation de la paie

1. Fidéliser vos talents

Jérôme Ricard, Product Marketing Manager chez CEGID : « La dématérialisation de la paie favorise l’engagement et participe ainsi à une meilleure rétention des collaborateurs. La signature électronique comme le bulletin de paie numérique permet de fluidifier les échanges et de réduire la durée de traitement des demandes des salariés. Pour les questions administratives, les nouveaux outils permettent aux collaborateurs d’obtenir des réponses 7 jours/7, 24h/24, sans avoir à attendre les retours d’un gestionnaire de paie. Plus globalement, ils vivent une meilleure expérience en étant mieux accompagnés, notamment au niveau de leur carrière.

En effet, avec la digitalisation et l’automatisation de la paie, les professionnels RH voient diminuer les tâches répétitives et chronophages. Moins de formulaires au format papier et moins de sollicitations purement administratives de la part des collaborateurs leur permettent de se concentrer sur des missions à plus fortes valeur ajoutée : l’amélioration des compétences et l’évolution des métiers de l’entreprise en font partie. »

2. Bulletin de paie numérique : améliorer les performances globales de votre entreprise

JR. : « Obligations légales et gestion de la paie vont de pair, ce n’est pas une nouveauté. Chaque nouvelle loi, mesure, règlement… est souvent perçu comme une contrainte. Cela a été le cas avec le Règlement général sur la protection des données (RGPD) et avec le prélèvement à la source (PAS). Dernièrement, c’est l’index d’égalité femmes-hommes qui est apparu comme une astreinte annuelle supplémentaire. Cependant, avec les nouveaux services digitaux, l’index d’égalité se révèle une opportunité pour l’entreprise : celle de gagner en performance et en attractivité.

Une organisation est rythmée par les arrivées et les départs de collaborateurs, ce qui peut engendrer des évolutions de la note tout au long de l’année. Avec des outils adaptés, les équipes RH peuvent suivre tous les mois l’évolution du score et travailler en continue à son amélioration. Car à terme, les entreprises devront chaque année, avant le 1er mars, rendre public leur note globale en la publiant sur leur site Internet. Entre une entreprise affichant un résultat de 98/100 et une autre de 76/100, même si elles répondent toutes deux aux impératifs fixés par le gouvernement, on peut penser qu’une femme en recherche de poste et souhaitant faire carrière portera davantage attention à une entreprise où la parité salariale se révèle la plus forte. On parle bien ici d’améliorer l’attractivité de la marque employeur de l’entreprise, un sujet phare en pleine guerre des talents. »

3. Sécuriser vos décisions grâce à la technologie

JR. : « De l’édition du bulletin de paie à celui du solde de tout compte en passant par les formalités liées aux embauches, les gestionnaires de paie ne manquent pas de tâches à réaliser. Du processus simple au plus compliqué, ils ont désormais la possibilité d’être guidés dans leurs actions. Grâce au digital et à la dématérialisation, ils reçoivent des notifications les alertant sur les missions quotidiennes, hebdomadaires ou mensuelles à réaliser. Et tous les contrôles possibles sont imaginables : le nombre de soldes de tout compte à délivrer avant la fin de la semaine, le congé paternité à valider, l’avenant d’un contrat de travail à effectuer pour un collaborateur changeant de statut, etc. Aujourd’hui, personnaliser les fonctionnalités selon le profil de l’entreprise est une réalité.

Meilleure traçabilité, gain de temps, détection des erreurs de saisie : la gestion des anomalies est également simplifiée pour le gestionnaire de paie. Par exemple, si d’un mois sur l’autre l’outil détecte une variation sur le salaire d’un collaborateur, le professionnel RH en est informé. Il peut ensuite vérifier, contrôler les fiche de paie et agir en conséquence. Le but est de limiter les erreurs et de réduire les risques.

Ce même système d’alertes profite aussi aux managers qui optimisent ainsi la gestion des temps et des activités de leurs équipes. »

4. Installer vos solutions et services  paie et RH rapidement

JR. : « Aujourd’hui, l’installation des solutions et des services complémentaires de dématérialisation se révèle bien plus rapide qu’auparavant. Tout simplement parce que cet environnement est désormais hébergé dans le Cloud, ce qui évite d’acheter de nouveaux serveurs et de faire appel à une équipes de techniciens. La mise en œuvre de ces services est transparente. Cela fait gagner beaucoup de temps aux professionnels RH qui bénéficient d’une mise en service rapide. »

A l’heure de la digitalisation des entreprises et des enjeux associés, les solutions de dématérialisation de la paie se révèlent primordiales pour l’expérience collaborateur. L’automatisation des processus RH et la montée en puissance technologique des logiciels de paie permet de valoriser in fine votre marque employeur et contribue à répondre aux problématiques d’attraction et de rétention des talents. Bénéfice final : elle participe à faire gagner en efficience la fonction RH et pose les bases pour améliorer de manière significative les performances de l’entreprise.