La seguridad en los viajes de negocios

Seguridad de los viajeros

La empresa debe asegurarse de que se respetan las normas de seguridad y de que es posible geolocalizar a los viajeros de negocios para poder repatriarlos en cualquier momento si es preciso. Un proceso de aprobación de los viajes también permite validar la pertinencia de dichos desplazamientos.

Más vale prevenir que curar

Los problemas suelen surgir de pronto y difícilmente pueden evitarse. Hacer frente a accidentes y siniestros es ante todo una cuestión de anticipación y organización. La anticipación es la palabra clave de una buena organización. En el marco de los viajes de negocios, la anticipación permite tener en cuenta todos los posibles riesgos para frenarlos, ya se trate de zonas de riesgo, riesgos climáticos, sanitarios como las epidemias, riesgos terroristas o bien riesgos de secuestro. La anticipación se basa en primer lugar en una buena gestión de la información previa.

La gestión de la información pasa necesariamente por el asesoramiento a los viajeros, en especial mediante la difusión de indicaciones de seguridad, la formación en materia de seguridad y una vigilancia permanente de los peligros. Para ello, el Ministerio de Asuntos Exteriores proporciona todos los datos necesarios. Además, la empresa debe también estar al corriente de la legislación relativa a la protección de los empleados que viajan y debe contratar un seguro que cubra el robo y la pérdida del equipaje, la asistencia, los gastos médicos y la repatriación de los viajeros.

Gestión de crisis

Puesto que una crisis no puede evitarse en el 100 % de los casos, es esencial poner en marcha una célula de crisis dentro de tu organización para poder controlarla lo antes posible. La información GPS de tus empleados permite hacer un seguimiento de los viajeros en cualquier momento y sea cual sea su ubicación. Una línea telefónica directa permitirá que tus viajeros se beneficien de una asistencia telefónica en cualquier momento. Un servicio específico de asistencia, de evacuación y de repatriación es sinónimo de una óptima organización en caso de extrema urgencia. También es preciso informarse sobre la ubicación de las infraestructuras hospitalarias más cercanas a tus empleados para facilitarles el acceso a la atención médica si es necesario.

Como habrás deducido, la información es la clave de una buena organización a la hora de gestionar adecuadamente una crisis, más aún si se facilita rápidamente y es accesible en cualquier momento. La gestión de una crisis consiste en saber lo que está ocurriendo, cuándo y dónde; saber si mis empleados han podido verse afectados y tener los medios tanto para contactar con ellos como para ocuparse de ellos si es preciso.

Seguridad de los datos

La seguridad de los viajeros es una prioridad, pero no hay que olvidarse de la seguridad de los datos y, de forma más general, de la seguridad de la información. Datos que pueden ser sensibles para tu empresa…

La gestión de los datos…

La seguridad del SI (Sistema de Información) requiere ante todo una gestión cuidadosa de los datos: su inventario, su categorización y su protección. Los datos deben a su vez estar disponibles y accesibles para los empleados, en función de sus acreditaciones, pero también estar protegidos contra ataques externos.

Además de la piratería informática que pone en peligro la gestión de los datos, hay que tener en cuenta el espionaje industrial. Es necesario concienciar a tus empleados sobre las buenas prácticas en este tema. Más recientemente, el RGDP (Reglamento General de Protección de Datos) ha endurecido todavía más la legislación relativa a la gestión y la protección de datos.

… una tarea de todos.

En un contexto cada vez más volcado hacia el open data y en el que los objetos conectados se multiplican de forma exponencial, resulta cada vez más complejo proteger los datos y hacer que los equipos sean seguros. Sin embargo, es un aspecto fundamental de la seguridad informática. Tanto en la oficina como durante los viajes, tus empleados deben velar por la protección de sus datos, de los de tu empresa o incluso de los de tus clientes. La empresa también debe asegurarse de que sus socios y proveedores cumplan con sus expectativas en materia de seguridad. En particular, asegurarse de que cuentan con la certificación ISO 27001 para las soluciones de software.