Cómo un sistema de gestión integral puede mejorar la coordinación de las áreas de la empresa

Qué ocurre cuando hay descoordinación en la empresa

Ya has visto lo importante que es trabajar de manera coordinada, gracias a los sistemas de gestión integrales. Ahora, te mostraremos las consecuencias de lo contrario. Y es que cuando la descoordinación impera en un negocio, los efectos pueden ser devastadores. Una situación muy común es que varias áreas de la empresa trabajen de manera paralela, sin saberlo, en tareas idénticas o muy similares.

Otra de las situaciones es que se produzcan errores de comunicación que generen malentendidos. Estos, cuando son graves, son susceptibles de repercutir sobre el funcionamiento diario de la empresa. En consecuencia, mejorar la comunicación interna pone solución a estas situaciones, pero sin un software para la gestión empresarial resulta muy complicado.

Todo esto repercute directamente en la baja moral de los trabajadores. Y es que, cuando hay descoordinación, no es raro que se produzcan conflictos entre los empleados. Por otra parte, la desmotivación es un enemigo muy peligroso para los intereses empresariales. Por un lado, reduce la productividad del negocio y, por otro, se corre el riesgo de que el talento busque nuevos horizontes. Ante estas situaciones, muchos empresarios optan por una mayor rotación de la plantilla. Sin embargo, es una de esas acciones que también perjudica la eficiencia operativa.

¿Lo vemos con un ejemplo?

De nuevo, estamos en tu finca y debes levantar otro muro. Sin embargo, en esta ocasión, el equipo que había hecho el anterior no tiene disponibilidad y confías en otra empresa. Al solicitar presupuesto por teléfono, te indican que ya te llamarán. El problema es que no trabajan con sistemas de gestión empresarial y nadie ha tomado nota de tu llamada. Así que pasas varios días esperando hasta que te decides a llamar de nuevo para pedir presupuesto. Tras varios intentos, el técnico acude a tu domicilio y te indica que la obra costará otros 35.000 euros. Cuando se marcha, aparece otro técnico que también había leído tu petición de presupuesto y le tienes que indicar que su compañero ya había estado por allí. Para el día programado de inicio de la obra, la licencia de construcción todavía no estaba tramitada. Se había quedado pendiente y nadie parece querer hacer la gestión, por lo que se acumulan los retrasos. Cuando finalmente solicitan la licencia, los albañiles acuden a realizar su trabajo. No obstante, los materiales no los había pedido el técnico inicialmente y han de hacer ellos el pedido, por lo que se retrasa un día más la construcción.

Aunque al concluir la obra, la calidad ha sido la esperada, los atrasos han lastrado mucho tu imagen de la empresa y no volverás a colaborar con ellos. Además, esto ha supuesto unos gastos mucho más altos para la compañía. Si todo se hubiese hecho a la primera, no habrían enviado dos técnicos a tu domicilio y los albañiles no habrían estado un día entero de brazos cruzados. Con la ayuda de un software de gestión de empresas, es muy probable que todos estos problemas no hubieran tenido lugar.

Los beneficios de contar con un sistema de gestión integral (SGI)

Al implementar un sistema de gestión integral, solucionarás muchos de los problemas que te hemos expuesto en el apartado anterior. Una de las primeras consecuencias del uso de estas herramientas tiene que ver con la mejora de la comunicación. Al contar con una única plataforma para todos los empleados, compartir datos y ficheros resulta muy sencillo y rápido. Y lo mismo sucede cuando los superiores deben comunicar las decisiones a sus subordinados.

Gracias a estas soluciones de gestión empresarial, los errores de comunicación se reducen al mínimo. Además, al quedar todo por escrito, siempre se puede comprobar la información en caso de que se produzcan dudas.

Los sistemas de gestión integrales eliminan las duplicidades y te ayuda a lograr la optimización de los procesos empresariales. Algunas tareas repetitivas, que obligaban a destinar recursos disponibles, también pueden delegarse a estos programas, ya que se encargan de la automatización de procesos empresariales como la facturación o la contabilidad. Así, la empresa también consigue una mejora de la eficiencia empresarial.

Como consecuencia de ello, los costes de la gestión y el trabajo diarios se reducen de una forma significativa, por lo que también se logra una mayor competitividad dentro del sector.

Pero un buen software de gestión empresarial también facilita las comunicaciones bidireccionales. El feedback y las opiniones de los propios empleados resultan muy importantes para promover dentro de la empresa la mejora continua.

Y son los propios trabajadores quienes, en muchas ocasiones, tienen una mayor percepción de la realidad. Por tanto, sus comentarios sobre las posibles áreas de mejora son muy valiosos y permiten tomar mejores decisiones a los directivos. Estos, combinando esa información, junto con la información recopilada por los sistemas de gestión empresarial, son capaces de tomar decisiones basadas en datos que siempre están actualizados y son relevantes.

Consejos para mejorar la coordinación en tu empresa

Aunque disponer de un sistema de gestión integral (SGI) es una buena solución para poner fin a los problemas de coordinación, no se trata de una solución mágica. Dentro de la empresa, trabajadores, mandos intermedios y directivos también tienen que aportar su granito de arena para tener éxito en la transición hacia un modelo más coordinado. Te damos algunos consejos para lograrlo.

Integrar canales claros de comunicación

Las reuniones regulares son muy útiles para poner en común problemas, desafíos y cambios en los proyectos. Por tanto, es fundamental programarlas cada cierto tiempo de antelación, pero siempre siguiendo un orden del día que permita conocer de antemano todo lo que se va a tratar. Debe tratarse de tiempo productivo. Sin embargo, no siempre se necesita quedar físicamente con otros compañeros para hacer comunicaciones. Los correos electrónicos son muy útiles y contestarlos no lleva más de unos minutos. Por tanto, son ideales cuando hay que resolver pequeñas dudas.

Ten en consideración que la comunicación siempre debe ser abierta. Es decir, los trabajadores han de ser consciente de los objetivos de la empresa y de las posibles eventualidades o cambios relevantes que se produzcan en el seno de la compañía. Además, al permitir el feedback, como te hemos explicado en el anterior apartado, se logra una visión distinta a la hora de afrontar estos desafíos.

Delimitar las funciones de cada trabajador

Para evitar que se produzcan duplicidades, esto es fundamental. Si cada empleado comprende su papel en la empresa, no se excederá de sus tareas ni se solaparán sus trabajos con los de otro compañero. Estos límites los debes complementar con manuales de procedimientos que expliquen detalladamente las funciones y cómo se debe proceder en cada situación.

Promueve la colaboración entre los diferentes departamentos

Si hay algo que ayuda a desarrollar el sentido de pertenencia a la empresa, es el trabajo en grupo. Cuando varios departamentos colaboran en proyectos de manera conjunta, se mejora su coordinación. Esto tiene un efecto crucial en el largo plazo, ya que es más fácil que se apoyen unos a otros cuando sea necesario.

Utiliza sistemas de gestión integrales

Ya has visto todo lo que un software de gestión empresarial puede hacer por tu negocio. Por tanto, para mejorar la coordinación, implantarlo en tu empresa es un acierto. En Cegid, contamos con Cegid XRP Business. Se trata de un software para la gestión empresarial que te permitirá gestionar todas las áreas de tu empresa con el fin de que tomes mejores decisiones y aumentes la productividad de tus empleados.

Como has podido comprobar, un sistema de gestión integral (SGI) es vital para facilitar la coordinación entre los distintos departamentos de tu empresa. Sin embargo, es igual de importante que todos los actores involucrados pongan de su parte para lograr un mejor entendimiento. Si sigues algunos de los consejos de esta guía, te resultará más fácil conseguir un trabajo coordinado en tu empresa.

En Cegid, disponemos de un software de gestión empresarial que te ayudará a lograr el éxito a largo plazo. Ponte en contacto con nosotros y uno de nuestros profesionales te ayudará a encontrar la solución que mejor se adapte a tus necesidades.